Việc chuyển đổi các sự kiện trực tiếp lớn sang sự kiện ảo một cách linh hoạt không phải là điều dễ dàng, nhưng National Kidney Foundation (NKF) đã chứng minh rằng điều đó có thể thực hiện được, khi biến sự kiện hàng đầu của họ thành một hội nghị ảo thành công và an toàn bằng Zoom chỉ trong vài tuần.
Hội Nghị Lâm Sàng Mùa Xuân của National Kidney Foundation phi lợi nhuận là hội nghị thường niên được thiết kế để cung cấp giáo dục, cả được công nhận và không được công nhận, cho hơn 3.000 chuyên gia trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe thận. Sự kiện này cung cấp các khóa học cho các bác sĩ chuyên khoa thận, y tá và kỹ thuật viên lọc máu, trợ lý bác sĩ, y tá hành nghề, dược sĩ, nhân viên xã hội, điều phối viên cấy ghép và chuyên gia dinh dưỡng thận.
Hội nghị Cuộc Họp Lâm Sàng Mùa Xuân tạo cơ hội cho:
- Các chuyên gia chăm sóc sức khỏe kiếm được tín chỉ giáo dục thường xuyên
- Các nhà nghiên cứu sẽ trình bày và thảo luận về nghiên cứu mới nhất của họ
- Ghi nhận những cá nhân đã có đóng góp đáng kể cho lĩnh vực bệnh thận
- Các tổ chức thiết bị y tế, công ty dược phẩm và các tổ chức phi lợi nhuận khác để giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới nhất của họ
Nhưng khi đại dịch COVID-19 lan rộng khắp thế giới, nhà tổ chức Jessica Joseph biết rằng chương trình sẽ không thể diễn ra như dự kiến ở New Orleans.
“Chúng tôi cảm thấy cần phải làm một điều gì đó để không để cả năm nay dành cho việc lập kế hoạch nội dung quan trọng bị lãng phí,” ông Joseph, Phó Chủ Tịch Cấp Cao phụ trách Hoạt Động Khoa Học của NKF, người đã tổ chức Cuộc Họp Lâm Sàng Mùa Xuân của NKF trong 16 năm qua, cho biết Các bác sĩ cần phải liên tục tích lũy điểm tín chỉ trong lĩnh vực chuyên môn của mình, nếu không họ sẽ mất chứng chỉ hành nghề. Chúng tôi giúp tạo điều kiện cho việc công nhận liên tục của họ. Nhưng điều quan trọng hơn nữa là Cuộc Họp Lâm Sàng Mùa Xuân hỗ trợ các bác sĩ lâm sàng trong việc cung cấp các phương pháp điều trị và chăm sóc mới nhất cho bệnh nhân ở tất cả các giai đoạn của bệnh thận.
CEO của National Kidney Foundation, Kevin Longino cũng đồng tình.
“Đây là một sự kiện lớn đối với cộng đồng lâm sàng của chúng tôi và là một hoạt động gây quỹ quan trọng cho Quỹ,” Longino cho biết. “Việc này chắc chắn phải tiến hành.”
Với nguy cơ hủy bỏ hội nghị từ ngày 26 đến 29 tháng Ba, Jessica Joseph và National Kidney Foundation đã chứng minh cách các tổ chức sáng tạo đang nhanh chóng thích ứng với những thách thức của COVID-19.
Cchuyển đổi sang hội nghị trực tuyến
Chỉ còn vài tuần trước sự kiện đã được lên lịch và một cuộc khủng hoảng y tế công cộng đang nổi lên nhanh chóng, Joseph và đội ngũ của cô ấy phải quyết định liệu sự kiện có tiếp tục hay không. Bệnh nhân chạy thận có nguy cơ cao hơn đối với COVID-19, và những người chăm sóc lâm sàng của họ không thể đến New Orleans — một trong những điểm nóng của vi rút ở Hoa Kỳ — mà không có nguy cơ tạo ra các ổ dịch nhỏ trên khắp đất nước.
Joseph quyết định chuyển sang hình thức trực tuyến vào ngày 9 tháng Ba và thông báo cho những người dự thính vào ngày 10 tháng Ba. Đội ngũ NKF đã liên hệ với Zoom vào ngày hôm sau để tìm cách thực hiện mọi thứ.
Joseph nói: "Chúng tôi đã sử dụng Zoom Meetings nội bộ trong một thời gian, vì vậy chúng tôi đã liên hệ và nhóm Zoom thực sự đã giúp chúng tôi hiểu được những gì có thể thực hiện được."
