Novo no trabalho home office? Veja a seguir algumas dicas para ajudá-lo a fazer reuniões profissionais 

Passo 1: crie uma conta Zoom - a inscrição é gratuita! Há uma versão Pro disponível, mas se uma solução rápida para reuniões em vídeo é o suficiente, a versão gratuita oferece todos os recursos e funcionalidades suficientes. Seja como for, o tempo médio para criar uma conta Zoom é de 30 segundos. Segue um resumo das diferenças:

• Zoom Básico: esta é a versão gratuita. Ótimo para videochamadas individuais ilimitadas e chamadas em grupo (limite de tempo de 40 minutos se você for o anfitrião da reunião). Você também obtém recursos ilimitados de mensagens diretas e para equipe com o Zoom Team Chat.
• Zoom Pro: por US$ 15,99 por mês, você tem direito a todos os controles aprimorados básicos de administrador nas suas reuniões, além de gravação na nuvem. Compare planos e preços para decidir pelo melhor. 

Passo 2: baixe o software Zoom Meetings no seu computador e no celular. Você pode encontrar nossa Central de downloads aqui. Em seguida, basta fazer login e você está pronto para começar!

O seu notebook (Mac ou PC) provavelmente tem áudio e câmera integrados, mas faz uma grande diferença para o resultado da experiência quando se tem microfone e câmera de qualidade.  Para dar o melhor de si na frente das câmeras, recomendo a compra de uma webcam Logitech Brio e um conjunto de Airpods (ou os headsets sem fio Plantronics Focus UC ou Logitech Zone) se puder fazer esse investimento. Até mesmo um par de fones de ouvido habilitados para microfone com fio pode dar muito certo. Confira esse teste feito por mim. Veja essa minha rápida demonstração de áudio e vídeo com as diferentes configurações que vejo por aí: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Uma boa iluminação é fundamental. Tente fazer com que seu rosto receba a iluminação de uma janela próxima ou consiga uma pequena luz de webcam.  E não se esqueça do sinal de internet. Normalmente, a internet doméstica não é tão robusta quando àquela do seu trabalho. Isso quer dizer que se todos os membros da sua família estiverem vendo filmes e jogando, isso pode causar problemas de largura de banda. Fique tranquilo, portanto, pois o Zoom optimiza a eficiência e é bem conhecido por funcionar muito bem, seja em casa, num café ou com as redes móveis. E em casos comprometimento da largura de banda, o Zoom priorizará o áudio em detrimento do vídeo, para garantir a melhor escuta.   Quando estiver tudo pronto com o software, a configuração e a internet, acesse www.zoom.us/test para testar seu áudio e vídeo. Haverá uma reunião rápida de teste para ajudar a ajustar suas configurações de comunicação.

Aqui estão alguns dos meus recursos favoritos para tornar suas reuniões produtivas e perfeitas com o Zoom. 

Plano de fundo virtual (imagem ou vídeo) para esconder a bagunça

Carregar um bom plano de fundo virtual ou vídeo vai ajudá-lo a ocultar a bagunça e outras distrações visuais, especialmente para aqueles que podem estar trabalhando de um quarto improvisado, que tenham animais de estimação ou que trabalhem, de vez em quando, do balcão da cozinha da casa da sogra.

Segurar a barra de espaço do teclado para ativar o som temporariamente

Prefiro silenciar o meu som em grandes reuniões, apenas no caso do meu cachorro latir ou de alguém tocar a campainha. Manter a barra de espaço pressionada para ativar o áudio e fazer um comentário rápido simplifica a gestão do meu áudio. E reitero, isto está incluso em todos os planos do Zoom Meeting. 

Compartilhamento de tela

É fácil compartilhar sua tela e trabalhar em conjunto usando o Zoom. Nossa plataforma também oferece suporte a várias pessoas compartilhando suas telas ao mesmo tempo. É ótimo para profissionais que precisam muito trabalhar em equipe, como engenheiros.

Quadro de compartilhamento

O Zoom oferece suporte para colaboração em equipe em tempo real por meio do recurso quadro de compartilhamento! Embora possa ser difícil usar um quadro de compartilhamento virtual na maioria dos dispositivos sem tela sensível ao toque, avalie a possibilidade de ingressar na reunião com um iPad e, em seguida, compartilhar/quadro de compartilhamento no iPad. 

Integração com a sua agenda

Eu uso o Gmail, então vou detalhar esse fluxo de trabalho específico, mas podem ser encontradas mais informações sobre a integração das agendas do Office 365 ou Exchange aqui.

1. Acesse o portal de administração do Zoom e conecte a sua agenda. (Leva só um minuto)
2. Instale o plug-in Zoom para G-Suite para tornar muito mais simples adicionar links do Zoom Meeting a todos os eventos da sua agenda.

Aqui tem um vídeo de menos de 1 minuto sobre como integrar sua agenda (demonstração do Gmail).

