Fünf häufige Kommunikationsherausforderungen – und fünf Tipps für die effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Ob beim Arbeiten im Homeoffice oder im Büro – die Kommunikation entscheidet über den Erfolg einer Organisation und ihrer Mitarbeiter. Beim Aufbau leistungsfähiger, produktiver Teams, die gemeinsam dasselbe Ziel verfolgen, spielt effektive Kommunikation eine entscheidende Rolle. 

Gleichermaßen kann die fehlende Effektivität in der Kommunikation zum Rückgang der Produktivität und zu einer ungesunden Kultur führen, Missgunst und Unsicherheit verursachen oder Grund für Verwirrung und Frustration unter Kollegen sein. Dies kann schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben. Wenn die Kommunikation auch in Ihrem Team verbesserungswürdig ist, lernen Sie in diesem Artikel häufige Ursachen kennen und erhalten Tipps für die effektive Kommunikation am Arbeitsplatz.

Dank Technologien sind wir mittlerweile vernetzter als jemals zuvor – und dabei auch zunehmend ortsunabhängig. Smartphones, Laptops, Tablets und andere Geräte machen es möglich, dass wir praktisch unmittelbar mit Kollegen und Kunden sprechen können, auch wenn wir gar nicht in einem Büro sitzen.

Dieses „Zeitalter der Flexibilität“ hat unsere Sichtweise auf die Arbeitswelt erheblich verändert – und dadurch neue Chancen ermöglicht. Mit der Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, gehen jedoch auch einige Kommunikationsschwierigkeiten einher.

Hier sind nur einige der Ursachen für nicht optimal verlaufende und ineffektive Kommunikation am Arbeitsplatz:

1. Zu viele (unnötige) Meetings

Videokonferenzen haben die Verbindung zu Kollegen vereinfacht. Die bloße Möglichkeit heißt aber nicht, dass wir sie auch stets nutzen sollten. Zu viele Meetings ohne klaren Zweck können die Kommunikation am Arbeitsplatz beeinträchtigen: Wir werden der vielen Termine müde, machen in Meetings mehrere Dinge gleichzeitig und reden womöglich aneinander vorbei. Wenn Sie sich nach einem Meeting verwirrt oder frustriert fühlen, kann dies der Grund sein.

2. Wir sind ständig verbunden – nicht im positiven Sinne

Wenn Sie über Ihre Geräte ständig mit Ihrer Arbeit verbunden sind, gelten Sie möglicherweise bald als immer erreichbar. Die geschäftliche Kommunikation kann sich verkomplizieren oder ganz an Funktion verlieren, wenn Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit auch zu Banalitäten oder nicht dringlichen Angelegenheiten kontaktiert werden. 

3. Sie sind mal da und mal nicht – wie alle anderen auch

Das Büro ist nicht mehr das Zentrum der Arbeit, das es früher war. Zwar bieten Remote-, verteilte und hybride Arbeitsmodelle den Angestellten mehr Flexibilität. Die Kehrseite ist, dass Sie sich nicht mehr sicher sein können, jemanden im „Büro“ anzutreffen, wenn Sie beispielsweise eine Idee diskutieren möchten. Das Fehlen geeigneter Tools kann das organische kollaborative Arbeiten erschweren.

4. Jeder nutzt eine andere App

Wenn der Arbeitgeber keine effektive Kommunikationslösung anbietet, kommunizieren die Angestellten möglicherweise über die jeweils persönlich bevorzugten Tools miteinander. So entsteht leicht eine schier unüberschaubare Anzahl an verschiedenen Apps und Plattformen, die im Unternehmen zur Kommunikation genutzt werden. Wer schnell eine Antwort eines Kollegen braucht, weiß womöglich nicht, welches das geeignete Kommunikationsmittel ist – E-Mail, Messenger, Slack, Zoom Team Chat oder auch etwas ganz Anderes.

