Leitfaden zum Auf- und Ausbau Ihres Unternehmens mit Zoom

Als Führungskraft wissen Sie genau, wie wichtig Kommunikation ist. Wenn Sie mit Kunden, Mitarbeitern, Partnern, Investoren, Zulieferern und Drittanbietern in Verbindung bleiben, können Sie Vertrauen aufbauen, Ihre Marke ausbauen und wichtige Beziehungen zu den Menschen aufbauen, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind.

In diesem Leitfaden werden einige Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie den Kundenservice verbessern, kollaboratives Arbeiten stärken und Ihr wachsendes ortsfern oder hybrid arbeitendes Team mit einer KI-basierten Arbeitsplattform-Komplettlösung unterstützen können. Wenn Ihre Kommunikation steht und kollaboratives Arbeiten nahtlos möglich ist, müssen Sie weniger Zeit damit verbringen, sich um die Technologie zu kümmern, und können sich mehr dem widmen, was Sie lieben.

Wenn Sie ein schlankes IT-Team haben oder den Hut des IT-Direktors tragen (möglicherweise neben mehreren anderen Hüten), kann eine einheitliche Lösung dazu beitragen, die IT-Verwaltung zu rationalisieren und Ihnen mehr Zeit zu geben, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen mehr am Herzen liegt - wie das Wachstum Ihres Unternehmens.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Zoom Workplace mit AI Companion Ihnen helfen kann, Kundenbeziehungen aufzubauen, Mitarbeitern kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen und eine starke Unternehmenskultur zu entwickeln, um Ihr erfolgreiches Team zu unterstützen.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, möchten Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden bei jeder Interaktion erfüllen. Die Verbraucher von heute möchten, dass Marken für die sofortige Kommunikation auf einer Vielzahl von Kanälen verfügbar sind – nicht nur Telefon und E-Mail, sondern auch über Textnachrichten, soziale Medien, Live-Chat und sogar Video.

Hier sind einige Tipps für die Verbindung mit Kunden auf Zoom Workplace:

Kommunizieren Sie überall und auf jedem Gerät

Auch wenn Sie ständig unterwegs sind, sollten Sie da sein, wenn Ihre Kunden Sie brauchen. Zoom arbeitet mit einer weltweit verfügbaren Auswahl an zertifizierten Hardwarelösungen für Büros, Privathaushalte, Arbeitsbereiche sowie mobile Geräte und ermöglicht einen nahtlosen Übergang zwischen diesen Lösungen. Wenn Sie die Zoom Workplace App herunterladen, können Sie von Ihrem Laptop, Tablet oder Smartphone aus Zoom Phone-Anrufe empfangen, eine Textnachricht oder Chat-Nachricht senden oder einem Zoom Meeting beitreten. Sie sind nicht mehr an Ihren Schreibtisch gebunden und müssen nicht befürchten, Geschäftschancen zu verpassen, wenn Sie ihn verlassen. 

Mit Zoom Phone können Sie auswählen, von welcher Nummer Sie Kunden anrufen oder eine SMS senden, unabhängig davon, ob es sich um eine Hauptgeschäftsnummer oder Ihre eigene direkte Geschäftsnummer handelt. In jedem Fall müssen Sie nicht mehr Ihre Privatnummer verwenden, um Kunden zu erreichen, oder deren Kontaktinformationen auf Ihrem persönlichen Gerät speichern.

Schneller reagieren mit Anrufwarteschleifen

Während Sie vielleicht einmal die einzige Person waren, die Anrufe für Ihr Unternehmen entgegennahm, kann Ihr wachsendes Team dazu beitragen, dass Ihre Kunden nicht lange warten müssen. Das Einrichten einer Warteschleife leitet eingehende Anrufe an eine festgelegte Gruppe von Benutzern weiter, z. B. an Ihr gesamtes Vertriebsteam, was zu kürzeren Wartezeiten für Kunden führt.

Sie können ein ganzes Team haben, das Sie bei der Beantwortung von SMS-Nachrichten unterstützt. Wenn Sie SMS-Anrufwarteschleifen einrichten, werden Textnachrichten von Kunden an eine Gruppe von Mitarbeitern gesendet, damit der erste verfügbare Mitarbeiter antworten kann. So werden Wartezeiten für Kunden verkürzt.

Benötigen Sie eine zuverlässigere Customer-Experience-Plattform? Schauen Sie sich Zoom Contact Center an.

