工作流程自動化提示：使用常見任務的自動化工作流程節省團隊時間

想想您在日常工作任務上花費了多少時間，例如傳送週會訊息，或將訊息從一個應用程式複製到另一個應用程式。當您想要進行更有意義的專案時，零碎的一分鐘時間很快就會累積得很可觀。自動化工作流程可以幫助您拿回寶貴的時間。

無論您是忙於處理服務台請求的 IT 管理員，或是從一個應用程式跳到另一個應用程式的資訊工作者，將簡單、常見的業務流程自動化都能幫助您提高效率，最終完成更多工作。

Zoom 工作流程自動化 可輕鬆建立強大的工作流程，簡化您在 Zoom Workplace 和第三方應用程式之間的工作。您也可以在工作流程中加入 AI Companion，從平台擷取資訊和情境，透過為您處理這些小工作來推動行動。

我們將看看它在您的工作日中是什麼樣子，但首先，這裡概述了 Workflow Automation 及其運作原理。

工作流程自動化是指透過在系統之間建立規則或工作流程，使用軟體自動執行特定任務的過程。 這些規則可以是有條件的（一旦滿足特定條件就會觸發 - 想想「如果這樣，那麼那樣」），也可以是有順序的（一旦觸發就會以特定的線性順序完成）。

使用 Zoom Workflow Automation，您可以建立只有一、兩個步驟的簡單工作流程，或是結合條件邏輯、迴圈、延遲和開關的更智慧、更動態的工作流程，毫不費力地引導動作沿著多個路徑進行。 它可讓您自動化 Zoom Workplace 中的常見工作流程，並充分利用 AI Companion 功能。 它還可以使用第三方整合或 webhook 觸發器與 Jira、Google 或 Microsoft 等業務應用程式連線，有助於減少情境切換。

如何建構工作流程？

Zoom 工作流程自動化無需專業技術即可輕鬆使用。 從 Zoom Workplace 應用程式的工作流程索引標籤，只需從預先建立的範本開始，然後根據您的特定需求自訂每個步驟。 或者，您可以從頭開始建立工作流程，從可用觸發器清單中選擇，然後視需要將步驟拖放到流程中。

請繼續閱讀，瞭解如何針對您的角色設定工作流程，以自動執行工作流程中的常見任務。

1.使用專用會議文件讓工作持續進行

會議中可能充滿許多討論和想法，但一旦談話結束，您該如何要求自己和團隊真正落實？ 工作流程自動化可以在會議結束後，根據 AI Companion 生成的會議摘要自動建立或更新Zoom 文件（或 Google 或 Word 文件），讓您有專屬的空間重新檢視討論主題、擴充想法，並標示同事下一步的步驟。 您甚至可以設定工作流程，在特定聊天頻道中自動與您的隊友分享該文件，讓每個人都能瞭解情況。

2.透過每日團隊聊天簡報，隨時掌握最新訊息

如果您有數十億個聊天頻道，但只有少數您需要直接參與，請建立每日聊天簡報，幫助您趕上時間，不會被訊息淹沒。 將工作流程排定在一天中的特定時間開始，指定您要總結的聊天頻道和時間範圍 (例如，您可以從過去 24 小時中抽取訊息)，並加入使用 AI Companion 總結這些訊息的步驟。 您可以選擇讓摘要文字出現在 Zoom 文件中，或透過 Team Chat 傳送給同事或群組。 工作流程執行後，您可以閱讀聊天簡報，以獲得聊天內容的描述，以及將您傳送到原始訊息的連結，以便您閱讀或回應。

3.按一下即可回答常見問題

聊天訊息可能會很快堆積起來，尤其是當您的職位往往會一次又一次收到相同的問題或意見反應時。您可以設定工作流程，為表情符號回應指派可自訂的回應。

例如，如果您在產品設計團隊中，可以將心形表情符號設定為自動回覆正面意見反應並傳送感謝訊息。您可以設定眼鏡表情符號，透過分享產品常見問答集連結來回答常見問題。

4. 設定快速審核流程

如果您一直在等待經理核准重要文件，那麼檢查更新可能既花時間又沒有效率。也許您需要不斷切換標籤以查看他們是否有對文件發表評論，檢查您的電子郵件中是否有新訊息，或者查看您的聊天頻道，檢查您的訊息是否收到了豎起大拇指的回應。

建立一個工作流程，讓您的經理能夠輕鬆核准並讓您隨時瞭解情況。您可以透過向您尋求核准的人指派表情符號 (例如，拇指向上和拇指向下的表情符號) 來做到這一點。然後，您可以建立一個條件來觸發工作流程中的下一步：收到「豎起大拇指」後直接向您傳送訊息，或在使用「豎起大拇指」表情符號時要求更多意見反應。

