8 Kommunikationskanäle für eine effektive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

In der digitalen Arbeitswelt von heute ist eine klare und effiziente Kommunikation wichtiger denn je. Ganz gleich, ob Sie neue Ideen für ein Feature oder eine Kampagne suchen, Ihr Team schnell auf den neuesten Stand bringen oder komplexe Kundenpräsentationen halten - die Art der Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen wirkt sich direkt auf den Unternehmenserfolg aus. Aber bei der Vielzahl der verfügbaren Kommunikationskanäle – E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen, um nur einige zu nennen – kann die Wahl des richtigen Kanals schnell überfordernd wirken.

Tatsächlich gibt es keine universelle Kommunikationslösung. Eine falsche Nutzung von Kommunikationskanälen kann zu Verzögerungen, Missverständnissen und Frustration führen. Mit diesem Leitfaden verschaffen Sie sich einen Überblick über die sich ständig verändernde Landschaft der Kommunikation am Arbeitsplatz und können den jeweils geeignetsten Kanal für jede Situation auswählen.

Während die persönliche Interaktion zweifellos wichtig ist, gibt es in der Geschäftswelt noch viele weitere Kommunikationskanäle, die in eine wirksame Kommunikationsstrategie eingebunden werden können. 

Schauen wir uns einige Beispiele der beliebtesten Kommunikationskanäle an und untersuchen, wie sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherstellen können.

1. Videokonferenzen
2. Telefonanruf
3. Textnachricht
4. E-Mail
5. Instant Messaging
6. Live-Chat
7. Webinar
8. Firmenintranet

1. Videokonferenzen

Videokonferenzen sind eine vielseitige Lösung, die verschiedene Teamanforderungen erfüllen kann. 

Das sind die Vorteile von Videokonferenzen:

• Bessere Zusammenarbeit: Durch Videokonferenzen wird die physische Distanz in geografisch verteilten Hybrid- oder Remote-Teams neutralisiert. Echtzeit-Interaktion fördert das Gefühl von Verbundenheit und Zusammenarbeit. Neben Video sorgen Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Breakout-Räume für ein dynamisches und ansprechendes virtuelles Erlebnis.
• Verbesserte Kundenbeziehungen: In Szenarien mit Kundenkontakt verleihen Videokonferenzen den Interaktionen eine persönliche Note, ähnlich wie bei traditionellen persönlichen Treffen. Die Vorstellung von Angeboten, die Durchführung von Produktdemonstrationen oder die Besprechung von Projektmeilensteinen werden durch die visuellen und auditiven Hinweise, die Videokonferenzen bieten, interessanter und effektiver.
• Verbesserte Schulung und Einarbeitung: Videokonferenzen erleichtern interaktive Schulungen und das Remote-Onboarding neuer Mitarbeitender. Trainer können Präsentationen teilen, Fragen in Echtzeit beantworten und visuelle Demonstrationen bereitstellen, was zu einem effektiveren Lernerlebnis führt.

Der integrierte AI Companion in Zoom-Videokonferenzen fungiert als Ihr intelligenter Assistent. Er kann Besprechungsinhalte zusammenfassen, nächste Schritte vorschlagen und Ihnen sogar beim Verfassen von Nachrichten helfen. So sparen Sie Zeit und können sich besser auf das Wesentliche konzentrieren.

Passende Situationen für Videokonferenzen: 

• Brainstorming-Sitzungen
• Kundenmeetings
• Schulungssitzungen 
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Falsche Situationen für Videokonferenzen: 

• Schnelle Status-Updates 
• Wenn den Teilnehmern die notwendige Ausrüstung oder eine stabile Internetverbindung fehlt

2. Telefonanruf

Telefonanrufe ermöglichen eine persönlichere Interaktion, wodurch ein besseres Verhältnis und Vertrauen zu Kunden aufgebaut werden kann. Das wechselseitige Gespräch und die stimmlichen Hinweise können dazu beitragen, eine Verbindung herzustellen, die in Texten oder E-Mails nicht gegeben ist.

