Przeniesienie dużych wydarzeń na żywo do środowiska wirtualnego w sposób elastyczny nie jest łatwe, ale National Kidney Foundation (NKF) pokazała nam, że jest to możliwe, w ciągu kilku tygodni przekształcając swoje sztandarowe wydarzenie w udaną, bezpieczną konferencję wirtualną z wykorzystaniem Zoom.
Organizowane przez National Kidney Foundation wydarzenie Spring Clinical Meetings to coroczna konferencja mająca na celu zapewnienie edukacji, zarówno z możliwością zdobywania punktów kredytowych, jak i bez takiej możliwości, ponad 3000 specjalistów w dziedzinie opieki nefrologicznej. Wydarzenie oferuje ścieżki edukacyjne dla nefrologów, pielęgniarek i techników dializacyjnych, asystentów lekarzy, pielęgniarek praktyki, farmaceutów, pracowników socjalnych, koordynatorów przeszczepów i dietetyków nefrologicznych.
Konferencja Spring Clinical Meetings oferuje możliwości:
- pracownikom służby zdrowia, którzy mogą zdobywać punkty kredytowe za kształcenie ustawiczne w dziedzinie opieki zdrowotnej;
- naukowcom, którzy prezentują i omawiają swoje najnowsze badania;
- doceniając osoby, które wniosły znaczący wkład w dziedzinę nefrologii;
- organizacjom zajmującym się urządzeniami medycznymi, firmom farmaceutycznym i innym organizacjom non-profit, które prezentują swoje najnowsze produkty i usługi.
Ale gdy pandemia COVID-19 rozprzestrzeniła się na cały świat, organizatorka Jessica Joseph wiedziała, że impreza nie odbędzie się zgodnie z planem w Nowym Orleanie.
„Poczuliśmy, że musimy coś zrobić i nie pozwolić, aby cały rok planowania naprawdę ważnych treści poszedł na marne” — powiedziała Joseph, starszy wiceprezes ds. operacji naukowych NKF, która od 16 lat organizuje konferencje Spring Clinical Meetings NKF. „Lekarze muszą regularnie zdobywać punkty w swojej dziedzinie, inaczej stracą certyfikację. Pomagamy im w ciągłym zdobywaniu akredytacji. Ale jeszcze ważniejsze jest to, że konferencje Spring Clinical Meetings wspierają klinicystów w zapewnianiu najbardziej aktualnych opcji leczenia i opieki nad pacjentami we wszystkich stadiach chorób nerek”.
Potwierdził to Kevin Longino, dyrektor generalny National Kidney Foundation.
„To ogromne wydarzenie dla naszej społeczności klinicznej i znacząca okazja do zbiórki pieniędzy dla Fundacji” — powiedział Longino. „Ta konferencja bezwzględnie musiała się odbyć”.
W obliczu groźby odwołania konferencji zaplanowanej na 26–29 marca, Jessica Joseph i National Kidney Foundation pokazały, jak innowacyjne organizacje szybko dostosowują się do wyzwań związanych z COVID-19.
Przejście na konferencję wirtualną
Zaledwie kilka tygodni przed planowanym wydarzeniem i szybko rozwijającym się kryzysem zdrowia publicznego Joseph i jej zespół musieli podjąć decyzję, czy wydarzenie się odbędzie. Pacjenci poddawani dializie są bardziej narażeni na COVID-19, a ich opiekunowie kliniczni nie mogli dotrzeć do Nowego Orleanu — jednego z ognisk wirusa w USA — bez ryzyka stworzenia mini-epicentrów w całym kraju.
Joseph zdecydowała się na tryb wirtualny 9 marca i ogłosiła to uczestnikom 10 marca. Zespół NKF skontaktował się z Zoom następnego dnia, aby dowiedzieć się, jak to wszystko zorganizować.
„Od jakiegoś czasu korzystaliśmy z Zoom Meetings wewnętrznie, więc skontaktowaliśmy się z zespołem Zoom, który naprawdę pomógł nam zrozumieć, co jest możliwe” — powiedziała Joseph.
