Sju arbetsmiljöer och hur du skapar en bra arbetsmiljö för dina medarbetare

Arbete är inte bara vad du gör, det är var du gör det. En medarbetares arbetsmiljö har stor inverkan på hens tillfredsställelse, engagemang och övergripande produktivitet, vilket i sin tur påverkar affärsresultatet och kundupplevelsen. 

Därför är det viktigt att bygga en bra arbetsmiljö för ditt team. Faktum är att71 % av ledarna noterade att hybrid- och distansmiljöer påverkade medarbetarnas trivsel och tillfredsställelse på ett positivt sätt.

Exempel på arbetsmiljöer inkluderar traditionell, distans, hybrid och fler, där varje miljö passar olika medarbetares behov och affärsmodeller. I denna guide presenterar vi dem och delar med oss av hur du kan skapa en positiv arbetsmiljö för ditt företag.

Vad är egentligen en arbetsmiljö? Det är en kombination av alla delar av arbetsplatsen, inklusive kultur, verktyg, fysiskt utrymme och struktur. Oavsett typ består en arbetsmiljö av flera komponenter: 

• Fysisk miljö: Detta avser det faktiska område där medarbetarna arbetar, inklusive utrymme och layout, belysning, ergonomi och ljudnivåer. En bekväm fysisk miljö kan positivt påverka medarbetarnas produktivitet och arbetsmoral.
• Professionalism och utveckling: Tydliga förväntningar, möjligheter till karriärutveckling och stöd för befordran kan öka medarbetarnas motivation och retention.
• Arbetsplatsens sociala kultur: Teamwork, respekt och inkludering kan påverka hur medarbetare samarbetar och innoverar, vilket i sin tur påverkar kundupplevelsen.
• Verktyg som används: Olika arbetsmiljöer använder olika typer av verktyg och programvara. Medan en arbetsmiljöer på distans kanske förlitar sig på verktyg som Zoom Meetings, använder en fysisk arbetsmiljö sannolikt fysiska utrymmen och ljudbaserade och visuella verktyg som stora skärmar.

Medan de flesta arbetsplatser införlivar dessa element på något sätt, finns det olika arbetsmiljöer, var och en med sina egna egenskaper, fördelar och nackdelar.

Idealisk för: Företag som behöver struktur eller personlig tillsyn, medarbetare som föredrar en traditionell arbetsplats

De flesta tänker på en traditionell arbetsmiljö när de föreställer sig arbete: ett kontor med av bås eller små kontor, fasta scheman och en ledarskapshierarki som går från toppen och neråt. 

Dessa miljöer erbjuder förutsägbarhet, rutin och tydliga gränser. Med andra ord, människor vet i allmänhet vad de kan förvänta sig. Men traditionella miljöer kan också sakna flexibilitet, vilket kan kännas som stelt eller kvävande för vissa medarbetare. 

Exempel: En advokatbyrå med fasta öppettider och en formell klädkod

Idealisk för: Roller som inte kräver att man är bunden till en enda plats, tekniska, kreativa eller kunskapsarbetare

En distansarbetsmiljö är en helt virtuell installation utanför anläggningen där medarbetare kommunicerar via digitala verktyg som videokonferens eller snabbmeddelanden. Distansarbetare slutför vanligtvis sitt arbete från ett hemmakontor eller ett coworking-utrymme, och scheman kan vara flexibla eller kräva bestämda timmar beroende på typ av arbete.

Distansarbete minskar pendlingstiden och kan förbättra balansen mellan arbete och fritid, autonomi och medarbetarförtroende. För arbetsgivare utökar distansarbete tillgången till en bredare (ibland till och med global) talangpool, vilket gör det lättare att anställa topptalanger. 

Å andra sidan kan distansarbete leda till att medarbetare känner sig isolerade, ge färre möjligheter till att skapa team och eventuellt överarbete eftersom det inte finns någon verklig skillnad mellan ”hem” och ”kontor”. Dessutom finns det ett stort behov av utmärkta kommunikationsfärdigheter och verktyg. 

Exempel: Ett SaaS-företag som arbetar på distans, kommunicerar via Zoom Team Chat och Zoom Meetings

Idealisk för: Team som vill ha flexibilitet samtidigt som de kan samarbeta på plats 

En hybridmiljö kombinerar aspekter av traditionella miljöer och miljöer på distans. Ett hybridschema blandar ofta kontors- och distansarbete genom att dela upp veckan – till exempel två distansdagar och tre dagar på kontoret. Vissa företag etablerar olika strukturer, som en fysisk vecka per månad. 

