Получите наши советы по использованию Zoom Team Chat для общения, когда и как Вам удобно, легкого управления сложными проектами и автоматизации повседневной работы - и все это в одном месте.
10 мин. на чтение
Обновлено: January 16, 2025
Опубликовано: January 16, 2025
Иметь необходимую информацию - это хорошо, верно? Только не тогда, когда она приходит к Вам в дюжине различных приложений в виде чатов, электронных писем, тегов и прямых сообщений. Информационная перегрузка может сделать невозможным оставаться на вершине всего, заставляя Вас искать способы оставаться организованным, эффективно общаться и находить то, что Вам нужно.
Именно в этом случае Вам поможет наше решение для чата, основанное на искусственном интеллекте, Zoom Team Chat. Оно уже входит в составприложения Zoom Workplace без дополнительной платы, так что у Вас есть все необходимое для общения, когда и как Вы хотите - все в одном месте. Вы сможете быстрее добиваться результатов благодаря организационным функциям, которые позволят Вам с легкостью управлять сложными проектами. Кроме того, это приложение позволяет Вам расставить приоритеты между тем, что действительно важно, а не над всем этим шумом, автоматизируя повседневную работу.
Возможно, Вам интересно, как приложение-чат может помочь Вам сделать все это. Zoom Team Chat выходит за рамки отправки и получения сообщений, помогая Вам сотрудничать умнее и эффективнее. Воспользуйтесь нашей шпаргалкой ниже, чтобы изучить основы, организовать свою работу и сэкономить время.
Если Вы только начинаете работать с Zoom Team Chat, вот несколько кратких советов, которые помогут Вам организовать общение и сделать его эффективным.
Когда беседа в чате протекает быстро, бывает трудно уследить за тем, к какому сообщению все обращаются. Нажав на значок "Ответить" под сообщением, Вы ответите непосредственно на сообщение, и Ваш ответ будет сгруппирован под ним, указывая другим участникам, что Вы высказываетесь на ту же тему. Исходное сообщение и все сообщения под ним называются потоком беседы.
Если Вы находитесь в групповом чате или канале и хотите обратить внимание конкретного человека на сообщение, отметьте его с помощью символа @, чтобы отправить ему уведомление. Просто введите символ @, затем имя человека, которого Вы хотите пометить, а затем выберите его в выпадающем меню.
Когда Вам нужно обратить внимание всех на важное сообщение, используйте функцию @all, отправив уведомление всем участникам группового чата или канала. Если Вы уведомляете канал с сотнями или тысячами людей, используйте эту функцию осторожно и уместно.
Чтобы в Ваших сообщениях не было длинных URL-адресов, используйте опцию "Добавить ссылку" в меню "Формат", чтобы вставить Вашу ссылку прямо в текст. Чтобы сделать меньше щелчков, используйте комбинации клавиш (⌘+K на Mac или Ctrl+K на Windows), чтобы добавить гиперссылку после выделения текста. Если у Вас есть ссылка, скопированная в буфер обмена, она автоматически вставится в поле ссылки.
Сообщение о статусе позволяет Вам отобразить заметку в Вашем профиле Team Chat, которую другие смогут увидеть, когда выберут Ваш контакт или будут общаться с Вами. Это отличный способ сообщить о том, что Вы будете отсутствовать в офисе или на работе в течение дня, чтобы люди знали, что им следует ожидать отложенного ответа. Вы также можете установить статус своего присутствия, чтобы члены команды сразу знали, доступны ли Вы для импровизированного чата или звонка, заняты, находитесь в отъезде или не на рабочем месте.
Теперь, когда Вы изучили основы отправки и получения сообщений, подумайте, как эффективно организовать их, чтобы Вы могли всегда быть в курсе всех Ваших дел и быстро находить то, что Вам нужно.
