Рекомендации по организации цифрового мероприятия

Виртуальные мероприятия могут иметь разные форматы, и Zoom предлагает решение, которое адаптировано под любой вариант использования. Планируя онлайн-мероприятие, подумайте о том, какими должны быть возможности пользователя, и задайтесь вопросом: какого уровня взаимодействия я ожидаю от посетителей? Если предполагается, что посетители должны по большей части слушать, то вам, скорее, нужно решение Zoom Webinars. Если нужно больше взаимодействия между аудиторией и организатором, лучше выбрать Zoom Meetings. Далее мы приведем больше информации, которая поможет вам решить, какое онлайн-мероприятие организовать: вебинар или конференцию.

Конференции Zoom Meetings отлично подходят для проведения интерактивных сеансов, в которых подразумевается активное участие аудитории, или для разбивки сеансов на меньшие части. Функция сессионных залов в Zoom позволяет легко назначать посетителей в виртуальные побочные сеансы и возвращать их назад на основную конференцию. Если вы организуете защищенное внутреннее мероприятие, рекомендуем воспользоваться нашей функцией залов ожидания. Вы можете отправлять всех участников в зал ожидания при присоединении к конференции или же только гостей (участников, которых нет в вашей учетной записи Zoom). Затем можно допускать посетителей по одному или же всех сразу. Несмотря на то что на конференциях Zoom Meetings также представлены инструменты для управления взаимодействием с посетителями, они более эффективны в том случае, если вам нужно более активное участие пользователей. Но, как правило, для многих цифровых мероприятий следует выбирать вебинар Zoom, поскольку это решение предусматривает простую платформу для работы с большой аудиторией. 

Будь то организация цифровых маркетинговых мероприятий, общих конференций, анонсов продуктов или сеансов обучения, Zoom Webinars — простое решение для работы с аудиторией и ее вовлечения. Например, вы можете быстро повысить статус посетителя до докладчика, чтобы он мог осуществлять взаимодействие в реальном времени. Есть и другие функции, с помощью которых можно повышать вовлеченность, например «Поднять руку», «Вопросы и ответы» и «Опросы». Далее мы рассмотрим другие преимущества использования Zoom Webinars для проведения цифровых мероприятий.

• Настройка страницы регистрации на вебинар для улучшения соответствия целям мероприятия.
• Включение отслеживания источников регистрации на вебинар и определение самых эффективных рекламных мероприятий для оптимизации работы.
• Использование интеграций для вебинаров Zoom с Marketo Engage и Pardot для оптимизации последующей работы после мероприятия.

Организатор мероприятия задает тон всему мероприятию. Предварительные репетиции и подготовка помогут оставить у аудитории наилучшие впечатления. Мы дадим вам пару профессиональных советов по проведению успешного цифрового мероприятия.

• Подключитесь к интернету с помощью кабеля. Это позволит избежать проблем, связанных с нестабильным подключением по сети Wi-Fi, которые могут негативно сказаться на качестве звука и общем впечатлении посетителей.
• Протестируйте звук перед началом вебинара. Таким образом вы будете уверены в том, что ваши динамики и микрофон работают надлежащим образом, до начала мероприятия в реальном времени. Перейдя по этой ссылке, вы можете узнать, как протестировать звук устройства.
• Сведите фоновый шум к минимуму. Старайтесь проводить вебинары в тихом месте. Если же вам приходится делать это в шумной среде, используйте гарнитуру с микрофоном — как правило, это помогает снизить фоновый шум по сравнению со встроенным микрофоном компьютера. Кстати, гарнитура рекомендуется к использованию в целом, поскольку она обеспечивает более высокое качество аудио, чем другие встроенные устройства.
• Элегантный наряд. Вас будет видно на видео, поэтому обязательно оденьтесь в деловом стиле. Мы рекомендуем отдать предпочтение однотонной одежде без узоров. Внимательно подходите к выбору аксессуаров: например, если вы активно жестикулируете руками, шум украшений при движении может отвлекать. 
• Обозначайте соответствующие ожидания. Придумайте понятный заголовок и вебинара и описание его содержания. Фактическое цифровое мероприятие обязательно должно предусматривать содержание, предварительно обещанное в рекламе. 
• Начинайте вовремя. Рекомендуем начинать мероприятие на 5 минут раньше, чтобы посетители смогли присоединиться до того, как вы начнете излагать материал. Организатор должен уведомить посетителей о том, когда начнется мероприятие, а также о том, будет ли вестись запись и можно ли будет получить ее впоследствии. 

