Guide pour créer et développer votre entreprise avec Zoom

En tant que dirigeant d’entreprise, vous savez tout sur l’importance de la communication. Rester en contact avec vos clients, employés, partenaires, investisseurs, fournisseurs et vendeurs peut vous aider à instaurer la confiance, à développer votre marque et à construire des relations utiles et enrichissantes avec les personnes qui comptent le plus pour votre entreprise.

Ce guide propose plusieurs méthodes pour vous aider à améliorer votre service clientèle, à renforcer la collaboration et à soutenir votre équipe distante ou hybride en pleine croissance grâce à une plateforme de travail tout-en-un optimisée par l’IA. Lorsque vos communications sont connectées et que la collaboration est bien comprise, vous passez moins de temps à vous soucier de la technologie et plus de temps à faire ce que vous aimez.

Si vous disposez d’une équipe informatique réduite ou si vous portez la casquette de "directeur informatique" (éventuellement avec plusieurs autres casquettes), une solution unifiée peut vous aider à rationaliser la gestion informatique et vous donner plus de temps pour vous concentrer sur ce qui vous passionne le plus, comme le développement de votre entreprise.

Lisez la suite pour découvrir comment Zoom Workplace avec AI Companion peut vous aider à établir des relations avec vos clients, à favoriser la collaboration entre les employés et à développer une solide culture d’entreprise pour soutenir votre équipe dynamique.

Quel que soit votre secteur d’activité, votre objectif est de répondre aux besoins de vos clients à chaque étape de leur parcours. De nos jours, les consommateurs veulent que les marques se tiennent à leur disposition pour engager des communications instantanées sur un large éventail de canaux ; non seulement par téléphone et e-mail, mais aussi via les SMS, les réseaux sociaux, le chat en direct et même la vidéo.

Voici quelques conseils pour entrer en contact avec vos clients sur Zoom Workplace :

Communiquez depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil

Même lorsque vous êtes constamment en déplacement, vous tenez à répondre présent lorsque vos clients ont besoin de vous. Zoom s’exécute sur une suite de solutions matérielles certifiées disponibles dans le monde entier pour les bureaux, les domiciles, les espaces de travail et les appareils mobiles, et vous permet de passer d’un support à l’autre en toute fluidité. Lorsque vous téléchargez l’application Zoom Workplace, vous pouvez recevoir des appels Zoom Phone, envoyer des SMS ou des messages chat, ou participer à des réunions Zoom depuis votre ordinateur portable, votre tablette ou votre smartphone. Ainsi, vous n’avez pas à rester scotché à votre bureau et vous ne risquez pas de manquer une opportunité en déplacement.

Zoom Phone vous permet de choisir le numéro à partir duquel vous appelez ou envoyez des SMS aux clients, qu’il s’agisse d’une ligne professionnelle principale ou de votre propre numéro professionnel direct. Quel que soit votre choix, vous n’aurez plus besoin d’utiliser votre numéro personnel pour joindre vos clients ni de stocker leurs informations de contact sur votre appareil personnel.

Répondez plus rapidement avec les files d'attente des appels

Bien que vous ayez été autrefois la seule personne à répondre aux appels destinés à votre entreprise, votre équipe grandissante peut vous aider à vous assurer que l’attente ne soit pas trop longue pour vos clients. La configuration d’une file d’attente vous permet d’acheminer les appels entrants vers un groupe d’utilisateurs désigné, comme l’ensemble de votre équipe de vente. Vous réduisez ainsi le temps d’attente pour les clients.

Vous pouvez même disposer de toute une équipe pour vous aider à répondre aux messages texte. Lorsque vous configurez des files d’attente d’appels, les SMS sont envoyés à un groupe d’employés afin que le premier représentant disponible réponde, réduisant ainsi les temps d’attente des clients.

Besoin d’une plateforme d’expérience client plus robuste ? Consultez Zoom Contact Center.

