Neu im Homeoffice? Hier kommen ein paar Tipps, wie Sie Meetings wie ein Profi bewältigen  

Schritt 1: Erstellen Sie ein Zoom Konto. Die Anmeldung ist kostenlos! Es gibt eine Pro-Version, aber wenn Sie nur eine schnelle Lösung benötigen, um sich per Video zu treffen, bietet die kostenlose Version alle Funktionen und Funktionen, die Sie benötigen. In jedem Fall dauert es nur etwa 30 Sekunden, um sich ein Zoom Konto zu erstellen. Hier sind die wichtigsten Unterschiede auf den Punkt gebracht:

• Zoom Basic: Dies ist die kostenlose Version. Ideal für unbegrenzte 1:1-Videoanrufe und Gruppenanrufe (Zeitlimit von 40 Minuten, wenn Sie der Meeting-Host sind). Mit Zoom Team Chat können Sie außerdem unbegrenzt viele Privat- und Teamnachrichten versenden.
• Zoom Pro: Für 15,99 USD/Monat erhalten Sie neben der Cloud-Aufzeichnung alle Basic-Funktionen sowie erweiterte Admin-Bedienelemente für Ihre Meetings. Vergleichen Sie unsere Abos und Preise und finden Sie heraus, was am besten für Sie passt. 

Schritt 2: Laden Sie die Zoom Meetings-Software auf Ihren Desktop und Ihr Handy herunter. Unseren Downloadartikel finden Sie hier. Von dort aus melden Sie sich einfach an, und schon kann es losgehen!

Ihr Laptop (Mac oder PC) wird wahrscheinlich eine eingebaute Kamera und eingebautes Audio haben. Eine hochwertige Webcam und ein gutes Mikrofon machen aber einen großen Unterschied dafür, wie Sie und die anderen Teilnehmer das Meeting erleben.  Um sich bei laufender Kamera ins beste Licht zu setzen, empfehle ich eine Logitech Brio Webcam und ein Paar Airpods (oder die drahtlosen Headsets Plantronics Focus UC oder Logitech Zone), wenn Sie sich diese Investition leisten können. Selbst ein Paar kabelgebundene Mikrofon-fähige Kopfhörer sind äußerst brauchbar. Schauen Sie sich diesen Test, den ich gemacht habe, an. Sie können mein kurzes Audio- und Video-Demo der verschiedenen Einstellungen, die ich häufig zu sehen bekomme, ansehen: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Eine gute Beleuchtung ist ebenfalls äußerst wichtig. Versuchen Sie Licht von einem nahe gelegenen Fenster auf Ihr Gesicht fallen zu lassen oder kaufen Sie eine kleine Webcamleuchte.  Und vergessen Sie nicht, an Ihre Internetverbindung zu denken. In der Regel ist das Internet zu Hause nicht so belastbar wie ein Büronetzwerk. Das heißt, wenn Ihre Familienmitglieder gleichzeitig Filme streamen und Spiele spielen, kann es sein, dass Sie Probleme mit der Bandbreite bekommen. Wir können Ihnen aber versichern, dass Zoom für eine effiziente Bandbreitennutzung optimiert und bekannt dafür ist, zu Hause, in Cafés oder auf mobilen Netzwerken bestens zu funktionieren. Sollte die Bandbreite beeinträchtigt sein, gibt Zoom Ihrem Audio Vorrang vor Ihrem Video, damit Ihr Gesprächspartner Sie hören kann.   Wenn Sie Software, Einstellungen und Internet eingerichtet haben, gehen Sie zu zoom.us/test, um Ihr Audio und Video zu testen. Hier nehmen Sie an einem Testmeeting teil, damit wir Ihnen bei der Erledigung aller Kommunikationseinstellungen behilflich sein können.

Hier sind ein paar Dinge, die ich für produktive und makellose Meetings mit Zoom für unentbehrlich halte: 

Virtuelle Hintergründe (Bild oder Video), um Chaos zu verbergen

Durch das Hochladen eines ansprechenden Hintergrunds oder Videos können Sie Unordnung oder andere visuelle Ablenkungen in Ihrem Hintergrund verbergen. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die von einem ungenutzten Schlafzimmer aus arbeiten, einen Hund haben, der ihnen auf Schritt und Tritt folgt, oder gelegentlich vom Küchentisch der Schwiegereltern aus arbeiten.

