Vad är programvara för dokumentsamarbete?

Programvara för dokumentsamarbete gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med digitala dokument i realtid eller asynkront. Viktiga aspekter av programvara för dokumentsamarbete inkluderar: Realtidsredigering där flera personer kan arbeta samtidigt Versionshistorik Kommentarer och anteckningar Åtkomstkontroller och behörigheter Molnlagring och synkronisering När du utvärderar programvara för dokumentsamarbete bör du välja en applikation som gör att du kan skapa dokument som hjälper ditt team att spara tid och bli mer produktivt. Zoom Docs erbjuder till exempel inbyggda samarbetsverktyg , förifyllda mallar och innehållsblock som kan infogas i dokumentet. Du kan också använda Zoom AI Companion för att sammanställa sammanfattningar och information från dina Zoom-möten till ett dokument.

Maximera teamets effektivitet med hjälp av dokumentsamarbete

Vad är dokumentsamarbete?

Dokumentsamarbete är en process där flera personer arbetar tillsammans i ett enda levande dokument för att organisera projekt och samarbeta med sina kollegor. Genom att låta alla medlemmar skriva, redigera och kommentera i samma dokument underlättar programvaran för dokumentsamarbete teamarbete, förbättrar produktiviteten och möjliggör effektivt skapande och delning av innehåll bland medarbetare som kan befinna sig på samma kontor eller i en hybridarbetsmiljö.

Till skillnad från andra verktyg för delat dokumentsamarbete tar Zoom Docs filsamarbete ett steg längre. Som en del av betalda Zoom Workplace-planer har det Zoom AI Companion-funktioner som hjälper dig att starta dokumentskapande. Zoom AI Companion kan hämta innehåll från möten till Zoom Docs, vilket gör att du sömlöst kan skapa dokument som sammanfattar de viktigaste punkterna och åtgärderna från en konversation. Det ger också förifyllda mallar och dra-och-släpp-innehållsblock för tabeller, diagram och bilder som förvandlar enkla textdokument till engagerande samarbetsverktyg som stöder ditt teams arbete.

Hur dokumentsamarbete förbättrar teamets effektivitet

Genom att använda funktionerna för dokumentsamarbete i Zoom Docs får teamen möjlighet att utföra sitt arbete tillsammans i realtid. Det eliminerar också den vanliga utmaningen med flera olika versioner av dokument som skickas fram och tillbaka via e-post. Zoom Docs är en del av Zoom Workplace-upplevelsen, vilket innebär att team kan:

Starta och schemalägg snabbt Zoom-möten eller skapa evenemang från Docs.
Skapa, dela och samredigera dokument direkt i möten eller i appen, och arbeta i realtid för att hålla alla uppdaterade.
Håll informationen organiserad genom att bädda in en Zoom-whiteboard i ett dokument.
Håll koll på dina uppgifter och minska informationsöverflödet med en enda plats för dokument, wikis och projektspårare.
Dela dokument till Team Chat med några enkla klick för att informera medarbetare och intressenter, öka synligheten och minska antalet silos.
Använd Zoom AI Companion för att sammanfatta möten, generera dokumentutkast, brainstorma, justera kopieringslängden och mycket mer.

Hur dokumentsamarbete förbättrar teamets effektivitet

Fördelar med dokumentsamarbete med Zoom Docs

Zoom Docs är flexibla AI-dokument som anpassar sig till olika team- och projektbehov för att öka produktiviteten, göra det möjligt för teammedlemmar att enkelt skapa och redigera delade dokument och samarbeta bättre mellan team, platser och tidszoner. Dokumentsamarbete i Zoom Docs hjälper dig:

Få ditt team på samma sida (bokstavligen)

Under ett möte kan du anpassa dig i realtid genom att dela ett befintligt dokument (eller skapa ett nytt) medan deltagarna följer ditt dokuments vy och/eller redigerar samtidigt. Att visa och arbeta i samma levande dokument förbättrar samarbetet vid möten.

