ROI mới của các nền tảng cộng tác

Tóm tắt

• Mặc dù đã có mức đầu tư kỷ lục vào các công cụ cộng tác, nhưng những lợi ích về năng suất vẫn khó nắm bắt.
• Việc hợp nhất một nền tảng thường có thể gây ra xung đột thay vì mang lại hiệu quả.
• ROI cộng tác thực sự đến từ việc áp dụng, kinh nghiệm và kết quả có thể đo lường được — không phải từ số lượng giấy phép.
• Nghiên cứu mới do Deloitte thực hiện và được Zoom ủy quyền tiết lộ cách các nhà lãnh đạo có thể thu hẹp khoảng cách giữa đầu tư vào nền tảng cộng tác và giá trị mang lại.

Trong nhiều năm, các tổ chức đã đầu tư rất nhiều vào công nghệ cộng tác, nhưng ít tổ chức có thể chứng minh rằng những công cụ đó đã giúp cho nhân viên của họ làm việc hiệu quả hơn.

Nghiên cứu mới nhất của Deloitte và Zoom, Hiệu quả năng suất từ sự cộng tác thế hệ mới, cho thấy hầu hết các tổ chức vẫn gặp khó khăn trong việc kết nối các nền tảng cộng tác của họ với các kết quả có thể đo lường được. Các nhà lãnh đạo CNTT đối mặt với áp lực phải hợp nhất các công cụ và kiểm soát ngân sách, nhưng trong quá trình tinh giản vội vàng, nhiều người lại vô tình tạo ra xung đột mới thay vì loại bỏ chúng.

Thông điệp rất rõ ràng: giá trị của các nền tảng cộng tác đang được xác định sai cách. Năng suất vẫn chưa được giải quyết, nhưng không nhất thiết phải như vậy.

Thành công thường được đo lường bằng hoạt động — các cuộc họp đã tổ chức, số lượng giấy phép được cấp, hoặc thời gian duy trì hoạt động — nhưng điều thực sự quan trọng là động lực: áp dụng mạnh mẽ hơn, quyết định nhanh hơn và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc có ý nghĩa.

Nghiên cứu của Deloitte tiết lộ ba sự thật định hình kỷ nguyên tiếp theo của sự cộng tác ở doanh nghiệp lớn:

• Sự xung đột trong cuộc họp ở khắp mọi nơi. Nhân viên dành trung bình gần 25 giờ mỗi tuần để chuẩn bị, tham gia hoặc theo dõi các cuộc họp. Đó là ba ngày trọn vẹn mỗi tuần dành cho việc phối hợp thay vì sáng tạo.
• Các tính năng thế hệ mới mang lại ROI có thể đo lường được. Các tổ chức tích cực tận dụng các tính năng được AI hỗ trợ như tóm tắt cuộc họp tự động, tóm tắt thông minh và quy trình làm việc tích hợp tiết kiệm trung bình ba giờ mỗi tuần. Đó là thời gian họ có thể đầu tư vào công việc mang tính chiến lược, có giá trị cao hơn.
• Sự hợp nhất bị ép buộc tạo ra tình trạng kém hiệu quả. Mặc dù đã nỗ lực để tinh giản các ngăn xếp, 90% người dùng cho biết họ sử dụng nhiều nền tảng và tự chọn dựa trên ý định và những người tham gia. Việc cố gắng tiêu chuẩn hóa trên một nền tảng duy nhất làm giảm tính linh hoạt và ảnh hưởng đến năng suất.

Bài học rút ra: thành công đến từ việc áp dụng, mở khóa các tính năng thế hệ tiếp theo và đo lường kết quả, chứ không phải cắt giảm công cụ hoặc áp đặt tính đồng nhất. 