5.在應對事件時加快行動速度

當出現問題時，不論是中斷或技術問題，您都希望您的開發運營團隊能快速回應。 您可以設定工作流程，從第三方應用程式觸發，以產生 Jira 票據 (如果您已有 Jira)，並在標記事件報告時啟動團隊聊天頻道。 根據事件的類型，您的工作流程可以指定要將哪些人納入頻道，以便將正確的團隊成員拉進來解決問題。

6.建立您自己的客製化複雜工作流程

您可以透過 webhooks 觸發工作流程，並結合條件式和順序式工作流程，建立遠超過我們範本的複雜工作流程。 這可讓您與第三方應用程式無縫整合，節省時間，並避免在不同應用程式中建立票單或文件的來回奔波。 您可以自訂這些工作流程，以滿足您的團隊和更廣泛組織的需求。

7.安排您的每週報到

身為經理，您需要追蹤團隊成員的工作內容並瞭解進行中專案的狀態。許多經理透過週會來實現這一目標，個別的貢獻者在 Zoom Team Chat 中分享他們正在做的事情。但是，對於您和您的直接下屬來說，這項看似例行公事的任務可能非常耗時：首先，您必須記得傳送提醒訊息，然後您的團隊需要提供最新情況，而且您可能需要提出後續問題，以達成您需要的資訊詳細程度。

使用 Workflow Automation 自動召開週會可以幫助提高每個人的工作效率。您可以建立一個工作流程，以您選擇的頻率傳送預定訊息，並加入表單，以便您的團隊更輕鬆地回覆正確的訊息。您的每週待辦事項清單上就少了一項！

8.為每週的團隊會議尋求討論主題的協助

您可以在工作流程步驟中使用 AI Companion，從團隊的頻道中總結一整周的聊天訊息，並將它們新增到 Zoom 文件中。 從那時開始，您就可以與您的團隊分享該文件，並詢問他們想要將哪些主題加入每週的團隊會議議程。 摘要可以幫助他們記起每天進行的簡短對話，並了解哪些主題可能值得深入討論。

9.管理請假或出差申請

核准出差、休假和費用請求可能會使您的電子郵件收件匣變得混亂，並使您的一天陷入繁忙的工作中。Workflow Automation 可以使流程變得簡單迅速，讓您直接在 Team Chat 中查看與核准這些類型的請求。

只需從「休假請求」工作流程範本開始，對其進行自訂以滿足您的需求，然後將工作流程連結發佈到團隊的聊天頻道中 (您甚至可以將其釘選到該頻道，以便每個人都可以輕鬆找到它）。當團隊成員需要您核准請求時，只要填寫表格即可：表格會自動寄送給您進行審核，您簽核之後，他們就會收到通知。

10.歡迎新成員加入團隊

加入混合或遠距團隊的新員工可能很難認識同事並感受到互動感。如果您有全團隊或全部門的聊天頻道，可以設定工作流程來自動介紹新成員。透過建立一個表格供他們填寫，其中包括他們的主要職責、嗜好和興趣，讓事情變得簡單。

一旦新員工填寫了表單，就會觸發一個步驟，將簡短的歡迎語和介紹訊息傳送到團隊聊天頻道。 您也可以透過自動訊息分享關鍵資源，例如團隊行事曆的連結，讓新員工感受到您的歡迎。 您可以自訂這些訊息，以符合您的團隊文化。

工作流程自動化現在可供付費 Zoom 使用者在免費試用期間免費使用(請將您的 Zoom Workplace 應用程式升級至 6.3.10 或更高版本)。管理員和帳戶所有者，您可以在管理入口網站啟用工作流程自動化，為您的工作團隊帶來自動化的好處。請參閱我們的支援頁面，瞭解 如何開始自動化工作流程的詳細資訊 。

加入混合或遠距團隊的新員工可能很難認識同事並感受到互動感。如果您有全團隊或全部門的聊天頻道，可以設定工作流程來自動介紹新成員。透過建立一個表格供他們填寫，其中包括他們的主要職責、嗜好和興趣，讓事情變得簡單。

新員工填寫表格後，它將觸發一個步驟，向團隊聊天頻道傳送一則訊息，其中包含簡短的歡迎訊息和介紹。您也可以透過共享關鍵資源 (例如團隊日曆) 的自動訊息來幫助新員工感覺受到歡迎。像往常一樣，您可以自訂這些訊息以配合您的團隊文化。

Workflow Automation 現可供付費 Zoom 使用者在測試期間免費使用。* 管理員和帳戶擁有者，您可以在管理員入口網站中啟用 Workflow Automation，為員工帶來自動化的優勢。請查看我們的支援頁面，以瞭解有關如何開始自動化工作流程的更多資訊。

*註：測試期間可能不是所有地區和垂直產業都能使用。