Convera vede raddoppiare il coinvolgimento dei dipendenti e migliorare la produttività con la piattaforma di Zoom basata sull'IA

Convera aiuta le organizzazioni di ogni dimensione, dalle piccole imprese agli istituti scolastici alle grandi imprese, a spostare denaro in tutto il mondo. La comunicazione in Convera, che ha oltre 2000 dipendenti che assistono oltre 30 000 clienti a livello globale, deve essere affidabile, sicura e semplice. E quando a Chris Blackstone, direttore del settore area di lavoro digitale e al suo team è stata presentata un'opportunità unica nel suo genere nel 2022, la scelta si è indirizzata verso Zoom e la semplicità ne ha rappresentato una delle ragioni principali.

"Quando parliamo di tecnologia sul luogo di lavoro, le soluzioni fra le quali muoversi possono sembrare complesse come un labirinto", ha continuato Chris. "Abbiamo deciso di fornire alle persone un'unica applicazione, una sola piattaforma da usare per telefonare, per organizzare riunioni e per la collaborazione digitale."

È raro avere l'occasione di ripartire da zero, ma è esattamente ciò che hanno dovuto affrontare Chris e il suo team. "Siamo stati in grado di coinvolgere Zoom dall'inizio con scarsi elementi derivanti dalla precedente esperienza", ha affermato.

La decisione si è basata in gran parte su Zoom Phone. "Abbiamo potuto scegliere Zoom Phone come base per ciò che sembrava essere l'integrazione di Zoom in Convera, e da lì abbiamo potuto espanderci davvero e sfruttare tutte le nuove funzionalità offerte da Zoom", ha affermato Chris. "Abbiamo preso la decisione giusta fin dall'inizio".

Nell'arco di meno di due anni, Convera ha ampliato l'uso della piattaforma oltre a Zoom Phone e a Meetings aggiungendo Team Chat, Webinar, Events e Contact Center. Il passaggio alla licenza Zoom Workplace ha permesso di sbloccare l'accesso a un maggior numero di funzionalità chiave di Zoom, tra cui AI Companion, che, secondo Chris, è stato accolto con entusiasmo.

Attribuisce il merito di aver reso possibile un'implementazione così rapida di soluzioni come AI Companion alla stretta collaborazione con il team di sicurezza di Convera.

"Vogliamo essere certi che le soluzioni di collaborazione che utilizziamo siano completamente conformi a tutte le normative e aspettative del nostro team per la sicurezza", ha affermato Chris. Ne abbiamo discusso e ci siamo assicurati di poterlo indirizzare alle risorse di Zoom e ai dipendenti Zoom per trovare risposte alle loro domande. La chiara leadership di Zoom nel non addestrare i propri modelli di IA usando i dati dei clienti ci ha davvero aiutato nel processo". 

In qualità di azienda nel settore della tecnologia finanziaria la sicurezza e la conformità sono fondamentali per il settore operativo di Convera. Il team ha implementato la chiave gestita dal cliente Zoom per gestire le chiavi di crittografia per tutti i contenuti di Convera sulla piattaforma Zoom. È stato un gran passaggio per noi e un elemento davvero importante per dimostrare l'importanza che attribuiamo alla sicurezza", ha proseguito Chris.

Chris ha sperimentato in prima persona come Zoom aiuta i dipendenti di Convera a connettersi ogni giorno. "Abbiamo tratto un enorme vantaggio da Zoom e dalla sua capacità di abbattere le barriere attorno alla collaborazione", ha dichiarato. 

Parte di ciò consiste nel migliorare l'esperienza delle riunioni, prima, durante e dopo la riunione stessa. "Per molti di noi le giornate ruotano intorno alle riunioni", ha detto Chris. "L'idea di poter utilizzare la chat ininterrotta di una riunione per preparare la riunione con domande, avere la stessa chat a disposizione durante la riunione e proseguire la discussione nella stessa chat in seguito, ci solleva dal continuo spostamento fra ricevere un invito alla riunione via e-mail, parlare nella chat, ricevere un ordine del giorno su un documento word e prendere appunti con un altro programma".

I dipendenti possono ricevere un aiuto ancora maggiore durante le riunioni grazie ad AI Companion, disponibile per automatizzare la presa di appunti, identificare le azioni da intraprendere ed evidenziare gli argomenti importanti della conversazione nelle registrazioni delle riunioni. "I riepiloghi delle riunioni di AI Companion rappresentano un punto di svolta ai nostri occhi", ha ribadito Chris. "Aiutano le persone a essere efficienti durante le riunioni. Le persone possono essere più concentrate perché sono meno preoccupate di dover prendere appunti. Si possono coinvolgere emotivamente ed essere più inclusive nei confronti dei partecipanti alla riunione."

