Sage Hospitality Group rewolucjonizuje pracę hybrydową przy użyciu Zoom Workplace i Zoom Spaces

Zapewnianie lepszych wrażeń klientom zaczyna się od pozytywnych wrażeń pracowników. Misją firmy Sage Hospitality Group jest „wzbogacanie życia – doświadczenie po doświadczeniu”, a jej zespół wie, że to zobowiązanie obejmuje również pracowników.

Sage uważa, że skupienie się na pojedynczych chwilach może wiele zmienić. Firma ma niezwykle duży zasięg: prowadzi ponad 65 hoteli i 30 restauracji na terenie USA. W swoim wewnętrznym funkcjonowaniu Sage stawia na promowanie hybrydowej kultury pracy, w której lokalni i zdalni członkowie zespołu mogą łatwo współpracować, pozostawać w kontakcie i czuć się częścią całego organizmu.

Centralnym elementem tego przedsięwzięcia jest Zoom. Eric Skogen, starszy dyrektor ds. operacji informatycznych w Sage, wyjaśnia, od czego wszystko się zaczęło: „Zanim wdrożyliśmy Zoom, brakowało nam scentralizowanego narzędzia do spotkań i współpracy. Nie mieliśmy też płynnie działającego środowiska sali konferencyjnej. Platforma Zoom wyróżniała się jako najlepsze rozwiązanie. Jest niezwykle przyjazna w obsłudze i umożliwia członkom naszego zespołu pracę z dowolnego miejsca.

Gdy wskutek dynamicznego rozwoju w Sage pojawiła się potrzeba nowej przestrzeni biurowej, firma ponownie zwróciła się do Zoom. Tym razem jej celem było nieszablonowe spojrzenie na pracę hybrydową i stworzenie dynamicznej, zaawansowanej technologicznie przestrzeni, dzięki której firma prezentowałaby się jako najlepszy pracodawca w swojej klasie.

Biura Zoom źródłem inspiracji

Eric i członkowie jego zespołu objaśnili swoje cele przedstawicielom firmy Zoom i odwiedzili jej biura w Denver, aby zobaczyć, jak najnowsze innowacje mogłyby przeobrazić nowe środowisko pracy Sage.

„Zobaczyliśmy, jak bardzo od naszego pierwotnego wdrożenia technologia poszła naprzód” – mówi Eric. „Zrozumieliśmy, że do naszej zupełnie nowej przestrzeni możemy wybrać różne konfiguracje i przesunąć dotychczasowe granice funkcjonowania pracy hybrydowej”.

Kierownictwo Sage chciało zaprojektować przestrzeń, w której pracownicy mogliby łatwo współpracować, ale bez przytłaczającej obecności technologii. Chodziło o narzędzia, które zwiększą produktywność, a jednocześnie wpiszą się w projekt nowego biura.

Było to poważne przedsięwzięcie i firma postanowiła wykorzystać pełne możliwości produktów Zoom Workplace i Zoom Spaces, aby stworzyć dynamiczną, elastyczną przestrzeń, która nie tylko służyłaby jako miejsce pracy, ale też była miejscem, w którym pracownicy po prostu chcą przebywać.

Komfortowe przestrzenie ze zintegrowaną technologią

Firma Sage nawiązała współpracę z lokalnym dostawcą Cloud Connextions w zakresie wykonania projektu i budowy nowej przestrzeni biurowej, a wiedza członków zespołu Cloud Connextions okazała się bezcenna. Ich dbałość o szczegóły, bogate doświadczenie z produktami Zoom oraz kompleksowa oferta usług instalacji i wsparcia sprawiły, że firma była idealnym partnerem do poprowadzenia projektu. W rezultacie powstało spójne, nowoczesne środowisko, które odpowiada potrzebom firmy Sage oraz odzwierciedla jej przywiązanie do jakości i innowacji.

W Sage postawiono na Zoom Spaces, czyli pełny pakiet elastycznych rozwiązań do pracy, aby ułatwić współpracę zespołom hybrydowym. Platforma płynnie integruje zaawansowaną technologię z salami konferencyjnymi i przestrzeniami wspólnymi, sprzyjając współpracy i inkluzywności. Cechą szczególną nowej przestrzeni jest „salon”, w którym pracownicy mogą się relaksować i odbywać małe, spontaniczne spotkania. „Są w nim kominek, stoły, krzesła i kanapy, które tworzą autentycznie domowy klimat” – mówi Eric.

