Gli eventi del campus sono al centro della vita universitaria, grazie all'aiuto che forniscono agli istituti di istruzione superiore nel coinvolgimento di studenti, famiglie, docenti, personale, ex studenti e partner.
Tuttavia, per riunire la tua comunità educativa o costruire una vibrante cultura universitaria, non è necessario tenere fisicamente in loco tutti gli eventi del campus. Infatti, reinventare gli eventi tradizionali del campus come esperienze virtuali e ibride ti consente di raggiungere un maggior numero di persone e di offrire un evento più accessibile.
In questa guida troverai tutto ciò che devi sapere sulla pianificazione e sull'organizzazione di eventi del campus, siano essi online o ibridi, grazie a Zoom Events. Zoom Events può contribuire a concretizzare la tua visione, indipendentemente dalle dimensioni, dal formato o dall'esperienza che stai cercando di realizzare.
Eccoti una rapida panoramica di Zoom Events, prima di approfondire i diversi tipi di eventi che potresti voler organizzare. Pensa a Zoom Events come alla tua soluzione all-in-one per organizzare, gestire e creare report sui tuoi eventi virtuali.
Zoom Events si basa su soluzioni come Zoom Meetings e Zoom Webinars per riunire le persone aggiungendo hub dedicati per gli eventi, opzioni di registrazione e biglietteria, oltre a funzionalità di networking tra partecipanti, il tutto gestibile interamente dalla piattaforma Zoom Events.
Quando usare Zoom Events invece di Zoom Meetings o di Zoom Webinars per il tuo evento del campus? Ci possono essere situazioni nelle quali una riunione o un webinar serviranno allo scopo.Chiediti:
Se hai risposto in modo affermativo a una delle domande di cui sopra, Zoom Events può essere la soluzione adatta a te.
Se stai cercando di rendere il tuo evento ancora più speciale (ad esempio, anniversari del centenario, cerimonie o gala di raccolta fondi), Zoom ha un team dedicato ai servizi professionali per eventi, che ti potrà essere d'aiuto durante la pianificazione, l'assistenza e la produzione di un evento virtuale o ibrido di alta qualità.
I servizi per eventi Zoom includono consulenza sulle best practice per la scaletta dell'evento, configurazione e assistenza della produzione, oltre a gestione e moderazione degli eventi dal vivo. Il nostro team di servizi per eventi può fornire assistenza precedente all'evento e nel giorno dell'evento grazie a un numero telefonico che i partecipanti e gli organizzatori possono contattare.
Un tipico campus universitario pullula di eventi nel corso di tutto l'anno. Dalla settimana di orientamento agli eventi per la carriera, dalle raccolte fondi degli ex studenti, alle cerimonie di laurea, ecco alcuni esempi di come puoi reimmaginare il tuo evento come un'esperienza virtuale.
La pianificazione e l'implementazione di un evento nel campus sono attività di squadra! Per ottimizzare le comunicazioni, semplificare la preparazione e assicurarti di essere pronto per il giorno dell'evento, delega ruoli e responsabilità di ogni dettaglio. Anche se alcuni membri del team ricopriranno più ruoli, accertati chele seguenti figure siano rappresentate.
I produttori gestiranno tutto ciò che riguarda la produzione. Svilupperanno una scaletta che delinea l'ora di inizio di ogni sessione, le transizioni tra gli oratori, le liste di ripresa, le pause tra le sessioni, la musica e altri dettagli.
Il giorno dell'evento, il team di produzione dirigerà l'evento, assicurandosi che tutto proceda secondo la pianificazione e che funzioni nei tempi previsti.
Il team tecnico supervisiona la tecnologia del tuo evento. I membri del team saranno incaricati di pianificare le sessioni virtuali e assicurarsi che siano abilitate le impostazioni corrette per funzionalità come domande e risposte, chat, streaming dal vivo e registrazione. Si assicureranno inoltre che hardware come telecamere, microfoni e illuminazione siano configurati e funzionino correttamente e collaboreranno con tutti i relatori fuori sede per assicurarsi che abbiano gli strumenti giusti per effettuare presentazioni di successo, ovunque si trovino.