NKF uzyskała ponad tuzin licencji Zoom Webinars na to wydarzenie i planowała wykorzystać Zoom do zorganizowania całej konferencji w dokładnie taki sam sposób — te same ścieżki, te same sesje i w tej samej strefie czasowej — jakby odbywała się w przypadku osobistego udziału uczestników.
„Przez cały czas korzystaliśmy ze wszystkich webinarów, ale gdybyśmy wiedzieli z wyprzedzeniem, że jedna konkretna sesja chciała podzielić się na grupy, moglibyśmy z łatwością zaplanować ją jako spotkanie Zoom i skorzystać z funkcji Oddzielny pokój — powiedziała Joseph.
Joseph zauważyła, że jak najszybsze poinformowanie o nowej logistyce konferencji Spring Clinical Meetings było wyzwaniem, ale planowanie i przygotowanie z wyprzedzeniem pomogło to złagodzić.
„Wiele osób było sceptycznych, że to się uda (wirtualnie), zwłaszcza mówcy, którzy byli przyzwyczajeni do prezentowania przed pełną salą ludzi” — powiedziała. „Gdy skonfigurowaliśmy wszystkie identyfikatory webinarów Zoom, zaplanowaliśmy prelegentów i wysłaliśmy zaproszenia do kalendarza z unikalnymi linkami panelistów dla każdego prezentera. Zajęliśmy się również planowaniem i przeprowadzaniem sympozjów sponsorowanych przez firmy oraz sesji z prezentacjami, aby upewnić się, że wszyscy przetestowali funkcję Q&A, udostępnianie ekranu i że ich mikrofony działały”.
Fundacja użyła również funkcji ankiet Zoom na webinarach w co najmniej 60% sesji, aby ocenić poziom wiedzy, zainteresowanie w określonych obszarach i zachęcić do debaty. Ten rodzaj zwiększania zaangażowania to nie tylko dobry sposób na utrzymanie uczestnictwa i zachęta do zdobywania wiedzy, ale często jest to po prostu niezbędne.
„Na przykład w przypadku ustawicznego kształcenia medycznego farmaceutów konieczne są wbudowane strategie aktywnego uczenia się” — powiedziała Joseph. „A ankiety są doskonałym narzędziem, aby to zapewnić”.
Zalety platformy wirtualnej
Według Joseph wirtualne konferencje Spring Clinical Meetings przyniosły wyraźne korzyści zarówno uczestnikom, jak i osobom nieuczestniczącym:
- Większe możliwości dla wystawców: podczas prezentacji wystawców firma farmaceutyczna może być w stanie zaprezentować się tylko 50 osobom w fizycznej hali wystawienniczej. Jednak do porównywalnych sesji w przemianowanym centrum Virtual Product Theater dołączało od 175 do 250 osób.
- Sprawniejsze nagrywanie: fundacja mogła dzięki Zoom nagrywać i publikować sesje online znacznie szybciej i taniej. Wcześniej zespoły nagrywały tylko kilka sesji w ramach konferencji.
- Więcej możliwości uzyskania punktów: wszystkie te nagrania oznaczają, że więcej osób może uzyskiwać dostęp do sesji i zdobywać punkty online. NKF utrzymywała rejestrację otwartą do końca kwietnia, aby wydłużyć możliwość zdobycia punktów.
- Rozszerzony dostęp: po podjęciu decyzji o przejściu na tryb wirtualny NKF umożliwiła każdemu, kto chciał oglądać sesje, dostęp bez rejestracji na konferencję. (Uczestnicy nadal musieli zarejestrować się na konferencję, aby otrzymać punkty).
„Właśnie otrzymaliśmy najlepsze informacje zwrotne od uczestników, a nawet prelegenci, którzy byli nieco sceptyczni, byli zdumieni poziomem zaangażowania i tym, jak płynnie wszystko przebiegło” — powiedziała. Ktoś nawet powiedział: «Wyglądało na to, że ta konferencja została stworzona, aby być wirtualną.» ”.
A kiedy zapytano o obawy dotyczące bezpieczeństwa związane z wirtualnym wydarzeniem, Joseph powiedziała, że zakłócenia nie były problemem ze względu na charakter platformy Zoom.
