Начало работы с Zoom Docs [2025]

Характер нашей работы меняется. А с ним меняются и решения для обработки текстов — основа основ для работников умственного труда. 

Что бы вы ни создавали — обычное предложение, таблицу для отслеживания планов и ресурсов проекта или внутреннюю базу знаний, — вам необходимы чистые листы документов. Вместе с тем вы хотите иметь возможность использовать ИИ, чтобы он помогал заполнять чистые листы документов выводами по итогам конференций, актуальной информацией и идеями, с которых можно начать.

Такие документы должны базироваться в облаке и быть готовыми к использованию для коллективной работы в реальном времени, а не храниться на компьютере или пересылаться в разных версиях туда-сюда по электронной почте. 

Документы должны создаваться для цифровой аудитории, то есть быть хорошо организованными и удобными в навигации, а не ограничиваться жестко заданными полями и форматами, готовыми к печати.

Кроме того, в мире, где крайне важна эффективность, необходимо, чтобы документы помогали повышать производительность, интегрируясь в ежедневные рабочие процессы и наиболее часто используемые приложения, а не затрудняли работу как еще один отдельный инструмент.

Решение Zoom Docs, входящее в состав платформы Zoom Workplace, соответствует перечисленным требованиям. Далее представлен обзор возможностей Zoom Docs, а также того, как он может помочь решить задачи, описанные выше.

Zoom Docs — это гибкое решение для совместной работы. С его помощью на платформе Zoom Workplace можно создавать документы, вики-базы, таблицы и многое другое. В основе Zoom Docs лежат возможности ИИ-ассистента AI Companion, которые без доплаты предоставляются в рамках некоторых платных планов*. 

AI Companion поможет вам составить текст, улучшить стиль и быстро подготовить черновик, чтобы вы не сражались с пустой страницей в одиночку. ИИ-ассистент также перенесет для вас материалы из Zoom Meetings в документ Zoom и создаст краткий обзор проекта или сводку конференции. А чтобы документ радовал глаз и имел четкую структуру, вы можете разбить содержимое на блоки и выбрать удобный формат отображения информации.

Решение Zoom Docs позволяет выйти за рамки простого текстового процессора, создавая документы с приоритетом ИИ. Ниже описано всего три способа, как его можно использовать.

Создание документов для коллективной работы с приоритетом ИИ

Коммерческое предложение, маркетинговый план, краткое описание проекта — AI Companion поможет с любым черновиком. Чтобы получить желаемый результат, вы можете задействовать сводки и расшифровки конференций: AI Companion извлечет из них дополнительную информацию и конкретные детали. Так обсуждение с конференции легко превратится в документ с четкой структурой и конкретным планом действий.

Добавляйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить документ на удобные для навигации разделы. Помечайте коллег в документе тегами, чтобы назначать им задачи. Также можно добавить комментарий к конкретному слову или предложению и пометить коллегу по команде тегом, чтобы он мог ответить в свободное время.

Результатом работы можно поделиться с коллегами через Team Chat или по ссылке в электронном письме. Вы также можете открыть документ во время конференции прямо в окне Zoom Meetings, чтобы просматривать и редактировать его с другими участниками в реальном времени.

Создание корпоративной вики-страницы для лучшего обмена информацией

Сложно искать информацию, когда компания не документирует свои ресурсы и процессы или хранит всё в разных местах. А еще хуже — если коллега ушел в отпуск или сменил должность, а у вас нет доступа к его файлам. 

Вот почему так важно иметь единый источник актуальной информации для всей команды. Используйте Zoom Docs для создания вики-базы — централизованного хранилища с удобным поиском и доступом к информации.

При подготовке вики рекомендуем начать с главной страницы, а затем с помощью ссылок привязать к ней подстраницы по разным темам. Основная страница выполняет роль оглавления, откуда вы и коллеги сможете легко перейти к нужной информации. 

Детальные элементы управления общим доступом позволяют предоставить возможность просмотра вики-страницы выбранной группе коллег или всем сотрудникам компании. Также можно ограничить доступ к редактированию, предоставив его только лицам, ответственным за обновление документа. 

Использование таблиц данных для организации информации и объединения команд 

Сервис Zoom Docs позволяет собрать за одним документом сразу несколько команд. Используйте его для постановки целей, квартального планирования, подготовки мероприятий и так далее. Привяжите серию документов к проекту, чтобы важные материалы были всегда под рукой. С помощью Zoom Docs также можно отслеживать выполнение задач: используйте наш шаблон или создайте собственный трекер с нужными столбцами. А еще Zoom Docs предлагает таблицы с удобными фильтрами и функциями сортировки, группировки и организации данных.

В таблицу можно включить дальнейшие шаги, подготовленные ИИ-ассистентом на основе сводок конференций. Также не забудьте встроить в документ общую доску, чтобы собрать все материалы в одном месте. Теперь команде проекта точно не придется гадать, где искать и куда добавлять информацию. Общие документы затем можно открыть во время конференции в Zoom и работать с ними всем коллективом в реальном времени.