Sehen wir uns einige Vorteile von Telefonanrufen für die Kunden- und Teamkommunikation an:

• Lösung komplexer Probleme: Telefonanrufe eignen sich besser für die Lösung komplexer Probleme, bei denen ein wechselseitiges Gespräch und eine Klärung erforderlich sind. Sie können ganz einfach klärende Fragen stellen und erhalten sofort eine Antwort, was zu einer schnelleren Lösung führt.
• Sofortige Antwort: Telefonanrufe bieten die Möglichkeit, sofort mit jemandem in Kontakt zu treten, was bei dringenden Angelegenheiten entscheidend sein kann. Dieser Aspekt ist besonders wichtig, wenn ein Kunde sofort Hilfe benötigt oder Sie eine schnelle Entscheidung treffen müssen.
• Verbesserte Verkaufschancen: Telefonanrufe können ein wirkungsvolles Instrument für den Vertrieb sein. Bei einem Telefonanruf können Vertriebsmitarbeiter ein Gespräch mit potenziellen Kunden führen, ihre Bedürfnisse ermitteln und ihr Angebot entsprechend anpassen. Dies kann im Vergleich zu unpersönlicher Text- oder E-Mail-Kommunikation zu höheren Konversionsraten führen.

Zoom Phone lässt sich nahtlos in Ihren bestehenden Netzbetreiber integrieren bzw. Sie können Ihren eigenen Netzbetreiber einbringen (BYOC), um eine wirklich individuelle Lösung zu erhalten. Mit dem weitreichenden globalen Netzwerk von Zoom Phone können Sie sich mit anderen Menschen an beliebigen Orten verbinden und eine glasklare Gesprächsqualität genießen.

Passende Situationen für Telefonanrufe:

• Sofortige Klärung oder Echtzeit-Interaktion 
• Leads generieren
• Vermittlung komplexer Informationen
• Kundenbeziehungen pflegen und Vertrauen aufbauen 

Falsche Situationen für Telefonanrufe: 

• Kurze Fragen oder grundlegende Anfragen, die ganz einfach schriftlich, per E-Mail oder Instant Messaging beantwortet werden können
• Übermittlung langer Berichte, Präsentationen oder detaillierter Anweisungen
• Übermittlung von Informationen an eine große Gruppe

3. Textnachricht

In der heutigen schnelllebigen Welt wünschen wir uns, dass die Kommunikation schnell und reibungslos verläuft. In diesem Zusammenhang können Textnachrichten (SMS) ein wertvolles Instrument für die Geschäftskommunikation sein. Jenseits von lockeren Gesprächen bietet SMS eine Mischung aus Unmittelbarkeit, Zugänglichkeit und Genauigkeit und ist damit ideal für bestimmte Geschäftssituationen. 

Das sind die Vorteile von Textnachrichten für Ihr Unternehmen:

• Hohe Öffnungsraten: SMS weisen eine beeindruckende Öffnungsrate von über 98 % auf – deutlich höher als E-Mails. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass Ihre Nachricht schnell und effizient gelesen wird.
• Kommunikation in Echtzeit: Textnachrichten erreichen die Empfänger nahezu augenblicklich und sind daher ideal für dringende Updates, Terminerinnerungen oder schnelle Bestätigungen.
• Komfort für Kunden und Mitarbeiter: Die meisten Menschen haben ihr Telefon immer dabei. Daher sind Textnachrichten eine praktische Möglichkeit, Kunden und Mitarbeiter auch unterwegs zu erreichen. Sie können nach Belieben antworten, ohne das Gefühl zu haben, ständig vor einem Computerbildschirm sitzen zu müssen.

Auch wenn Sie SMS als eine persönlichere Form der Kontaktaufnahme betrachten, ist das nicht für alle Menschen angenehm. Es ist äußerst wichtig, dass Sie die Privatsphäre und die Präferenzen Ihrer Kollegen, Mitarbeiter und Kunden respektieren, wenn Sie sich für diese Art von Kommunikation entscheiden.

Passende Situationen für Textnachrichten: 

• Dringende Updates oder zeitkritische Benachrichtigungen 
• Präzise und direkte Kommunikation
• Terminerinnerungen, Bestellaktualisierungen oder Werbeangebote 
• Personalisierte Kommunikation 

Falsche Situationen für Textnachrichten: 

• Übermittlung komplexer oder detaillierter Informationen

4. E-Mail

Machen wir uns nichts vor: E-Mail ist das Arbeitspferd der Kommunikationswelt. Wir alle kämpfen mit überquellenden Inboxen, von Nachrichten an Kollegen über anstehende Projekte bis hin zu wichtigen Updates von Kunden und Partnern. Aber trotz der ständigen Flut von E-Mails bleibt diese Form der Kommunikation ein wichtiger und vielseitiger Kanal für Unternehmen jeder Größe.