Per la preparazione dell'evento il team di presentazione lavorerà a stretto contatto con i relatori dell'evento (che siano parte della comunità del campus o siano presentatori esterni). Contribuiranno a raccogliere materiali di presentazione come presentazioni e a rivedere le biografie degli oratori prima di pubblicarle su Zoom Events. Verificheranno che i relatori siano a proprio agio con la presentazione con Zoom e siano pronti con l'attrezzatura e i suggerimenti giusti per audio e video impeccabili davanti alla videocamera.
Il team di marketing assumerà la gestione della promozione del tuo evento al pubblico adatto in modo da aumentare la partecipazione e raggiungere i tuoi obiettivi per l'evento. Creeranno risorse come la pagina web di un evento, volantini, post sui social media, articoli di blog e immagini per comunicare le ragioni della partecipazione, dare loro le informazioni necessarie per iscriversi e suscitare entusiasmo per il grande giorno.
Inizia a pianificare in anticipo e dedica il tempo necessario per creare una solida base per l'evento. Ecco cosa fare nelle settimane e nei giorni che precedono l'evento: dalla realizzazione di tutti i dettagli in Zoom Events alla realizzazione di un'esperienza unica e piacevole per gli ospiti.
Se non l'hai ancora fatto, ti consigliamo di creare un hub, ovvero un luogo dove raccogliere eventi imminenti, attuali e passati.
Puoi avere un hub per tutti gli eventi universitari, ma se prevedi di organizzare molti tipi di eventi diversi per un pubblico diverso nel corso dell'anno, puoi realizzare hub differenti. Ad esempio, puoi realizzare un hub per gli eventi di ex studenti, un altro per gli eventi condotti dall'amministrazione come orientamento o cerimonie e hub che possono sfruttare i diversi dipartimenti per pubblicare i loro eventi.
Puoi personalizzare dettagli come:
Per una guida dettagliata sulla creazione di un hub, consulta la nostra pagina di assistenza.
Una volta configurato l'hub, puoi creare e inserire i dettagli sul tuo evento imminente. Se disponi di diversi hub, puoi scegliere a quale hub desideri associare l'evento.
Puoi aggiungere i seguenti dettagli sull'evento:
Consulta la nostra pagina di assistenza per ricevere istruzioni dettagliate sulla creazione del tuo evento.
Raccogliere i feedback nel corso dell'evento o alla sua fine è un ottimo modo per coinvolgere i partecipanti e consentirgli di riflettere sui contenuti della sessione mentre l'evento è ancora fresco. Con Zoom Events, hai la possibilità di aggiungere un sondaggio da proporre al termine di ogni sessione, delle sessioni selezionate o al termine dell'evento complessivo. Puoi anche aggiungere al sondaggio diversi formati di domande.
Gli organizzatori di eventi virtuali e ibridi hanno l'alta aspettativa di realizzare un'esperienza coinvolgente e interattiva per i partecipanti remoti, dopo tutto, possono facilmente essere multitasking o cliccare per uscire dall'evento ogni volta che lo desiderano. Ecco alcune funzionalità che possono esserti d'aiuto per progettare esperienze di cui i partecipanti vorranno far parte.
Nella lobby degli eventi di Zoom, i partecipanti registrati possono connettersi e fare rete prima e durante l'evento. Nel caso di eventi come convegni educativi, sessioni di orientamento per gli studenti o riunioni di ex studenti, puoi impostare e promuovere argomenti a tutti i partecipanti con due settimane di anticipo sull'evento per avviare un dialogo e porre domande per incoraggiare i partecipanti a interagire.
La funzionalità Domande e risposte consente ai partecipanti del webinar di inviare delle domande durante la sessione e di ottenere risposte dal vivo o per iscritto. Ecco alcuni consigli per usare la funzionalità "Domande e risposte" durante un webinar:
Ottieni dei feedback in tempo reale da parte dei tuoi partecipanti o controlla se hanno capito i contenuti che hai presentato utilizzando la funzionalità dei sondaggi. Puoi impostare un sondaggio con domande mirate prima dell'evento e lanciarlo avviarlo durante la sessione.