Откройте настольное или мобильное приложение Zoom Workplace (версии 6.1.6 или выше) и перейдите во вкладку Docs (если она не отображается в верхнем меню, нажмите «Еще»). Здесь вы найдете список собственных и общих документов, а также сможете создать новый документ. Все ваши документы хранятся в Zoom Hub — едином пространстве для организации материалов Zoom, включая сводки и записи конференций, доски и клипы.

Есть несколько разных способов начать работу. Они описаны ниже.

Создание пустого документа

Начните с нуля, выбрав параметр «Новый документ» на главной странице вкладки «Документы». После этого можно попросить AI Companion помочь вам провести мозговой штурм и составить черновик.

Вид «Мои конференции»

На главной странице «Документы» нажмите на левой боковой панели параметр «Мои конференции», чтобы найти список конференций, на основе которых можно создать документ. Чтобы продолжить коллективную работу после конференции, можно перенести в документ сводки конференций или расшифровки предыдущих конференций, сгенерированные AI Companion. Изучите доступные шаблоны, такие как Stand up (Планерка) и User feedback (Обратная связь от пользователей). Они помогут оформить информацию наиболее подходящим способом. 

Обращаем ваше внимание на то, что только организаторы имеют доступ к данным конференций и могут выбирать, какой информацией делиться с другими. В разделе «Мои конференции» вы увидите, в каких организованных вами конференциях были включены сводки, — именно из них можно создавать документы.

Создание документа в ходе конференции

Создайте новый документ или откройте существующий непосредственно во время конференции, нажав значок «Документы» на панели инструментов конференции. Документ можно редактировать совместно с участниками конференции в ходе коллективной работы, и AI Companion может помогать вам в этом. По завершении конференции перейдите на вкладку «Документы», чтобы найти и отредактировать документ или поделиться им.

Начало работы с шаблоном документа

На главной странице «Документы» нажмите кнопку «Шаблоны». В зависимости от того, какой документ необходимо создать, можно выбрать один из нескольких шаблонов: трекер проектов, краткое изложение, повестка дня конференции и многое другое.

Импорт существующего файла

Если у вас есть текстовый файл (.docx, .txt, .md) или файл электронной таблицы (.xlsx, .csv), выберите на главной странице «Документы» параметр «Импорт». Вы сможете превратить существующие документы и материалы в документы Zoom, чтобы ими было проще делиться, форматировать их и вести над ними коллективную работу в Zoom Workplace.

После создания документа и заполнения его информацией с помощью AI Companion или из других источников продолжайте работать над ним, нажимая значок плюса или вводя символ левой косой черты «/» для добавления разных модулей или блоков. 

Вставляйте базовые компоненты документа, такие как заголовки и списки, или добавляйте изображения, видео, аудиофайлы, доски и другие мультимедийные материалы, проявляя изобретательность. 

Структурировать документ помогут столбцы и таблицы. Чтобы представить информацию по-другому, вы можете переключиться с табличного вида на календарь или доску. AI Companion поможет заполнить таблицы по категориям или подготовить сводку, избавив вас от лишней работы и возможных ошибок.

Готовый документ можно отправить коллегам для сбора обратной связи либо опубликовать в виде веб-страницы по уникальной ссылке, которую сможет открыть любой пользователь интернета. 

Но главное — пробуйте разные макеты и компоненты, перемещайте объекты по странице — пусть документ будет таким, как удобно вам. Zoom Docs — гибкое решение, готовое подстраиваться под ваш стиль работы. 

Возможности Zoom Docs лучше всего раскрываются в сочетании с AI Companion. Наш ИИ-ассистент позволяет вам с коллективом создавать, дорабатывать и обобщать документы, а также извлекать из расшифровок конференций конкретные задачи. Чтобы открыть коллективу преимущества совместной работы с использованием AI Companion для Zoom Docs, администратор учетной записи должен задать необходимые настройки, в частности включить сводки и расшифровки конференций.

Пошаговая инструкция с указанием, где найти и как активировать каждую настройку, представлена в этой справочной статье.

Решение Zoom Docs входит в планы Zoom Workplace Профессиональный, Бизнес, Бизнес Плюс, Образование и Предприятие. Вы можете создавать неограниченное количество документов, используя помощник AI Companion, предоставляемый без доплат*. Пользователи плана Zoom Workplace Базовый могут создавать неограниченное количество личных документов и до 10 документов для коллективной работы, но у них нет доступа к возможностям AI Companion. 

Чтобы начать работу с Zoom Docs, обновите Zoom Workplace на компьютере или мобильном устройстве до версии 6.1.6 или выше. Zoom Docs также можно найти на странице docs.zoom.us или apps.zoom.us/docs.

Обращайтесь за дополнительной информацией на страницу Zoom Docs или создайте свой первый документ через вкладку Docs в приложении Zoom Workplace.

* Предоставляется с платными услугами в учетных записях пользователей Zoom. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов или отраслей. Возможности AI Companion для Zoom Docs не включены в базовые планы Zoom.

Примечание редактора. Статья была опубликована в августе 2024 года и обновлена в августе 2025-го с учетом последней информации о продуктах Zoom.