Die moderne To-do-Liste:  AI Companion für die automatisierte Aufgabenverwaltung in Zoom Workplace

Morgens eine Anfrage vom Chef, vormittags eine neue Projektarbeit, nachmittags eine Bitte um Hilfe vom Kollegen – die Arbeitslast im Büro wächst einem schnell über den Kopf. Da kann man leicht den Überblick darüber verlieren, welche Aufgaben bis wann erledigt werden müssen, wen man prioritär kontaktieren sollte und welche Fristen als Erstes auf einen zukommen.

Glücklicherweise haben Sie jetzt einen zuverlässigen Assistenten an Ihrer Seite, der diese Aufgaben für Sie koordinieren kann. Zoom Tasks ist unsere neue, KI-gestützte Lösung für die Aufgabenverwaltung, die direkt in Zoom Workplace integriert ist und Ihnen in Verbindung mit AI Companion* dabei hilft, Ihre To-do-Liste schneller abzuarbeiten.

Als Teil von Zoom Workplace kann Zoom Tasks Aktionspunkte aus Ihren Meeting-Zusammenfassungen oder Chats herausarbeiten und sogar Aufgaben für Sie erledigen (nach entsprechender Prüfung und Genehmigung Ihrerseits). Auch Ihren Teams stehen dann alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten und dadurch die Zusammenarbeit zu verbessern.

Lösungen für die Aufgabenverwaltung sind das moderne Äquivalent des bunten Haftnotizzettels, auf den wir früher unsere To-do-Listen gekritzelt haben. Die modernen Lösungen helfen Ihnen dabei, die Übersicht über die einzelnen Details bestimmter Aufgaben zu behalten – zum Beispiel, wann sie fällig sind, ob sie zu einem größeren Projekt gehören und mit wem Sie daran zusammenarbeiten. 

Software für die Aufgabenverwaltung hilft Ihnen jedoch nicht nur bei Ihren persönlichen Aufgaben. Sie unterstützt ganze Teams dabei, den Überblick über die einzelnen Aspekte eines großen Projekts zu behalten, einschließlich Dateien, Fortschritten und Hindernissen. Laut einer globalen Umfrage zum Thema Zusammenarbeit, die von Zoom und Morning Consult durchgeführt wurde, verbringt ein Drittel der Führungskräfte (34 %) eine Stunde oder mehr damit, sich bei Teamkollegen über den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe zu erkundigen. Diese eine verschwendete Stunde könnte Unternehmen schätzungsweise 16.000 $ im Jahr pro leitendem Angestellten kosten**. Apps für die Aufgabenverwaltung spielen heutzutage bei der Zusammenarbeit demnach eine wichtige Rolle. 

Fügt man diesen Apps dann noch Agentic AI hinzu, nimmt der Prozess der Aufgabenverwaltung eine ganz neue Qualität an. Anstatt, dass Sie Ihre Aufgaben selbst im Auge behalten, kann AI Companion das für Sie erledigen. Der KI-Assistent sammelt für Sie alle Aufgaben, die Ihnen in Besprechungen zugewiesen wurden (und bald auch in E-Mails und Chats), sodass Sie keinen Aktionspunkt versäumen. Alle Aufgaben werden unter einer einzigen Registerkarte zusammengefasst, wo Sie diese prüfen, annehmen und mit anderen teilen können.

Doch AI Companion hilft Ihnen nicht nur bei der Aufgabenverwaltung, sondern kann Sie auch bei der Durchführung unterstützen. AI Companion zeigt Ihnen den jeweils nächsten Schritt einer Aufgabe (z. B. Meeting einplanen, Entwurf aufsetzen, Chat-Nachricht schreiben), damit Sie schnell die entsprechende Maßnahme dafür ergreifen können. Und ehe Sie sich's versehen, können Sie diese Punkte von Ihrer To-do-Liste streichen.

AI Companion unterstützt Sie hinter den Kulissen, sodass Sie mehr Aufgaben erledigen und sich auf die Qualität Ihrer Arbeit konzentrieren können. Das sieht dann so aus:

Wenn Sie den ganzen Tag in Besprechungen verbringen …

An einem normalen Arbeitstag bleibt Ihnen möglicherweise nur wenig Zeit, um Notizen zu organisieren und Aktionspunkte aufzuschreiben, bevor auch schon das nächste Meeting beginnt. AI Companion behält für Sie den Überblick über Ihre Aufgaben, damit Sie sich auf Ihre Besprechungen konzentrieren können, anstatt sich Sorgen um mögliche Versäumnisse zu machen. Vor Feierabend können Sie dann einfach die Registerkarte „Aufgaben“ aufrufen, wo alle neuen Aktionspunkte des Tages schon bereitstehen. 