Obok znajduje się sala zarządu, która cechuje się maksymalną elastycznością. Ruchoma szklana ściana pozwala jednym naciśnięciem przycisku połączyć dwie przestrzenie w jedną, idealnie nadającą się do regularnych spotkań z wszystkimi pracownikami. „Łączymy oba pomieszczenia, aby stworzyć konfigurację wieloekranową, obejmującą też głośniki, mikrofony i kamery wbudowane w sufit. Nawet pracownicy zdalni czują się, jakby byli z nami w pomieszczeniu i mogli w pełni uczestniczyć w spotkaniu” – wyjaśnia Eric.

Te przestrzenie i inne sale konferencyjne wykorzystują technologię Zoom Rooms, natomiast narzędzia konferencyjne, tablice i system cyfrowej dystrybucji treści pomagają stworzyć zintegrowane środowisko przeznaczone do współpracy zarówno osobistej, jak i zdalnej.

Tablica umożliwia członkom zespołów łączenie się z dowolnego miejsca w celu wizualnego planowania projektów i przepływów pracy oraz wyjaśniania złożonych koncepcji. 

„Możliwość zapisania tablicy Zoom, udostępnienia jej innym uczestnikom spotkania, a następnie jej ponownego otwarcia i zmodyfikowania jest ogromną zaletą. Ułatwia ona koordynowanie i uzgadnianie działań” – mówi Eric

Kolejnym wymiarem korzyści jest system cyfrowej dystrybucji treści, który obejmuje wyświetlanie firmowych ogłoszeń, kamieni milowych i wydarzeń. „Mamy 98-calowe monitory, na których prezentujemy fenomenalną pracę naszych zespołów ds. nieruchomości” – mówi Eric. „Cieszą się one ogromną popularnością wśród pracowników”.

W Sage wdrożono także systemy wideokonferencyjne DTEN typu „wszystko w jednym”, aby jeszcze bardziej zoptymalizować Zoom Spaces oraz poprawić jakość dźwięku i obrazu. Te innowacje przełożyły się na poprawę środowiska spotkań, dzięki czemu pracownicy zdalni mogli poczuć takie samo zaangażowanie jak ich koledzy i koleżanki przebywający w biurze. 

„W niedawnej ankiecie nasi pracownicy wyróżnili technologię Zoom Spaces ze względu na jej dobre działanie, łatwą obsługę i znaczną poprawę jakości spotkań w porównaniu do poprzedniej konfiguracji” – mówi Eric. „Teraz nasze pomieszczenia Zoom Room zawsze są pełne”.

Sprawniejsza współpraca dzięki Zoom Workplace

Wdrożenie w Sage platformy Zoom Workplace pozwoliło ujednolicić firmowe narzędzia do komunikacji i współpracy, co natychmiast usprawniło wykonywanie codziennych zadań i ułatwiło współpracę zespołową.

Jednym z kluczowych ulepszeń było wdrożenie Zoom Phone, opartego na chmurze systemu, który działa w biurze i poza nim na na każdym zgodnym urządzeniu. W Sage dodano dźwiękoszczelne budki telefoniczne, które członkowie zespołu zauważyli w biurach Zoom. Budki te zapewniają pracownikom prywatną i elastyczną przestrzeń współpracy, stanowiącą uzupełnienie tradycyjnej sali konferencyjnej.

Kolejnym ulepszeniem był Zoom Team Chat, do którego pracownicy Sage szybko się przekonali. To oparte na sztucznej inteligencji centrum współpracy minimalizuje bałagan w skrzynce e-mailowej i przyspiesza komunikację. „Wcześniej używaliśmy innego produktu, ale stwierdziliśmy, że Zoom Team Chat oferuje podobne funkcje przy znacznie niższych kosztach na użytkownika” – mówi Eric. „Łatwo jest nawiązać kontakt z dowolną osobą w firmie, a obecnie znacznie więcej robimy za pośrednictwem aplikacji Team Chat, zamiast wysyłać e-maile tam i z powrotem. To dla nas ogromny sukces”.