Chris e il suo team hanno anche valutato come migliorare l'esperienza fisica delle riunioni attraverso una combinazione di hardware e software, utilizzando la tecnologia Zoom Rooms per abilitare al video le sale conferenze e dotarle di dispositivi Neat. Grazie a funzionalità come il direttore intelligente, le videocamere possono evidenziare le persone in sala per consentire un migliore coinvolgimento e una maggiore inclusione.

"Neat Boards e Neat Bars sono tecnologie che hanno entusiasmato le persone e che stanno davvero facendo la differenza nell'esperienza delle riunioni, contribuendo a renderle più eque in modo che sia le persone in sala sia quelle da remoto vivano la stessa esperienza", ha proseguito Chris. "Prevediamo vantaggi significativi nei prossimi anni, soprattutto se esaminiamo l'aspetto della nostra esperienza di collaborazione in ufficio e come massimizzarla per i particolari tipi di collaborazione in quegli uffici".

Chris, in qualità di responsabile del gruppo per l'area di lavoro digitale in Convera, è attento all'esperienza dei dipendenti e a come si costruisce il coinvolgimento, soprattutto quando i colleghi non si trovano fisicamente nello stesso luogo. Per Convera, tutto inizia con Workvivo.

Workvivo è il luogo in cui i dipendenti di Convera si confrontano su diverse questioni. Secondo Chris, pubblicano annunci organizzativi, esprimono riconoscimento ai dipendenti che fanno un ottimo lavoro ed evidenziano anniversari e compleanni.

Convera ha iniziato nel 2022 a utilizzare Workvivo come piattaforma per il coinvolgimento dei dipendenti, quindi quando nel 2023 Workvivo è entrato a far parte della famiglia Zoom, è stata una felice coincidenza avere tutto in un unico luogo

"Ero al settimo cielo per i vantaggi che avremmo ricevuto", ha dichiarato Chris.

Convera è stata un pioniere nell'uso di Workvivo all'interno del Client Zoom Desktop e Chris ha affermato di aver riscontrato un notevole aumento del coinvolgimento grazie alla piattaforma.

È utile anche per le comunicazioni tra team e reparti interi. "Possiamo comunicare con tutti i membri di una particolare organizzazione, secondo le indicazioni del leader di tale organizzazione. Con le altre soluzioni si tratta di un aspetto difficile, ma con Workvivo è un gioco da ragazzi" ha affermato Chris.

È entusiasta della possibilità di offrire ai dipendenti diverse modalità di connessione e di sviluppare le loro carriere su Workvivo. "Collaboreremo con Zoom e Workvivo per progettare una soluzione in grado di coinvolgere i nostri dipendenti e di andare oltre i ringraziamenti e i complimenti, incoraggiando le persone a coinvolgersi maggiormente, a includere i colleghi e persino a vederlo come un modo per progredire nell'organizzazione", ha proseguito Chris.

Oltre a fare progetti con Workvivo, Chris e il suo team hanno collaudato Zoom Scheduler con un piccolo gruppo di dipendenti per integrare un processo di pianificazione più semplice nell'esperienza Zoom. Ritiene che l'utilizzo delle efficienze integrate in Zoom in parallelo sia più efficiente rispetto al tentativo di unire le soluzioni di diverse aziende.

"Spesso penso alle aree di lavoro digitali e ai gruppi di collaborazione digitale come a delle mini-consulenze all'interno di un'organizzazione", ha affermato Chris. "Le persone ci presentano dei problemi complessi e inusuali e noi li aiutiamo a trovare una soluzione. E Zoom è stato straordinario nell'aiutarci a risolvere e a soddisfare queste esigenze".

I suoi consigli agli altri leader dell'area di lavoro digitale? "Non pensare a Zoom solo come a una piattaforma per riunioni. Rispetto ad altre soluzioni, offre molte altre funzionalità più accessibili per le persone".

"Pensate al vostro miglior futuro possibile. Quali sono i modi con i quali volete davvero lavorare insieme agli altri nella vostra organizzazione? E vediamo se le soluzioni che state esaminando, paragonabili a Zoom, possono davvero aiutarvi a raggiungere quel miglior futuro possibile grazie al buon funzionamento di tutti i componenti".