Будущее за виртуальными и гибридными мероприятиями: наше исчерпывающее руководство подскажет, как их планировать

Людям, которые планировали мероприятия в 2020 году, потребовалось быстро освоить переход от очных мероприятий к виртуальным. А чего можно ожидать от отрасли организации мероприятий в 2021 году и в дальнейшем? Из-за ограничений на поездки и крупные собрания многие организаторы отдают предпочтение виртуальному или гибридному формату сейчас или планируют ввести виртуальные компоненты в будущем.

Хорошая новость в том, что теперь у людей, планирующих мероприятия, больше ресурсов, которые помогают устраивать захватывающие цифровые события, не уступающие реальным. Тщательное планирование, подготовка и творческий подход позволяют расширять пределы возможного и проводить цифровые мероприятия, которых два года назад мы и представить не могли.

Мы составили полное руководство по планированию и организации виртуальных мероприятий на платформе Zoom, в котором есть все, что нужно знать для организации успешных и продуманных онлайн-событий. Ознакомьтесь с основными идеями ниже и изучите полный текст руководства, чтобы получить удобные пошаговые инструкции и другие полезные сведения!

Какой формат цифрового мероприятия подойдет вам лучше: Zoom Meetings или Zoom Webinars? Ответ зависит от ряда факторов. Следует учитывать, каков размер вашей аудитории, какой уровень взаимодействий вам нужен и насколько хорошо вы знаете посетителей. В нашем руководстве приводятся примеры оптимального использования каждого решения и полезные советы, которые помогут вам выбрать наиболее подходящее из них. А еще мы рассказываем о наших любимых интегрируемых приложениях, благодаря которым можно повысить эффективность мероприятия.

Предусмотрите возможности взаимодействовать с присутствующими на мероприятии и сократите отток людей. Вот несколько советов из руководства:

• Сформулируйте краткую программу мероприятия, которая удержит внимание вашей аудитории от начала и до конца. 
• Позаботьтесь о том, чтобы присутствующие могли не только смотреть, но и взаимодействовать: опрашивайте аудиторию, отвечайте на вопросы в реальном времени, используйте сессионные залы или чат. 
• Чтобы порадовать людей, отправляйте вашей аудитории сувениры в память о мероприятии, подарочные карты на доставку еды или что-нибудь забавное.

Чтобы виртуальное мероприятие прошло гладко, следует позаботиться о многом, включая согласованность содержимого и правильную настройку вебинара. Мы предлагаем контрольные списки для производственной, технической и презентационной групп вашей организации, чтобы все знали, как подготовиться ко дню икс.

Заведите сайт или страницу мероприятия, где будет представлена вся информация, которую должна знать ваша аудитория: дата, время, сведения о докладчиках, данные сеанса, регистрационная информация и ответы на часто задаваемые вопросы. Затем оповестите людей о вашем мероприятии через электронную почту, блог, социальные сети и СМИ. Не забудьте попросить ваших партнеров, спонсоров и докладчиков тоже поделиться новостью. 

Выделите время на то, чтобы ваши докладчики и производственная группа выполнили прогон по контрольному списку и заранее разобрались со всеми проблемами, касающимися технических вопросов и контента.

Когда вы будете готовы начать трансляцию, держите наше руководство по проведению мероприятий под рукой, чтобы не забыть, о чем нужно позаботиться в последнюю минуту. Протестируйте микрофоны и камеры, откройте сеанс заранее, чтобы к нему могли присоединяться посетители, и проверьте, верно ли заданы настройки записи и потокового вещания.

Ваши действия после мероприятия почти так же важны, как и само мероприятие. Получите обратную связь через исследование, проанализируйте отчеты, откройте доступ к записи и доведите до конца маркетинговые инициативы. Также вам нужно собраться с вашим коллективом, чтобы подвести итоги, оценить выполнение задач и запланировать, что можно усовершенствовать в будущем.

В нашем руководстве вы найдете детальную информацию по затронутым выше вопросам, включая рекомендации по использованию наших самых востребованных функций мероприятий, таких как опросы, сессионные залы и потоковое вещание.