Hier erfahren Sie, warum E-Mails nach wie vor ein zuverlässiger und effektiver Kommunikationskanal sind:

• Solide Geschichte: E-Mail gibt es schon seit Jahrzehnten, daher ist sie eine vertraute und verlässliche Methode der Kommunikation. Von erfahrenen Fachleuten bis hin zu Neueinsteigern ist fast jeder mit E-Mail vertraut.
• Klare Dokumentation: E-Mails sind ein klarer Nachweis der Kommunikation. Müssen Sie sich auf eine vergangene Diskussion beziehen oder wichtige Details mit einem Kunden bestätigen? Mit einer schnellen Suche in Ihrer Inbox finden Sie alles wieder. Das kann bei Projekten lebensrettend sein und trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden.
• Flexibilität: E-Mails richten sich zeitlich nach den Benutzern. Sie können eine Nachricht mit einer genialen Idee senden und der Empfänger kann sie nach Belieben öffnen. Diese asynchrone Kommunikation macht E-Mails zu einem idealen Mittel, um die Kommunikation mit einem vollen Terminkalender in Einklang zu bringen.

Zoom Mail lässt sich nahtlos mit Zoom Meetings, Team Chat, Whiteboard und Telefon integrieren. Greifen Sie auf alles zu, was Sie für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit auf einer einzigen, bedienfreundlichen Plattform benötigen.

Passende Situationen für E-Mails: 

• Formale Kommunikation
• Übermittlung detaillierter Informationen, die keine sofortige Antwort erfordern
• Professionelle Korrespondenz mit Kunden

Falsche Situationen für E-Mails:

• Dringenden Angelegenheiten
• Komplexe Problemlösung

5. Instant messaging

Instant Messaging (IM) ist eine Echtzeit-Chat-Plattform, mit der Nutzende über ein Computernetzwerk kurze, textbasierte Nachrichten miteinander austauschen können. Betrachten Sie es als den tatkräftigen Handlanger der E-Mail – perfekt für schnelle Updates, Echtzeit-Diskussionen und die Aufrechterhaltung der Kommunikation im Team unterwegs.

Sehen wir uns einige Vorteile von Instant Messaging an:

• Geschwindigkeit und Effizienz: Sie benötigen eine schnelle Antwort oder möchten ein kurzes Update geben? Der IM-Chat macht Schluss mit dem E-Mail-Wirrwarr. Er ermöglicht einen Dialog in Echtzeit und treibt Projekte voran. 
• Kollaborativ: IM fördert einen informelleren und konversationellen Ton, ideal für Brainstorming-Sitzungen, klärende Fragen oder die Behebung kleinerer Probleme. Dieser Kanal kann Kommunikationsbarrieren abbauen und die Zusammenarbeit im Team fördern. 
• Verfügbarkeit und Komfort: Viele von uns sind ständig mit ihren Geräten verbunden, was IM zu einem leicht zugänglichen Kommunikationskanal macht. Das fördert das Gefühl der Verbundenheit und ermöglicht eine schnelle Rückmeldung, auch wenn Sie von unterwegs aus arbeiten. 

Mit Zoom Team Chat können Sie Sofortnachrichten an Einzelpersonen oder Gruppen senden, Dateien freigeben und sogar Kanäle für laufende Diskussionen mit bestimmten Teams oder Projekten erstellen. Das ist praktisch für schnelle Gespräche, die Koordination von Teamarbeit oder die Aufrechterhaltung der Kommunikation, ohne dass Sie ein komplettes Videomeeting starten müssen.

Der AI Companion von Zoom Team Chat kann lange Chat-Threads zusammenfassen und Ihnen auf diese Weise eine effiziente Nachbereitung von Gesprächen ermöglichen. Der AI Companion kann Ihnen auch dabei helfen, eine Nachricht zu verfassen oder schnell ein Meeting zu planen, wodurch Sie noch mehr Zeit sparen.

Passende Situationen für Instant Messaging: 

• Kurze Fragen oder Updates
• Echtzeit-Zusammenarbeit für sofortige Kommunikation und Feedback
• Informelle Kommunikation 

Falsche Situationen für Instant Messaging:

• Komplexe Problemlösung 
• Zuweisen wichtiger Aufgaben 

6. Live-Chat

Live-Chat ist ein Echtzeit-Kommunikationskanal, mit dem Unternehmen über ein in ihre Website oder mobile App eingebettetes Chat-Fenster direkt mit Website-Besuchern und Kunden in Kontakt treten können. Sie können sich die Funktion wie die digitale Version eines Gesprächs mit einem Mitarbeiter in einem Ladengeschäft vorstellen, bei dem Kunden in Echtzeit Fragen stellen, Erklärungen erhalten und Hilfe bekommen können.