Betätigen der Leertaste zur vorübergehenden Stummschaltung

Für den Fall, dass mein Hund bellt oder jemand an der Tür klingelt, behalte ich die Stummschaltung in großen Meetings gerne bei. Das Aufheben der Stummschaltung durch Betätigung der Leertaste, um schnell einen Kommentar abzugeben, macht die Verwaltung meines Audios um einiges leichter. Ich möchte noch einmal darauf hinweisen, dass diese Funktion in allen Abos für Zoom Meeting enthalten ist. 

Bildschirmfreigabe

Mit Zoom sind Bildschirmfreigabe und kollaboratives Arbeiten ganz einfach. Auf unserer Plattform können mehrere Personen ihre Bildschirme gleichzeitig freigeben. Dies ist eine großartige Funktion für beispielsweise Ingenieure, die oft und eng zusammenarbeiten.

Whiteboards

Zoom unterstützt das kollaborative Arbeiten in Echtzeit mithilfe der Whiteboard-Funktion! Von den meisten Geräten ohne Touchscreen gestaltet sich die Nutzung eines virtuellen Whiteboards schwierig. Überlegen Sie sich deshalb, ob Sie mit einem iPad am Meeting teilnehmen und dann auf dem iPad das Whiteboard freigeben. 

Integrieren Sie Ihren Kalender

Ich benutze Gmail, weshalb ich mich an diesen spezifischen Arbeitsablauf halte, aber Sie können hier mehr über Kalenderintegration erfahren, wenn Sie Office 365 oder Exchange nutzen.

1. Gehen Sie in Ihr Zoom Admin-Portal und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Kalender her. (Dauert ca. 1 Minute.)
2. Installieren Sie das Zoom for G-Suite Plug-in, mit dem Sie Zoom Meeting-Links ganz einfach zu Ihren Kalenderereignissen hinzufügen können.

Hier finden Sie ein kurzes Video darüber, wie Sie Ihren Kalender (Demo von Gmail) integrieren können.

Anmerkungen auf freigegebenen Inhalten machen

Das Bearbeiten von Skizzen oder Dokumenten wird um einiges einfacher, wenn man gemeinsam Anmerkungen machen und Änderungen vornehmen kann. Nutzen Sie die Möglichkeiten, für noch einfacheres kollaboratives Arbeiten gemeinsame Anmerkungen zu machen! 

Geben Sie Dateien und Ressourcen mit dem Meeting-Chat frei

Ich benutze den Meeting-Chat, um Links oder Ressourcen freizugeben, die eventuell im Meeting besprochen werden. Teammitglieder senden zum Beispiel Google-Dokumente, URLs oder auch nur kurze Kommentare – z. B., um eine Unterbrechung der laufenden Gespräche zu vermeiden.

Aktivieren Sie „Mein Erscheinungsbild retuschieren“ für eine unauffällige Verbesserung des Videos

Diese Funktion kann über Ihre Zoom-Einstellungen aktiviert werden. Sie reduziert Schwellungen unter den Augen und korrigiert leichte Hautunreinheiten für ein gepflegteres Aussehen.

Machen Sie Ihr Meetingerlebnis sicher

Ihr Büroarbeitsplatz ist wahrscheinlich auf Ihre Sicherheitsvoreinstellungen ausgerichtet, aber bei der Einrichtung für das mobile Arbeiten benötigen Sie vielleicht etwas Hilfe. Zoom verfügt über eine große Auswahl an tollen Funktionen, um Ihre Meetings zu schützen und Datenschutz zu bieten. Mit Zoom, können Sie:

• Ihr Meeting sperren und ein Kennwort für die Teilnahme verlangen
• die Funktion Warteraum aktivieren und Benutzer nur dann zulassen, wenn Sie bereit sind, sie beitreten zu lassen, oder unerwünschte Benutzer hinauswerfen
• die Meetingteilnehmer auf authentifizierte Benutzer mit derselben Domäne beschränken
• ein Wasserzeichen auf Audio und Video aktivieren, wenn der Inhalt Ihres Meetings vertraulich ist
• die Bildschirmfreigabe auf Inhalte aus einer bestimmten Anwendung statt Ihres ganzen Desktops begrenzen, damit Teilnehmer nicht aus Versehen etwas zu Gesicht bekommen, was sie nicht sehen sollten