NKF đã nhận được hơn một chục giấy phép Zoom Webinars cho sự kiện và dự định sử dụng Zoom để tổ chức toàn bộ hội nghị theo cách thức giống hệt — cùng các chuyên đề, cùng các phiên, và trong cùng múi giờ — như khi tổ chức trực tiếp.
Joseph nói: “Chúng tôi đã sử dụng tất cả các hội thảo trực tuyến, nhưng nếu chúng tôi biết kịp thời rằng một phiên cụ thể muốn thực hiện các nhóm thảo luận, chúng tôi có thể dễ dàng lên lịch đó dưới dạng Cuộc họp Zoom và sử dụng tính năng Phòng theo nhóm,”
Joseph lưu ý rằng việc truyền đạt hậu cần mới cho các cuộc họp lâm sàng mùa xuân càng nhanh càng tốt là một thách thức, nhưng việc lập kế hoạch và chuẩn bị trước đã giúp giảm thiểu điều đó.
“Nhiều người hoài nghi rằng điều đó có thể thực hiện được (trực tuyến), đặc biệt là các diễn giả đã quen với việc trình bày trước một phòng đầy người,” bà nói Sau khi thiết lập tất cả các ID hội thảo trực tuyến Zoom, chúng tôi đã lên lịch cho các diễn giả và gửi lời mời lịch với các liên kết tham luận viên duy nhất cho từng người trình bày. Chúng tôi cũng đã thực hiện một số kế hoạch và diễn tập cho các hội nghị chuyên đề do công ty tài trợ và các phiên phát biểu quan trọng để đảm bảo mọi người đều thử nghiệm tính năng Hỏi đáp, chia sẻ màn hình và micrô của họ đều hoạt động.
Quỹ cũng sử dụng tính năng thăm dò ý kiến trong hội thảo trực tuyến của Zoom cho ít nhất 60% các phiên để đánh giá mức độ kiến thức, sự quan tâm đến một số lĩnh vực nhất định và khuyến khích tranh luận. Loại hình tương tác này không chỉ là một cách tốt để duy trì sự tham gia và học hỏi của mọi người, mà còn thường là một yêu cầu.
“Đối với giáo dục y khoa liên tục cho dược sĩ, chẳng hạn, bạn cần phải có các chiến lược học tập tích cực được tích hợp sẵn,” Joseph nói “Và thăm dò ý kiến là công cụ hoàn hảo để đảm bảo điều đó xảy ra.”
Lợi ích của nền tảng ảo
Các cuộc họp lâm sàng mùa xuân ảo đã mang lại một số lợi ích rõ ràng cho người dự thính và thậm chí cả những người không tham dự, theo Joseph:
- Khả năng triển lãm lớn hơn: Một công ty dược phẩm có thể chỉ trình bày cho 50 người trong một gian hàng triển lãm thực tế tại sự kiện Exhibitor Showcase. Tuy nhiên, có từ 175 đến 250 người tham gia các phiên tương đương trong Nhà hát Sản phẩm Ảo đã được đổi tên.
- Cải thiện việc ghi hình: Quỹ đã có thể ghi lại và đăng tải các phiên họp trực tuyến nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn nhờ Zoom. Trước đây, các đội chỉ ghi lại một số ít phiên họp hội nghị.
- Nhiều cơ hội hơn cho tín chỉ: Tất cả các bản ghi âm đó có nghĩa là nhiều người có thể truy cập các phiên và nhận tín chỉ trực tuyến. NKF giữ đăng ký mở cho đến cuối tháng 4 để mở rộng cơ hội kiếm tín chỉ.
- Mở rộng quyền truy cập: Sau khi quyết định chuyển sang hình thức trực tuyến, NKF cho phép bất kỳ ai muốn xem các phiên hội nghị đều có thể làm như vậy mà không cần đăng ký tham dự hội nghị. (Những người dự thính vẫn phải đăng ký hội nghị để nhận tín chỉ.)
“Chúng tôi vừa nhận được Góp ý tốt nhất từ những người dự thính, và thậm chí cả những diễn giả ban đầu còn hoài nghi cũng đã bị ấn tượng mạnh bởi mức độ tương tác và sự suôn sẻ của sự kiện,” cô ấy nói. “Có người thậm chí còn nói, 'Có vẻ như hội nghị này được tạo ra để diễn ra trực tuyến.' ”
Và khi được hỏi về các mối quan tâm bảo mật liên quan đến một sự kiện ảo, Joseph cho biết sự gián đoạn sẽ không phải là vấn đề nhờ vào bản chất của nền tảng Zoom.