„Zoom Webinars z założenia chronią przed zakłóceniami, ponieważ tylko nasi wcześniej wybrani paneliści mieli możliwość korzystania z dźwięku i obrazu” — powiedziała „Ponadto Zoom ma wiele ustawień administracyjnych, które pozwoliły nam monitorować i ograniczać funkcjonalność czatu w przypadku jakichkolwiek problemów. Doceniłam elastyczność w zarządzaniu kontrolą ustawień w oparciu o potrzeby mojego programu”.
„Dostosuj się, adaptuj i realizuj”
Longino powiedział, że czterodniowe wydarzenie odnotowało 11% wzrost frekwencji w porównaniu z ubiegłym rokiem, z 3583 uczestnikami, którzy wirtualnie uczestniczyli w 130 sesjach i 338 prelekcjach, w tym z udziałem zastępcy sekretarza Erica D. Hargana z Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej USA jako tegorocznego mówcy plenarnego.
Hargan był w stanie dostarczyć szczegółowe raporty z postępów w realizacji ostatniej inicjatywy Advancing American Kidney Health, a także aktualne informacje na temat reakcji na COVID-19, co być może nie byłoby możliwe bez szybkich działań Joseph i zespołu NKF.
Longino twierdzi, że przejście na konferencję wirtualną może zakończyć się sukcesem, ale sprostanie tak krótkiemu terminowi jest dowodem na to, że pracownicy NKF szybko się dostosowali, zespoły pozostały skoncentrowane na celu i cieszyły się wsparciem odpowiednich partnerów.
„W naszym świecie klinicznym i non-profit nigdy nie słyszeliśmy o czymś takim, zwłaszcza na taką skalę” — powiedział. „Dzięki Zoom byliśmy w stanie zmienić kierunek, dostosować się i przeprowadzić wirtualne wydarzenie tej wielkości”.
Dodał: „Nasze wydarzenie przebiegło bez najmniejszych problemów, a otrzymaliśmy wyłącznie pozytywne informacje zwrotne. Cały proces dodawania kolejnych kont i pozostała pomoc Zoom, którą otrzymaliśmy, były po prostu znakomite. Technologia Zoom i zespół Zoom pomogły nam z powodzeniem przenieść naszą konferencję Spring Clinical Meetings na platformę wirtualną.
Biorąc pod uwagę wyższą frekwencję wirtualną, Joseph powiedziała, że rozważa hybrydowe wydarzenie wirtualno-lokalne przy okazji konferencji Spring Clinical Meetings 2021 w Orlando.
„Dla tych, którzy nie mogą podróżować lub wziąć wolnego, to świetny sposób na zdobycie potrzebnych punktów edukacyjnych” — powiedziała. „Branża edukacji medycznej i ogólnie przestrzeń badań medycznych mogłyby zyskać na większej elastyczności. Na pierwszej linii frontu walki z koronawirusem znajdują się obecnie lekarze, pielęgniarki i klinicyści, a niektórzy z nich musieli odwołać swój udział w tej konferencji, ponieważ ich miasta zostały poważnie dotknięte. Dostarczanie platform, które umożliwiają społeczności medycznej być wirtualnie dostępną i zaangażowaną, to przyszłość”.
Przenieś swoje wydarzenie do świata wirtualnego z Zoom
Fundacja National Kidney Foundation (NKF) jest doskonałym przykładem na to, jak można skutecznie i elastycznie przenieść wydarzenia na żywo do formy wirtualnej, korzystając z Zoom. Możesz przeczytać wpis Jessiki Joseph na LinkedIn z jej relacji „z pierwszej linii” na temat tego, co było potrzebne do przeniesienia konferencji Spring Clinical Meetings do strefy wirtualnej. Możesz również zapoznać się z naszym artykułem pomocy na temat porównania Zoom Meetings do Zoom Webinars, który ułatwi wybór najlepszego rozwiązania dla Twojej wirtualnej konferencji.
Aby uzyskać kompleksowy przewodnik krok po kroku dotyczący skutecznego organizowania konferencji online oraz wskazówki dotyczące prowadzenia wirtualnej konferencji, zapoznaj się z naszym „Kompleksowym przewodnikiem dotyczącym planowania i prowadzenia wydarzeń wirtualnych”, który został opracowany przez ekspertów Zoom ds. wydarzeń i technologii.
