Unternehmensversammlungen bieten Ihnen eine ausgezeichnete Möglichkeit, wichtige Informationen und Neuigkeiten mit Ihrem gesamten Unternehmen zu teilen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine interaktive Versammlung durchführen können, die für Engagement und Neugier bei Ihren Mitarbeitern sorgt.
Best Practices für das Hosten virtueller Unternehmensversammlungen
In diesem Handbuch
- 01 Die Herausforderungen hybrider Arbeit - Jumplink to Die Herausforderungen hybrider Arbeit
- 02 Die Auswahl der richtigen Technologie - Jumplink to Die Auswahl der richtigen Technologie
- 03 Tipps und Best Practices - Jumplink to Tipps und Best Practices
- 04 Einbeziehung und Verbindung des Publikums - Jumplink to Einbeziehung und Verbindung des Publikums
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Die Herausforderungen hybrider Arbeit
Durch den Übergang zur hybriden Arbeit in Unternehmen sind das Aufrechterhalten des Mitarbeiterengagements und die Verbindung zwischen Remote- und Präsenz-Mitarbeitern zur Priorität geworden. Bei diesem Übergang müssen sich Unternehmen an die neue Dynamik anpassen. Dazu gehört auch, wie sie Informationen effektiv teilen und mit einer hybriden Belegschaft interagieren.
Laut einer Studie von Gartner wird erwartet, dass der Anteil der hybriden Arbeitsformen bis Ende 2022 70 % der gesamten Remote-Arbeitskräfte erreichen wird.
Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten über wichtige Unternehmensinformationen auf dem Laufenden halten und Remote-Teams einbinden?
Personaler und Experten der internen Kommunikation sollten Folgendes in Betracht ziehen:
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Konzentration auf die Kommunikation wichtiger unternehmensweiter Aktualisierungen
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Offene Kommunikation durch Mitarbeiterversammlungen des Unternehmens, damit sich Mitarbeiter eingebunden fühlen
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Effektive Interaktion mit der gesamten, weltweit verteilten Belegschaft
Dieser Leitfaden bietet Expertentipps zum Durchführen von Unternehmensversammlungen. Sie lernen, wie Sie für ein Gemeinschaftsgefühl im gesamten Unternehmen sorgen und wichtige interne Updates an Ihre Mitarbeiter kommunizieren.
Die Auswahl der richtigen Technologie
Unabhängig davon, ob Sie Verbindungen aufbauen oder die Unternehmensneuigkeiten verkünden möchten: Die Auswahl der richtigen Technologie hilft Ihnen dabei, ein wertvolles Mitarbeitererlebnis zu schaffen.
Zoom Meetings und Zoom Webinars bieten jeweils Funktionen, mit denen kleine und große Unternehmen erfolgreiche und ansprechende Unternehmensversammlungen durchführen können, während Sie mit Zoom Events einen zentralen Hub für vergangene und aktuelle Mitarbeiterveranstaltungen schaffen können.
Meetings vs. Webinars vs. Events
Zoom Meetings
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Die Teilnehmer sind dem Host bekannt.
- Bis zu 1.000 Teilnehmer
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Die Teilnehmer können mit Video, Audio, Bildschirmfreigabe, Anmerkungen, Chat und Breakout-Räumen interagieren.
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Am besten für Gruppenzusammenarbeit
- Team-Meetings
- Vertriebs-Demos
- Online-Kurse und Sprechstunden
Zoom Webinars
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Ein großes Publikum und viele Teilnehmer sind dem Host unbekannt.
- Bis zu 100.000 Teilnehmer.
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Die Teilnehmer können sich die Sitzung ansehen, anhören und Fragen stellen.
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Am besten für öffentliche Veranstaltungen
- Betriebsratssitzungen
- Virtuelle Konferenzen und Seminare
- Veranstaltungen zu Unterhaltungszwecken
Zoom Events
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Flexibel zwischen Zoom Meetings und Zoom Webinars auswählen
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Organisieren Sie Aufzeichnungen in einem Event-Hub, in dem vergangene Mitarbeiterversammlungen gespeichert werden können
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Weisen Sie jedem Teilnehmer individuelle Tickets zu
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Am besten für Veranstaltungen:
- Mit wiederkehrenden Sitzungen
- Mit mehreren Themen
- An mehreren Tagen
Entscheidungshilfe
Wie viele Mitarbeiter werden teilnehmen? Wie viel Interaktion wünschen Sie? Veranstalten Sie mehrere Sitzungen? Hier finden Sie einige Empfehlungen, wann Sie die einzelnen Zoom-Lösungen verwenden sollten.