5. Die Gedanken der Führungsetage sind unbekannt

Wenn zunehmend mehr Mitarbeiter remote arbeiten, kann die Verbindung zur übergeordneten Vision, Strategie und Perspektive des Unternehmens verloren gehen. So sind Entscheidungen der Führungsetage nicht immer einfach nachzuvollziehen. Die Unternehmensleitung muss den Kontakt zur Belegschaft halten und möglichst transparent kommunizieren, um Vertrauen zu gewinnen und aufkommende Gerüchte oder Unzufriedenheiten im Keim zu ersticken.

Videokonferenzen haben die Verbindung zu Kollegen vereinfacht. Die bloße Möglichkeit heißt aber nicht, dass wir sie auch stets nutzen sollten. Zu viele Meetings ohne klaren Zweck können die Kommunikation am Arbeitsplatz beeinträchtigen: Wir werden der vielen Termine müde, machen in Meetings mehrere Dinge gleichzeitig und reden womöglich aneinander vorbei. Wenn Sie sich nach einem Meeting verwirrt oder frustriert fühlen, kann dies der Grund sein.

Wenn Sie über Ihre Geräte ständig mit Ihrer Arbeit verbunden sind, gelten Sie möglicherweise bald als immer erreichbar. Die geschäftliche Kommunikation kann sich verkomplizieren oder ganz an Funktion verlieren, wenn Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit auch zu Banalitäten oder nicht dringlichen Angelegenheiten kontaktiert werden. 

Das Büro ist nicht mehr das Zentrum der Arbeit, das es früher war. Zwar bieten Remote-, verteilte und hybride Arbeitsmodelle den Angestellten mehr Flexibilität. Die Kehrseite ist, dass Sie sich nicht mehr sicher sein können, jemanden im „Büro“ anzutreffen, wenn Sie beispielsweise eine Idee diskutieren möchten. Das Fehlen geeigneter Tools kann das organische kollaborative Arbeiten erschweren.

Wenn der Arbeitgeber keine effektive Kommunikationslösung anbietet, kommunizieren die Angestellten möglicherweise über die jeweils persönlich bevorzugten Tools miteinander. So entsteht leicht eine schier unüberschaubare Anzahl an verschiedenen Apps und Plattformen, die im Unternehmen zur Kommunikation genutzt werden. Wer schnell eine Antwort eines Kollegen braucht, weiß womöglich nicht, welches das geeignete Kommunikationsmittel ist – E-Mail, Messenger, Slack, Zoom Team Chat oder auch etwas ganz Anderes.

Wenn zunehmend mehr Mitarbeiter remote arbeiten, kann die Verbindung zur übergeordneten Vision, Strategie und Perspektive des Unternehmens verloren gehen. So sind Entscheidungen der Führungsetage nicht immer einfach nachzuvollziehen. Die Unternehmensleitung muss den Kontakt zur Belegschaft halten und möglichst transparent kommunizieren, um Vertrauen zu gewinnen und aufkommende Gerüchte oder Unzufriedenheiten im Keim zu ersticken.

Angesichts der Entwicklung des Wie und Wo der Arbeit sind Kommunikationsschwierigkeiten beinahe vorprogrammiert. Falls Sie sich in einer oder mehreren der erwähnten komplexen Kommunikationssituationen am Arbeitsplatz wiederfinden konnten, erhalten Sie nun Tipps zum Beseitigen dieser Schwierigkeiten und Verbessern des Kontakts auf der Arbeit.

1. Verbessern der Meetingkultur

Wenn Sie für jede Angelegenheit ein Meeting anberaumen möchten, sollten Sie sich fragen, ob ein kurzer Anruf oder Gruppenchat nicht ausreichend ist. Ist das Meeting unausweichlich, so sollten Sie einen Ablaufplan erstellen und allen Teilnehmern zukommen lassen, damit alle Bescheid wissen. Am Ende des Meetings sollten Sie die nächsten Schritte oder das Fazit eindeutig kommunizieren. Schauen Sie in unserer Checkliste für bewusste Meetings nach, wie Sie Ihre Meetingkultur zum Besseren verändern können.

