Простые идеи для продуктивных и позитивных конференций

Если вам кажется, что конференции отнимают кучу времени, знайте: так кажется не только вам. Джозеф Аллен, доктор наук и исследователь конференций, полагает, что менеджеры проводили более 75% рабочего времени до пандемии за организацией, подготовкой и проведением конференций, однако более чем половина организуемых мероприятий получала негативные оценки.

При грамотном позиционировании, планировании и проведении конференции могут быть мощным инструментом, но подобные мероприятия крайне часто кажутся непродуктивными и необязательными. Так почему же наши конференции все еще плохи? И как мы можем сделать их лучше? 

Джозеф Аллен заручился поддержкой Николь Баер и Филиппа Депалленс из Logitech, чтобы ответить на эти и многие другие вопросы в рамках Zoomtopia 2020. Посмотрите их сессию «Идеи для проведения продуктивных конференций», или загрузите наш удобный чеклист, который поможет повысить планку проводимых вашей организацией мероприятий.

Пройдите по этому небольшому списку вопросов, чтобы принять решение о целесообразности конференции:

• Есть ли у моей конференции четкая задача/цель?
• Необходимы ли коллективная работа и открытое обсуждение для достижения моих целей?
• Нужно ли мне выносить на обсуждение сложную или противоречивую информацию?

Если вы ответили «да», то конференция, скорее всего, станет наилучшей формой для ваших задач. Если это не так, возможно, вам стоит использовать электронную почту, чат, или просто позвонить по телефону.

Все ли приглашенные будут играть важную роль в достижении цели конференции? Если задачей является коллективная работа, постарайтесь придерживаться количества участников в пять — семь человек. В ином случае окажется, что в звонке примет участие слишком много человек, однако на практике полезным будет присутствие всего нескольких из них. 

Повестка дня позволяет поддерживать беседу в необходимом русле и способствует повышению продуктивности конференций. Подготовьте повестку дня заранее и разошлите ее всем посетителям, чтобы у них была возможность ознакомиться с обсуждаемой темой и сформулировать свои мысли.

Постарайтесь не выходить за пределы продолжительности в 45 минут и делайте промежутки между конференциями, чтобы дать людям передохнуть. Если ваше мероприятие требует больше часа времени (к примеру, если оно касается процесса планирования), внесите в расписание конференции несколько перерывов, чтобы коллеги смогли отдохнуть и набраться сил.

Когда всплывет напоминание о конференции, сделайте короткий перерыв и соберитесь с мыслями, чтобы быть готовым к встрече заранее. Выпейте стакан воды, помедитируйте, послушайте музыку или просто встаньте и пройдитесь — главное, чтобы у вас была нужная для концентрации на теме энергия.

Поддержание личной связи обычно делает конференцию более эффективной. Задайте нужный тон беседой о выходных или вопросом о том, как у кого идут дела, пока вы не перешли к работе. 

Мотивируйте людей включить камеру, координируя активный диалог, в котором у каждого есть возможность высказаться. Обращайтесь к людям по имени, чтобы поддержать их участие в диалоге. Почаще переключайте режимы просмотра, переходите от демонстрации экрана к режиму галереи и к отслеживанию: это поможет удерживать внимание аудитории.

Не делайте несколько дел одновременно и не переключайтесь между программами для максимального вовлечения и задействованности в процессе. Покажите выступающим, что вы их слушаете, используя реакции в конференции. Если вы не хотите прерывать говорящего, оставьте комментарий в чате конференции.

Если участвующие начинают уходить от темы диалога, прибегните к процедурной коммуникации, чтобы сконцентрировать внимание на цели конференции. Предложите отложить обсуждение нерелевантной темы до очной встречи, чтобы конференция проходила по плану.

Женщины и представители разных этнических групп нередко сталкиваются с неосознанным предвзятым отношением на рабочем месте, которое может усугубляться во время виртуальных конференций. Будьте внимательны к тому, кто говорит, и дайте возможность высказаться всем в равной степени.

Используйе записи конференций, перевод речи в текст и приложения для заметок, чтобы передать основные детали всем заинтересованным участникам. Это поможет людям оставаться в курсе происходящего без бесконечного участия в конференциях. 

Рассылая заметки или записи, запрашивайте дополнительную обратную связь или просите поделиться соображениями. Это располагает к сотрудничеству тех, кому непросто высказываться во время конференции, и дает поделиться мнением тем, кто отсутствовал на мероприятии.

Каждый раз оценивайте конференции, особенно обращая внимание на регулярные события, чтобы убедиться в том, что они действительно целесообразны. Если это не так, сократите их продолжительность или частоту или вовсе отмените их. 

Загрузите наш чеклист для продуктивных конференций

Просмотрите нашу библиотеку видео по запросу, чтобы ознакомиться с содержанием Zoomtopia 2020, в частности с темами обучения, здравоохранения, поддержания связи с помощью Zoom и организации потрясающих рабочих пространств.