Med Zoom Workflow Automation kan du skapa automatiserade arbetsflöden för vanliga uppgifter som att svara på chattmeddelanden, så att ditt team kan spara tid.
7 minuters läsning
Uppdaterad den February 19, 2025
Publicerad den July 09, 2024
Tänk hur mycket tid du lägger på rutinmässiga arbetsuppgifter, som att skicka ett avstämningsmeddelande varje vecka eller kopiera och klistra in information från ett program till ett annat. Det som kan verka som en minut här eller där kan snabbt bli en hel del tid när du har mer meningsfulla projekt som du hellre vill ta itu med. Med automatiserade arbetsflöden kan du få tillbaka den värdefulla tiden.
Oavsett om du är en IT-administratör som jonglerar med förfrågningar från helpdesk eller en informationsmedarbetare som hoppar från en applikation till en annan, hjälper automatisering av enkla, vanliga affärsprocesser dig att bli effektivare - och i slutändan få mer gjort.
Zoom Workflow Automation gör det enkelt att bygga kraftfulla arbetsflöden som effektiviserar ditt arbete på Zoom Workplace och i appar från tredje part. Du kan också inkludera AI Companion i dina arbetsflöden, som hämtar information och sammanhang från plattformen för att driva åtgärder genom att ta hand om de små uppgifterna åt dig.
Vi ska se hur det ser ut i din arbetsdag, men först ska du få en översikt över Workflow Automation och hur det fungerar.
Automatisering av arbetsflöden innebär att man använder programvara för att automatisera vissa uppgifter genom att skapa regler eller arbetsflöden mellan system. Dessa regler kan vara villkorliga (utlöses när vissa villkor är uppfyllda - tänk "om det här, så det där") eller sekventiella (genomförs i en viss, linjär ordning när en utlösande faktor inträffar).
Med Zoom Workflow Automation kan du skapa enkla arbetsflöden med ett eller två steg, eller smartare och mer dynamiska arbetsflöden som kombinerar villkorlig logik, loopar, fördröjningar och växlar för att styra åtgärder längs flera vägar utan ansträngning. Det gör att du kan automatisera vanliga arbetsflöden i Zoom Workplace och utnyttja AI Companion-funktioner. Det bidrar också till att minska antalet kontextbyten genom att använda tredjepartsintegrationer eller webhook-triggers för att ansluta till affärsappar som Jira, Google eller Microsoft.
Zoom Workflow Automation är lätt att använda utan teknisk expertis. På fliken Arbetsflöden i Zoom Workplace-appen kan du enkelt börja med en färdig mall och anpassa varje steg efter dina specifika behov. Eller så kan du skapa ett arbetsflöde från grunden genom att välja från en lista med tillgängliga triggers och dra och släppa steg i flödet efter behov.
Läs vidare för att se hur du kan skapa arbetsflöden för att automatisera vanliga arbetsuppgifter i din arbetsdag, anpassade till din roll.
Möten kan vara fyllda med massor av diskussioner och idéer, men när samtalet är över, hur håller du dig själv och ditt team ansvariga för att faktiskt följa upp? Workflow Automation kan automatiskt skapa eller uppdatera ett Zoom-dokument (eller ett Google- eller Word-dokument) från en AI Companion-genererad mötesöversikt efter att mötet har avslutats, vilket ger dig ett särskilt utrymme för att återkomma till diskussionsämnen, utveckla idéer och tagga kollegor med nästa steg. Du kan till och med konfigurera arbetsflödet så att det automatiskt delar dokumentet med dina teamkollegor i en utvald chattkanal, så att alla hålls uppdaterade.