Fördelen med hybridarbete är att det erbjuder en blandning av struktur och flexibilitet, vilket kan öka medarbetarnas engagemang och retention. Det gör det också möjligt för team att samarbeta ansikte-mot-ansikte och företag att ha mer personlig tillsyn. 

Hybridarbete kräver dock också starka kommunikationsverktyg, precis som distansarbete. Och eftersom medarbetare kan arbeta med olika scheman eller dagar med fysisk närvaro finns det en risk för ojämlik tillgång till eller insyn i ledarskapet.

Exempel: En marknadsbyrå med tre distansdagar och två dagar på kontoret

Perfekt för: små eller nystartade företag som behöver flexibilitet utan höga fastighetskostnader, frilansare eller distansarbetare som vill ha personlig kontakt

Coworking innebär att man delar kontorsutrymmen där medarbetare från flera olika företag arbetar tillsammans. Företag kan hyra lokaler löpande, eller så kan enskilda medarbetare anmäla sig för några dagar här och där. 

Att arbeta från ett coworking-utrymme ger nätverks- och samarbetsmöjligheter och kan vara mer kostnadseffektivt än att hyra ett helt kontor. Dessa utrymmen kan dock sakna integritet och kan vara bullriga och distraherande. Och eftersom de är öppna för olika företag kommer utrymmet inte att anpassas efter din företagskultur.

Exempel: Ett startup-företag hyr lokal på en WeWork-plats

Idealisk för: Team som behöver förnya sig, brainstorma och idégenerera

Samarbetsmiljöer är vanligtvis fysiska, men de överensstämmer inte nödvändigtvis med andra egenskaper hos en traditionell arbetsmiljö. I stället för isolerade kontor och hierarkier kan samarbetsmiljöer inkludera öppna kontorsplanlösningar, teamsamarbeteoch utrymme för brainstormingsessioner. 

Miljöer som dessa uppmuntrar kreativ problemlösning och idédelning, vilket leder till starkare teamsammanhållning. Det finns dock utmaningar, inklusive risken för buller, distraktioner och brist på integritet.

Exempel: En kreativ studio med öppna ytor och dagliga standups

Perfekt för: Kvalificerade, självmotiverade medarbetare

Autonoma miljöer lägger ansvaret för ett framgångsrikt arbete direkt på medarbetarna och låter dem bestämma när, var och hur de ska utföra sitt bästa arbete. Medarbetarna har vanligtvis äganderätt till sina projekt, flexibla arbetstider och minimal övervakning. 

En autonom miljö kan främja innovation och högt engagemang, samt attrahera topptalanger som är experter inom sitt område och vill arbeta därefter. Samtidigt kräver den här typen av arbetsmiljöer en hög nivå av disciplin, och det kanske inte finns lika mycket teamsammanhållning som på andra arbetsplatser.

Exempel: Ett forskningslabb som låter forskare utforma och hantera sina egna experiment

Perfekt för: Försäljningsteam, nyhetsredaktioner, nystartade företag

En hektisk miljö är inte begränsad till en enda typ av företag utan kan ofta hittas hos dem som behöver agera snabbt och fatta snabba beslut. Dessa miljöer kan uppleva mycket förändring eller oklarhet.

Detta kan vara utmärkt för dem som trivs i en spännande, dynamisk miljö som uppmuntrar anpassningsförmåga och självmotivation. Men om en hektisk miljö hanteras felaktigt kan det leda till utbrändhet, förvirring och fel.

Exempel: Ett försäljningsteam tar flera kundmöten per dag

Oavsett typ av miljö är det viktigt att sträva efter en positiv arbetskultur. Detta ansvar faller på både chefer och enskilda deltagare, var och en med sin egen roll att spela.

Chefer bör utforma och implementera policyer som främjar en hälsosam arbetsmiljö. De bör också ge nödvändigt stöd och vägledning till sina team och främja en inkluderande och samarbetsinriktad kultur. Medarbetare bör förbli teamfokuserade och visa en positiv och motiverad inställning. 

Nedan följer sex tips för att effektivt skapa en positiv arbetsmiljö.