Der Live-Chat ist ein zuverlässiger Kommunikationskanal für folgende Punkte:

• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Live-Chat ermöglicht Gespräche in Echtzeit und trägt dazu bei, Probleme schnell und effizient zu lösen. Diese Unmittelbarkeit macht Kunden zufrieden, da sie sich wertgeschätzt und gut betreut fühlen.
• Höheres Engagement: Live-Chat sorgt dafür, dass die Besucher interessiert bleiben. Durch proaktive Chat-Aufforderungen können Sie Hilfe anbieten oder allgemeine Fragen beantworten, bevor die Kunden frustriert sind und den Online-Besuch abbrechen.
• Effizienz: Ein qualifizierter Agent kann mehrere Chats gleichzeitig betreuen, die Produktivität maximieren und einer größeren Anzahl von Kunden zeitnahen Support bieten. 

Zoom Contact Center ist eine Omnichannel-Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Kommunikationstools integrieren lässt und Kunden die Möglichkeit gibt, die richtigen Fachleute zu erreichen, unabhängig von Abteilung oder Standort. Dadurch werden ein reibungsloser Kundenverkehr und schnellere Lösungszeiten gefördert.

Passende Situationen für Live-Chat:

• Bereitstellung von Kundensupport in Echtzeit
• Unterstützung von Besuchern bei Website-Anfragen
• Ansprechen potenzieller Kunden für Verkaufsunterstützung
• Sofortiger technischer Support

Falsche Situationen für Live-Chat:

• Wenn Support-Mitarbeiter nicht verfügbar sind
• Lösung komplexer Probleme

7. Webinar

Webinare haben sich zu einem leistungsstarken Kommunikationskanal entwickelt, der Elemente wie Videokonferenzen, E-Mail-Marketing, Chat-Funktionen und sogar Werbung in sozialen Medien miteinander verbindet. Mit Webinaren können Sie interaktive Live-Präsentationen veranstalten, die ein weltweites Publikum erreichen – und zwar bequem von Ihrem eigenen Gerät aus.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Webinaren: 

• Kostengünstig und skalierbar: Im Vergleich zu herkömmlichen Veranstaltungen entfallen bei Webinaren geografische Einschränkungen und Kosten für den Veranstaltungsort. Sie erreichen ein weltweites Publikum und fördern die Bekanntheit Ihrer Marke und die Generierung von Kundenkontakten, ohne dass Sie dafür Ihr Budget sprengen müssen.
• Interaktive Funktionen: Steigern Sie die Beteiligung des Publikums durch Live-Chat, Frage-und-Antwort-Runden und Reaktionen in Echtzeit. Sammeln Sie wertvolles Feedback und messen Sie in Echtzeit, inwieweit das Publikums Ihre Botschaft erfasst.
• Glaubwürdigkeit: Mit Webinaren können Sie eine engere Verbindung zu Ihrem Publikum aufbauen. Indem Sie aufschlussreiche Präsentationen halten und die Interaktion fördern, etablieren Sie sich als Vordenker in Ihrer Branche. Das schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei potenziellen Kunden, sodass diese eher bereit sind, Ihre Marke bei Kaufentscheidungen zu berücksichtigen.

Verbinden Sie Zoom Webinars mit Ihrem vorhandenen CRM, Ihren Bildungsplattformen oder Gamification-Tools für ein echtes immersives Erlebnis. Mit Zoom Webinars können Sie schnell loslegen – dank einer bedienfreundlichen Oberfläche und der Möglichkeit, Ihr Webinar auf verschiedene Plattformen zu streamen oder direkt in Ihre Website einzubetten. 

Passende Situationen für Webinare:

• Bildungszwecke, wobei wertvolle Einblicke vermittelt werden sollen
• Interaktiver Schulungen
• Präsentation von Produkten oder Dienstleistungen durch Vorführungen
• Als Tool zur Lead-Generierung und zur Einbindung potenzieller Kunden

Falsche Situationen für Webinare:

• Wenn die Beteiligung des Publikums aufgrund irrelevanter Themen gering ist
• Komplexe oder zeitaufwändige Inhalte
• Für kollaborative Situationen, in denen mehrere Personen miteinander sprechen müssen

8. Firmenintranet

Ein Intranet ist ein sicheres internes Netzwerk, das Ihren Mitarbeitern als digitaler Arbeitsplatz dient. Es geht über einen einfachen Dateiserver hinaus: Es handelt sich um eine dynamische Plattform, die Gruppenkommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg optimiert.

Vorbei sind die Zeiten endloser E-Mail-Ketten oder des ausschließlichen Gebrauchs von Meetings. Ein Intranet bietet eine zentrale Plattform für Ankündigungen, Unternehmensaktualisierungen und abteilungsspezifische Informationen. Es fördert die Transparenz und hält alle auf dem Laufenden.