Spara tid genom att kommunicera i dokumentet

Tagga samarbetspartners och intressenter i dina dokument med @-omnämnanden och reaktioner, och dela dokument direkt till Team Chat för att hålla konversationen igång och på ett ställe. Tilldela uppgifter och förfallodatum för att hålla teammedlemmarna ansvariga.

Dra nytta av Zoom Docs AI-funktionalitet för att fylla i dokument med diskussionsämnen från Zoom Meetings och skapa nya dokument snabbt. Bädda in din Zoom-whiteboard för att hålla brainstorm-anteckningar och planer organiserade med mötesinformation.

Sätt en standard för samarbete kring filer

Håll koll på projekten och minska informationsöverflödet med en enda plats för dokument, filer, mappar, att-göra-listor, tavlor, kalendrar, projektsammanfattningar, wikis och mycket mer, allt i Zoom Workplace-appen för dator eller mobil.

60%

Zoom Docs lättanvända funktioner för dokumentsamarbete och anpassningsbart innehåll

Starta och schemalägg möten direkt i ett dokument. Klicka på videoikonen för att "Möta nu" och lägga till deltagare, eller "Schemalägg möte" för att hitta en tid.

Lägg till anpassningsbara innehållsblock

Infoga snabbt text, checklistor, tabeller, citat, kolumner och mycket mer för att öka funktionaliteten och glädjen.

Bädda in bilder, ljud, video (inklusive YouTube) och webbkort för att skapa ett vackert, interaktivt utrymme.

Förbättra synligheten genom att lägga till kommentarer i dokumentet, tagga medarbetare med @-omnämnanden för att meddela kanaler och individer via e-post eller Zoom Team Chat, och se andra medarbetares redigeringar direkt i dokumentet.

Sätt fart på dokumentskapandet och få innehållet i rätt format genom att välja bland förbyggda mallalternativ som mötesagendor och förslagsdokument.

Använd projektledningsliknande dokumentformatering för personligt bruk och för team för att hålla reda på uppgifter och datum, inklusive Kanban-tavlor, kalender- och tidslinjetavlor med mera.

Använd Zoom AI Companion för att översätta text på upp till 16 språk som stöds utan att lämna dokumentet (inget mer kopiera och klistra in i en annan app).

Hantera åtkomst till dokument genom att bjuda in Zoom Team Chat-kanaler eller välja enskilda kontakter och ange samarbetsbehörigheter med åtkomst för visning, kommentar och redigering.

Skapa smidigare arbetsflöden och minska antalet appbyten med dokument som hämtar innehåll från Zoom Meetings, Zoom Team Chat och Zoom Whiteboard.

Hur man arbetar tillsammans på ett dokument

Oavsett om ditt team behöver planera en ny produktlansering eller förbereda ett affärsförslag, kanske du vill veta hur man arbetar tillsammans på ett dokument? Följ de här stegen för att komma igång:

Öppna ett nytt dokument

Starta från ett tomt dokument, välj från en mall, använd Zoom AI Companion för att generera ett från ett möte eller importera en fil från en tredjepartsapp.
Dela dokumentet

Bjud in medarbetare att visa, redigera, kommentera eller samäga ditt dokument. Meddela dem via e-post, Zoom Team Chat eller genom att dela en länk.
Redigera dokumentet

Börja skapa! Upp till 100 medarbetare kan lägga till innehåll och kommentera direkt på dokument samtidigt.

