Los niños son los miembros más vulnerables de nuestra sociedad, y Save the Children se dedica a garantizar que los niños de comunidades de todo el mundo estén sanos, seguros y educados. Fundada en 1919 como la primera organización dedicada exclusivamente a atender las necesidades de los niños y proteger sus derechos, Save the Children ha cambiado la vida de más de mil millones de niños en 120 países durante sus 100 años de funcionamiento.
Save the Children ha desempeñado un rol fundamental en la creación de un futuro brillante para los niños de su programa con iniciativas dedicadas a brindarles seguridad, protección, atención médica, alimentos y oportunidades educativas adicionales. Save the Children tiene tres sedes en Estados Unidos, con oficinas en Fairfield (Connecticut), Washington D.C. y Lexington (Kentucky), pero también cuenta con una sólida plantilla remota en todo Estados Unidos y el resto del mundo.
Coordinación de la plantilla en todo el mundo
Con la plantilla dispersa por todo el mundo y una serie de programas importantes, los equipos de Save the Children necesitan estar en constante comunicación. Sin embargo, su antiguo sistema de videocomunicaciones generaba problemas en la experiencia del usuario y hacía perder un tiempo valioso.
«Contamos con unas 70 salas de conferencias en nuestras tres sedes», explica Charlie Germano, director principal de Operaciones de TI y Seguridad de Save the Children. «Y los primeros 10 minutos de cada reunión se dedicaban a intentar configurar la solución. Mi equipo se encarga del servicio de asistencia, y cada hora (casi cronometrada) alguien acudía a nosotros en estado de pánico porque no era capaz de descifrar la herramienta y lograr iniciar su reunión. Era insostenible».
La antigua solución de videoconferencias de Save the Children también hacía que fuera difícil mantener al día a sus teletrabajadores de los cambios importantes dentro de la organización. La organización benéfica celebra una reunión mensual de todo el personal por videoconferencia, en la que el CEO y la alta dirección analizan los objetivos estratégicos, el estado general de la organización y otras cuestiones importantes. Sin embargo, Save the Children tenía problemas de fiabilidad y conectividad durante estas reuniones.
«Presentamos a los nuevos empleados, analizamos la estrategia y los nuevos programas, cubrimos información realmente importante durante estas llamadas a todo el personal», dijo Germano. «La mitad de nuestros empleados no están basados en los edificios de nuestra sede, y eso significaba que la mitad de nuestros empleados no estaban recibiendo esos mensajes porque no teníamos una buena forma de transmitir vídeo a distancia y a escala».
Los empleados eligen Zoom
Los equipos de TI de Save the Children estaban revisando diferentes opciones de videoconferencia cuando se dieron cuenta de que algunos de sus empleados utilizaban Zoom. Germano y su equipo decidieron evaluar la solución y, tras una demostración del producto, resolvieron implementar Zoom en toda la organización. Los empleados de Save the Children se enamoraron de Zoom y empezaron a utilizarlo de inmediato, lo que facilitó la adopción.
«A menudo, cuando se introduce una nueva herramienta, hay que forzar al resto del equipo a aceptarla», explicó Germano. «Pero en este caso, fue idea de un responsable de TI y los propios empleados facilitaron la adopción de la nueva herramienta. Nos enganchamos desde el primer día».
Germano notó de inmediato que sus equipos de TI recibían menos entradas de soporte relacionadas con las salas de conferencias, lo cual atribuye a la simplicidad de Zoom Rooms.
«Es extraordinario cuánto ha mejorado nuestra experiencia en las salas de conferencias», afirma Germano. «El mero hecho de poder entrar en una sala e iniciar una reunión con un solo clic en un iPad es increíble. La rutina de mi equipo informático ahora es mucho más fácil».
Los equipos de Save the Children también descubrieron que podían mejorar las comunicaciones de toda la organización utilizando Zoom. Aprovechando Zoom Webinars, Save the Children pudo organizar llamadas para todo el personal a las que los empleados en remoto podían asistir de forma fiable; esto mejoró la capacidad de la organización para transmitir mensajes internos.
