Руководство по началу работы с Zoom Docs

Характер нашей работы меняется. А с ним меняются и решения для обработки текстов — основа основ для работников умственного труда. 

Что бы вы ни создавали — обычное предложение, таблицу для отслеживания планов и ресурсов проекта или внутреннюю базу знаний, — вам необходимы чистые листы документов. Вместе с тем вы хотите иметь возможность использовать ИИ, чтобы он помогал заполнять чистые листы документов выводами по итогам конференций, актуальной информацией и идеями, с которых можно начать.

Такие документы должны базироваться в облаке и быть готовыми к использованию для коллективной работы в реальном времени, а не храниться на компьютере или пересылаться в разных версиях туда-сюда по электронной почте. 

Документы должны создаваться для цифровой аудитории, то есть быть хорошо организованными и удобными в навигации, а не ограничиваться жестко заданными полями и форматами, готовыми к печати.

Кроме того, в мире, где крайне важна эффективность, необходимо, чтобы документы помогали повышать производительность, интегрируясь в ежедневные рабочие процессы и наиболее часто используемые приложения, а не затрудняли работу как еще один отдельный инструмент.

Решение Zoom Docs, входящее в состав платформы Zoom Workplace, соответствует перечисленным требованиям. Далее представлен обзор возможностей Zoom Docs, а также того, как он может помочь решить задачи, описанные выше.

Zoom Docs — это гибкое решение для коллективной работы, позволяющее создавать документы, вики-страницы, таблицы и многое другое в Zoom Workplace. В основе Zoom Docs лежат возможности помощника AI Companion, который предоставляется без доплат*. 

AI Companion, помощник на базе генеративного ИИ, помогает генерировать и обобщать информацию, а также совершенствовать ваш стиль. AI Companion может переносить содержимое конференций Zoom Meetings в документы Zoom. Также можно добавлять разные блоки содержимого и выбирать различные способы отображения информации.

Решение Zoom Docs позволяет выйти за рамки простого текстового процессора, создавая документы с приоритетом ИИ. Ниже описано всего три способа, как его можно использовать.

Создание документов для коллективной работы с приоритетом ИИ

Можно написать коммерческое предложение, маркетинговый план, краткое изложение проекта и т. п. AI Companion поможет вам создать черновик. Можно даже использовать сводку конференции и расшифровку, сгенерированные AI Companion, чтобы предоставить AI Companion более подробную и конкретную информацию, которая поможет ему создать желаемый конечный результат. Таким образом, вы сможете преобразовать разговоры, которые велись на конференциях, в хорошо организованные и полезные документы.

Добавляйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить документ на удобные для навигации разделы. Помечайте коллег в документе тегами, чтобы назначать им задачи. Также можно добавить комментарий к конкретному слову или предложению и пометить коллегу по команде тегом, чтобы он мог ответить в свободное время.

Делитесь документом с коллегами через Team Chat или по ссылке в сообщении электронной почты. Кроме того, можно открыть документ в окне Zoom Meetings в ходе конференции и просматривать, совместно редактировать его или вести над ним коллективную работу с другими посетителями в реальном времени. 

Создание корпоративной вики-страницы для лучшего обмена информацией

Если знания и процессы компании не задокументированы или находятся во множестве разных мест, найти необходимый материал становится сложной задачей. Кроме того, коллега может уйти в отпуск или его могут перевести на другую должность, что еще больше усугубит ситуацию, и вы не сможете найти созданные им файлы.

Вам необходим единый источник достоверных данных, в котором участники команды могут находить актуальную информацию. Вы можете использовать Zoom Docs для создания вики-страницы — центрального места хранения информации с удобным поиском и доступом. 

Мы рекомендуем создать главную страницу, а затем вложенные в нее страницы со ссылками, посвященные конкретным темам. Главная страница служит оглавлением, с помощью которого участники команды могут легко переходить к необходимому информационному материалу. 

Детальные элементы управления общим доступом позволяют предоставить возможность просмотра вики-страницы выбранной группе коллег или всем сотрудникам компании. Также можно ограничить доступ к редактированию, предоставив его только лицам, ответственным за обновление документа. 

Использование таблиц данных для организации информации и объединения команд 

Zoom Docs позволяет объединить команды для коллективной работы над одним документом. Используйте решение для постановки целей, составления квартальных планов, планирования мероприятий и многого другого. Можно использовать вики-страницы, чтобы организовать коллекцию документов, связанных с проектом, и легко находить важную информацию и ресурсы. Вы также можете отслеживать состояние задач, используя наш шаблон проекта, или создать пользовательский трекер с необходимыми столбцами состояния. Таблицы данных позволяют легко фильтровать, сортировать, группировать и организовывать информацию.

Вы можете извлечь сгенерированные AI Companion следующие шаги из резюме встречи и добавить их в свою таблицу данных. В этот же документ можно встроить доску коллективного пользования Вашей команды. Таким образом, Ваша проектная группа будет знать, где найти и добавить информацию, а Вы сможете открыть эти документы на встрече Zoom, чтобы работать вместе в режиме реального времени, что сделает совместную работу еще более беспроблемной.