Skapa en bekväm fysisk miljö

Först måste du se till att det fysiska utrymmet är välkomnande, tillgängligt och bekvämt för alla medarbetare. 

Vanliga faktorer att tänka på inkluderar belysning (se till att den inte är för svag eller för stark), ljudnivåer (eller tillgång till tysta utrymmen) och tillgång till ergonomisk utrustning. Även om det inte nödvändigtvis är avgörande kan det vara en trevlig detalj att möjliggöra personalisering av individuella arbetsplatser. 

Var också uppmärksam på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Till exempel kan du behöva tillhandahålla tillgång till hissar eller ramper för de som använder rullstol. 

Det finns fortfarande sätt att skapa en bekväm miljö för distansmedarbetare som kanske inte använder företagets fysiska utrymme särskilt ofta. Detta kan inkludera att erbjuda ett bidrag eller ersättning för hemmakontorsutrustning eller möbler eller att erbjuda utbildning eller utbildning i ergonomi.

Tips: Börja med en ergonomisk bedömning som utvärderar fysiska risker i din miljö. Du kan göra detta genom att observera medarbetarna och analysera verktyg, rutiner och arbetsstationer för att upptäcka om det finns något som orsakar upprepade rörelser eller obekväma positioner.

Främja en kultur av erkännande och uppskattning

Öka arbetsmoralen och engagemanget genom att uppmuntra medarbetarnas erkännande och uppskattning. Du kan göra detta genom att utveckla belöningsprogram, ge uppmuntran för ett väl utfört arbete och ge beröm i möten för de som har nått milstolpar eller uppnått stora mål.

Involvera medarbetarna genom att be dem skicka in feedback och erkännande av sina kollegors prestationer.

Tips: Implementera ett månatligt framhävande för att uppmärksamma medarbetarnas insatser och bidrag.

Led ditt team genom gott exempel

Som ledare har du en unik position att vara en förebild för det beteende du vill se från ditt team. Det innebär att vara ett exempel på stark arbetsmoral, proaktiv kommunikation och att anamma företagets värderingar. 

Det är också viktigt att föregå med gott exempel genom inkludering, rättvisa och respekt. Var noga med att ha dessa principer i åtanke när du interagerar med och leder ditt team.

Tips: Dela transparenta uppdateringar med teamet, och lyft fram dina egna framgångar och utmaningar.

Prioritera öppen och respektfull kommunikation

För att hålla kommunikationen transparent och vänlig, främja konsekventa återkopplingsslingor för att uppmuntra alla att känna sig trygga med att dela både positiv och konstruktiv feedback. 

När du tar emot feedback eller deltar i möten, lyssna aktivt och ha en positiv dialog. Kom ihåg att vara inkluderande, till exempel genom att be om feedback direkt från dem som brukar vara tysta på möten.

Tips: Utöver teamövergripande sessioner kan du schemalägga regelbundna enskilda möten med dina direkta medarbetare. Det ger medarbetarna mer integritet och kan bidra till att de känner sig mer bekväma med att dela med sig av feedback.

Främja balans mellan arbete och privatliv

Hitta sätt att ge medarbetare tid att hämta andan, särskilt för distans- eller hybridteam med en mer suddig gräns mellan arbete och hem. Denna balans mellan arbete och privatliv ger medarbetare tid att slappna av, fokusera på familj eller egenvård och återhämta sig. 

Här är några sätt du kan förbättra balansen mellan arbete och privatliv:

• Tillåt flexibel schemaläggning: Att ge medarbetarna möjlighet att själva bestämma över sina scheman visar på förtroende och ger dem möjlighet att hantera sina privatliv.
• Erbjud generös ledighet: Erbjud inte bara betald ledighet, utan föregå med gott exempel och se till att om någon är borta från kontoret bör den gränsen respekteras. Du kan också överväga att erbjuda andra hälsoförmåner, t.ex. stöd för psykisk hälsa.
• Föregå med gott exempel: Ledare bör vara förebilder för hälsosamma vanor och upprätthålla tydliga gränser, oavsett om det gäller ledighet, långa arbetsdagar eller att ta hand om sig själva. 

Tips: Uppmuntra medarbetare att avsätta ”mötesfri” tid i sin kalender. Ännu bättre, föreslå en mötesfri dag för hela teamet eller företaget varje vecka eller månad. Detta kan ge medarbetare tid att fokusera på nödvändigt arbete så att de inte behöver komma ikapp efter arbetstid. 