Interagissez avec vos clients grâce à la vidéo

Profitez des avantages de la vidéo pour toucher de nouveaux clients et proposer des services virtuels. Grâce à des fonctionnalités telles que le partage d’écran et l’annotation, établissez un dialogue avec votre client lors d’une consultation ou proposez une démonstration de produit attrayante. Vous pouvez également créer des points de contact virtuels comme un rendez-vous hebdomadaire au bureau, ou bien établir de nouvelles sources de revenus en proposant des cours et des événements virtuels. Zoom AI Companion peut vous fournir des synthèses de vos appels clients afin que vous puissiez revoir vos notes et identifier les actions à entreprendre et les prochaines étapes. 

Dans un monde numériquement connecté, vous pouvez constituer une clientèle mondiale et une équipe internationale plus rapidement que jamais. Découvrez dans quelle mesure Zoom vous permet de vous développer sur de nouveaux marchés et de rester en contact avec vos clients et vos employés.

Services téléphoniques mondiaux

Votre équipe peut vendre ou fournir un service client dans de nouveaux endroits. Zoom Phone a étendu notre couverture mondiale à plus de 47 pays et territoires et mis en place des options BYOC flexibles qui élargissent encore plus notre portée géographique.

Dépannage et assistance virtuels

Vous n’avez pas besoin de limiter vos opérations commerciales en fonction des personnes disponibles dans un lieu spécifique ; avec Zoom, les membres de votre équipe peuvent faire des affaires partout dans le monde. Un représentant du service clientèle en Europe peut participer à un appel vidéo pour fournir une assistance à un client en Asie. Un technicien d’équipement basé en Amérique du Sud peut aider à résoudre des problèmes dans une usine de fabrication aux États-Unis, exclusivement à l’aide de Zoom Workplace.

AI Companion prend en charge plus de 30 langues pour des fonctions telles que les synthèses de réunion, élément essentiel pour les équipes internationales. Vous pouvez traduire en temps réel les messages de Team Chat d’une langue prise en charge à une autre, ou poser une question à AI Companion lors d’une réunion et obtenir une réponse dans votre langue prise en charge, même si la majorité des participants à la réunion parlent une autre langue. 

Organisez des événements internationaux

Lorsque vous planifiez un lancement de produit ou une conférence client à venir, vous pouvez ouvrir votre événement à un public mondial grâce à notre solution Zoom Events. La prise en charge de l’interprétation linguistique en direct pour Zoom Meetings et Zoom Webinars vous permet de désigner vos interprètes pour différentes langues. Notre fonctionnalité de traduction en direct permet également aux participants d’activer les sous-titres qui sont traduits en temps réel dans des dizaines de langues prises en charge.

Si vos employés sont répartis dans plusieurs bureaux ou travaillent à distance, il est encore plus important de disposer d’une plateforme de communication pour permettre une collaboration efficace à distance.

Visualiser en un clin d'œil qui est disponible

Zoom Team Chat vous permet d’avoir des conversations rapides et en temps réel avec les employés sans avoir à programmer toute une réunion. C’est comme si vous passiez dans le bureau d’un collègue pour lui poser une question. Vous pouvez voir si un employé est disponible, en réunion, hors de son bureau ou en vacances, ce qui vous donne une meilleure idée du moment où vous pouvez espérer recevoir une réponse.

Créer des canaux de chat pour différents projets

Avec Zoom Team Chat, vous pouvez facilement communiquer avec des personnes individuellement ou en groupe. Vous pouvez créer plusieurs canaux pour différents groupes de personnes : un pour l’équipe commerciale, un autre pour l’équipe marketing et un autre encore pour la direction. Il est également possible de rassembler des personnes de différentes équipes au sein d’un même canal dans le cadre d’un lancement de produit ou d’un projet spécifique, afin qu’elles puissent échanger, partager des images ou des fichiers et fournir des commentaires.

Vous pouvez également créer un espace partagé dans Team Chat pour tous les canaux de discussion essentiels de votre équipe. Lors de l’intégration d’un nouvel employé, il vous suffit de l’ajouter à cet espace partagé pour qu’il ait accès à tous les canaux de discussion publics (pour les membres) dont il a besoin pour rester informé.

