Как одолеть список дел с помощью AI Companion: автоматизация работы с задачами в Zoom Workplace

Маленькая просьба тут, крупное задание там — и вот перед вами уже выросла гора задач. С каждым новым поручением становится всё сложнее отслеживать, что нужно сделать, с кем связаться и в какие сроки уложиться.

Теперь за решением этой проблемы не нужно далеко ходить. Zoom Tasks — наш новый сервис для управления задачами — встроен прямо в Zoom Workplace и позволяет быстро создавать, организовывать и выполнять задачи благодаря ИИ-ассистенту AI Companion*.

Будучи частью платформы Zoom Workplace, Zoom Tasks умеет извлекать задачи из ваших переписок и сводок конференций за день. Он даже выполнит часть дел за вас (проверка и одобрение, конечно же, останутся за вами). А у ваших команд всегда под рукой будет необходимая информация для отслеживания хода проектов и эффективной совместной работы.

Решения для работы с задачами — современный аналог списка дел на липком листке для заметок. С их помощью можно отслеживать все аспекты любой задачи — сроки выполнения, принадлежность к более крупным проектам, список задействованных коллег и так далее.

Однако программные решения для управления задачами — больше, чем просто полезные инструменты для составления личного списка дел. Они позволяют всему коллективу как на ладони рассмотреть проект и собрать воедино его динамичные компоненты, включая файлы, обновления состояния и барьеры. Согласно глобальному опросу о совместной работе, проведенному компаниями Zoom и Morning Consult, треть руководителей (34%) тратит как минимум час лишь на то, чтобы собрать от сотрудников обновления по состоянию проекта или задачи. За год этот «потерянный час» может обойтись организации примерно в 16 000 долларов США на каждого менеджера с низкой продуктивностью**. Одной этой цифры достаточно, чтобы понять насколько важную роль играют приложения для управления задачами в жизни современных рабочих команд.

Стоит включить в рабочий процесс агентный ИИ, и управление задачами приобретает совершенно иной характер. Только представьте: вам больше не нужно отслеживать собственные дела — AI Companion возьмет эту работу на себя. ИИ-ассистент способен извлекать запросы из конференций (а вскоре также из писем и чатов), чтобы вы не упустили ни одной задачи. Собрав все дела на одной вкладке, где их легко проверить, принять или раскрыть коллегам, вы также избавите себя от информационного шума.

При этом AI Companion не просто управляет задачами: фактически он помогает их выполнять. Например, ИИ-ассистент подскажет следующий шаг — запланировать конференцию, подготовить черновик или написать сообщение в чате — и напомнит, что пора действовать. Оглянуться не успеете, как все дела будут сделаны!

Пока AI Companion работает на вас «за кадром», вы будете успевать еще больше и показывать блестящие результаты. Только представьте:

Вы весь день провели на совещаниях…

Расписание забито чередой совещаний и встреч, и в промежутках между звонками у вас почти нет времени, чтобы упорядочить заметки и записать планы. Но стоит доверить отслеживание задач AI Companion, и можно сосредоточиться на самой встрече, а не беспокоиться о том, что важные детали ускользнут от вашего внимания. В конце дня просто откройте вкладку «Задачи» — список назначенных вам дел уже там. И больше никаких переживаний, что вы забыли что-то записать.

Нужно отчитаться о состоянии задач...

Знакомая ситуация: руководитель спрашивает, над чем вы работаете на этой неделе, или коллега интересуется, как продвигается проект. И то, и другое, отвлекает от важной работы. Вместо того чтобы сосредоточиться на проекте, приходится составлять списки задач, писать ответы и заново сверяться с трекерами (вдруг что-то упустили?). AI Companion найдет для вас все задачи, связанные с проектом или требующие выполнения в определенный срок, и за считанные секунды соберет актуальную информацию, позволяя держать всю команду в курсе дела без лишней траты времени и сил. Задачами также можно делиться с коллегами, чтобы все знали, над чем вы работаете.

На вас навалилась лавина дел...

Вы возвращаетесь из отпуска, а вас уже ждет гнетущая гора сообщений и невыполненных задач. В такой ситуации полезно разбить крупные задачи на более мелкие и выполнимые. Для начала попросите AI Companion резюмировать переписки в чатах и выделить из них задачи для списка дел. Затем ИИ-ассистент порекомендует, с чего начать работу — запланировать встречу, подготовить ответ на письмо или сообщение в чате либо создать документ. Он даже сгенерирует первоначальный вариант текста, сэкономив вам часы размышлений и поисков информации, — вам останется лишь доработать сообщение, чтобы оно максимально эффективно доносило ваши идеи.

Сервис Zoom Tasks с AI Companion предоставляется по ряду платных тарифов Zoom Workplace. Как начать с ним работу:

1. Убедитесь, что вы пользуетесь актуальной версией приложения Zoom Workplace (6.4.3 или выше).
2. В настройках учетной записи откройте вкладку AI Companion и прокрутите ее вниз до раздела «Задачи». Чтобы в полной мере оценить возможности Zoom Tasks с AI Companion, разрешите ИИ-ассистенту создавать и контролировать задачи, а также включите генерацию задач из стенограмм конференций.
3. Чтобы просмотреть свои задачи, нажмите на значок Zoom Tasks на верхней панели навигации. (Не нашли значок? Нажмите «Еще».)

Советы и хитрости

Предлагаем вам несколько советов и хитростей по добавлению и отслеживанию задач после активации сервиса Tasks в приложении Zoom Workplace.

• В конце дня или после серии конференций посетите раздел «Рекомендованные задачи» — там собраны назначенные вам дела. Чтобы включить их в список «Мои задачи», нажмите кнопку «Принять».
• Нажмите на значок звездочки AI Companion непосредственно в задаче, и ИИ-ассистент предложит вам шаги по ее выполнению.
• По мере появления подходящих задач в коллективном чате или письме добавляйте их в свой список (во вкладку «Мои задачи») с помощью правой кнопки мыши. Больше не нужно помечать чаты как непрочитанные лишь для того, чтобы вернуться к ним за задачами.
• Собственные задачи можно добавлять вручную при помощи кнопки «+».
• Нажмите на ссылку «Подробнее», и вы увидите развернутую информацию по конкретной задаче, включая ссылку на ее источник (например, сводку конференции или сообщение в чате). Задачи также можно редактировать, например сопровождать заметками и дополнительными сведениями.
• Если у вас не подключена услуга AI Companion, вы все равно можете использовать Zoom Tasks для управления задачами, централизованного отслеживания дел и оптимизации работы.

Подробнее о возможностях агентного ИИ для решения повседневных рабочих задач читайте на странице AI Companion.

* Услуга Zoom AI Companion доступна не во всех регионах и отраслях. Предоставляется без доплаты в составе платных сервисов, подключенных к учетной записи Zoom.

** Сумма на одного менеджера рассчитана приблизительно с учетом данных о средней заработной плате на управленческих должностях. Данные предоставлены Бюро трудовой статистики США.