2. Der arbeitsbezogenen Kommunikation Grenzen setzen

Möchten Sie nicht mehr bis spät in die Nacht auf geschäftliche E-Mails oder Textnachrichten antworten? Dann beginnen Sie damit, Ihre Grenzen abzustecken. So könnten Sie zum Beispiel 18:00 Uhr als Frist für die geschäftliche Kommunikation festlegen. Auch Ihre geschäftlichen Kommunikationslösungen können Ihnen dabei helfen. Setzen Sie Ihren Status in Zoom Team Chat abends beispielsweise auf „Bitte nicht stören“ und aktualisieren Sie die Einstellungen für Ihre Geschäftszeiten in Zoom Phone, damit Anrufe automatisch an die Mailbox weitergeleitet werden. 

3. Auf Lösungen für das virtuelle kollaborative Arbeiten setzen

Wenn sich das kollaborative Arbeiten bei Ihren virtuellen oder hybriden Teams schwierig gestaltet, schauen Sie sich Lösungen wie Zoom Whiteboard an. Mit dieser Lösung können Ihre Teammitglieder Ideen und Feedback in ihrem eigenen Tempo auf einem stets verfügbaren Whiteboard zusammentragen. Daneben können Sie einen Kanal in Zoom Team Chat für ein bestimmtes Projekt einrichten, in dem Gruppenmitglieder Dateien, Bilder und Ideen zentral sammeln können.

4. Optimierung der Kommunikation durch eine einzige Plattform

Zur Optimierung der Kommunikation im Unternehmen muss ein einheitlicher Weg gefunden werden, der von allen Mitarbeitern unterstützt wird. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter daher, was sie zur effektiven Kommunikation unter Kollegen benötigen, und wählen Sie die Lösung anhand der Rückmeldungen aus. Nach der unternehmensweiten Einführung sollten Sie Ihre Mitarbeiter im effizienten Umgang mit der neuen Kommunikationsplattform schulen. Neben Schulungen zum Umgang sollten Sie auch Verfahren zur Behandlung von Ineffizienzen und Tipps und Tricks für eine bessere Kommunikation anbieten, damit die Lösung vollumfänglich angenommen und genutzt wird.

5. Eine offene Kommunikationskultur – von oben bis unten

Die Kultur eines Unternehmens lebt von der einheitlichen Kommunikation durch Führungskräfte. Die Mitarbeiter sollten sich ohne Hemmnisse an Führungskräfte wenden können und darauf verlassen können, dass die Führungsetage wichtige Informationen zeitgerecht bekanntgibt. Regelmäßige unternehmensweite Mitarbeiterversammlungen sind dafür eine gute Möglichkeit. Remote-Mitarbeiter können in diesem Fall über Zoom Webinars erreicht werden. Ebenso können sich Führungskräfte aktiv in Unternehmenschats beteiligen oder regelmäßige E-Mails schreiben. So vermitteln sie den Mitarbeitern, dass sie da sind und angesprochen werden können.

Wenn Sie für jede Angelegenheit ein Meeting anberaumen möchten, sollten Sie sich fragen, ob ein kurzer Anruf oder Gruppenchat nicht ausreichend ist. Ist das Meeting unausweichlich, so sollten Sie einen Ablaufplan erstellen und allen Teilnehmern zukommen lassen, damit alle Bescheid wissen. Am Ende des Meetings sollten Sie die nächsten Schritte oder das Fazit eindeutig kommunizieren. Schauen Sie in unserer Checkliste für bewusste Meetings nach, wie Sie Ihre Meetingkultur zum Besseren verändern können.