Om du är med i en miljard chattkanaler men bara har en handfull som du behöver vara direkt involverad i kan du skapa en daglig chattbriefing som hjälper dig att komma ikapp utan att bli överväldigad av meddelanden. Schemalägg ett arbetsflöde så att det startar vid en viss tidpunkt på dagen, ange vilka chattkanaler du vill sammanfatta och tidsintervallet (du kan t.ex. hämta meddelanden från de senaste 24 timmarna) och lägg till steget för att sammanfatta dessa meddelanden med AI Companion. Du kan välja att visa den sammanfattade texten i ett Zoom-dokument eller skicka den till en kollega eller grupp via Team Chat. När arbetsflödet har körts kan du läsa din chattbriefing för att få en beskrivning av vad som diskuterades, tillsammans med länkar som skickar dig till det ursprungliga meddelandet så att du kan läsa eller svara.
Chattmeddelanden kan snabbt hopa sig, särskilt om du har en roll där du tenderar att få samma frågor eller feedback om och om igen. Du kan ställa in ett arbetsflöde för att tilldela ett anpassningsbart svar till en emoji-reaktion.
Om du till exempel är med i ett produktdesignteam kan du ställa in hjärt-emojin så att den automatiskt svarar på positiv feedback med ett tackmeddelande. Du kan ställa in glasögon-emojin så att den svarar på vanliga frågor genom att dela en länk till vanliga frågor om produkten.
Om du någonsin har väntat på att din chef ska godkänna ett viktigt dokument kan det vara både tidskrävande och ineffektivt att kolla efter uppdateringar. Du kanske måste byta flik för att se om någon har kommenterat dokumentet, kolla din e-post efter nya meddelanden eller titta på din chattkanal för att se om ditt meddelande har fått en tummen upp-reaktion.
Skapa ett arbetsflöde som gör det enkelt för din chef att ge sitt godkännande och som håller dig informerad. Det kan du göra genom att tilldela emojis till den person som du söker godkännande från (till exempel tummen upp- och tummen ner-emojis). Sedan kan du skapa ett villkor som utlöser nästa steg i arbetsflödet – direktmeddelande till dig när tummen upp har mottagits, eller be om mer feedback om tummen ner-emojin används.
När något går fel, oavsett om det är ett avbrott eller ett tekniskt problem, vill du att dina dev ops-team ska kunna agera snabbt. Du kan ställa in ett arbetsflöde som ska utlösas från en tredjepartsapp för att generera en Jira-biljett (om du redan har Jira) och starta en Team Chat-kanal när en incidentrapport flaggas. Baserat på typen av incident kan ditt arbetsflöde ange vilka personer som ska inkluderas i kanalen, så att rätt teammedlemmar kopplas in för att lösa problemet.
Med möjlighet att utlösa arbetsflöden via webhooks och kombinera villkorliga och sekventiella arbetsflöden kan du bygga komplexa arbetsflöden som går långt utöver våra mallar. Detta gör att du kan integrera med tredjepartsapplikationer för att spara tid och undvika att skapa ärenden eller dokument i olika appar. Du kan anpassa dessa arbetsflöden så att de uppfyller behoven i ditt team och i organisationen i stort.
Som chef behöver du ha koll på vad dina medarbetare har att göra och veta statusen för pågående projekt. Många chefer uppnår detta med en avstämning varje vecka där enskilda medarbetare berättar vad de arbetar med i Zoom Team Chat. Men denna till synes rutinmässiga uppgift kan vara bedrägligt tidskrävande för dig och dina underställda – först måste du komma ihåg att skicka påminnelsemeddelandet, sedan måste ditt team ge sina uppdateringar och du kan behöva ställa uppföljningsfrågor för att få den detaljnivå du behöver.
Att automatisera denna avstämning med hjälp av Workflow Automation kan bidra till att förbättra allas produktivitet. Du kan skapa ett arbetsflöde för att skicka ett schemalagt meddelande med en frekvens som du väljer och lägga till ett formulär för att göra det enklare för ditt team att svara med rätt information. Då har du en punkt mindre på din lista över saker att göra i veckan!
Du kan använda AI Companion i ett arbetsflödessteg för att sammanfatta en hel veckas chattmeddelanden från ditt teams kanal och lägga till dem i ett Zoom-dokument. Därefter kan du dela dokumentet med ditt team och fråga dem vilka ämnen de vill lägga till i agendan för veckans teammöte. Sammanfattningen kan hjälpa dem att minnas de korta samtal de hade varje dag och se vilka trådar som kan vara värda en djupare diskussion.