Kundenengagement per Video

Nutzen Sie die Vorteile von Video, um neue Kunden zu erreichen und virtuelle Dienste anzubieten. Funktionen wie die Bildschirmfreigabe und Anmerkungen helfen Ihnen, während einer Beratung einen Dialog mit Ihrem Kunden aufzubauen oder eine ansprechende Produktvorführung zu liefern. Sie können auch virtuelle Berührungspunkte wie einen wöchentlichen Bürobesuch kreieren oder neue Einnahmequellen aus virtuellen Kursen und Veranstaltungen erschließen. Zoom AI Companion kann Ihnen Meeting-Zusammenfassungen zu Ihren Kundenanrufen liefern, sodass Sie Ihre Notizen überarbeiten und Aktionspunkte und nächste Schritte identifizieren können. 

In einer digital vernetzten Welt können Sie schneller als je zuvor einen globalen Kundenstamm und ein internationales Team aufbauen. Erfahren Sie, wie Sie mit Zoom neue Märkte erschließen und mit Kunden sowie Mitarbeitern in Verbindung bleiben können.

Globale Telefondienste

Ihr Team verkauft oder bietet möglicherweise Kundenservice an neuen Orten. Zoom Phone hat die globale Abdeckung auf mehr als 47 Länder und Gebiete ausgeweitet und die geografische Reichweite durch flexible BYOC-Optionen sogar noch weiter ausgedehnt. 

Virtuelle Fehlerbehebung und Support

Sie müssen Ihren Betrieb nicht dadurch beschränken, wer an einem bestimmten Ort verfügbar ist – mit Zoom können Ihre Teammitglieder Geschäfte auf der ganzen Welt tätigen. Ein Kundendienstmitarbeiter in Europa kann einen Videoanruf starten, um einen Kunden in Asien zu unterstützen. Ein in Südamerika ansässiger Gerätetechniker kann über Zoom Workplace bei der Behebung von Problemen in einer Produktionsstätte in den USA helfen.

AI Companion unterstützt über 30 Sprachen für Funktionen wie Meeting-Zusammenfassungen, was für internationale Teams von entscheidender Bedeutung ist. Sie können Team-Chat-Nachrichten in Echtzeit von einer unterstützten Sprache in eine andere übersetzen oder AI Companion in einem Meeting eine Frage stellen und eine Antwort in Ihrer unterstützten Sprache erhalten, auch wenn die meisten Personen im Meeting eine andere Sprache sprechen. 

Veranstalten Sie internationale Events

Wenn Sie Ihre nächste Produkteinführung oder Kundenkonferenz planen, können Sie Ihre Veranstaltung mit unserer Zoom Events-Lösung einem globalen Publikum zugänglich machen. Live-Dolmetschen für Zoom Meetings und Zoom Webinars ermöglicht es Ihnen, Dolmetscher für verschiedene Sprachen einzusetzen. Unsere Live-Übersetzungsfunktion ermöglicht es Teilnehmern auch, Untertitel zu aktivieren, die in Echtzeit in Dutzende unterstützter Sprachen übersetzt werden.

Wenn Ihre Mitarbeiter auf mehrere Büros verteilt sind oder dezentral arbeiten, ist die richtige Kommunikationsplattform noch entscheidender, um effektives kollaboratives Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen.

Schnell sehen, wer verfügbar ist

Mit Zoom Team Chat können Sie schnelle Gespräche in Echtzeit mit Mitarbeitern führen, ohne ein vollständiges Meeting planen zu müssen. Sie können es damit vergleichen, wenn Sie im Büro schnell zu einem Kollegen gehen, um ihm eine Frage zu stellen. Sie können sehen, ob ein Mitarbeiter verfügbar, in einem Meeting, gerade nicht am Schreibtisch oder im Urlaub ist. So können Sie gut einschätzen, wann Sie eine Antwort erwarten können.

Erstellen Sie Chat-Kanäle für verschiedene Projekte

Mit Zoom Team Chat können Sie ganz einfach mit einzelnen Personen oder in Gruppen kommunizieren. Sie können verschiedene Kanäle für verschiedene Personengruppen erstellen – einen für das Vertriebsteam, einen anderen für das Marketing und einen weiteren für die Geschäftsführung. Sie können auch Personen aus verschiedenen Teams in einem Kanal für eine bestimmte Produkteinführung oder ein bestimmtes Projekt zusammenbringen, um Diskussionen zu führen, Bilder oder Dateien zu teilen und Feedback zu geben. 