Denken Sie an die Erfahrung der Teilnehmer
Die Art der Teilnehmererfahrung und der Interaktionsgrad für Mitarbeiter sind die wichtigsten Entscheidungspunkte für die richtige Technologie.
Zoom Meetings verbindet Menschen. Die Mitarbeiter haben nicht nur Zugang zu Audio und Video, sondern auch mehr Flexibilität bei der Interaktion und Beteiligung dank Funktionen wie Chat, Filtern, Reaktionen, Abstimmungen, digitalem Whiteboard und Hand heben. Sie können auch ihren Bildschirm freigeben und an Breakout-Räumen teilnehmen, wenn der Gastgeber diese Funktionen aktiviert.
Zoom Webinars gibt Hosts mehr Kontrolle über die Teilnehmererfahrung. Teilnehmer können kein Audio und Video verwenden oder ihren Bildschirm teilen. Dies führt zu weniger Unterbrechungen. Mitarbeiter haben weiterhin die Möglichkeit über den F&A-Bereich, den Webinar-Chat, Abstimmungen, Reaktionen und die Umfrage nach dem Webinar zu interagieren. Das macht Zoom Webinars zu einem nützlichen Werkzeug, um unternehmensweite Neuigkeiten mitzuteilen, Panel-Diskussionen für Führungskräfte zu hosten und große Schulungssitzungen durchzuführen. Hosts können auch das Aussehen und die Atmosphäre jeder Unternehmensversammlung mit einem Sitzungs-Branding anpassen.
Mit Zoom Events können Sie entweder mit Zoom Meetings oder Zoom Webinars eine individuelle Sitzung abhalten und die oben genannten interaktiven Funktionen sowie zusätzliche Funktionen wie Networking und Expo nutzen. Außerdem können Sie Aufnahmen in Ihrem Hub, einem Verzeichnis für digitale Inhalte, einfach speichern, verwalten und weitergeben.
Sie möchten diese Funktionen in Aktion erleben?
Fordern Sie eine Demo mit einem Zoom-Experten an.
Tipps und Best Practices
Es ist wichtig, eine Unternehmensversammlung zu erstellen, bei der die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimal genutzt wird und die sie zur Teilnahme anregt. Diese Best Practices unterstützen Sie dabei, professionelle, eindrucksvolle Unternehmensversammlungen durchzuführen.
Als Team zusammenarbeiten
Bei der Durchführung eines virtuellen Events – sogar einem internen – gibt es zahlreiche Komponenten. Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder und bestimmen Sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar, damit sie zusammenarbeiten und für eine nahtlose Erfahrung sorgen können.
Rollen zuweisen
Zur Freigabe von Folien
Beauftragen Sie eine Person, die mit dem Inhalt und den Gesprächspunkten vertraut ist, mit der Freigabe der Folien oder überlassen Sie jedem Redner die Foliensteuerung selbst, damit er seine Folien während des Meetings selbst bedienen kann.
Zur Moderation von Fragen und Antworten und dem Chat
Abhängig von der Teilnehmeranzahl können einzelne Mitarbeiter den Chat und Fragen und Antworten moderieren. Das ist eine großartige Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, direkt Antworten auf ihre Fragen zu bekommen und während des Meetings bei der Sache zu bleiben.
Zum Starten von Abstimmungen
Abstimmungen stehen sowohl in Meetings als auch in Webinaren zur Verfügung und sind eine tolle Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu interagieren. Erweiterte Abstimmungen ermöglichen zusätzliche Antwortformate und Quizfragen, um den Spaßfaktor zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Teilnehmer aufmerksam sind. Weisen Sie einem Teammitglied die Aufgabe zu, während Ihrer Veranstaltung Abstimmungen zu starten und zu verwalten.