"Hội thảo trực tuyến Zoom tự động bảo vệ chống lại sự gián đoạn vì chỉ những tham luận viên được chọn trước của chúng tôi mới có khả năng âm thanh/video,” bà cho biết "Ngoài ra, Zoom có nhiều Cài đặt quản trị cho phép chúng tôi theo dõi và giới hạn chức năng trò chuyện trong trường hợp có trục trặc. Tôi đánh giá cao sự linh hoạt trong việc quản lý và kiểm soát các cài đặt theo nhu cầu của chương trình của mình."
‘Thay đổi cách thức làm việc, thích ứng và thực hiện’
Ông Longino cho biết sự kiện kéo dài bốn ngày đã chứng kiến sự gia tăng 11% về số lượng người tham dự so với năm ngoái, với 3.583 người dự thính trực tuyến trải nghiệm 130 phiên và 338 diễn giả, trong đó có Thứ trưởng Eric D. Hargan của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ là Diễn giả Toàn thể năm nay.
Hargan đã có thể cung cấp các báo cáo tiến độ chi tiết về sáng kiến Advancing American Kidney Health gần đây cũng như cập nhật kịp thời về ứng phó với COVID-19, điều mà có thể đã không thể thực hiện được nếu không có hành động nhanh chóng từ Joseph và nhóm NKF.
Longino cho biết việc chuyển sang hội nghị ảo có thể được thực hiện thành công, nhưng việc đáp ứng thời gian ngắn như vậy là minh chứng cho việc nhân viên NKF thích nghi nhanh chóng, các nhóm luôn tập trung vào mục tiêu và có các đối tác phù hợp.
“Trong thế giới lâm sàng và phi lợi nhuận của chúng tôi, chúng tôi chưa bao giờ nghe thấy điều gì như thế này xảy ra, chắc chắn không phải ở quy mô như thế này,” ông nói. “Chúng tôi đã có thể thay đổi cách thức làm việc, thích ứng và tổ chức một cuộc họp ảo với quy mô này nhờ Zoom.”
Ông nói thêm: “Sự kiện của chúng tôi đã diễn ra mà không gặp bất kỳ vấn đề gì, và chúng tôi chỉ nhận được góp ý tích cực. Toàn bộ quá trình thêm nhiều tài khoản và sự hỗ trợ Zoom mà chúng tôi nhận được thật sự xuất sắc. Công nghệ của Zoom và đội ngũ Zoom đã giúp chúng tôi chuyển đổi thành công các cuộc họp lâm sàng mùa xuân sang nền tảng trực tuyến.
Với số lượng người tham dự ảo cao hơn, Joseph cho biết bà đang cân nhắc tổ chức một sự kiện kết hợp ảo/tại chỗ cho Cuộc Họp Lâm Sàng Mùa Xuân năm 2021 tại Orlando.
“Đối với những người không thể đi du lịch hoặc nghỉ phép, đây là một cách tuyệt vời để có được các tín chỉ giáo dục mà họ cần,” cô ấy nói. “Ngành giáo dục y tế và lĩnh vực nghiên cứu y tế nói chung có thể được hưởng lợi từ sự linh hoạt hơn. Hiện tại có các bác sĩ, y tá và bác sĩ lâm sàng đang ở tuyến đầu chống lại coronavirus, và một số đã phải hủy tham dự hội nghị này vì thành phố của họ bị ảnh hưởng nặng nề. Cung cấp các nền tảng cho phép cộng đồng y tế có thể truy cập và tương tác trực tuyến là tương lai.
Tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn với Zoom.
National Kidney Foundation (NKF) là một ví dụ tuyệt vời về cách chuyển đổi các sự kiện trực tiếp sang trực tuyến một cách thành công và linh hoạt bằng cách sử dụng Zoom. Quý vị có thể đọc bài đăng trên LinkedIn của Jessica Joseph về trải nghiệm thực tế của cô ấy về những gì cần thiết để chuyển các Meetings Lâm sàng Mùa xuân sang hình thức trực tuyến. Bạn cũng có thể xem bài viết hỗ trợ của chúng tôi về Zoom Meetings và Zoom Webinars để giúp xác định giải pháp tốt nhất cho hội nghị ảo của bạn.
Để có hướng dẫn từng bước về cách tổ chức thành công một hội nghị trực tuyến và các mẹo về cách điều hành một hội nghị ảo, hãy tham khảo “Hướng dẫn toàn diện về lập kế hoạch & tổ chức sự kiện trực tuyến” từ các chuyên gia sự kiện và công nghệ của Zoom.