Att godkänna förfrågningar om affärsresor, ledighet och utlägg kan fylla upp din inkorg och ge dig massor av småsaker att göra. Workflow Automation kan förenkla och effektivisera den processen så att du kan granska och godkänna dessa typer av förfrågningar direkt i teamchatten.
Börja helt enkelt med arbetsflödesmallen "Begäran om ledighet", anpassa den efter dina behov och lägg upp arbetsflödeslänken i teamets chattkanal (du kan till och med fästa den i kanalen så att alla lätt kan hitta den). När teammedlemmar vill att du ska godkänna en begäran behöver de bara fylla i formuläret – det skickas automatiskt till dig för granskning, och när du har godkänt det får de ett meddelande tillbaka.
Nya medarbetare i ett hybrid- eller distansteam kan ha svårare att lära känna sina kollegor och känna samhörighet. Om du har en chattkanal som omfattar hela teamet eller hela avdelningen kan du skapa ett arbetsflöde för att automatiskt introducera nya medlemmar. Gör det enkelt genom att skapa ett formulär som de kan fylla i och som innehåller deras viktigaste ansvarsområden, hobbyer och intressen.
När den nyanställde fyller i formuläret utlöses ett steg som skickar ett meddelande till teamets chattkanal med ett kort välkomstmeddelande och en introduktion. Du kan också hjälpa nyanställda att känna sig välkomna genom att skicka ett automatiskt meddelande med viktiga resurser, t.ex. en länk till teamets kalender. Som alltid kan du anpassa dessa meddelanden så att de passar din teamkultur.
Workflow Automation är nu tillgängligt för betalande Zoom-användare utan extra kostnad under den kostnadsfria testperioden (uppgradera Zoom Workplace-appen till version 6.3.10 eller högre). Administratörer och kontoägare, du kan ge fördelarna med automatisering till din personalstyrka genom att aktivera Workflow Automation i din administratörsportal. Kolla in vår supportsida för mer information om hur du börjar automatisera dina arbetsflöden.
Nya medarbetare i ett hybrid- eller distansteam kan ha svårare att lära känna sina kollegor och känna samhörighet. Om du har en chattkanal som omfattar hela teamet eller hela avdelningen kan du skapa ett arbetsflöde för att automatiskt introducera nya medlemmar. Gör det enkelt genom att skapa ett formulär som de kan fylla i och som innehåller deras viktigaste ansvarsområden, hobbyer och intressen.
När den nyanställde har fyllt i formuläret utlöses ett steg som skickar ett meddelande till teamets chattkanal med ett kort välkomstmeddelande och en presentation. Du kan också få nyanställda att känna sig välkomna med ett automatiskt meddelande med information om viktiga resurser, som teamkalendern. Som alltid kan du anpassa dessa meddelanden så att de passar kulturen i ditt team.
Workflow Automation finns nu tillgängligt för betalande Zoom-användare utan extra kostnad under betaperioden.* Administratörer och kontoägare – ge fördelarna med automatisering till er personalstyrka genom att aktivera Workflow Automation i er adminportal. Kolla in vår supportsida för mer information om hur du börjar automatisera dina arbetsflöden.
* Obs! Finns kanske inte tillgängligt i alla regioner eller för alla branschgrenar under betaperioden.
5 minuters läsning
Se hur Zoom Workplace, din AI-drivna samarbetsplattform, hjälper dig att bli mer produktiv under hela arbetsdagen.
5 minuters läsning
Våra medarbetare använder Zoom-plattformen för en helt ny slags teamsamarbete, med asynkron kommunikation och flerspråkiga AI-funktioner som skapar effektiv kontakt.
5 minuters läsning
Använd vår kostnadsfria checklista för uppgradering av callcenter för att ta reda på om ditt callcenter är redo för en uppgradering. Förenkla beslutet att flytta till ett molnbaserat callcenter.
