Ознакомьтесь с решением Zoom Docs с AI Companion: следуйте нашим советам по созданию документов для коллективной работы, используя сводки конференций, расшифровки, шаблоны и многое другое.
Характер нашей работы меняется. А это значит, что решения для обработки текстов — основополагающий инструмент для работников интеллектуального труда — тоже меняются.
Вам нужны чистые листы документов для любого проекта, будь то традиционное предложение, таблица для отслеживания планов и ресурсов проекта или внутренняя база знаний. Но также стоит использовать ИИ, чтобы справиться с пустой страницей, наполняя документы выводами с конференций, релевантной информацией и идеями для начала.
Такие документы должны базироваться в облаке и быть готовыми к использованию для коллективной работы в реальном времени, а не храниться на компьютере или пересылаться в разных версиях туда-сюда по электронной почте.
Документы должны создаваться для цифровой аудитории, то есть быть хорошо организованными и удобными в навигации, а не ограничиваться жестко заданными полями и форматами, готовыми к печати.
Кроме того, в мире, где крайне важна эффективность, необходимо, чтобы документы помогали повышать производительность, интегрируясь в ежедневные рабочие процессы и наиболее часто используемые приложения, а не затрудняли работу как еще один отдельный инструмент.
Zoom Docs, входящий в состав платформы Zoom Workplace, может помочь в этом. Вот что Вы можете сделать с помощью Zoom Docs, и как это может помочь Вам решить упомянутые выше задачи.
Создайте свой первый документ
Чтобы приступить к работе, откройте страницу docs.zoom.us или вкладку Docs в приложении Zoom Workplace.
Zoom Docs — это гибкое и удобное решение для совместной работы, которое позволяет создавать документы, вики-страницы, таблицы и многое другое в Zoom Workplace. В основе лежат возможности AI Companion, которые без дополнительной платы предоставляются в рамках соответствующих платных планов.*
AI Companion может помочь генерировать и синтезировать информацию, а также дорабатывать Ваш текст в документе, запустив черновик, чтобы Вам не пришлось сталкиваться с ужасной пустой страницей в одиночку. AI Companion также может импортировать контент из Zoom Meetings в Zoom doc для создания краткого описания проекта или сводки конференции на основе обсуждения. Вы можете добавлять различные блоки контента и выбирать различные способы отображения информации, создавая красиво организованные и отформатированные документы.
Решение Zoom Docs позволяет выйти за рамки простого текстового процессора, создавая документы с приоритетом ИИ. Ниже описано всего три способа, как его можно использовать.
Создание документов для коллективной работы с приоритетом ИИ
Коммерческое предложение, маркетинговый план, краткое описание проекта — AI Companion поможет с любым черновиком. Чтобы получить желаемый результат, вы можете задействовать сводки и расшифровки конференций: AI Companion извлечет из них дополнительную информацию и конкретные детали. Так обсуждение с конференции легко превратится в документ с четкой структурой и конкретным планом действий.
Добавляйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить документ на удобные для навигации разделы. Помечайте коллег в документе тегами, чтобы назначать им задачи. Также можно добавить комментарий к конкретному слову или предложению и пометить коллегу по команде тегом, чтобы он мог ответить в свободное время.
Результатом работы можно поделиться с коллегами через Team Chat или по ссылке в электронном письме. Вы также можете открыть документ во время конференции прямо в окне Zoom Meetings, чтобы просматривать и редактировать его с другими участниками в реальном времени.
Создание корпоративной вики-страницы для лучшего обмена информацией
Если знания и процессы компании не задокументированы или находятся во множестве разных мест, найти необходимый материал становится сложной задачей. Кроме того, коллега может уйти в отпуск или его могут перевести на другую должность, что еще больше усугубит ситуацию, и вы не сможете найти созданные им файлы.
Вот почему так важно иметь единый источник актуальной информации для всей команды. Используйте Zoom Docs для создания вики-базы — централизованного хранилища с удобным поиском и доступом к информации.
После создания вики-страницы в Zoom Docs вся важная информация команды будет храниться в одном месте.
Чтобы создать вики, мы рекомендуем создать главную страницу, а затем с помощью ссылок привязать к ней подстраницы, посвященные конкретным темам. Главная страница выполняет роль оглавления, откуда участники команды смогут легко перейти к нужной информации.
Детальные элементы управления общим доступом позволяют предоставить возможность просмотра вики-страницы выбранной группе коллег или всем сотрудникам компании. Также можно ограничить доступ к редактированию, предоставив его только лицам, ответственным за обновление документа.
Используйте таблицы данных для организации информации и объединения команд
Сервис Zoom Docs позволяет собрать за одним документом сразу несколько команд. Используйте его для постановки целей, квартального планирования, подготовки мероприятий и так далее. Привяжите серию документов к проекту, чтобы важные материалы были всегда под рукой. С помощью Zoom Docs также можно отслеживать выполнение задач: используйте наш шаблон или создайте собственный трекер с нужными столбцами. А еще Zoom Docs предлагает таблицы с удобными фильтрами и функциями сортировки, группировки и организации данных.
Используйте наш шаблон проекта или создайте таблицу данных с возможностями фильтрации, сортировки и группировки, чтобы организовывать и планировать проекты.