Tương lai của sự cộng tác sẽ không được định nghĩa bởi số lượng công cụ bạn có, mà là cách nhóm của bạn sử dụng chúng để hoàn thành công việc. Khi việc cộng tác trở nên trực quan, việc áp dụng sẽ diễn ra và năng suất sẽ được đẩy nhanh. Theo Deloitte, các doanh nghiệp lớn áp dụng các tính năng thế hệ tiếp theo có thể thu hồi ước tính ba giờ cho mỗi nhân viên mỗi tuần, tương đương với 134 tỷ đô la giá trị năng suất tiềm năng trên các tổ chức lớn của Hoa Kỳ. Điều này gợi ý rằng ROI lớn nhất không đến từ việc hợp nhất mà từ việc áp dụng.

Các tổ chức thành công nhất đang chuyển trọng tâm từ chỉ số sử dụng sang chỉ số kết quả: trả lại thời gian cho nhân viên, quyết định được đưa ra nhanh hơn và mức độ tương tác cao hơn giữa các nhóm. Các nhà lãnh đạo nắm bắt tư duy này có thể chuyển đổi các nền tảng cộng tác từ gánh nặng chi phí thành động cơ năng suất tạo ra giá trị trong toàn tổ chức.

Mọi người chọn Zoom vì nó mang lại cảm giác dễ dàng. Sự đơn giản và tính trực quan không phải là những điều chỉ để cho vui. Chúng chính là sự khác biệt giữa những công cụ mà mọi người dùng tạm và các công cụ mà họ thực sự áp dụng.

AI đang thúc đẩy sự chuyển đổi này bằng cách làm cho giá trị của sự cộng tác có thể đo lường được. AI giúp các nhóm thấy rõ số thời gian họ tiết kiệm được, những xung đột họ đã loại bỏ, và sự tập trung họ khôi phục.

AI Companion của Zoom* có thể biến điều này thành hiện thực bằng cách tự động tóm tắt các cuộc họp, nắm bắt các hành động chính và biến các cuộc thảo luận thành động lực. Mỗi hiệu quả vi mô này cộng lại thành một lợi thế vĩ mô: một lợi tức đầu tư có thể đo lường được.

Trong khi một số nền tảng khác chỉ mới bắt đầu cung cấp các tính năng AI, Zoom đã định hình những gì tiếp theo: AI hoạt động ở mọi nơi mà bạn làm việc. AI Companion mở rộng ra ngoài Zoom Workplace để kết nối thông tin chi tiết trên các ứng dụng — từ các cuộc họp Microsoft Teams đến tài liệu Word — mang lại năng suất thống nhất cho toàn bộ không gian làm việc kỹ thuật số của bạn.

Những phát hiện của Deloitte đã xác nhận điều này: những người tích hợp AI vào quy trình làm việc cộng tác sẽ đưa ra quyết định nhanh hơn và báo cáo mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn.

Chúng ta đang ở một bước ngoặt trong cách chúng ta xác định giá trị của sự cộng tác. Không còn chỉ là về tiết kiệm chi phí hay sự hợp nhất, mà còn là về kết quả, việc áp dụng và kết nối con người.

Câu hỏi dành cho các nhà lãnh đạo CNTT không phải là “Chúng ta có bao nhiêu công cụ?” mà là “Nhân viên của chúng ta nhận được bao nhiêu giá trị từ các công cụ chúng ta sử dụng?”

Các nền tảng cộng tác đã phát triển từ một nhu cầu CNTT thành một động lực tăng trưởng kinh doanh. Được xây dựng cho con người và thiết kế với ưu tiên sử dụng AI, Zoom giúp các tổ chức biến sự kết nối thành năng suất có thể đo lường được bằng cách giảm xung đột, đơn giản hóa quy trình làm việc và trả lại thời gian cho các nhóm.

Năng suất có thể vẫn chưa được giải quyết, nhưng với việc kết hợp đúng đắn giữa sự đơn giản, áp dụng và AI, điều đó sẽ không còn là vấn đề. Bởi vì khi sự cộng tác diễn ra suôn sẻ, mọi người có thể làm tốt nhất việc của mình, và đó là nơi ROI thực sự bắt đầu.

*AI Companion của Zoom có sẵn trong các gói Zoom Workplace trả phí đủ điều kiện. Có thể không khả dụng cho tất cả các khu vực hoặc phân khúc ngành.