Nachfolgend sind einige weitere Vorteile eines Unternehmensintranets aufgeführt:

• Wissensaustausch und Zusammenarbeit: Ein modernes Intranet erleichtert den Austausch von Wissen durch Funktionen wie Wikis, Foren und Diskussionsplattformen. So können die Mitarbeitenden voneinander lernen, bewährte Verfahren austauschen und effektiv an Projekten zusammenarbeiten.
• Optimierter Workflow: Mit Funktionen wie einer leistungsstarken Suchfunktion, Dokumentenbibliotheken und einem App-Launcher ist das Auffinden von Informationen ein Kinderspiel - und das alles auf einer vereinheitlichten Intranet-Plattform wie Workvivo. So wird keine Zeit verschwendet und die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren.
• Gesteigerte Produktivität: Durch die Zentralisierung von Informationen, Ressourcen und Kommunikationstools spart ein Intranet den Mitarbeitern Zeit und erspart ihnen unnötigen Aufwand. Sie können schnell die benötigten Informationen finden und nahtlos mit ihren Kollegen zusammenarbeiten, was zu einer höheren Produktivität und Gesamteffizienz führt.

Workvivo von Zoom verfügt über eine moderne, von den Social Media inspirierte Oberfläche, die intuitiv und angenehm zu bedienen ist. Workvivo lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools einbinden (mit über 100 Integrationen!) und bietet ein API-Framework für weitere Anpassungen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Mitarbeiter informiert und vernetzt bleiben, wenn die Plattform selbst ansprechend ist.

Passende Situationen für Firmenintranet:

• Interne Kommunikation und Zusammenarbeit
• Weitergabe von Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -ankündigungen
• Zentralisierung von Ressourcen und Dokumenten
• Förderung der Mitarbeitereinbindung

Falsche Situationen für Firmenintranet:

• Kundenkommunikation 
• Nicht arbeitsbezogene Inhalte, wie das Teilen von Urlaubsfotos oder das Posten von Geburtstags-/Jubiläumsglückwünschen
• Informelle Diskussionen oder Brainstorming-Sitzungen

Nachdem Sie nun über die große Vielfalt der Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle erfahren haben, finden Sie hier einige Hinweise dazu, welche Kanäle Sie benötigen:

• Zielgruppe: Wen möchten Sie erreichen? Benötigt Ihr internes Team eine eher kollaborative Plattform wie ein Projektmanagement-Tool oder einen Team-Chat? Oder richten Sie sich an externe Zielgruppen wie Kunden, für die E-Mail-Marketing oder Webinare besser geeignet wären?
• Zweck/Kontext: Was für eine Nachricht möchten Sie übermitteln? Versenden Sie routinemäßige Updates, halten Sie eine Brainstorming-Sitzung ab oder übermitteln Sie vertrauliche Informationen? Der Zweck und der Kontext Ihrer Mitteilung sind ausschlaggebend für die Wahl des Kanals. Eine schnelle Frage an eine Kollegin lässt sich beispielsweise am besten über einen Chat stellen, während für eine komplexe Schulungssitzung vielleicht eine Videokonferenz sinnvoller wäre.
• Dringlichkeit: Wie schnell muss Ihre Nachricht ankommen und wie schnell muss sie beantwortet werden? Dringende Informationen erfordern ggf. einen Echtzeit-Kommunikationskanal wie einen Telefonanruf oder eine Sofortnachricht, während weniger dringende Angelegenheiten per E-Mail oder Intranet-Post übermittelt werden können.
• Reichweite: Wie viele Menschen müssen Sie mit Ihrer Nachricht erreichen? E-Mail bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen Reichweite und Effizienz, während soziale Medien dazu dienen, Informationen an eine breitere Zielgruppe zu senden.
• Messbarkeit: Müssen Sie die Reichweite und die Interaktion mit Ihrer Nachricht nachverfolgen? Bestimmte Kanäle, wie E-Mail-Marketingplattformen oder Social Media Analytics, bieten detaillierte Metriken zur Effektivität Ihrer Mitteilung.

Die richtige Mischung von Kommunikationskanälen zu finden, kann eine Herausforderung darstellen. Das muss es aber nicht sein! Zoom Workplace hilft Ihnen, Ihre internen Teams und Ihr externes Publikum nahtlos zu verbinden. Entdecken Sie unsere umfassende Suite von Tools für die Zusammenarbeit und erfahren Sie, wie Sie Ihre Kommunikationsstrategie vereinheitlichen können.