Möchten Sie nicht mehr bis spät in die Nacht auf geschäftliche E-Mails oder Textnachrichten antworten? Dann beginnen Sie damit, Ihre Grenzen abzustecken. So könnten Sie zum Beispiel 18:00 Uhr als Frist für die geschäftliche Kommunikation festlegen. Auch Ihre geschäftlichen Kommunikationslösungen können Ihnen dabei helfen. Setzen Sie Ihren Status in Zoom Team Chat abends beispielsweise auf „Bitte nicht stören“ und aktualisieren Sie die Einstellungen für Ihre Geschäftszeiten in Zoom Phone, damit Anrufe automatisch an die Mailbox weitergeleitet werden. 

Wenn sich das kollaborative Arbeiten bei Ihren virtuellen oder hybriden Teams schwierig gestaltet, schauen Sie sich Lösungen wie Zoom Whiteboard an. Mit dieser Lösung können Ihre Teammitglieder Ideen und Feedback in ihrem eigenen Tempo auf einem stets verfügbaren Whiteboard zusammentragen. Daneben können Sie einen Kanal in Zoom Team Chat für ein bestimmtes Projekt einrichten, in dem Gruppenmitglieder Dateien, Bilder und Ideen zentral sammeln können.

Zur Optimierung der Kommunikation im Unternehmen muss ein einheitlicher Weg gefunden werden, der von allen Mitarbeitern unterstützt wird. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter daher, was sie zur effektiven Kommunikation unter Kollegen benötigen, und wählen Sie die Lösung anhand der Rückmeldungen aus. Nach der unternehmensweiten Einführung sollten Sie Ihre Mitarbeiter im effizienten Umgang mit der neuen Kommunikationsplattform schulen. Neben Schulungen zum Umgang sollten Sie auch Verfahren zur Behandlung von Ineffizienzen und Tipps und Tricks für eine bessere Kommunikation anbieten, damit die Lösung vollumfänglich angenommen und genutzt wird.

Die Kultur eines Unternehmens lebt von der einheitlichen Kommunikation durch Führungskräfte. Die Mitarbeiter sollten sich ohne Hemmnisse an Führungskräfte wenden können und darauf verlassen können, dass die Führungsetage wichtige Informationen zeitgerecht bekanntgibt. Regelmäßige unternehmensweite Mitarbeiterversammlungen sind dafür eine gute Möglichkeit. Remote-Mitarbeiter können in diesem Fall über Zoom Webinars erreicht werden. Ebenso können sich Führungskräfte aktiv in Unternehmenschats beteiligen oder regelmäßige E-Mails schreiben. So vermitteln sie den Mitarbeitern, dass sie da sind und angesprochen werden können.

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz bedeutet nicht, rund um die Uhr erreichbar zu sein, sondern so zu kommunizieren, dass die größtmögliche Wirkung erzielt wird – dass Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort erhalten. Die Ihnen zur Verfügung stehenden Lösungen sollten Sie bei der Verbesserung der Kommunikationseffizienz und Produktivität unterstützen, indem sie direkte Kommunikationswege ermöglichen. 

Die Tools für eine effiziente Mitarbeiterkommunikation in hybriden Teams sind in erster Linie digital und cloudbasiert. So ist das kollaborative Arbeiten zwischen Remote- und Präsenzmitarbeitern trotz der räumlichen Distanz problemlos möglich. Lösungen für Videokonferenzen, Chat, Textnachrichten, E-Mail, digitale Whiteboards, Webinare und VoIP-Telefonanlagen bieten Mitarbeitern das richtige Kommunikationsmittel für jede beliebige Situation. Außerdem können Sie sicher sein, dass auch Ihre Kollegen dank derselben Tools effizient arbeiten und ihre Aufgaben erledigen können.

Wenn Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern möchten, bietet eine Plattformlösung wie Zoom flexible Kommunikationstools, die den Bedürfnissen hybrider und verteilter Teams gerecht werden. Fordern Sie eine Demo an und finden Sie heraus, wie Sie die Kommunikation zwischen Ihren Teams mit der Zoom-Plattform effizienter gestalten können.