Вы можете извлечь следующие шаги, сгенерированные AI Companion, из сводки конференции и добавить их в свою таблицу данных. Встройте общую доску Вашей команды в тот же документ, чтобы хранить все материалы в одном месте. Таким образом, Ваша проектная команда знает, где искать и добавлять информацию, и Вы сможете открывать эти документы на конференции Zoom для совместной работы в режиме реального времени, что еще больше упростит совместную работу.
Как создать документ в Zoom?
На главной странице «Документы» можно просматривать документы, которые вы создали, и те, над которыми вели коллективную работу, а также создавать новые.
В настольном или мобильном приложении Zoom Workplace (6.1.6 или выше), перейдите на вкладку Docs (нажмите «Еще», если она не отображается на верхней панели навигации). Здесь Вы найдёте список документов, которые Вы создали, и к коллективной работе над которыми Вас пригласили, а также варианты создания нового документа. Все Ваши документы хранятся в Zoom Hub — централизованном месте для организации ваших ресурсов Zoom, включая сводки конференций, записи, доски и клипы.
Есть несколько разных способов начать работу. Они описаны ниже.
Создание пустого документа
Начните с нуля, выбрав параметр «Новый документ» на главной странице вкладки «Документы». После этого можно попросить AI Companion помочь вам провести мозговой штурм и составить черновик.
Вид «Мои конференции»
На главной странице Docs нажмите на параметр «Мои конференции» на левой боковой панели, чтобы найти список конференций, на основе которых можно создать документ. Чтобы продолжить коллективную работу после конференции, можно перенести в документ сводки конференций или расшифровки предыдущих конференций, сгенерированные AI Companion. Изучите доступные шаблоны, например, «планерка» или «обратная связь с пользователем», которые помогут оформить информацию наиболее подходящим образом.
Обращаем ваше внимание на то, что только организаторы имеют доступ к данным конференций и могут выбирать, какой информацией делиться с другими. В разделе «Мои конференции» вы увидите, в каких организованных вами конференциях были включены сводки, — именно из них можно создавать документы.
Создание документа в ходе конференции
Создайте новый документ или откройте существующий непосредственно во время конференции, нажав значок «Документы» на панели инструментов конференции. Документ можно редактировать совместно с участниками конференции в ходе коллективной работы, и AI Companion может помогать вам в этом. По завершении конференции перейдите на вкладку «Документы», чтобы найти и отредактировать документ или поделиться им.
Начало работы с шаблоном документа
На главной странице «Документы» нажмите кнопку «Шаблоны». В зависимости от того, какой документ необходимо создать, можно выбрать один из нескольких шаблонов: трекер проектов, краткое изложение, повестка дня конференции и многое другое.
Импорт существующего файла
Если у вас есть текстовый файл (.docx, .txt, .md) или файл электронной таблицы (.xlsx, .csv), выберите на главной странице «Документы» параметр «Импорт». Вы сможете превратить существующие документы и материалы в документы Zoom, чтобы ими было проще делиться, форматировать их и вести над ними коллективную работу в Zoom Workplace.
Настройка, организация и творческая работа
После того создания документа и заполнения его информацией с помощью AI Companion или из других источников продолжайте работу, нажимая значок плюса или вводя символ левой косой черты «/» для добавления различных модулей или блоков.
Вставляйте базовые компоненты документа, такие как заголовки и списки, или проявляйте изобретательность, добавляя изображения, видео, аудиофайлы, доски и другие мультимедийные материалы.
Встройте доску Zoom непосредственно в документ, чтобы все рабочие процессы были в одном месте.
Структурировать документ помогут столбцы и таблицы. Чтобы представить информацию по-другому, вы можете переключиться с табличного вида на календарь или доску. AI Companion поможет заполнить таблицы по категориям или подготовить сводку, избавив вас от лишней работы и возможных ошибок.
Когда документ будет готов, Вы можете поделиться им с соавторами, чтобы получить от них обратную связь, или опубликовать его в виде веб-страницы с уникальной ссылкой, доступной любому пользователю интернета.
Прежде всего, мы рекомендуем вам попробовать разные макеты и компоненты, перемещая их на странице, и создать документ наиболее подходящим способом. Zoom Docs создано как гибкое решение, адаптирующееся к характеру вашей работы.
Как администраторы учетной записи могут включить AI Companion для Zoom Docs
Решение Zoom Docs входит в планы Zoom Workplace Профессиональный, Бизнес, Бизнес Плюс, Образование и Предприятие. Вы можете создавать неограниченное количество документов, используя помощник AI Companion, предоставляемый без доплат*.
Посетите нашу страницу Zoom Docs для получения дополнительной информации или нажмите на вкладку Docs в приложении Zoom Workplace, чтобы создать свой первый документ.
Готовы приступить к работе?
* Предоставляется с платными услугами в учетных записях пользователей Zoom. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов или отраслей. Возможности AI Companion для Zoom Docs не включены в базовые планы Zoom.
Примечание редактора: Эта статья в блоге была изначально опубликована в августе 2024 года, а в феврале 2026 года была дополнена последней информацией о продуктах.
7 мин. на чтение
Вставляйте базовые компоненты документа, такие как заголовки и списки, или проявляйте изобретательность, добавляя изображения, видео, аудиофайлы, доски и другие мультимедийные материалы.
