El nuevo ROI de las plataformas de colaboración

En resumen

• Pese a una inversión récord en herramientas de colaboración, siguen sin materializarse aumentos en la productividad.
• La consolidación en una plataforma única a menudo genera fricción en lugar de eficiencia.
• El verdadero ROI de la colaboración se obtiene a través de la adopción, la experiencia y los resultados medibles, no del aumentar el número de licencias.
• Una nueva investigación de Deloitte encargada por Zoom revela qué pueden hacer los responsables directivos para subsanar la brecha entre la inversión en plataformas de colaboración y el valor resultante.

Durante años, las organizaciones han invertido mucho en tecnología de colaboración, pero pocas pueden demostrar que esas herramientas hayan logrado una mayor productividad de su personal.

La investigación más reciente de Deloitte y Zoom, The Productivity Payoff of Next-Generation Collaboration, muestra que la mayoría de las organizaciones siguen teniendo dificultades para conectar sus plataformas de colaboración con resultados medibles. Los responsables de TI se enfrentan a presiones para consolidar las herramientas y controlar los presupuestos, pero en la prisa por racionalizar, en muchos casos se introducen nuevas fricciones en lugar de eliminarse.

El mensaje es claro: el valor de las plataformas de colaboración se define de forma equivocada. La productividad sigue sin resolverse, pero no tiene por qué ser así.

El éxito se ha estado midiendo en función de la actividad —reuniones celebradas, licencias emitidas o tiempo de actividad alcanzado—, cuando lo que realmente importa es el impulso: una adopción más sólida, decisiones más rápidas y más tiempo para desarrollar un trabajo significativo.

La investigación de Deloitte revela tres afirmaciones que moldearán la próxima era de la colaboración empresarial:

• La fricción de las reuniones es omnipresente. Los empleados dedican casi 25 horas de media a la semana a preparar reuniones, participar en ellas o llevar un seguimiento. Son tres días completos cada semana dedicados a la coordinación, en lugar de a la creación.
• Las características de nueva generación ofrecen un ROI medible. Las organizaciones que aprovechan activamente las capacidades impulsadas por la IA —como los resúmenes de reunión automatizados, las recapitulaciones inteligentes y los flujos de trabajo integrados— ahorran un promedio de tres horas semanales, tiempo que pueden dedicar a desarrollar un trabajo estratégico de mayor valor.
• La consolidación forzada genera ineficiencia. Pese a los esfuerzos por simplificar la pila tecnológica, el 90 % de los usuarios afirma utilizar múltiples plataformas y autoseleccionarlas según la intención y los participantes. Tratar de estandarizar una sola plataforma reduce la flexibilidad y se resiente la productividad.

Conclusión: el éxito proviene de la adopción, la activación de funciones de nueva generación y la medición de resultados, no de la reducción de herramientas o la imposición de la uniformidad. 

El futuro de la colaboración no se definirá por el número de herramientas disponibles, sino por el uso que hagan de ellas los equipos al desempeñar el trabajo. Cuando la colaboración resulta intuitiva, va seguida de la adopción y se acelera la productividad. Según Deloitte, las empresas que adopten capacidades de nueva generación podrían recuperar unas tres horas por empleado cada semana, lo que equivale a 134.000 millones USD en valor de productividad potencial en las grandes organizaciones estadounidenses. Por tanto, el mayor ROI no provendría de la consolidación, sino de la adopción.

Las organizaciones de más éxito están pasando de las métricas de uso a las métricas de resultados: los empleados ganan horas, las decisiones se toman más rápido y se obtiene un mayor compromiso entre los equipos. Si una directiva adopta esta mentalidad, puede transformar las plataformas de colaboración para que dejen de ser un centro de costes y se conviertan en un motor de productividad que potencia el valor en toda la organización.

La gente elige Zoom porque puede utilizarse sin esfuerzo. La sencillez y la intuición no son una opción recomendable, sino la diferencia entre que una herramienta se tolere o se use de verdad.

La IA acelera este cambio, al facilitar la medición del valor de la colaboración. La IA ayuda a los equipos a ver el tiempo ahorrado, la fricción eliminada y el enfoque obtenido a cambio.

Zoom AI Companion* puede convertirlo en realidad gracias a resúmenes automáticos de las reuniones, registros de acciones clave y la transformación de conversaciones en impulso. Cada una de estas microeficiencias se suma para dar lugar a una macroventaja: un retorno de la inversión medible.

Si bien otras plataformas apenas comienzan a ofrecer capacidades de IA, Zoom ya define lo que vendrá: una IA que funciona donde sea que trabaje. AI Companion va más allá de Zoom Workplace para conectar perspectivas entre las distintas aplicaciones —desde reuniones en Microsoft Teams hasta documentos de Word— y dotar de productividad unificada a todo su espacio de trabajo digital.

Los resultados de Deloitte lo confirman: quienes integran la IA en sus flujos de trabajo de colaboración toman decisiones más rápido y comunican una mayor satisfacción entre los empleados.

Estamos en un punto de inflexión sobre la forma en que definimos el valor de la colaboración. Ya no se trata solo de ahorrar costes o de consolidación, sino de resultados, adopción y conexión humana.

La pregunta para los líderes de TI no es «¿Cuántas herramientas tenemos?», sino «¿Cuánto valor obtienen nuestros empleados de las herramientas que usamos?».

Las plataformas de colaboración han pasado de ser una necesidad de TI a un impulsor del crecimiento empresarial. Zoom, diseñado basado en la IA y pensando en las personas, ayuda a las organizaciones a transformar la conexión en productividad medible por medio de minimizar la fricción, simplificar los flujos de trabajo y dejar tiempo libre a los equipos.

Puede que la productividad aún parezca un reto sin resolver, pero con una combinación adecuada de sencillez, adopción e IA, no tiene por qué ser así. Cuando la colaboración funciona sin más, las personas pueden desempeñar un mejor trabajo, y ahí es donde comienza el verdadero ROI.

*Zoom AI Companion está disponible con los planes de pago elegibles de Zoom Workplace. Es posible que no esté disponible para todas las regiones o sectores.