O que é o software de colaboração em documentos?

O software de colaboração em documentos permite que diversas pessoas trabalhem juntas em documentos digitais em tempo real ou de forma assíncrona. Os principais aspectos do software de colaboração em documentos incluem: Edição em tempo real em que várias pessoas podem trabalhar simultaneamente Histórico de versões Comentários e observações Controle de acesso e permissões Armazenamento em nuvem e sincronização Ao avaliar um software de colaboração em documentos, escolha um aplicativo que permita criar documentos que ajudem sua equipe a economizar tempo e ser mais produtiva. Por exemplo, o Zoom Docs oferece ferramentas de colaboração integradas , modelos pré-preenchidos e blocos de conteúdo que podem ser inseridos no documento. Ele também permite que você use o Zoom AI Companion para extrair resumos e informações do seu Zoom Meetings para um documento.

Maximize a eficiência da equipe com a colaboração em documentos

O que é a colaboração em documentos?

A colaboração em documentos é um processo em que várias pessoas trabalham juntas em um único documento ativo para organizar projetos e colaborar entre colegas de equipe. Ao permitir que todos os membros escrevam, editem e comentem no mesmo documento, o software de colaboração de documentos ajuda a facilitar o trabalho em equipe, melhorar a produtividade e permitir a criação e o compartilhamento eficientes de conteúdo entre colaboradores que podem estar no mesmo escritório ou em um ambiente de trabalho híbrido.

Ao contrário de outras ferramentas de colaboração de documentos compartilhados, o Zoom Docs leva a colaboração de arquivos um passo adiante. Como parte dos planos pagos do Zoom Workplace, ele tem recursos do Zoom AI Companion integrados para ajudá-lo a impulsionar a criação de documentos. O Zoom AI Companion pode extrair conteúdo de reuniões para o Zoom Docs, permitindo que o senhor crie documentos que resumam os principais pontos e itens de ação de uma conversa. Ele também fornece modelos pré-preenchidos e blocos de conteúdo de arrastar e soltar para tabelas, gráficos e imagens que transformam documentos de texto simples em ferramentas colaborativas envolventes que apoiam o trabalho da sua equipe.

Como a colaboração em documentos melhora a eficiência da equipe

O uso dos recursos de colaboração em documentos do Zoom Docs permite que as equipes trabalhem juntas em tempo real. Isso também elimina o desafio comum de várias versões diferentes de documentos serem enviadas e recebidas por e-mail. O Zoom Docs está integrado à experiência do Zoom Workplace, o que significa que as equipes podem

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Iniciar e agendar reuniões Zoom rapidamente ou criar eventos usando o Docs.
Criar, compartilhar e coeditar documentos diretamente em reuniões ou no aplicativo, trabalhando em tempo real para manter todos alinhados.
Manter as informações organizadas incorporando um quadro de compartilhamento do Zoom em um documento.
Ficar atualizado sobre as tarefas e reduzir a sobrecarga de informações com um único local para documentos, wikis e acompanhamento de projetos.
Compartilhe documentos no Team Chat em apenas alguns cliques para informar aos colaboradores e partes interessadas, melhorando a visibilidade e reduzindo o isolamento.
Use o Zoom AI Companion para resumir reuniões, gerar rascunhos de documentos, fazer brainstorm, ajustar o tamanho da cópia e muito mais.

Como a colaboração em documentos melhora a eficiência da equipe

Benefícios da colaboração dos documentos com o Zoom Docs

O Zoom Docs são documentos centrados em IA, flexíveis que se adaptam às diferentes necessidades da equipe e do projeto para aumentar a produtividade; permitir que os membros da equipe criem e editem documentos compartilhados com facilidade, além de melhorar a colaboração entre equipes, unidades e fusos horários. A colaboração em documentos no Zoom Docs ajuda você a:

Tenha a sua equipe na mesma página (literalmente)

Durante uma reunião, tenha alinhamento em tempo real compartilhando um documento existente (ou criando um novo) enquanto os participantes acompanham a visualização e/ou coeditam seu documento ao mesmo tempo. Visualizar e trabalhar no mesmo documento ativo aprimora a colaboração na reunião.