Alterner les modes de communication

Lorsque vous collaborez avec un collègue par chat, il est possible que vous vous rendiez compte qu’un appel téléphonique ou une vidéoconférence serait plus facile pour faire passer le message. Zoom Workplace vous permet de passer facilement d’une discussion via le chat à un appel téléphonique ou à une visioconférence en un clic. Si besoin est, vous pouvez également inviter d’autres collaborateurs à participer à un appel téléphonique ou à une réunion Zoom.

Faciliter l’accès aux outils pour les employés

Offrez à vos employés les solutions dont ils ont besoin pour communiquer et collaborer efficacement. Activez les sous-titres générés automatiquement (également appelés transcription en direct) pour tous les utilisateurs de votre compte et assurez-vous que vos employés connaissent les fonctionnalités supplémentaires de soutien à l’accessibilité qu’ils peuvent personnaliser dans leurs paramètres Zoom. Si vos employés parlent des langues différentes, AI Companion peut vous aider à surmonter les barrières linguistiques grâce à des traductions en temps réel au sein de Team Chat et de Zoom Meetings.

Nombre d’entreprises connaissent des difficultés de croissance à mesure qu’elles se développent, accueillent de nouveaux employés et conçoivent des processus évolutifs pour servir leurs clients. Voici comment vous pouvez tirer parti des technologies de communication modernes pour soutenir votre équipe hybride et la doter de ce dont elle a besoin pour travailler plus intelligemment, et non plus dur.

Intégrez les nouveaux outils à votre technologie existante

Si votre équipe perd en productivité en passant d’une application à l’autre ou en copiant des informations d’une application à l’autre, les intégrations peuvent contribuer à rationaliser ces flux de travail. Avec Zoom, vous pouvez intégrer des centaines d’applications telles que Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams et Google Workspace, réduisant ainsi le temps passé à basculer entre les différents outils.

Automatiser les flux de travail pour gagner du temps

Les tâches routinières de votre journée de travail ne prennent que quelques minutes ici et là, mais cela peut rapidement représenter un temps considérable. L’automatisation de ces tâches crée des flux de travail plus simples tout en supprimant des éléments de votre liste de tâches. Zoom Workflow Automation facilite la création de flux de travail puissants qui rationalisent votre travail dans Zoom Workplace et les applications tierces. Vous pouvez également utiliser AI Companion dans vos workflows automatisés, en tirant des informations et du contexte de la plateforme pour fournir des informations - vous permettant ainsi de vous concentrer sur le travail qui compte.

Utilisez l’automatisation des flux de travail pour :

• Restez au courant des messages de chat grâce à un briefing quotidien sur le chat d’équipe. Vous pouvez créer un flux de travail pour que AI Companion résume automatiquement les discussions récentes et ajoute le résumé à un canal de discussion ou à un document dédié.
• Faites avancer le travail avec un document de réunion dédié. Créez un flux de travail pour extraire automatiquement le résumé généré par AI Companion de votre réunion ainsi que toutes les actions clés dans un document dans Zoom Docs, Microsoft Word ou Google Docs.
• Envoyez des rapports hebdomadaires automatiques à votre équipe.
• Accueillez les nouveaux membres de l’équipe sur un canal de discussion.
• Approuvez rapidement les demandes de congés et de voyages d’affaires.
• Créez vos propres flux de travail personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

Visitez notre page de support pour commencer à utiliser l’automatisation des flux de travail.

Créer un espace de travail hybride intuitif

Il peut être difficile de savoir par où commencer en matière d’IA ; de nombreuses organisations se demandent comment l’intégrer dans les journées de travail pour qu’elle apporte des avantages tangibles. Selon une enquête sur l’IA menée en 2023 par Morning Consult pour le compte de Zoom, 69 % des responsables ont déclaré que l’un des obstacles à l’adoption de l’IA était que leur équipe ne savait pas comment l’utiliser.