В приложении Zoom Workplace для ПК или в мобильном приложении Zoom Workplace (версии 6.1.6 или более поздней) перейдите на вкладку «Документы» (если она не отображается на верхней панели навигации, нажмите «Дополнительно»). Здесь вы найдете список документов, которые вы создали, и те, над которыми вас пригласили вести коллективную работу, а также параметры для создания нового документа. Кроме того, к решению Docs можно получить доступ по адресу docs.zoom.us или в веб-приложении Zoom по адресу app.zoom.us/wc/docs.

Есть несколько разных способов начать работу. Они описаны ниже.

Создание пустого документа

Начните с нуля, выбрав параметр «Новый документ» на главной странице вкладки «Документы». После этого можно попросить AI Companion помочь вам провести мозговой штурм и составить черновик.

Вид «Мои конференции»

На главной странице «Документы» нажмите на левой боковой панели параметр «Мои конференции», чтобы найти список конференций, на основе которых можно создать документ. Чтобы продолжить коллективную работу после конференции, можно перенести в документ сводки конференций или расшифровки предыдущих конференций, сгенерированные AI Companion. Изучите доступные шаблоны, такие как Stand up (Планерка) и User feedback (Обратная связь от пользователей). Они помогут оформить информацию наиболее подходящим способом. 

Обратите внимание на то, что только организаторы будут иметь доступ к данным конференций и выбирать, какой информацией делиться с другими участниками. В виде «Мои конференции» будут отображаться организованные вами конференции со сводками конференций, на основе которых можно создать документ.

Создание документа в ходе конференции

Создайте новый документ или откройте существующий непосредственно во время конференции, нажав значок «Документы» на панели инструментов конференции. Документ можно редактировать совместно с участниками конференции в ходе коллективной работы, и AI Companion может помогать вам в этом. По завершении конференции перейдите на вкладку «Документы», чтобы найти и отредактировать документ или поделиться им.

Начало работы с шаблоном документа

На главной странице «Документы» нажмите кнопку «Шаблоны». В зависимости от того, какой документ необходимо создать, можно выбрать один из нескольких шаблонов: трекер проектов, краткое изложение, повестка дня конференции и многое другое.

Импорт существующего файла

Если у вас есть текстовый файл (.docx, .txt, .md) или файл электронной таблицы (.xlsx, .csv), выберите на главной странице «Документы» параметр «Импорт». Вы сможете превратить существующие документы и материалы в документы Zoom, чтобы ими было проще делиться, форматировать их и вести над ними коллективную работу в Zoom Workplace.

После создания документа и заполнения его информацией с помощью AI Companion или из других источников продолжайте работать над ним, нажимая значок плюса или вводя символ левой косой черты «/» для добавления разных модулей или блоков. 

Вставляйте базовые компоненты документа, такие как заголовки и списки, или добавляйте изображения, видео, аудиофайлы, доски и другие мультимедийные материалы, проявляя изобретательность. 

Организуйте макет документа с помощью столбцов и таблиц данных. Если необходимо представить данные по-другому, можно переключиться с табличного вида на вид календаря или доски.

Прежде всего, мы рекомендуем вам попробовать разные макеты и компоненты, перемещая их на странице, и создать документ наиболее подходящим способом. Zoom Docs создано как гибкое решение, адаптирующееся к характеру вашей работы.

Zoom Docs лучше всего использовать вместе с AI Companion, который позволяет вам и вашим командам создавать, дорабатывать и обобщать документы, а также извлекать больше пользы из конференций, создавая ценные документы на основе расшифровок конференций. Чтобы предоставить командам дополнительные возможности для коллективной работы с помощью AI Companion для Zoom Docs, администратор учетной записи должен включить соответствующие настройки, в том числе функции сводок и расшифровок конференций.

Ознакомьтесь со статьей службы поддержки, посвященной Docs, в которой представлено пошаговое руководство по поиску и включению всех настроек.

Решение Zoom Docs входит в планы Zoom Workplace Профессиональный, Бизнес, Бизнес Плюс, Образование и Предприятие. Вы можете создавать неограниченное количество документов, используя помощник AI Companion, предоставляемый без доплат*. Пользователи плана Zoom Workplace Базовый могут создавать неограниченное количество личных документов и до 10 документов для коллективной работы, но у них нет доступа к возможностям AI Companion. 

Чтобы начать работу с Zoom Docs, обновите приложение Zoom Workplace для ПК или мобильное приложение Zoom Workplace до версии 6.1.6 или более поздней либо перейдите по адресу docs.zoom.us или app.zoom.us/wc/docs.

Посетите нашу страницу, посвященную Zoom Docs, и статью службы поддержки, чтобы получить дополнительную информацию, или откройте вкладку «Документы» в приложении Zoom Workplace, чтобы создать свой первый документ.

* Предоставляется с платными услугами в учетных записях пользователей Zoom. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов или отраслей. Возможности AI Companion для Zoom Docs не включены в базовые планы Zoom.