Seminarios web de Zoom seguros y sin interrupciones

Los seminarios web exclusivos para invitados suelen contener información sensible, como las reuniones de todo el personal, las sesiones informativas para proveedores a puerta cerrada o los anuncios importantes. A continuación, se indica cómo controlar el acceso:

1. Requiera la autenticación

• Cuándo usarla: en sesiones exclusivas para empleados o socios de confianza.

• Cómo funciona: los administradores pueden configurar los perfiles de autenticación para requerir el inicio de sesión a los asistentes o los panelistas, y se recomienda encarecidamente hacerlo para ambos grupos. También pueden hacer coincidir dominios de correo electrónico o bloquear dominios específicos.

• Por qué ayuda: puede ayudar a impedir que participantes sin invitación obtengan acceso.

• Cómo hacerlo: al configurar su seminario web, seleccione «Solicitar que los asistentes se autentiquen para unirse» y «Solicitar que los panelistas se autentiquen para unirse».

2. Añada una capa adicional de seguridad con un código de acceso

• Cuándo usarlo: en grupos en los que posiblemente usted no conozca a todos los asistentes, pero aun así desee limitar el acceso, como una sesión informativa para clientes restringida a personas de una empresa específica.

• Consejo profesional: recuerde a los panelistas que no compartan el enlace para unirse ni el código de acceso fuera del grupo aprobado. Esta configuración no se recomienda para contenido especialmente sensible.

3. Coloque una marca de agua al contenido sensible

• • Cómo funciona: cada participante ve su dirección de correo electrónico superpuesta al contenido compartido que está viendo.

  • Por qué es útil: toda captura de pantalla o grabación que se realice incluirá la dirección de correo electrónico del participante, lo cual señalará la fuente del contenido compartido sin autorización.

4. Administre la actividad del chat

• Cuándo permitirlo: en seminarios web de marketing en los que los participantes se conectan con su equipo o entre sí. Asigne un moderador para administrar el chat y eliminar los mensajes inapropiados.

Cuándo deshabilitarlo: en sesiones enfocadas en las que la interacción no es fundamental. Los panelistas aún pueden chatear en privado.

5. Controle las preguntas y respuestas

• Práctica recomendada: deshabilite la configuración «Permitir que los asistentes vean» para que los participantes solo vean las preguntas seleccionadas por los anfitriones y panelistas.

Consejo profesional: tenga al menos un miembro adicional de su equipo dedicado a administrar las preguntas y respuestas.

6. Utilice los controles del anfitrión para administrar los participantes

• Cuándo usarlo: si alguien comparte contenido inapropiado, suspenda rápidamente las actividades, elimine al participante y luego reanude el seminario web. Haga un breve anuncio como: «Gracias por su paciencia, continuaremos en un momento».

• Consejo profesional: para audiencias más grandes (aproximadamente 70 asistentes o más), haga que uno o dos colegas administren los controles del anfitrión en segundo plano. Esto permite que el moderador se concentre en el contenido y en su voz.