Les enfants sont les membres les plus vulnérables de notre société. C’est pourquoi l’organisation Save the Children s’est donnée pour mission de s’assurer que les enfants de toutes communautés à travers le monde sont en bonne santé, en sécurité et ont accès à l’éducation. Créée en 1919, Save the Children était la première organisation consacrée exclusivement à répondre aux besoins des enfants et à défendre leurs droits. Ainsi, depuis un siècle, elle a changé les vies de plus d’un milliard d’enfants dans plus de 120 pays.
À travers des initiatives visant à offrir sécurité, protection, soins de santé, nourriture ainsi que davantage d’opportunités d’éducation aux enfants, Save the Children a joué un rôle déterminant dans la création d’un avenir prospère pour les enfants de son programme. L’organisation dispose de trois bureaux aux États-Unis (à Fairfield dans le Connecticut, à Washington dans le District de Columbia et à Lexington dans le Kentucky) ainsi que d’une vaste équipe à distance dispersée à travers les États-Unis et le reste du monde.
Coordonner des équipes dispersées
Du fait de ses équipes dispersées à travers le monde et des divers programmes d’importance que celles-ci gèrent, maintenir une communication constante est essentiel chez Save the Children. Or, l’ancien système de communication vidéo de l’organisation n’était pas convivial et faisait perdre un temps précieux aux utilisateurs.
« Nous avons environ 70 salles de conférence réparties entre nos trois bureaux », explique Charlie Germano, directeur principal du service informatique et des opérations de sécurité chez Save the Children. « Les dix premières minutes de chaque réunion étaient consacrées à paramétrer la solution. Mon équipe gère l’assistance technique et toutes les heures, presque de manière systématique, quelqu’un nous contactait en panique parce qu’il n’arrivait pas à comprendre comment fonctionnait l’outil ou à lancer sa réunion. La situation était intenable. »
Tenir les équipes en télétravail informées des changements importants au sein de l’organisation était également difficile avec l’ancienne solution de visioconférence de Save the Children. Chaque mois, l’organisation tient, par visioconférence, une réunion regroupant tout le personnel. Au cours de celle-ci, le CEO et l’équipe de direction abordent les objectifs stratégiques, l’état général de l’organisation ainsi que d’autres questions importantes. Mais les équipes de Save the Children se sont heurtées à des problèmes de fiabilité et de connexion lors de ces réunions.
« Nous présentons les nouveaux employés, nous discutons de la stratégie et des nouveaux programmes, nous abordons des informations essentielles pendant ces appels avec tout le personnel », précise M. Germano. « La moitié de nos employés ne travaillent pas depuis nos bureaux, ce qui signifie que la moitié de nos employés ne recevaient pas ces informations parce que nous ne disposions pas d’un moyen satisfaisant pour diffuser la vidéo à distance à grande échelle. »
Les employés ont choisi Zoom
Les équipes informatiques de Save the Children avaient entrepris d’éplucher diverses solutions de vidéoconférence lorsqu’elles ont remarqué que certains employés utilisaient Zoom. Charlie Germano et son équipe ont alors décidé d’étudier cette option et, après une démonstration du produit, ils ont pris la décision de déployer Zoom dans l’ensemble de l’organisation. Les employés de Save the Children sont tombés amoureux de Zoom et ont commencé à l’utiliser directement ; l’adoption a donc été des plus simples.
« Souvent, lorsque vous déployez un nouvel outil, vous devez traîner tout le monde derrière vous », raconte M. Germano. « Mais là, c’était tout ce dont un responsable informatique peut rêver : les employés eux-mêmes étaient à l’initiative de l’adoption d’un nouvel outil. Nous avons été conquis dès le début. »
Charlie Germano a tout de suite remarqué que ses équipes informatiques recevaient moins de tickets d’assistance concernant les salles de conférence, ce qu’il attribue à la simplicité de Zoom Rooms.
« Vous n’imaginez pas à quel point notre expérience s’est améliorée dans les salles de conférence », assure M. Germano. « Pouvoir tout simplement entrer dans une pièce et commencer une réunion en appuyant sur son iPad est formidable. La vie de mes équipes informatiques est bien plus simple désormais. »
Les équipes de Save the Children ont également constaté qu’elles pouvaient améliorer la communication dans l’ensemble de l’organisation avec Zoom. En effet, grâce à Zoom Webinars, Save the Children a pu organiser des appels pour tout le personnel auxquels les employés à distance pouvaient participer de manière fiable, ce qui a amélioré la transmission d’informations en interne.
