Das Problem ist nicht, die richtigen Tools zu haben – sondern sicherzustellen, dass sie zusammenarbeiten und von den Mitarbeitern auch wirklich genutzt werden.
Veröffentlicht am 11. August 2026
Fragt man die meisten IT-Verantwortlichen, ob ihr Unternehmen über leistungsfähige Kollaborationstechnologie verfügt, lautet die Antwort: Ja. Sie haben Telefone, Chat, Zoom Meetings, KI-Funktionen, Dokumententools und Workflow-Automatisierung. Schwieriger zu finden ist eine Umgebung, in der all diese Lösungen so zusammenarbeiten, dass sie für Mitarbeiter intuitiv und für die IT gut zu verwalten ist.
Studien zeigen, dass Mitarbeiter während Meetings weniger als ein Drittel der verfügbaren Funktionen für die Zusammenarbeit nutzen – und nach Meetings nur die Hälfte.* Die meisten Unternehmen haben theoretisch keine Kapazitätslücke. In der Praxis ist diese Lücke strategischer Natur.
Unternehmen, die eine durchdachte Strategie für die Zusammenarbeit entwickeln – eine, die definiert, wie Tools miteinander verknüpft werden, wie KI reguliert wird und wie Mitarbeiter neue Arbeitsweisen tatsächlich annehmen –, schaffen tendenziell Umgebungen, die mit der Zeit immer stärker werden. Unternehmen hingegen, die dies nicht tun, fügen immer mehr Komplexität hinzu und wundern sich, warum alles noch schwieriger erscheint.
Der Unterschied zwischen diesen beiden Ansätzen liegt in den folgenden fünf Grundsätzen.
In den letzten Jahren haben Anbieter darum gewetteifert, dass ihre Plattformen mehr als nur eine Ansammlung von Funktionen sind. Als Ergebnis haben sich Lösungen für das kollaborative Arbeiten um Workflows herum organisiert, nicht aber um Kategorien. Die strategische Frage für die IT lautet nicht mehr, welche Tools Sie haben. Sie lautet vielmehr, ob diese so miteinander verknüpft sind, dass sie widerspiegeln, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen tatsächlich abläuft.
Bevor Sie Plattformen bewerten oder Kapazitäten hinzufügen, bilden Sie die Workflows ab, auf die Ihre Mitarbeiter angewiesen sind. Wo beginnt die Arbeit? Wo kommt sie ins Stocken? Wo geht der Kontext zwischen Tools verloren? Diese Antworten sollten Ihre Entscheidung bezüglich einer Plattform bestimmen, nicht umgekehrt.
Die Frage zur Einführung von KI wurde bereits beantwortet. Die Mitarbeiter nutzen KI bereits in ihren Tools für das kollaborative Arbeiten – ganz gleich, ob das IT-Team dies geplant hat oder nicht. Die Frage ist, ob das IT-Team einen Governance-Rahmen eingerichtet hat, bevor sich diese Nutzung schneller entwickelt als die Richtlinien.
Genauer gesagt: Die IT muss festlegen, welche KI-Funktionen welchen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, wie mit KI-generierten Inhalten gemäß Ihren Datenrichtlinien umgegangen wird und wie Sie den Überblick über alle Tools behalten. Eine Plattform, die die KI-Governance zentralisiert, gibt dem IT-Team für alle diese Aspekte die nötigen Kontrollmöglichkeiten. Doch meist wird ein Flickenteppich aus Plug-ins und Browsererweiterungen verwendet – und zwar zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt.
Kein Unternehmen fängt bei null an. Ihre Mitarbeiter nutzen bereits Produktivitätssuiten, CRM-Plattformen und Kommunikationstools, auf die sie täglich angewiesen sind. Eine moderne Strategie für das kollaborative Arbeiten verknüpft diese Investitionen miteinander, anstatt sie zu ersetzen.
Wenn Sie eine Plattform für kollaboratives Arbeiten bewerten, sollte die Integration eine Grundvoraussetzung sein. Die entscheidende Frage ist nicht, ob sich eine Plattform in Ihre bestehende Technologieinfrastruktur integrieren lässt. Entscheidend ist, wie tiefgreifend und zuverlässig die Integration ist und wie viel Verwaltungsaufwand sie im Laufe der Zeit verursacht. Eine Plattform, die gut mit allem funktioniert, was Sie sonst nutzen, gewinnt zusätzlich an Wert. Eine Lösung, die ständig gewartet werden muss, um die Verbindung aufrechtzuerhalten, verursacht nur zusätzliche Arbeit.
Zwischen einem Drittel und der Hälfte der verfügbaren Funktionen für die Zusammenarbeit, darunter viele KI-native Funktionen, bleiben ungenutzt.* Die Einführung wurde nie wirklich bewusst umgesetzt, und das ist eines der Hauptprobleme.
Effektive Einführungsstrategien sind persona-spezifisch. Führungskräfte, Manager und einzelne Beitragende nutzen Tools für die kollaborative Arbeit auf unterschiedliche Art und Weise und schätzen unterschiedliche Funktionen. Eine Einführung, bei der alle Mitarbeiter gleich behandelt werden, führt meist zum gleichen Ergebnis: einige Poweruser und viele ungenutzte Funktionen, die in einem Einstellungsmenü verstauben, das niemand öffnet.
Die korrekte Einführung sollte Teil der Plattformentscheidung sein. Fragen Sie Anbieter, wie sie das Change Management unterstützen, wie die produktinterne Benutzerführung aussieht und wie sie die Nutzung von Funktionen im Zeitverlauf messen, anstatt nur Lizenzzahlen zu erfassen.
Die meisten IT-Teams bewerten Kollaborationsplattformen anhand der Anzahl der Meetings und der Verfügbarkeitskennzahlen: ein enger Blickwinkel, der den Großteil der Bereiche außer Acht lässt, in denen der tatsächliche Mehrwert liegt.
Bei einer umfassenderen Bewertung hingegen sollte die Zeit, die über den gesamten Meeting-Lebenszyklus hinweg eingespart werden kann, die Reduzierung wiederholter Meetings, die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung und die Art und Weise, wie Mitarbeiter die Tools im Alltag tatsächlich erleben, berücksichtigt werden. Viele CIOs erkennen diese Lücke an. Sie wissen, dass es zusätzlichen Wert gibt, der gemessen werden sollte – aber ihnen fehlen die Instrumente, um diesen zu erfassen.*
Plattformen, die transparent zeigen, wie die Tools zur Zusammenarbeit tatsächlich genutzt werden und nicht nur, ob sie genutzt werden, liefern dem IT-Team wichtige Erkenntnisse: die Daten, um den Mehrwert nachzuweisen, Investitionen zu verteidigen und zu erkennen, wo Verbesserungsbedarf besteht, bevor Mitarbeiter beginnen, die Lücken zu umgehen.
* Deloitte, im Auftrag von Zoom, „The Productivity Payoff of Next Generation Collaboration“ („Produktivitätsgewinn durch moderne Zusammenarbeit“), 2025.