Новая боковая панель Team Chat в левой части Вашего настольного приложения Zoom Workplace дает Вам гибкость в поиске сообщений и каналов. Вы можете быстро найти все сообщения, в которых Вы были отмечены, с помощью вкладки "Упоминания" (и увидеть красный значок уведомления о новых, непрочитанных упоминаниях). Оставайтесь на вершине действий, просматривая вкладку "Чаты встреч", чтобы увидеть все каналы чатов непрерывных встреч, в которых Вы участвуете, используя фильтр "Сегодня", чтобы найти самые последние чаты, и попросите AI Companion* составить список Ваших задач по каждой встрече.
Перетаскивайте различные вкладки, чтобы настроить вид боковой панели в зависимости от того, как Вам удобнее работать. Вы сможете выбирать из множества вариантов, таких как "Звездный", "Папки", "Приложения" и т.д., сохраняя самое необходимое и удаляя ненужные Вам вкладки.
Когда Вы хотите пообщаться с группой людей, Team Chat дает Вам возможность создать канал или групповой чат с прямыми сообщениями. Но в чем же разница между ними?
Каналы чата могут использоваться для более структурированных тем или давно существующих форумов для совместной работы, и часто являются хорошим выбором для больших групп людей. Они могут быть публичными, то есть члены Вашей организации могут искать их и присоединяться к ним, или частными, то есть другой член организации должен добавить их, чтобы предоставить им доступ. Их можно пометить в Ваших беседах в Team Chat, чтобы легко перейти к этому каналу, добавив #. Это очень удобно, если Вы хотите сообщить своей команде, например, что существует публичный канал #Ask IT, к которому они могут присоединиться, чтобы помочь им устранить неполадки с компьютером. Владельцы каналов также имеют больше возможностей для контроля над тем, кто может добавлять участников, публиковать сообщения и отмечать всех участников канала.
В отличие от этого, прямые сообщения (DM) в групповом чате легко запускаются для специальных бесед. Вы можете легко добавлять коллег в групповой чат, но они не могут искать или присоединяться к чатам прямых сообщений, а DM нельзя помечать с помощью #. Если Вы хотите, Вы всегда можете преобразовать групповой чат DM в канал, чтобы получить дополнительные возможности для приглашения, модерации и контроля.
Когда боковая панель Вашего командного чата Zoom начинает выглядеть немного неупорядоченной, папки - это отличный способ упорядочить и сгруппировать Ваши разговоры, каналы и контакты. Создавайте папки на основе проектов, над которыми Вы сотрудничаете, или команд, с которыми Вы работаете, чтобы Вы могли легко находить нужные Вам разговоры и каналы. Щелкнув по вкладке "Папки" на боковой панели, Вы увидите все Ваши папки на верхнем уровне, что еще больше упростит поиск нужной Вам информации.
Руководители, Вы знаете, как трудно убедиться в том, что члены Вашей команды - особенно новые сотрудники - подключены ко всем нужным разговорам. Общие пространства в Team Chat устраняют проблему, связанную с необходимостью вручную добавлять каждого члена команды в каждый канал. Общее пространство - это набор каналов чата, от каналов для всего отдела до бесед по проекту. Когда Вы добавляете людей в свое пространство, оно автоматически добавляет их в каналы, в которых они не участвуют. На боковой панели Вы можете просмотреть все общие пространства, частью которых Вы являетесь, и перейти к каждому каналу в этом пространстве.
Наша функция чата для непрерывных встреч позволяет Вам общаться до, во время и после встречи, создавая специальный групповой чат в Zoom Team Chat для участников встречи. Если эта функция включена, чаты на встрече будут отображаться в групповом чате в том виде, в котором они были отправлены на встрече, что позволит продолжить общение после окончания встречи. При планировании встречи убедитесь, что опция "Включить непрерывный чат на встрече" включена. Эти каналы чата можно легко найти, нажав на вкладку "Чаты встреч" в боковой панели Вашего Team Chat.
Чаты непрерывных встреч доступны в окне встречи и в Командном чате.