Zur Verwaltung der Teilnehmer
Befolgen Sie unsere bewährten Sicherheitspraktiken, um Ihre Unternehmensversammlung zu schützen. Sie können auch ein Teammitglied damit beauftragen, den F&A-Bereich oder den Chat im Blick zu behalten und auf potenziell unangemessene Kommentare oder Störungen zu achten.
Einen Probelauf durchführen
Übung macht den Meister! Planen Sie vor dem Event einen Probelauf mit allen Vortragenden, um ihr Audio, Video, Licht und die Internetverbindung zu testen. Hier sollte Ihr Technikteam üben, Folien und Videos freizugeben, Abstimmungen zu starten und alles ausprobieren, was Sie in Ihrem Live-Event tun möchten.
Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, in Ihrem Probelauf alles abzudecken und sicherzustellen, dass Sie bereit für den großen Tag sind:
Checkliste für den Probelauf
Ihre Liste sollte Folgendes enthalten:
Vorstellungen und Rollen/Verantwortlichkeiten
- Der Host verwaltet alle technischen Fragen zur Unternehmensversammlung
- Rollen der Vortragenden/Diskussionsteilnehmer
Kurzer Überblick über alle Funktionen und Bedienelemente für Unternehmensversammlungen
Wenn Sie Zoom Webinars verwenden:
- Fragen und Antworten verwalten und beantworten
- Gemeinsame Nutzung von Nachrichten und Links im Chat
- Eine Abstimmung starten
- Diskussionsteilnehmer
Wenn Sie Zoom Meetings verwenden:
- Verwalten und Reagieren im Chat
- Eine Abstimmung starten
- Teilnehmer verwalten
Bestimmen, wer Inhalte freigibt, und Freigabe testen
- Welche Inhalte werden freigegeben? (Z. B. Folien, Video, Desktop, Anwendungen usw.)
- Wenn Sie Ton freigeben, z. B. Musik oder ein Video mit Ton, testen Sie, ob er in der richtigen Lautstärke übertragen wird.
Organisatorisches überprüfen
- An wen übergibt der Host nach der Begrüßung und den organisatorischen Erläuterungen?
- Diskussionsteilnehmer daran erinnern, dem Live-Event 15 Minuten früher beizutreten
- Start- und Endzeit der Unternehmensversammlung bestätigen
- Bestimmen, wie Sie mit Fragen und Antworten umgehen (z. B. Beantworten am Ende)
- Der Chat und die Funktion „Hand heben“ werden für Teilnehmer deaktiviert sein, außer es wird anders eingestellt
- Welche Links oder Nachrichten sollen an Teilnehmer über den Chat gesendet werden (falls gewünscht)?
Bestätigen, dass alle über ihre Diskussionsteilnehmerlinks für das Live-Event verfügen
Weitere Überlegungen:
- Eine Internetverbindung über Netzkabel verwenden, um Verbindungsprobleme zu vermeiden
- Nicht genutzte Programme und Fenster schließen, damit keine Benachrichtigungen oder andere Registerkarten angezeigt werden
- Ein spezielles Zoom-Konto für Unternehmensversammlungen erstellen, damit die Einstellungen gespeichert bzw. nicht von anderen Benutzern im Konto verändert werden
Checkliste für den Host der Unternehmensversammlung:
Vor der Unternehmensversammlung (1–2 Wochen im Voraus)
- Überprüfung, dass alle gewünschten Kontoeinstellungen aktiviert/deaktiviert sind
- Unternehmensversammlungs-Meeting/-Webinar planen
- Fragen für die Abstimmung einrichten, falls erforderlich
- Entwurf der Agenda für die Unternehmensversammlung
- Entwurf der Liste der Diskussionsteilnehmer
Vor der Unternehmensversammlung (~1 Woche im Voraus)
- Inhalte/Folien und Agenda überprüfen und finalisieren
- Finale Agenda an Führungskräfte und Diskussionsteilnehmer senden
- Meeting-/Webinar-Einladung an alle Mitarbeiter senden
- Verbreiten der Agenda über die Unternehmenskanäle
- Probelauf mit allen Diskussionsteilnehmern durchführen
Während der Unternehmensversammlung
- Event-Moderation
- Bildschirmfreigabe
- Zeitverfolgung
- Fragen und Antworten überwachen und beantworten
Nach der Unternehmensversammlung
- Nachbesprechung mit dem Team dazu, was gut bzw. nicht so gut funktioniert hat
- Folien und Aufzeichnung über die Unternehmenskanäle verteilen
- Auf sonstige Mitarbeiteranfragen antworten
Einbeziehung und Verbindung des Publikums
Es gibt mehr als einen Weg zu einer erfolgreichen Unternehmensversammlung. Alles hängt von der Struktur und den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft ab. Hier sind ein paar Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensversammlung Ihren Mitarbeitern optimal nutzt.