Cette section présente la manière dont Zoom AI Companion, votre assistant IA intégré, peut aider les employés à hiérarchiser leur travail, à accomplir des tâches et à communiquer plus efficacement. Étant disponible sans frais supplémentaires avec les comptes Zoom Workplace payants*, il s’agit d’un excellent choix pour les petites et moyennes entreprises qui n’ont peut-être pas le budget nécessaire pour intégrer des outils d’IA coûteux.

Se focaliser sur l’essentiel

Si vos employés ont plusieurs rôles et des priorités concurrentes, il peut être difficile de savoir par où commencer. AI Companion, accessible via un panneau latéral pratique, peut les aider à hiérarchiser leur journée de travail. Ils peuvent demander à AI Companion de hiérarchiser leurs tâches, de faire en sorte que les conversations soient ciblées et percutantes, et de relancer les projets de contenu afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui est important. AI Companion pour Zoom Phone peut les aider à classer les messages vocaux par ordre de priorité et à extraire les tâches de ces messages vocaux, afin qu’ils puissent rapidement répondre à une nouvelle demande ou à un nouveau message d’assistance. 

Obtenir de l’aide pendant les réunions

Les réunions occupent une place importante dans notre journée de travail. Une étude de Zoom et Morning Consult montre que 60 % des dirigeants ont trois réunions ou plus par jour. Au cours de vos réunions, vous pouvez demander à AI Companion quel était le sujet de la discussion, les points clés soulevés par chaque participant et les conclusions de la discussion. Vous pouvez également poser des questions sur des sujets autres que ceux abordés au cours de la réunion, auxquelles AI Companion peut répondre par le biais d’une recherche sur le Web.

Agir à partir des conversations

Avec AI Companion, vous n’avez plus à craindre que des informations importantes passent inaperçues. Vous pouvez obtenir des synthèses de vos réunions Zoom Meetings et de vos appels Zoom Phone qui récapitulent les points clés et suggèrent les prochaines étapes. Ces synthèses peuvent être partagées directement avec les participants dans Team Chat ou par e-mail, de sorte que chacun puisse rester informé et prendre des mesures en fonction de ce qui a été discuté.

Vous pouvez également extraire des synthèses de réunions AI Companion ou des transcriptions de réunions précédentes directement dans Zoom Docs à l’aide d’un modèle prédéfini pour les entretiens individuels, les brainstormings, les mises à jour de projets, et bien plus encore.

Vous pouvez personnaliser Zoom de manière à répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise, quels qu’ils soient :

• Si votre entreprise traite de nombreux appels téléphoniques, ajoutez le Zoom Phone Power Pack pour faciliter le transfert d’appels, la gestion des files d’attente des appels et l’affichage des analyses d’appels en temps réel. 
• Si vous avez besoin d’enregistrer et de stocker vos appels vidéo Zoom à des fins de formation ou de conformité, augmentez la capacité de stockage dans le cloud.
• Vous souhaitez accueillir jusqu’à 1 000 participants interactifs lors d’une visioconférence Zoom ? Ajoutez une licence Grande réunion chaque fois que vous en avez besoin et revenez à votre forfait habituel le mois suivant.
• Si les membres de votre équipe sont dispersés dans le monde entier, optez pour un service de téléphonie local disponible dans plus de 45 pays différents grâce à notre forfait Global. 
• Vous avez besoin d’intégrer de la vidéo dans vos services ou solutions ? La Plateforme des développeurs Zoom vous permet de créer des intégrations personnalisées. 
• Si les investissements matériels ne sont pas dans votre budget, Zoom propose les solutions Matériel en tant que service pour acquérir ce dont vous avez besoin à un prix mensuel abordable. Vous pouvez facilement ajouter et mettre à niveau les éléments à mesure que votre entreprise se développe.

Grâce à des plans et des modules complémentaires flexibles, vous serez toujours en mesure de trouver une solution qui convient à votre situation, même si vos besoins évoluent constamment.