Wenn Sie Ihren Fortschritt dokumentieren sollen …

Wahrscheinlich passiert es gar nicht so selten, dass Ihr Vorgesetzter Sie fragt, wie weit Sie mit einem bestimmten Projekt gekommen sind, doch leider können solche Fragen leicht den Arbeitsfluss unterbrechen und Ihre Konzentration stören. Um diesen Anfragen nachzukommen, müssen Sie eine Liste Ihrer aktuellen Aufgaben aufstellen, eine Antwort verfassen und diese mit Ihren verschiedenen Projekt-Trackern abgleichen, damit Sie keine Information übersehen. AI Companion kann für Sie alle Aufgaben eines Projektes oder alle Aufgaben mit einer bestimmten Deadline ausfindig machen und in nur wenigen Sekunden eine entsprechende Übersicht erstellen. Damit können Sie Vorgesetzte und Kollegen ohne viel Zeit- und Arbeitsaufwand über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden halten. Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgaben direkt mit anderen zu teilen, um ihnen Einblick in Ihre jeweils aktuelle Arbeit zu geben.

Wenn zu viele Dinge auf einmal zu erledigen sind …

Am ersten Tag zurück im Büro nach einem schönen Urlaub warten auf Sie wahrscheinlich unzählige Chat-Nachrichten und Projekte. Da kann es helfen, Ihr Arbeitspensum in kleinere Aufgaben zu unterteilen. Bitten Sie einfach AI Companion darum, Ihre Chats für Sie zusammenzufassen und Aufgaben in Ihren Nachrichten zu identifizieren, die Sie Ihrer Aufgabenliste hinzufügen möchten. AI Companion kann Ihnen anschließend Empfehlungen dazu geben, welche Schritte Sie nun priorisieren sollten – zum Beispiel, eine Besprechung einplanen, eine Chat- oder E-Mail-Antwort verfassen oder ein Dokument aufsetzen. AI Companion kann für Sie auch den ersten Entwurf eines Textes erstellen, damit Sie nicht mehrere Stunden für Recherchen und Brainstorming aufwenden müssen. Stattdessen haben Sie dann ausreichend Zeit, um die Details des Entwurfstextes genau nach Ihren Wünschen anzupassen. 

Zoom Tasks mit AI Companion ist in bestimmten kostenpflichtigen Abos für Zoom Workplace enthalten. Mithilfe der folgenden Schritte können Sie die Lösung aktivieren:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine aktuelle Version der Zoom Workplace-App nutzen (6.4.3 und höher).
2. Navigieren Sie in Ihren Online-Kontoeinstellungen zur Registerkarte „AI Companion“ und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Aufgaben“. Aktivieren Sie die Einstellung zur Aufgabenerstellung und -verwaltung sowie die Einstellung zum Generieren von Aufgaben aus Meeting-Transkripten.
3. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf das Aufgaben-Symbol, um Ihre Aufgaben anzuzeigen. (Wird das Symbol nicht angezeigt? Klicken Sie auf „Mehr“.)

Tipps für die Verwendung

Nachdem Sie Tasks in Zoom Workplace aktiviert haben, werden Ihnen die folgenden Tipps dabei helfen, Aufgaben zu erstellen und nachzuverfolgen.

• Am Ende des Tages können Sie in dem Bereich Empfohlene Aufgaben neu zugewiesene Aufgaben einsehen. Klicken Sie auf Annehmen, um einzelne Aufgaben zu der Liste „Meine Aufgaben“ hinzuzufügen. 
• Klicken Sie in einer Aufgabe auf das Sternsymbol für AI Companion, um empfohlene Aktionen anzuzeigen, mit denen Sie diese Aufgabe erfüllen können.
• Wenn in Team Chat oder in E-Mails Aufgaben angesprochen werden, die Sie der Registerkarte „Meine Aufgaben“ hinzufügen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Text. Danach müssen Sie Chats nicht mehr als ungelesen markieren, nur um sich daran zu erinnern, dass darin noch eine Aufgabe auf Sie wartet. 
• Sie können Aufgaben manuell hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken.
• Wenn Sie auf Details anzeigen klicken, werden weitere Informationen zu den einzelnen Aufgaben angezeigt, einschließlich eines Links zur Quelle der Aufgabe (z. B. eine Meeting-Zusammenfassung oder eine Chat-Nachricht). Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu bearbeiten, um ihnen Notizen und Informationen hinzuzufügen.
• Wenn Sie kein Abo für AI Companion haben, können Sie Zoom Tasks trotzdem für die Aufgabenverwaltung verwenden. Sie haben dort die Möglichkeit, alle Ihre Aufgaben an einem zentralen Ort zu verfolgen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 

Besuchen Sie unsere Seite für AI Companion, um mehr über die Agentic-AI-Fähigkeiten zu erfahren, die Ihnen im Arbeitsalltag zur Verfügung stehen.

*Zoom AI Companion ist unter Umständen nicht in allen Regionen und vertikalen Märkten verfügbar. Ohne zusätzliche Kosten in Ihrem kostenpflichtigen Zoom Konto enthalten.

**Die Berechnung pro leitendem Angestellten ist eine Schätzung des U.S. Bureau of Labor Statistics basierend auf dem Durchschnittsgehalt von Personen in leitenden Positionen.