'Văn phòng đến với chúng tôi': UDG Healthcare thống nhất truyền thông bằng Zoom

Là một đội ngũ tư vấn, truyền thông, thương mại, lâm sàng và đóng gói trong lĩnh vực y tế toàn cầu, UDG Healthcare dựa vào truyền thông video chất lượng cao để phục vụ các đối tác, khách hàng, bệnh nhân, nhân viên và cổ đông trên toàn bộ hai phân vùng và nhiều công ty con đang vận hành. Tuy nhiên, do bản chất thâu tóm của tổ chức, các công ty trong tập đoàn UDG Healthcare không phải lúc nào cũng thống nhất về sử dụng điện thoại, điều này khiến bộ phận CNTT phải đối mặt với việc quản lý nhiều hệ thống điện thoại khác nhau, phần cứng đã lỗi thời và các hợp đồng đắt đỏ.

UDG Healthcare đã chuyển sang sử dụng Zoom để hợp nhất các giải pháp thoại và video của mình, đồng thời cho phép nhân viên trao đổi những cuộc trò chuyện quan trọng với các chuyên gia chăm sóc y tế, đồng nghiệp và một số công ty dược phẩm lớn nhất trên thế giới.

Nhu cầu về một giải pháp điện thoại linh hoạt hơn

UDG Healthcare đã áp dụng Zoom Meetings cách đây vài năm để thay thế một số nền tảng hội nghị video, bao gồm Skype và Webex. Zoom nhanh chóng trở thành giải pháp video mặc định cho doanh nghiệp, vượt qua công cụ cộng tác hiện tại của công ty về chất lượng, chia sẻ màn hình và các tính năng quan trọng khác.

“Chúng tôi sử dụng Zoom trên tất cả các phân vùng và chúng tôi yêu điều này,” Jeremy Heaven, giám đốc nhóm cung cấp dịch vụ CNTT tại UDG Healthcare cho biết. “Chúng tôi sử dụng [Microsoft] Teams đúng với mục đích thiết kế như cộng tác, lưu trữ tài liệu, và trò chuyện nhóm, nhưng không dùng như một công cụ hội nghị video cho toàn công ty. Chúng tôi đã rất ấn tượng với chất lượng video và tính năng chia sẻ màn hình của Zoom.

Sử dụng điện thoại là một thách thức hoàn toàn khác. Mỗi công ty con của UDG Healthcare đều có hệ thống điện thoại cố định, và việc quản lý nhiều hợp đồng và chi phí đã đặt gánh nặng lên đội ngũ. Khi UDG Healthcare cho phép nhân viên về nhà để làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch, điện thoại bàn đã bám bụi trong nhiều tháng.

Công việc của UDG Healthcare trong một dự án khách hàng sắp tới yêu cầu các đại diện bán hàng cần có một tùy chọn softphone linh hoạt hơn với các tính năng điện thoại doanh nghiệp mạnh mẽ. Tổ chức biết rằng đã đến lúc cần đánh giá lại giải pháp điện thoại của mình để cung cấp cho nhân viên công nghệ cần thiết giúp họ làm việc hiệu quả.

‘Zoom đã mang đến cho chúng tôi những giải pháp’

“Đội ngũ Zoom Phone đã có một bài thuyết trình thực sự gây ấn tượng với chúng tôi. "Zoom đã mang đến cho chúng tôi các giải pháp, và đó là điều tiếp tục làm cho mối quan hệ đối tác của chúng tôi thành công như vậy”, Heaven nói

Ngay cả trong thời kỳ đại dịch, việc chuyển sang Zoom Phone là một quyết định dễ dàng và quá trình thậm chí còn dễ dàng hơn. UDG Healthcare đã mua hơn 2.000 giấy phép điện thoại và triển khai một dự án quy mô lớn tại các văn phòng hậu cần và nhân viên của đội ngũ tại Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và Châu Âu.

"Chúng tôi không thể đến văn phòng, nhưng đây là cách để văn phòng đến với chúng tôi," Heaven nói "Bản thân việc chuyển đổi rất đơn giản — quá trình diễn ra một cách liền mạch. Mọi người tại Zoom đều sẵn sàng giúp đỡ và cực kỳ thông thạo.

Giải pháp truyền thông trên toàn doanh nghiệp lớn

Giải pháp truyền thông hợp nhất của Zoom giúp dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc từ xa linh hoạt và linh động hơn. “Khi nhân viên nhận được cuộc gọi trên đường dây trực tiếp, cuộc gọi sẽ đổ chuông trên máy tính xách tay, điện thoại di động và iPad của họ,” Heaven nói “Tôi có thể nhận cuộc gọi từ bàn làm việc, đặt cuộc gọi ở chế độ chờ, nghe cuộc gọi trên điện thoại di động, vào Zoom Room và nâng cấp cuộc gọi thành cuộc họp.”

Việc sử dụng Zoom Webinars của UDG Healthcare dành cho các giao tiếp nội bộ và bên ngoài cũng đã tăng lên.

“Đối với các cuộc họp lớn hơn, chức năng hội thảo trực tuyến cho chúng tôi nhiều quyền kiểm soát hơn — và phân khu Ashfield Meetings & Events của chúng tôi có khả năng tổ chức các hội nghị cho khách hàng với 9.000 người trên Zoom,” Heaven giải thích

UDG Healthcare có kế hoạch dài hạn để triển khai Zoom Phone trên toàn bộ các công ty thành viên của mình. Bước tiếp theo của chúng tôi là cung cấp cho mọi người một số máy lẻ Zoom Phone để gọi nội bộ, và cấp giấy phép Zoom Phone cho những ai cần thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Heaven cho biết: "Nền tảng Zoom sẽ trở thành danh bạ mặc định của chúng tôi".

“Khi nói đến bất cứ việc gì mà chúng tôi cần âm thanh và video chất lượng chuyên nghiệp, chúng tôi sử dụng Zoom. Tính ổn định của dịch vụ, sản phẩm thực tế — thật tuyệt vời,” Heaven nói. “Khi thế giới bước vào thời kỳ phong tỏa, khả năng thực hiện mọi công việc qua Zoom là rất quan trọng đối với thành công của chúng tôi.”