Sie können auch einen freigegebenen Bereich in Team Chat für alle wichtigen Chat-Kanäle Ihres Teams erstellen. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, müssen Sie ihn nur zum freigegebenen Bereich hinzufügen. Er erhält dann Zugriff auf alle öffentlichen Chat-Kanäle (für Mitglieder), die er benötigt, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wechsel zwischen Kommunikationsmethoden

Wenn Sie mit einem Kollegen über Chat zusammenarbeiten, stellen Sie möglicherweise fest, dass ein Anruf oder eine Videokonferenz die Sache einfacher machen würde. Zoom Workplace ermöglicht es Ihnen, einfach mit einem Klick von einem Chat zu einem Telefonanruf oder Videomeeting zu wechseln. Sie können bei Bedarf auch andere Mitwirkende in ein Telefonat oder ein Zoom-Meeting einladen.

Unterstützen Sie die Barrierefreiheit für Mitarbeiter

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Lösungen, die sie benötigen, um effektiv zu kommunizieren und kollaborativ zu arbeiten. Aktivieren Sie automatisch generierte Untertitel (auch als Live-Transkription bezeichnet) für alle Benutzer in Ihrem Konto und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über zusätzliche Barrierefreiheitsfunktionen Bescheid wissen, die sie in ihren Zoom-Einstellungen anpassen können. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die verschiedene Sprachen sprechen, kann AI Companion mit Echtzeit-Übersetzungen in Team Chat und Zoom Meetings helfen, Sprachbarrieren zu überwinden. 

Für viele Unternehmen entstehen Herausforderungen bei der Expansion, der Einstellung neuer Mitarbeiter und dem Aufbau skalierbarer Prozesse für die Betreuung der Kunden. Erfahren Sie, wie Sie moderne Kommunikationstechnologien einsetzen können, um Ihr hybrides Team so zu unterstützen und auszustatten, damit es smart statt hart arbeitet.

Integration in bestehende Technologie

Wenn Ihre Teammitglieder beim Wechseln zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen oder beim Kopieren von Informationen von einer App in eine andere Produktivität einbüßen, können diese Workflows mithilfe von Integrationen optimiert werden. Mit Zoom können Sie Hunderte von Anwendungen wie Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams und Google Workspace integrieren und so den Zeitaufwand für das Wechseln zwischen mehreren Tools reduzieren.

Automatisieren Sie Workflows, um Zeit zu sparen

Routineaufgaben in Ihrem Arbeitsalltag nehmen hier und da ein paar Minuten in Anspruch, aber das kann sich schnell zu einer beträchtlichen Menge Zeit summieren. Die Automatisierung dieser Aufgaben schafft einfachere Arbeitsabläufe und nimmt gleichzeitig Einträge von Ihrer Aufgabenliste. Zoom Workflow Automation macht es Ihnen leicht, leistungsstarke Workflows zu erstellen, die Ihre Arbeit in Zoom Workplace und in den Apps von Drittanbietern rationalisieren. Sie können auch den AI Companion in Ihren automatisierten Workflows verwenden, der Informationen und Kontext aus der Plattform abruft, um Einblicke zu geben - so können Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Verwenden Sie die Workflow-Automatisierung, um:

• Bleiben Sie mit einem täglichen Team-Chat-Briefing über Chat-Nachrichten auf dem Laufenden. Sie können einen Workflow erstellen, damit AI Companion automatisch die letzten Chats zusammenfasst und die Zusammenfassung in einen speziellen Chat-Kanal oder ein Dokument einfügt.
• Halten Sie die Arbeit mit einem speziellen Meeting-Dokument in Gang. Erstellen Sie einen Workflow, um die vom AI Companion erstellte Zusammenfassung Ihrer Besprechung zusammen mit den wichtigsten Aktionspunkten automatisch in ein Dokument in Zoom Docs, Microsoft Word oder Google Docs zu übertragen.
• Senden Sie automatische wöchentliche Check-Ins an Ihr Team.
• Begrüßen Sie neue Teammitglieder in einem Chat-Kanal.
• Genehmigen Sie schnell Urlaubs- und Geschäftsreiseanträge.
• Erstellen Sie Ihre eigenen maßgeschneiderten Workflows, um die speziellen Anforderungen Ihres Teams zu erfüllen.

Besuchen Sie unsere Support-Seite, um mit der Workflow-Automatisierung zu beginnen.

Erschaffen Sie einen intuitiven hybriden Arbeitsbereich

Es kann schwierig sein, einen Einstieg in KI zu finden – vielen Unternehmen fällt es nicht leicht, die Technologie so in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu integrieren, dass sie greifbare Vorteile bietet. In einer KI-Umfrage aus dem Jahr 2023, die von Morning Consult im Auftrag von Zoom durchgeführt wurde, gaben 69 % der Führungskräfte an, dass ein Hindernis für die Einführung von KI darin besteht, dass ihr Team nicht weiß, wie sie diese nutzen soll. 