Economize tempo comunicando-se diretamente no documento

Marque colaboradores e partes interessadas em seus documentos com @ menções e reações e compartilhe documentos diretamente no Team Chat, para manter o progresso da conversa em um só lugar. Atribua tarefas e defina datas de entrega para manter a responsabilidade dos membros da equipe.

Aproveite a funcionalidade centrada em IA do Zoom Docs para preencher documentos com itens de discussão do Zoom Meetings e crie novos documentos rapidamente. Incorpore seu quadro de compartilhamento do Zoom para manter as notas e os planos do brainstorming organizados com as informações da reunião.

Defina um padrão para colaboração em arquivos

Fique por dentro dos projetos e reduza a sobrecarga de informações tendo um único local para seus documentos, arquivos, pastas, listas de tarefas, quadros, calendários, resumos de projetos, wikis e muito mais, tudo no seu aplicativo Zoom Workplace para computador ou dispositivo móvel.

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Os recursos de colaboração em documentos fáceis de usar e conteúdo personalizável do Zoom Docs

Inicie e agende reuniões diretamente em um documento. Clique no ícone de vídeo para “Iniciar reunião instantânea” e adicionar participantes, ou em “Agendar reunião” para encontrar um horário.

Adicionar blocos de conteúdo personalizáveis

Insira rapidamente texto, checklists, tabelas, citações, colunas e muito mais para aumentar a funcionalidade e a diversão.

Incorpore imagens, áudio, vídeo (incluindo YouTube) e cartões web para criar um espaço bonito e interativo.

Melhore a visibilidade incluindo comentários no documento, marcando colaboradores com @ menções para notificar canais e indivíduos por e-mail ou pelo Zoom Team Chat e vendo as edições feitas por outros colaboradores ao vivo no documento.

Comece agora mesmo a criar documentos e tenha conteúdo no formato certo selecionando opções de modelos predefinidos, como documentos para pautas de reuniões e propostas.

Use a formatação de documentos no estilo de gestão de projetos para uso pessoal e da equipe para acompanhar tarefas e datas, incluindo quadros Kanban, calendários e cronogramas e muito mais.

Use o Zoom AI Companion para traduzir texto em até 16 idiomas suportados sem sair do documento (sem necessidade de copiar e colar para outro aplicativo).

Gerencie o acesso aos documentos convidando os canais do Zoom Team Chat ou selecionando contatos individuais e defina permissões de colaboração com acesso de leitura, comentário e edição.

Aumente a produtividade com o Zoom Workplace

Permita fluxos de trabalho mais tranquilos e reduza a alternância entre aplicativos com documentos que extraem conteúdo do Zoom Meetings, do Zoom Team Chat e do Zoom Whiteboard.

Como trabalhar de forma colaborativa em um documento

Independentemente da sua equipe precisa planejar o lançamento de um novo produto ou preparar uma proposta comercial, talvez você queira saber como trabalhar de forma colaborativa em um documento? Siga estas etapas para começar:

Abrir um novo documento

Comece com um documento em branco, escolha um modelo, use o Zoom AI Companion para gerar um a partir de uma reunião ou importe um arquivo de um aplicativo de terceiros.
Compartilhe o documento

Convide colaboradores para visualizar, editar, comentar ou ter responsabilidade conjunta no seu documento. Notifique-os por e-mail, Zoom Team Chat ou compartilhando um link.
Edite o documento

Comece a criar! Até 100 colaboradores podem adicionar conteúdo e comentar diretamente nos documentos simultaneamente
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Perguntas frequentes

O software de colaboração em documentos permite que diversas pessoas trabalhem juntas em documentos digitais em tempo real ou de forma assíncrona. Os principais aspectos do software de colaboração em documentos incluem:

Edição em tempo real em que várias pessoas podem trabalhar simultaneamente
Histórico de versões
Comentários e observações
Controle de acesso e permissões
Armazenamento em nuvem e sincronização

Ao avaliar um software de colaboração em documentos, escolha um aplicativo que permita criar documentos que ajudem sua equipe a economizar tempo e ser mais produtiva. Por exemplo, o Zoom Docs oferece ferramentas de colaboração integradas, modelos pré-preenchidos e blocos de conteúdo que podem ser inseridos no documento. Ele também permite que você use o Zoom AI Companion para extrair resumos e informações do seu Zoom Meetings para um documento.