• Anziehen: Ziehen Sie sich von Kopf bis Fuß an. Sie sollten ein Hemd oder eine Kleiderkombination tragen, die Sie auch fürs Büro anziehen würden, und nicht das abgewetzte, alte T-Shirt, das Sie zum Aufräumen der Garage anziehen.
• Legen Sie regelmäßig kurze Pausen ein: Machen Sie wie auch im Büro jede Stunde eine kurze Pause, um Überarbeitung zu vermeiden. Gehen Sie mit dem Hund einmal mehr Gassi (er wird sich freuen!), beladen Sie die Waschmaschine oder gehen Sie mit den Kindern 15 Minuten an die frische Luft. (Sie werden sich ebenso freuen!)
• Strecken und recken Sie sich! Halten Sie Ihr Video an und strecken Sie sich jede Stunde etwas. Laufen Sie zwischen Anrufen eine Runde durch die Küche oder massieren Sie Ihren Rücken mit einem Lacrosse-Ball oder Massagegerät, um Verspannungen zu verhindern. Oder sorgen Sie für mehr Spaß, indem Sie ein Video-Workout als virtuellen Hintergrund verwenden, sodass Sie Ihre Wiederholungen während eines Meetings absolvieren können!
• Kommunizieren Sie Ihre Verfügbarkeit: Veröffentlichen Sie Ihren Kalender, damit andere ihn sehen können und dadurch schnell Bescheid wissen, welche Verpflichtungen Sie haben. Sie können Zeitblöcke für die Arbeit an Projekten reservieren, Erinnerungen für wichtige Aufgaben einstellen und sogar Zeit freihalten, um mit der Vorbereitung des Abendessens zu beginnen. Sie können außerdem Ihren Zoom Team Chat-Status auf „Beschäftigt“ umschalten, wenn Sie sich vollkommen in ein Projekt vertiefen müssen.
• Beseitigen Sie Ablenkungen: Schließen Sie die Tür, um für sich selbst eine gewisse Privatsphäre und Abstand zu bewahren, vor allem zu Hause. Schon ein Vorhang zur Abtrennung Ihres Bereichs kann hilfreich sein. Sie sollten auch Registerkarten schließen und Benachrichtigungen ausschalten, damit Sie nicht ständig in Versuchung geraten, die sozialen Netzwerke zu durchforsten. Selbst wenn Sie nur ein- oder zweimal pro Tag zehn Minuten ansetzen, speziell, um Ihre Newsfeeds zu lesen, sind dies Gelegenheiten für eine Pause, auf die Sie sich freuen können.
• Vermeiden Sie Isolierung und Einsamkeit: Viele Menschen brauchen den persönlichen Kontakt mit ihrem Team. Tägliche Teammeetings im Stehen und Check-ins sind daher nützlich. Sie können über Zoom sogar ein gemeinsames Mittagessen mit einer Gruppe von Kollegen anberaumen. Sprechen Sie live oder deaktivieren Sie das Audio und chatten dafür mit der Gruppe oder privat in einem Zweiergespräch, je nachdem, was Ihnen hilft, die Gespräche und die Verbindung zu ihren Mitmenschen aufzubauen, die Sie brauchen.

Es gibt viele großartige Ressourcen über Best Practice für das Arbeiten im Homeoffice und die Durchführung digitaler Veranstaltungen. Hier sind einige davon:

• On-Demand-Webinar: Best Practices für das Arbeiten im Homeoffice mit Zoom
• Die 10 BESTEN Tipps für die erfolgreiche Einrichtung eines vorübergehenden Homeoffice
• Bewährte Methoden für das Veranstalten digitaler Events
• Die Herausforderungen am Arbeitsplatz der Zukunft mithilfe einer Unternehmenskultur mit Vorrang für Video lösen
• Remote-Mitarbeiter unterstützen und absichern: Cybersicherheit in Zeiten von COVID-19
• Tipps für einen produktiven neuen Rhythmus

Denken Sie daran – alle in Ihrem Team sitzen wahrscheinlich im selben Boot. Die Welt geht nicht unter, wenn während eines Meetings ein Hund bellt oder jemand an der Tür klingelt. Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz so gut wie möglich vor, passen Sie sich an Ihre neuen Abläufe und Arbeitsumgebung an und nehmen Sie sich Kleinigkeiten nicht zu sehr zu Herzen. Sie machen Ihre Sache prima!! Starten Sie jetzt mit Zoom mit einer kostenlosen Basic-Lizenz oder sprechen Sie mit einem Zoom-Produktexperten, um herauszufinden, wie Sie Zoom in Ihr Unternehmen bringen können.