Stödja medarbetarnas tillväxt och utveckling

Hjälp medarbetare att växa, utvecklas och bygga färdigheter genom att ge dem gott om möjligheter att lära sig. Detta kan ske i form av intern företagsutbildning, tillgång till webbinarier eller virtuella utbildningar, eller ett utbildningsbidrag. 

Andra vägar för tillväxt inkluderar ett mentorskapsprogram som för samman medarbetare med mentorer inifrån företaget, tillgång till detaljerade karriärstegar och befordringsvägar samt jobbskuggning.

Tips: Erbjud ett utbildningsbidrag eller professionellt utvecklingsbidrag för kurser eller certifieringar, konferenser eller evenemang, eller kompletterande utbildningsmaterial.

Även om det inte alltid är möjligt att helt känna till en specifik arbetsmiljös alla vinklar och vrår förrän man själv befinner sig i den, finns det några varningssignaler att vara medveten om när man utvärderar en organisation. 

Under intervjuprocessen och alla andra interaktioner med företaget, var uppmärksam på dålig kommunikation, hög personalomsättning, långa arbetstider och negativ arbetsmoral. Här är några tips:

• Identifiera dålig balans mellan arbete och fritid: Långa arbetsdagar, orealistiska förväntningar och brist på gränser skapar en dålig miljö. Till exempel, om din kontaktperson på företaget skickar mejl sent på kvällen eller på helgerna, är det ett tecken på dålig balans mellan arbete och fritid.
• Lyssna efter skvaller: Skvaller eller allmänt negativa känslor om andra medarbetare kan vara tecken på toxisk kommunikation, dålig kamratskap eller utbrett missnöje.
• Lägg märke till en skuldkultur: När medarbetare är rädda för att känna skuld kommer de sannolikt att oroa sig för att göra misstag, vilket påverkar deras vilja att prova nya saker och dela idéer. Observera hur medarbetare tar äganderätt till sitt arbete och hur bekväma de känner sig när de delar och får feedback.
• Observera ledarskapsfärdigheter: Var uppmärksam på ledare och chefer i ditt team, om de är frånvarande, verkar ineffektiva eller verkar detaljstyra kan det vara ett dåligt tecken.
• Se upp för hög personalomsättning: Ser du många jobbannonser för ett visst företag? Även om det kan vara ett positivt tecken på tillväxt, kan det också betyda hög personalomsättning, vilket tyder på att medarbetarna inte är nöjda eller engagerade.

Arbetsmiljöer finns i alla former, och det som är rätt för en organisation eller medarbetare kanske inte är rätt för en annan. Den bästa miljön ökar medarbetarengagemanget, teamets produktivitet och i slutändan kundnöjdheten.

Förbättra din arbetsmiljö med Zoom Workplace. Med Zoom kan du effektivisera distans- eller hybridkommunikation, även för anställda på plats. Dessutom kan du enkelt schemalägga och planera virtuella möten och centralisera samarbetet i hela organisationen.

Vilka specifika faktorer påverkar mest medarbetarnas produktivitet i en arbetsmiljö?

Fysiskt utrymme, arbetsplatskultur, möjligheter till tillväxt och utveckling samt erkännande är vanliga arbetsmiljöelement som direkt påverkar produktiviteten.

Hur påverkar fysiska och beteendemässiga faktorer prestationen?

De fysiska faktorerna på arbetsplatsen, såsom lämplig belysning, låga bullernivåer och ergonomisk utrustning, leder till mer komfort och mindre trötthet och stress. Detta leder i sin tur till högre medarbetarengagemang och arbetsmoral, vilket i slutändan leder till högre produktivitet och större nöjdhet.

Hur kan jag utvärdera och förbättra min nuvarande arbetsmiljö?

För att bedöma och förbättra din nuvarande arbetsmiljö, börja med att genomföra enkäter och feedback-sessioner samt analysera din personalomsättning. Du kan också göra en ergonomisk bedömning för att identifiera roller eller utrustning som orsakar muskuloskeletala problem för arbetstagare och sedan hitta sätt att åtgärda dem. Skapa referensmått för det du vill mäta, ställ in mål och implementera strategiska förändringar stegvis över tid.