Quando as pessoas falam sobre colaboração em documentos ou dizem que estão trabalhando de forma colaborativa em um documento, isso significa que várias pessoas estão trabalhando juntas, ao mesmo tempo, no mesmo documento, apresentação ou planilha. A colaboração em documentos facilita que grupos de pessoas criem, revisem e aprimorem documentos coletivamente sem se preocupar com problemas como o controle de versão (usando uma versão desatualizada do documento) ou a necessidade de compartilhar feedback sobre o conteúdo por e-mail ou por outras formas de comunicação. O processo de colaboração em documentos melhora a comunicação e a eficiência e ajuda a garantir que a opinião de todos seja considerada.

A colaboração em arquivos é outro termo para colaboração em documentos e se refere a uma solução ou processo que permite que várias pessoas trabalhem juntas em um arquivo ou documento para criar uma única versão final. Isso pode ser feito em tempo real de diferentes locais e fusos horários, pois os documentos ativos são acessados pela internet e salvos na nuvem. Usar processos de colaboração em arquivo e compartilhamento de arquivo ajuda a manter as equipes alinhadas sobre os projetos, apoiando a comunicação assíncrona e aumentando a visibilidade.

Muitas ferramentas de colaboração em documentos permitem que os membros da equipe compartilhem um documento no próprio documento usando o botão “Compartilhar” ou diretamente de uma lista de títulos de documentos. Para compartilhar um documento que todos possam editar no Zoom Docs, clique em “Compartilhar” no canto superior direito do documento aberto, insira os nomes dos contatos com os quais você gostaria de compartilhar o documento e selecione-os como “Editores” nas configurações de permissão.

No Zoom Docs, é possível optar por notificar os colaboradores do documento por e-mail, Team Chat ou copiando e colando o link em outro aplicativo.

A colaboração de documentos online em tempo real é quando várias pessoas estão trabalhando em um documento digital ao mesmo tempo. A colaboração online em documentos é comumente usada em ambientes de corporativos em que os membros da equipe estão localizados em diferentes unidades, mas precisam preparar um documento juntos. Usar um documento ativo (que está sempre atualizado e é salvo automaticamente) permite que os colaboradores trabalhem simultaneamente, independentemente de onde estejam.

Por exemplo, uma equipe de marketing com diversos trabalhadores remotos, localizados em diferentes fusos horários pode preparar um documento de planejamento de campanha em conjunto, com cada membro responsável por uma parte diferente do plano. Ao longo do dia, você pode escrever texto e adicionar gráficos, tabelas, imagens, cronogramas e datas de entrega, enquanto outros colegas também estão no mesmo documento escrevendo e adicionando conteúdo.

A edição colaborativa de documentos é mais fácil e eficiente quando o Zoom Docs e o Zoom Meetings são usados juntos. Enquanto trabalha em um documento, você pode se reunir rapidamente com os colaboradores para conversar sobre o trabalho que precisa ser feito. Quando você compartilha um documento diretamente em uma reunião, os participantes podem visualizar, editar e adicionar conteúdo ao mesmo tempo (dependendo das configurações de permissão individuais).

Veja algumas maneiras de usar o Zoom Docs e o Zoom Meetings juntos para uma colaboração mais eficaz em documentos.

Antes de uma reunião: crie uma pauta da reunião no Docs. Em seguida, inicie ou agende uma reunião pelo Docs.

Durante uma reunião: crie, compartilhe e coedite documentos diretamente nas reuniões ou no aplicativo Zoom Workplace, trabalhando em tempo real para manter todos alinhados.

Após a reunião: edite e compartilhe o resumo da reunião gerado pelo Zoom AI Companion no Docs.