Больше рекомендаций по разработке содержимого и эффективному проведению вебинаров см. в статье с советами по организации вебинаров от основателя Let’s Do Video Девида Малдоу (David Maldow). 

Одно из главных преимуществ очного мероприятия — это взаимодействие. Онлайн-мероприятия также информативны и предусматривают интерактивные возможности, но при этом вы наслаждаетесь комфортом своего дома или рабочего места. Важно так же серьезно подойти к проведению онлайн-мероприятия, как и к проведению очного. Мы дадим вам несколько советов, как добиться максимальной вовлеченности.

• Задайте тон. Приветствуйте посетителей по мере присоединения к вебинару или конференции. Начните с нейтрального вопроса, чтобы завязать разговор, и попросите посетителей отправить ответы в чате. Например: «Откуда вы присоединились к нашему мероприятию?», «Что бы вы очень хотели услышать узнать?» и т. д. Назовите несколько ответов, которые получите, и поделитесь своим ответом с аудиторией. 
• Включите функцию вопросов и ответов. Назначьте докладчиков или других организаторов, которые будут вам помогать отвечать на вопросы, поступающие во время мероприятия. Рекомендуем побуждать посетителей задавать вопросы в течение сеанса. Это позволяет собирать вопросы по мере продвижения и определять, отвечать ли на них в реальном времени или же дождаться завершения мероприятия. Нет ничего хуже, чем неловкое молчание, так что подготовьте несколько вопросов заранее на случай, если вам потребуется заполнить паузу. 
• Опросы — ключ к успеху. Составьте три-четыре вопроса для опроса, которые можно задать до начала мероприятия. Это отличная возможность определить, какая информация интересует участников аудитории, оценить уровень их знаний и выяснить, насколько они усвоили излагаемый вами материал или какое мнение у них сложилось по этому поводу. 
• Просите предоставить обратную связь. В Zoom Webinars можно добавить опрос после мероприятия для сбора обратной связи по поводу выступающих, содержимого и удовлетворенности аудитории. Вам нужен лишь URL-адрес любимого инструмента для опросов. Когда посетители будут выходить из вебинара, будет автоматически запускаться опрос.  
• Реакции. В Zoom доступен широкий спектр функций и можно проводить общие конференции и другие внутренние мероприятия для больших аудиторий. Теперь участники могут оставлять реакции во время конференции, например жест одобрения или аплодисменты, чтобы выразить воодушевление, не прерывая презентацию. 

Ниже приведены дополнительные ресурсы, которые помогут вам успешно провести онлайн-мероприятие.

• Электронная книга Zoom. Проведение интересных онлайн-мероприятий
• Ответы на пять самых популярных вопросов об онлайн-мероприятиях
• Технические рекомендации по настройке для организаторов и участников групп
• Как организовать лучшую общую конференцию с помощью Zoom
• Технический углубленный анализ: как мы провели бесперебойную трансляцию Zoomtopia

У вас остались вопросы? На нашей странице поддержки вы найдете рекомендации в отношении конференций и вебинаров. Вы также можете посмотреть наш вебинар Рекомендации по проведению цифровых мероприятий. 

Посмотреть вебинар

Вы также можете связаться со специалистом по продуктам Zoom, чтобы узнать о наших консультационных услугах для онлайн-мероприятий или посетить персональную демонстрацию уже сегодня!