Team Chat szczególnie dobrze sprawdza się przy dużych, złożonych projektach – wyjaśnia Eric. „Pracujemy nad dużym, ogólnokrajowym projektem, a w porównaniu do e-maili, a nawet spotkań Team Chat znacznie ułatwia przekazywanie wszystkim zainteresowanym aktualnych informacji i dbanie o ich koncentrację na realizacji zadań”.

Centralizacja narzędzi w ramach platformy Zoom Workplace uprościła wszystkim codzienne funkcjonowanie. Zoom stał się integralną częścią codziennej działalności firmy Sage. „Pracownicy już nie marnują czasu na przełączanie się między różnymi aplikacjami w celu wykonania swojej pracy” – mówi Eric. „Ponadto z perspektywy wsparcia zebranie wszystkiego w jednym miejscu znacznie ułatwia rozwiązywanie problemów”.

Zoom AI Companion pomaga utrzymywać właściwy kurs

Od czasu pierwotnego wdrożenia w Sage na platformie Zoom przybyło funkcji AI, które ułatwiają dbanie o porządek i koncentrację w zespołach. Obecnie Eric korzysta z funkcji podsumowania spotkania dostępnej w asystencie Zoom AI Companion, która eliminuje potrzebę ręcznego sporządzania szczegółowych notatek oraz automatycznie rejestruje najważniejsze punkty dyskusji, decyzje i zadania do wykonania. Asystent AI tworzy przejrzyste, praktyczne podsumowania, które stanowią dla wszystkich zainteresowanym jedno źródło wiedzy, sprzyjające większej odpowiedzialności.

„Używam go do każdego spotkania. Uważam, że jest bardzo dokładny i pomaga nam wszystkim trzymać ten sam kierunek” – mówi Eric. „Myślę, że z perspektywy mojej i mojego zespołu główną zaletą funkcji podsumowania spotkania dostępnej w asystencie AI Companion jest to, że zapewnia nam ona praktyczne streszczenie spotkania, obejmujące szczegółowe podsumowanie i listę dalszych kroków, które ułatwiają rozliczanie poszczególnych osób z realizacji zadań”.

Eric kontynuuje: „Kiedy pojawia się wyzwanie lub problem dotyczący decyzji, zawsze możemy się odwołać do podsumowania i zobaczyć, że w pewnym momencie wszyscy byliśmy zgodni. Znacznie łatwiej o stałe postępy w projektach, gdy każdy może się odwołać do wcześniejszych ustaleń i wszyscy mogą sobie przypomnieć, co zostało omówione”.

Zwiększanie zaangażowania i oszczędzanie czasu

Nowe, tętniące życiem biuro Sage, wyposażone w pełny zestaw rozwiązań Zoom, odmieniło sposób współpracy w zespołach. Pracownicy z różnych działów mają to samo poczucie więzi, produktywności i włączenia w zespół niezależnie od tego, czy są w biurze, na lokalnym wydarzeniu czy pracują z kawiarni. 

Produktywność wzrosła we wszystkich obszarach. Chociaż bezpośrednie kontakty z partnerami biznesowymi nadal są istotne, Zoom ogranicza konieczność odbywania kosztownych i czasochłonnych podróży. Spotkania Zoom często zastępują specjalne loty na spotkania z dyrektorami generalnymi, obniżając poziom złożoności i kosztów.

Zintegrowane narzędzia komunikacyjne zmniejszają także ciężar administracyjny, ponieważ pozwalają pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Zwłaszcza Team Chat zmniejsza liczbę wymienianych e-maili i przyspiesza podejmowanie decyzji podczas projektów międzydziałowych, co przekłada się na szybsze załatwianie spraw.

Eric, który korzysta z platformy Zoom w nowym biurze Sage, wypowiada się o niej wyjątkowo entuzjastycznie. „W naszym biurze nieustannie korzystamy z platformy Zoom. Na jej wdrożeniu zyska każda organizacja, której zależy na uproszczeniu ekosystemu”.