Abilita la funzionalità Expo per l'evento e consenti ai partecipanti di fare rete tra loro e di entrare negli stand per avere maggiori informazioni su argomenti o sponsor in particolare. Expo è una funzionalità di Zoom Events che consente agli organizzatori di eventi di allestire una mostra virtuale per collegare i partecipanti ai rappresentanti dello stand (sponsor, espositori) in modo che conoscano i loro prodotti e servizi. Quando crei il tuo evento vedrai una scheda con l'etichetta "Expo": in quella scheda puoi attivare o disattivare la funzionalità Expo.
Consulta la nostra pagina di assistenza per ottenere tutte le informazioni sull'allestimento dell'Expo per il tuo prossimo evento.
Usa Zoom Apps come Kahoot!, Mentimeter o Miro per portare più divertimento, interattività e collaborazione al tuo evento.
Fai conoscere i partecipanti tra loro dividendoli in piccoli gruppi durante l'evento. Puoi dividerli in sessioni secondarie in tempo reale, assegnarli a una sala prima dell'evento oppure permettere a ciascuno di scegliere a quale sala partecipare e di spostarsi liberamente da una all'altra.
Scopri come creare, assegnare e gestire le sessioni secondarie.
Effettuare una prova consente al team e ai presentatori dell'evento l'opportunità di perfezionarsi e prepararsi per il grande giorno.
I team di produzione, tecnici e di presentazione devono collaborare per pianificare una prova con tutti i soggetti coinvolti nell'evento, sia dietro le quinte, sia davanti alla telecamera. Ripassa la scaletta dell'evento, collauda l'attrezzatura e le impostazioni, prova transizioni e tempistiche e assicurati che le presentazioni funzionino correttamente.
Inizia lo spettacolo! Il giorno dell'evento, avrai alle spalle la maggior parte del lavoro di preparazione. Il tuo obiettivo sarà quello di implementare gli impegni della pianificazione e offrire ai tuoi ospiti la migliore esperienza possibile.
La funzionalità Backstage per Zoom Webinars offre a organizzatori, co-organizzatori e relatori un’area privata di “backstage” o “green room” per organizzarsi e prepararsi prima o tra un accesso e l’altro alla sessione attiva del webinar. Dal backstage, puoi vedere e ascoltare la sessione webinar attiva (nota anche come “palco principale”) per seguire l’evento e cogliere i segnali che ti faranno sapere quando unirti al palco principale.
Chiama i relatori da 10 a 20 minuti prima dell'inizio dell'evento in modo che possano incontrarti nel backstage per provare video e audio, condivisione schermo e sfondi virtuali, il tutto senza interruzioni sul palco principale. Da lì, organizzatori e relatori possono entrare e uscire agevolmente dal palco principale tutte le volte che ne hanno necessità.
Avvia il webinar con qualche minuto di anticipo per concedere a tutti i partecipanti il tempo necessario all'accesso. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell'attesa, ma assicurati che sia royalty-free.
Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, approfittane e ricontrolla che le impostazioni della riunione o del webinar siano corrette. Controlla se la registrazione è in atto (è indicato nell'angolo in alto a sinistra della finestra) e se stai trasmettendo in diretta streaming sulle piattaforme appropriate, e avvia la diretta in streaming dal vivo nel caso non sia abilitata automaticamente. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni appropriate.
Apri l'evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. E non dimenticare di ringraziare i relatori e gli sponsor!
Assicurati che i partecipanti conoscano queste funzionalità grazie alle quali possono creare un'ottima esperienza di evento e connettersi con gli altri ospiti.
La lobby dell'evento è uno spazio permanente in cui i partecipanti possono fare rete tra loro e con gli sponsor dell'evento prima, durante e dopo l'evento. Gli ospiti hanno la possibilità di scambiare facilmente informazioni di contatto, chattare e avviare riunioni con altri partecipanti nella lobby dell'evento. Dalla lobby, i partecipanti possono anche visualizzare le sessioni dal vivo prima di partecipare.