Anotação sobre o conteúdo compartilhado

Fazer edições de design ou de documentos é muito mais fácil quando se pode fazê-las em conjunto. Certifique-se de aproveitar as funcionalidades de coanotação para simplificar a colaboração. 

Aproveite o chat na reunião para compartilhar arquivos e recursos

Eu uso o chat na reunião como uma forma de compartilhar links ou recursos que possam ser abordados na reunião. Por exemplo, os membros da equipe compartilharão documentos do Google, URLs ou apenas comentários rápidos (para não interromper as conversas em andamento). 

Habilite o recurso “Retocar minha aparência” para um aprimoramento sutil do vídeo

Essa funcionalidade pode ser habilitada através das configurações do Zoom. Ajuda a reduzir a quantidade de olheiras e manchas leves na pele, proporcionando uma aparência melhor.

Proteção da sua experiência de reunião

A configuração do seu escritório pode se embasar em suas preferências de segurança, mas sua configuração de trabalho remoto pode requerer alguma ajuda. O Zoom tem uma série de recursos excelentes para proteger suas reuniões e proporcionar privacidade. Como o Zoom você pode:

• Bloquear sua reunião e exigir uma senha para ingresso
• Habilitar o recurso sala de espera e admitir/expulsar usuários quando estiver pronto para recebê-los ou não
• Restringir os participantes da reunião somente para usuários autenticados com o mesmo domínio
• Habilitar uma marca d'água no áudio e no vídeo se o conteúdo da reunião for confidencial
• Limitar o compartilhamento de tela ao conteúdo de um aplicativo específico, em vez de mostrar toda a sua área de trabalho, para impedir que os participantes vejam, acidentalmente, algo que não deveriam.

• Arrume-se: arrume-se dos pés à cabeça. Vista uma camisa ou um traje que você normalmente usaria no trabalho quando vai escritório e não aquela camisa velha e surrada para fazer faxina.
• Intervalos regulares: assim como no escritório, faça pausas regulares a cada hora para evitar o burnout. Leve o cachorro para um passeio extra (ele vai adorar), coloque a roupa suja para lavar ou passe 15 minutos ao ar livre com as crianças (elas vão adorar também).
• Alongue!Desligue seu vídeo e estique-se um pouco de hora em hora. Dê uma volta pela cozinha entre uma chamada e outra ou use uma bola de massagem ou outro massageador nas costas para evitar torcicolos. Ou torne a coisa ainda mais divertida e use um plano de fundo virtual em vídeo simulando uma academia e convide seus colegas para se exercitar!
• Avise sobre sua disponibilidade: publique sua agenda para que outras pessoas possam vê-la e saibam quando procurá-lo. É possível reservar horários para trabalhar em projetos, definir lembretes para tarefas importantes e até reservar um tempo para os preparativos do jantar. Também é possível alternar o status do Zoom Team Chat para ocupado quando for necessário focar em um projeto.
• Elimine distrações: feche a porta para se isolar um pouco e ter privacidade, principalmente em casa. Até mesmo uma simples cortina pode ser útil para delimitar seu espaço. Será desejável também fechar guias e pausar notificações para não ficar tentado a verificar constantemente as mídias sociais. É uma possibilidade agendar uma ou duas reuniões de 10 minutos ao longo do dia, para estabelecer momentos específicos para as redes sociais, funcionando como uma pausa e como uma atualização pessoal.
• Porém, evite o isolamento e a solidão: muitas pessoas precisam desse contato pessoal com a equipe, por isso é útil ter reuniões diárias. Quem sabe até mesmo um "almoço coletivo" com os colegas pelo Zoom. Fale ao vivo ou desative o áudio e converse pelo chat com o grupo ou individualmente, o que for melhor para o tipo de conversa que precisar desenvolver.

Há uma série de ótimas referências por aí sobre as práticas recomendadas para trabalho em casa e para organizar experiências digitais. Aqui vão algumas:

• Webinar sob demanda: melhores práticas para trabalhar em casa com o Zoom
• As 10 dicas COMPROVADAS para configurar com sucesso um trabalho temporário de home office
• Práticas recomendadas para organizar um evento digital
• Como resolver os desafios do futuro no local de trabalho com uma cultura de experiências orientadas para vídeo
• Como adotar e proteger uma força de trabalho remota: cibersegurança em tempos de COVID-19
• Dicas para um novo ritmo produtivo

Lembre-se de que todos da sua equipe provavelmente estão no mesmo barco. Um cachorro latindo ou uma campainha tocando durante uma reunião não é o fim do mundo. Faça o possível para preparar seu local de trabalho, ajustar-se às novas rotinas e ambientes de trabalho e ignorar as pequenas coisas. Você está indo muito bem!! Comece a usar o Zoom hoje mesmo com uma licença básica gratuita ou converse com um especialista em produtos da Zoom para descobrir como ter o Zoom na sua organização.