Organisation d’événements virtuels : les bonnes pratiques

Les événements virtuels peuvent prendre différentes formes, et Zoom propose des solutions personnalisées pour s’adapter à chaque cas. Lorsque vous programmez un événement en ligne, pensez à l’expérience utilisateur que vous souhaitez proposer et posez-vous la question suivante : De quel degré d’interaction ai-je envie avec mes participants ? Si les participants doivent se contenter d’écouter, vous avez tout intérêt à opter pour les webinaires Zoom Webinars. Si vous avez besoin de plus d’interactions entre le public et l’organisateur, une réunion Zoom Meetings peut être une meilleure option. Les informations suivantes vont vous aider à déterminer quel type d’événement en ligne organiser.

Les réunions Zoom Meetings sont la solution idéale pour organiser des sessions interactives au cours lesquelles vous souhaitez faire participer votre audience, ou répartir votre session en petits groupes. Sa fonctionnalité Salles de répartition vous permet d’assigner facilement des participants à des sessions virtuelles parallèles, puis de les ramener dans la réunion principale. Si vous organisez un événement interne sécurisé, nous vous suggérons d’utiliser notre fonctionnalité Salles d’attente. Vous pouvez envoyer tous les participants dans la salle d’attente lorsqu’ils rejoignent votre réunion ou seulement les invités (à savoir, les participants qui n’appartiennent pas à votre compte Zoom). Vous pouvez ensuite les admettre un par un ou tous en même temps. Zoom Meetings propose aussi des outils de gestion des interactions avec les participants, mais ceux-ci sont plus utiles si vous cherchez une participation accrue. Généralement, un webinaire Zoom sera la solution pour un grand nombre d’événements en ligne, car la plateforme est parfaitement adaptée à la gestion d’un public important. 

Que vous deviez organiser des événements marketing numériques, des réunions d’équipe, des annonces de lancement de produit ou des séances de formation, un webinaire Zoom Webinars est une option très facile pour gérer votre public et interagir avec lui. Vous pouvez par exemple promouvoir rapidement un participant au rôle de panéliste afin qu’il puisse prendre la parole en direct. D’autres fonctionnalités sont également proposées pour renforcer l’engagement, par exemple lever la main, poser des questions (Q. et R.) et organiser des sondages. Voici quelques-uns des avantages offerts par Zoom Webinars pour vos événements en ligne :

• Personnalisez la page d'inscription à votre webinaire pour mieux répondre aux besoins de votre événement.
• Activez le suivi des sources d'inscription au webinaire et découvrez les promotions les plus efficaces pour optimiser vos efforts.
• Profitez des intégrations des webinaires Zoom à Marketo Engage et Pardot pour simplifier le suivi post-événement.

L'hôte de l'événement donne le ton. Entraînez-vous et répétez au préalable afin de garantir que votre public vive la meilleure expérience possible. Voici quelques astuces de pro pour assurer le succès de votre événement en ligne :

• Câblez votre connexion à Internet : vous éviterez ainsi la majorité des problèmes liés à l'instabilité de la connexion Wi-Fi, qui peuvent affecter la qualité de l'audio et l'expérience globale des participants.
• Testez l’audio avant le début de votre webinaire : vous vous assurez ainsi que vos hauts-parleurs et votre micro fonctionnent correctement avant le début de l’événement en direct. Cliquez ici pour savoir comment tester votre matériel audio.
• Minimisez les bruits de fond : essayez d’organiser votre webinaire dans un endroit calme. Si ce n’est pas possible, l’utilisation d’un casque avec micro, plutôt que le micro intégré de votre ordinateur, devrait vous aider à réduire le bruit de fond. Le casque avec micro offre en effet généralement un son de meilleure qualité que les autres options intégrées.
• Mettez-vous sur votre 31 : vous apparaitrez en vidéo, alors veillez à porter une tenue professionnelle. Il est conseillé de porter des vêtements unis, plutôt qu’avec des imprimés. Faites attention aux accessoires ou aux bijoux : si vous parlez avec vos mains, le bruit et le mouvement peuvent être source de distraction. 
• Définir des attentes claires : choisissez un titre et une description clairs pour votre webinaire, afin de donner une idée du contenu proposé. Veillez à offrir le contenu promis dans les supports de promotion diffusés avant l’événement numérique. 
• Commencez à l’heure : nous vous conseillons de commencer votre événement 5 minutes avant afin de laisser le temps à vos participants de rejoindre l’événement. L’hôte doit informer les participants de l’heure de démarrage de l’événement, et s’il prévoit d’enregistrer le contenu et de le partager par la suite. 

Pour lire d’autres recommandations sur la manière de concevoir le contenu de vos événements pour plus d’impact, reportez-vous à ces astuces sur l’organisation de webinaires proposées par le fondateur de Let’s Do Video, David Maldow. 

Les interactions ne sont pas l’avantage des seuls événements en personne. Les événements en ligne peuvent également être sources d’expériences informatives et interactives, tout en vous permettant de profiter du confort de votre domicile ou de votre bureau. À ce titre, il est donc important de les organiser avec autant de soins que les événements en personne. Pour vous y aider, voici quelques astuces :

• Donnez le ton : accueillez les participants dès qu’ils rejoignent le webinaire ou la réunion. Commencez par une question pour briser la glace et demandez aux participants de répondre via le chat. « D’où vous connectez-vous aujourd’hui ? », « Qu’attendez-vous de cet événement ? »… Lisez certaines des réponses et partagez votre propre ressenti avec votre audience. 
• Activez les Q. et R. : désignez des panélistes ou autres hôtes pour répondre aux questions posées durant l’événement. Nous vous conseillons d’encourager les participants à poser des questions tout au long de la session, afin que vous puissiez les collecter au fur et à mesure, et choisir d’y répondre sur le champ ou à la fin. Il n’y a rien de pire que les blancs, donc préparez aussi quelques questions pour les combler le cas échéant. 
• Les sondages ont leur importance : préparez trois ou quatre questions que vous poserez avant l’événement. C’est en effet l’occasion d’identifier les centres d’intérêt de votre public, son niveau d’expertise et sa compréhension du contenu que vous partagez ou son opinion sur ce dernier. 
• Recueillez les commentaires : avec Zoom Webinars, vous pouvez créer des enquêtes post-événement pour collecter des commentaires sur les présentateurs, le contenu et la satisfaction du public. Pour ce faire, vous avez juste besoin de l’URL de votre outil d’enquête favori. Ce dernier sera automatiquement lancé à la fin du webinaire.  
• Réactions : riche en fonctionnalités, Zoom vous permet d’organiser des réunions d’équipe et autres événements internes pour un large public. Les participants peuvent désormais réagir durant une réunion en envoyant un pouce en l’air ou des applaudissements pour faire connaître leur enthousiasme sans interrompre la présentation. 

Voici quelques ressources complémentaires pour vous aider à offrir une expérience en ligne réussie :

• E-book Zoom : Organiser des événements en ligne interactifs
• Le top 5 de vos questions sur les événements en ligne : trouvez une réponse !
• Bonnes pratiques de paramétrage de l'hôte et de l'intervenant
• Comment créer une expérience de réunion de groupe parfaite avec Zoom ?
• Plongée dans la technologie : comment nous avons diffusé Zoomtopia en direct sans le moindre problème

Vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre page d'assistance pour découvrir les bonnes pratiques en matière de réunion et webinaire, ou regardez notre webinaire « Bonnes pratiques d'organisation d'événements en ligne » : 

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