Когда Вы получаете массу сообщений, чат может показаться Вам перегруженным. Чтобы не чувствовать себя перегруженным, попробуйте изменить настройки уведомлений в Командном чате. Вы можете сделать так, чтобы он уведомлял Вас только при прямом упоминании, получении сообщения в чате один на один или в групповом чате, а также в определенных каналах по Вашему выбору. Вы также можете настроить уведомления на уровне вкладок, чтобы выбрать, в каких категориях отображается количество непрочитанных сообщений, что поможет Вам уменьшить количество шума.
Team Chat - это центр совместной работы, но знание того, как эффективно им пользоваться, также поможет Вам повысить собственную продуктивность. Вот несколько советов, которые помогут Вам улучшить работу.
Запросы и задания часто отправляются через чат. Вы можете получить список действий из определенного канала чата, подняв панель AI Companion. Попросите AI Companion определить Ваши последние действия, чтобы составить персональный список дел, или получите общий список задач, в котором указано, кому из коллег что поручено сделать. AI Companion включается без дополнительной платы в соответствующие платные тарифные планы Zoom Workplace,* выступая в роли Вашего личного помощника ИИ, который поможет Вам достичь большего.
В хаосе повседневной работы иногда важные сообщения остаются незамеченными. Вместо того, чтобы переживать о том, что Вы могли пропустить, получите напоминание о важных сообщениях тогда, когда это будет удобно для Вас. Вы можете выбрать, когда Вы хотите получить повторное уведомление о полученном сообщении, что поможет Вам не забывать о сообщениях и не пренебрегать ими. Вы даже можете просмотреть все сообщения, которые Вы отметили для напоминания, на боковой панели на вкладке "Напоминания".
Давайте посмотрим правде в глаза - с сообщениями, файлами, скриншотами и прочим, что приходит через приложение чата, бывает трудно найти именно то, что Вы ищете. Но с помощью мощной функции поискав Team Chat Вы сможете легко найти нужные Вам ресурсы. В настольном приложении нажмите кнопку "Поиск" в верхней части навигационной панели. Введите соответствующие ключевые слова для поиска по всей платформе Zoom Workplace, от Team Chat до Meetings, Whiteboard, Docs, Contacts и т.д., чтобы найти файлы или сообщения, соответствующие Вашим критериям поиска.
Сохраняйте важные заметки, ресурсы и напоминания в своем собственном выделенном канале чата, который не виден другим пользователям. Чтобы воспользоваться личным чатом, щелкните свое имя на вкладке "Starred", затем напечатайте сообщение и нажмите "Send". Это отправит сообщение самому себе, к которому Вы сможете вернуться позже, независимо от того, с какого устройства Вы заходите в Team Chat.
Мы все ищем способы вернуть больше времени в наш день. ИИ, возможности автоматизации и интеграции могут помочь Вам сэкономить время - вот несколько советов по их использованию.
Если Вам нужно просмотреть гору сообщений в командном чате, AI Companion поможет обобщить длинные темы чата, вводя Вас в курс дела относительно того, что обсуждалось и какие решения были приняты. Если Вы хотите ответить, AI Companion поможет Вам составить сообщение, основываясь на контексте разговора. Вы можете изменить тон и длину сообщения, чтобы настроить предлагаемые ответы.
Рутинные рабочие задачи, на выполнение которых уходит минута или две, могут быстро накапливаться, оставляя Вам меньше времени для того, чтобы сосредоточиться на более важной работе. С помощью Zoom Workflow Automation Вы можете автоматизировать определенные задачи в Zoom Workplace, например, отправлять еженедельные напоминания своей команде о необходимости выполнить обновление статуса или быстро утвердить запрос на отгул.
Вы также можете освободить свое время для работы, которая важна, интегрировав AI Companion в Ваши автоматизированные рабочие процессы, используя контекст платформы и полезные сведения. Создавайте рабочие процессы, которые автоматически:
Начните с одного из наших готовых шаблонов рабочего процесса или создайте свой собственный с нуля. С помощью конструктора Workflow Automation, не требующего кода, Вы легко создадите мощные рабочие процессы, которые сэкономят Ваше время.