Vanliga frågor

Programvara för dokumentsamarbete gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med digitala dokument i realtid eller asynkront. Viktiga aspekter av programvara för dokumentsamarbete inkluderar:

Realtidsredigering där flera personer kan arbeta samtidigt
Versionshistorik
Kommentarer och anteckningar
Åtkomstkontroller och behörigheter
Molnlagring och synkronisering

När du utvärderar programvara för dokumentsamarbete bör du välja en applikation som gör att du kan skapa dokument som hjälper ditt team att spara tid och bli mer produktivt. Zoom Docs erbjuder till exempel inbyggda samarbetsverktyg, förifyllda mallar och innehållsblock som kan infogas i dokumentet. Du kan också använda Zoom AI Companion för att sammanställa sammanfattningar och information från dina Zoom-möten till ett dokument.

När man talar om dokumentsamarbete eller säger att man arbetar tillsammans på ett dokument innebär det att flera personer arbetar tillsammans på samma dokument, presentation eller kalkylblad samtidigt. Dokumentsamarbete gör det enklare för grupper av människor att skapa, granska och förbättra dokument tillsammans utan att behöva oroa sig för problem som versionshantering (att använda en föråldrad version av dokumentet) eller att behöva dela feedback på innehållet via e-post eller andra kommunikationsformer. Processen för dokumentsamarbete förbättrar kommunikationen och effektiviteten och bidrar till att säkerställa att allas synpunkter beaktas.

Filsamarbete är en annan term för dokumentsamarbete och avser en lösning eller process som gör det möjligt för flera personer att arbeta tillsammans med en fil eller ett dokument för att skapa en enda slutlig version. Det kan göras i realtid över olika platser och tidszoner eftersom levande dokument nås via internet och sparas i molnet. Genom att använda processer för filsamarbete och fildelning kan teamen hålla ihop projekten genom att stödja asynkron kommunikation och öka synligheten.

Många verktyg för dokumentsamarbete gör det möjligt för teammedlemmar att dela ett dokument inifrån dokumentet med hjälp av knappen "Dela" eller direkt från en lista med dokumenttitlar. För att dela ett dokument som alla kan redigera i Zoom Docs klickar du på "Dela" i det övre högra hörnet av ditt öppna dokument, anger namnen på de kontakter du vill dela dokumentet med och gör dem till "Redaktörer" i behörighetsinställningarna.

I Zoom Docs kan du välja att meddela dokumentmedarbetarna via e-post, teamchatt eller genom att kopiera och klistra in länken i ett annat program.

Dokumentsamarbete i realtid online är när flera personer arbetar med ett digitalt dokument samtidigt. Online-dokumentsamarbete används ofta i affärsmiljöer där teammedlemmar är utspridda på olika platser men behöver förbereda ett dokument tillsammans. Genom att använda ett levande dokument (ett dokument som alltid är uppdaterat och sparas automatiskt) kan medarbetarna arbeta samtidigt, var de än befinner sig.

Ett marknadsföringsteam med flera distansarbetare i olika tidszoner kan till exempel ta fram ett kampanjplaneringsdokument tillsammans, där varje medlem ansvarar för en annan del av planen. Under hela dagen kan du skriva text och lägga till grafer, tabeller, bilder, tidslinjer och förfallodatum, samtidigt som andra kollegor också är i samma dokument och skriver och lägger till innehåll.

Dokumentredigering i samarbete blir enklare och effektivare när Zoom Docs och Zoom Meetings används tillsammans. När du arbetar med ett dokument kan du snabbt träffa dina medarbetare för att gå igenom det arbete som behöver göras. När du delar ett dokument direkt i ett möte kan deltagarna visa, redigera och lägga till innehåll samtidigt (beroende på individuella behörighetsinställningar).

Här är några sätt du kan använda Zoom Docs och Zoom Meetings tillsammans för effektivare dokumentsamarbete.

Före ett möte: Skapa en mötesagenda i Docs. Sedan kan du starta eller schemalägga ett möte från Docs.

Under ett möte: Skapa, dela och redigera dokument direkt under möten eller i Zoom Workplace-appen, och arbeta i realtid för att hålla alla uppdaterade.

Efter ett möte: Redigera och dela Zoom AI Companion-genererade mötessammanfattningar i Docs.