Se il tuo evento è composto da più sessioni, invita i partecipanti a tenere conversazioni più mirate nelle chat delle sessioni, dove possono trattare argomenti relativi a ciascuna sessione specifica. Puoi anche invitare i presentatori a partecipare alla chat della sessione per rispondere alle domande e approfondire gli argomenti.
Consiglio professionale
I titolari e i moderatori designati degli eventi hanno la possibilità di rimuovere messaggi e utenti dalle chat di gruppo della lobby di Zoom Events. Assegna al personale dell'evento il ruolo di moderatore in Zoom Events e chiedi al tuo team di monitorare la chat alla ricerca di messaggi di disturbo o inappropriati.
Ogni ospite può organizzare la propria agenda di eventi personalizzata aggiungendo sessioni al proprio itinerario. L'itinerario è un luogo centralizzato nel quale i partecipanti possono visualizzare tutte le loro sessioni di interesse a colpo d'occhio su una configurazione di calendario.
La directory delle sessioni consente ai partecipanti di cercare le sessioni con facilità e filtrare la visualizzazione in base alla traccia dell'argomento, al tipo di pubblico e altro ancora.
Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi più velocemente. Se i relatori riscontrano dei problemi, puoi chattare con loro sul client Zoom o usare la funzionalità di chat privata interna alla sessione.
Di seguito riportiamo alcune risorse rapide per risolvere i problemi comuni relativi all'organizzatore e ai partecipanti:
Congratulazioni per aver organizzato un evento di successo! Una volta terminato l'evento, puoi continuare a connetterti con i partecipanti, raccogliere feedback e approfondire i rapporti post-evento per analizzare la partecipazione e il coinvolgimento.
Consulta le sezioni Analisi e Pannello di controllo di Zoom Events per visualizzare e generare report con i risultati dei sondaggi post-evento. Come parte delle discussioni di debriefing, compila il feedback generale della sessione e dell'evento.
Rendi disponibile la registrazione dell'evento a tutti coloro che si sono iscritti, inserisci le registrazioni sul tuo sito web per l'se desideri un accesso generale o blocca il contenuto per raccogliere i dati utenti dagli spettatori che accedono alle registrazioni. Puoi gestire le registrazioni degli eventi in diversi modi:
Gli eventi sono perfetti per la connessione con la comunità del campus, ma non dimenticare di proseguire il coinvolgimento anche una volta che il momento cruciale è terminato. Invia un'e-mail ai partecipanti per invitarli a guardare le registrazioni delle sessioni quando saranno disponibili e come azione supplementare per condividere altri eventi o notizie pertinenti a cui potrebbero essere interessati. Personalizza i contenuti per il tuo pubblico, ad esempio dopo aver ospitato una sessione di orientamento per i nuovi studenti, fai seguire i suggerimenti per avere successo durante il primo anno e i link a diversi circoli e attività che si svolgono nel campus.
Se utilizzi Zoom Events, consulta il pannello di controllo e di analisi per controllare l'analisi delle pagine, delle lobby e delle sessioni, i report sulle sessioni degli eventi e le analisi degli sponsor degli eventi. Puoi anche generare dei report sulla riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e i sondaggi sulle riunioni, o report sul webinar per ottenere informazioni su iscrizioni, partecipanti, sessione Domande e risposte, sondaggi ed evento in generale.
Utilizza i dati dei partecipanti e i risultati dei sondaggi, nonché il feedback di oratori e relatori, e monitora il coinvolgimento con i tuoi contenuti e con altre funzionalità dell'evento. Valutando gli aspetti che hanno funzionato e quelli che hanno funzionato meno, sarai in grado di rendere il prossimo evento del campus più incisivo del precedente.
Zoom Events può aiutarti a creare esperienze memorabili e a connetterti con diversi partecipanti della comunità universitaria. Inizia con uno dei nostri piani flessibili o segui il nostro webinar on-demand per vedere le possibilità di Zoom Events per la tua università.