Переключение между различными приложениями для передачи информации и отслеживания файлов может отнимать много времени. Zoom Team Chat интегрируется с десятками популярных приложений, поэтому Вы можете получить доступ к файлам на Google Drive, создать проблему в Jira или просмотреть ссылки Figma прямо из сообщения Team Chat. Ознакомьтесь с нашими интеграциями чата в Zoom App Marketplace.
Приведенные выше советы помогут Вам улучшить взаимодействие в команде, организовать общение и более эффективно использовать свое время, но как Team Chat на самом деле вписывается в Ваш день? Вот лишь несколько реальных примеров.
Перейдите в назначенный чат встречи - Вы можете быстро найти его с помощью вкладки на боковой панели. Отправьте быстрое сообщение, чтобы сообщить людям, что Вы не сможете присоединиться. Когда собрание закончится, попросите AI Companion обобщить новые сообщения из канала чата. Вы также можете прочитать резюме собрания, подготовленное AI-компаньоном, когда оно будет опубликовано в чате, чтобы быть в курсе основных моментов обсуждения и пунктов действий.
В больших проектах часто участвует множество различных кросс-функциональных команд. Создайте общее пространство, включающее все необходимые каналы чата для проекта. Если Вам нужно принять на работу нового члена команды, он мгновенно получит доступ ко всем важным каналам. Собирайте еженедельные обновления статуса от членов команды, используя автоматизированный рабочий процесс, и попросите AI Companion обобщить эти обновления в краткий обзор, которым Вы можете поделиться с группой. Используйте чат-канал для постоянных встреч, чтобы публиковать свою повестку дня перед началом проектных встреч и отвечать на последующие вопросы по мере необходимости.
Времена обычного рабочего дня с девяти до пяти прошли. Многие команды работают в разных часовых поясах и используют гибкий график, а это значит, что Ваши коллеги могут не быть в сети в то же время, что и Вы. Вы можете запланировать отправку сообщений в чате на более удобное для Вашего коллеги время или установить себе напоминание о необходимости проследить за развитием темы в то время, когда и Вы, и Ваш коллега будете доступны. Если Вам нужно передать более сложную идею, Вы можете сделать скриншоты и аннотировать их, не покидая окна чата, или записать голосовое или видеосообщение, чтобы Ваш коллега мог просмотреть его позже.
Приложения для чата служат важной основой для организованной совместной работы и продуктивности. С Zoom Team Chat Вы получаете центр совместной работы, предназначенный не только для организации сообщений чата, но и для объединения других Ваших инструментов общения и продуктивности в одном месте: приложение Zoom Workplace.
Чтобы узнать больше о том, что еще Вы можете сделать с помощью Zoom Workplace, ознакомьтесь с этими пятью советами, которые помогут Вам сделать рабочий день более насыщенным.
* Решение AI Companion предоставляется с платными услугами в учетных записях пользователей Zoom. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов и отраслей.
Примечание редактора: Этот блог был первоначально опубликован в июле 2023 года и был обновлен в январе 2025 года, чтобы отразить последние функции и возможности Team Chat.
5 мин. на чтение
Узнайте, как Zoom Workplace, платформа для коллективной работы на базе ИИ, может помочь вам повысить свою продуктивность в течение рабочего дня.
8 мин. на чтение
Команды могут быть более эффективными, если у них есть централизованное, связанное пространство, такое как Zoom Team Chat, для обмена идеями, принятия мер и поддержания всех в курсе.
4 мин. на чтение
Представим ситуацию: вы на конференции, и участник команды вводит вас в курс дела по проекту. Он отправляет вам через чат в режиме конференции ссылку на сводку, содержащую всю необходимую вам информацию, но вам приходится быстро отключиться от текущего вызова, чтобы присоединиться к другому. Из-за этого вы теряете доступ к ссылке. Вы возвращаетесь в...