Themenvielfalt ist wichtig
Es ist wichtig, unterschiedliche Themen in Ihrem Meeting anzusprechen, damit das Publikum engagiert und interessiert an den Informationen bleibt, die präsentiert werden. Ziehen Sie in Betracht, Gastvortragende einzuladen, um Lernmöglichkeiten zu schaffen, Innovation zu fördern oder einfach nur um Spaß zu haben. Das Teilen von Videos oder Musik macht jede Unternehmensversammlung einzigartig und ist eine tolle Möglichkeit, um für Spannung zu sorgen.
Beteiligung im Meeting fördern
Umfrage vor dem Event
Eine Unternehmensversammlung ist eine gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu involvieren und dafür zu begeistern, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, mitzuteilen, was sie gerne wissen möchten, und passen Sie die Agenda der Unternehmensversammlung an, indem Sie vor dem Event eine Umfrage durchführen.
Expertentipp:
Nutzen Sie Zoom Team Chat, um Informationen vor und nach Ihrem Event zu teilen. Sorgen Sie schon vor Beginn des Events für Aufmerksamkeit und stellen Sie sicher, dass wichtige Details nicht untergehen!
Live-F&A-Sitzung
Die F&A-Funktion von Zoom Webinars ermöglicht Teilnehmern die Übermittlung von Fragen, um Live-Antworten oder schriftliche Antworten während des Events zu erhalten. Hier sind ein paar Tipps für die F&A-Funktion:
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Sie können Mitglieder Ihres Teams zur Beantwortung der gestellten Fragen einteilen, damit die Redner sich ganz auf ihre Präsentation konzentrieren können. Wenn Ihr F&A-Team nicht mit Audio oder Video teilnimmt, können Sie deren Video-Feed über die Funktion Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden unsichtbar machen.
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Sie können die „Fragen und Antworten“-Einstellungen anpassen, um anonyme Fragen zuzulassen oder zu deaktivieren, oder um zu ändern, ob die Teilnehmer Fragen sehen, kommentieren oder aufwerten können.
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Bereiten Sie ein paar Fragen vor, die zum Nachdenken anregen, falls Sie nicht genug gehaltvolle Fragen von den Teilnehmern erhalten, um die für Fragen und Antworten vorgesehene Zeit zu füllen.
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Überprüfen Sie den „Fragen und Antworten“-Bericht nach dem Webinar und sprechen Sie Teilnehmer an, deren Fragen nicht in der Sitzung beantwortet wurden.
Breakout-Räume
Die in Zoom Meetings verfügbaren Breakout-Räume ermöglichen Ihren Mitarbeitern Gespräche in kleineren Gruppen. Sie können Teilnehmer vor oder während der Sitzung Breakout-Räumen zuweisen. Sie können Teilnehmern außerdem erlauben, sich frei zwischen den Räumen zu bewegen und selbst zu entscheiden, in welchen Raum sie gehen wollen.
Umfragen für Feedback
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Ihnen nach dem Event Feedback darüber zukommen zu lassen, was ihrer Meinung nach gut lief, was noch verbessert werden muss und was sie gerne in zukünftigen Unternehmensversammlungen sehen möchten. In Zoom Webinars können Sie die Umfrage nach dem Webinar dazu nutzen, direkt nach Ihrem Event eine Umfrage zu starten.
Sie möchten mehr erfahren?
Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um noch weitere Tipps zur professionellen Durchführung Ihrer Unternehmensversammlung zu erhalten.