In diesem Abschnitt werden praktische Möglichkeiten beschrieben, wie Zoom AI Companion, Ihr integrierter KI-Assistent, Mitarbeitern helfen kann, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu erledigen und effektiver zu kommunizieren. Da das Produkt für kostenpflichtige Zoom Workplace-Konten ohne zusätzliche Kosten verfügbar ist*, ist es eine gute Wahl für kleine und mittlere Unternehmen, die möglicherweise nicht über das Budget zur Integration teurer KI-Tools verfügen.

Das Wichtigste zuerst

Wenn Ihre Mitarbeiter viele Hüte tragen und konkurrierende Prioritäten haben, weiß man oft nicht, wo man anfangen soll. AI Companion, der über ein praktisches Seitenpanel zugänglich ist, kann Mitarbeitern helfen, Prioritäten zu setzen. Sie können AI Companion auffordern, ihre Aufgaben zu priorisieren, Unterhaltungen fokussiert und wirkungsvoll zu halten und mit Inhaltsentwürfen zu beginnen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. AI Companion for Zoom Phone kann ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Mailbox-Nachrichten zuerst abgehört werden sollen, und Aufgaben aus diesen Nachrichten extrahieren, damit sie schnell eine neue Anfrage oder Supportnachricht bearbeiten können. 

Hilfe in Meetings erhalten

Meetings nehmen viel Zeit in unserem Arbeitstag in Anspruch – Untersuchungen von Zoom und Morning Consult zeigen, dass 60 % der Führungskräfte drei oder mehr Meetings am Tag haben. Während eines Meetings können Sie AI Companion fragen, worum es in der Diskussion bisher gegangen ist, welche Punkte von wem vorgebracht wurden und wie das Ergebnis der Diskussion lautet. Sie können auch zusätzliche Fragen stellen, die über das hinausgehen, was im Meeting besprochen wurde. AI Companion kann diese dann über eine Websuche beantworten. 

Auf Basis von Unterhaltungen Maßnahmen ergreifen

Mit AI Companion müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass wichtige Informationen untergehen. Sie können Zusammenfassungen Ihrer Zoom Meetings und Zoom Phone-Anrufe erhalten, die die wichtigsten Punkte zusammenfassen und die nächsten Schritte vorschlagen. Diese Zusammenfassungen können in Team Chat oder per E-Mail direkt mit den Teilnehmern geteilt werden, sodass jeder auf dem Laufenden bleiben und auf der Grundlage des Besprochenen Maßnahmen ergreifen kann. 

Sie können auch AI Companion-Meeting-Zusammenfassungen oder Transkripte aus früheren Meetings direkt in Zoom Docs abrufen. Verwenden Sie dazu eine vorgefertigte Vorlage für Einzelgespräche, Brainstorming-Sitzungen, Projektaktualisierungen und mehr. 

Sie können Zoom individuell an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen – jetzt und in Zukunft:

• Wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl an Anrufen bearbeitet, sollten Sie das Zoom Phone Power Pack dazu bestellen, um damit ganz einfach Anrufe weiterzuleiten, Anrufwarteschleifen zu verwalten und Echtzeit-Anrufanalysen aufzurufen. 
• Wenn Sie Ihre Zoom-Videoanrufe zu Schulungs- oder Compliance-Zwecken aufzeichnen und speichern müssen, fügen Sie mehr Cloud-Speicher hinzu.
• Sie möchten bis zu 1 000 interaktive Teilnehmer zu einem Zoom-Videomeeting einladen? Fügen Sie eine Large-Meeting-Lizenz hinzu, wann immer Sie sie benötigen, und kehren Sie im folgenden Monat zu Ihrem regulären Abonnement zurück.
• Wenn Sie Teammitglieder auf der ganzen Welt haben, können Sie über unser Plan Global-Abonnement in über 45 verschiedenen Ländern zum Festnetztarif telefonieren. 
• Sie möchten Video in Ihre Dienstleistungen oder Lösungen einbinden? Mit der Zoom Entwicklerplattform können Sie individuelle Integrationen erstellen. 
• Wenn Hardware-Investitionen außerhalb Ihres Budgets liegen, können Sie mit Hardware as a Service von Zoom zu einem erschwinglichen monatlichen Preis die Lösungen erhalten, die Sie benötigen. Sie können Optionen je nach Wachstum Ihres Unternehmens ganz einfach hinzufügen und aktualisieren.

Dank flexibler Abonnements und Add-ons finden Sie stets eine Lösung, die für Ihre aktuelle Situation am besten geeignet ist, auch wenn sich diese konstant weiterentwickelt.