Sage Hospitality Group rewolucjonizuje pracę hybrydową przy użyciu Zoom Workplace i Zoom Spaces
Kiedy szefowie firmy Sage Hospitality Group postanowili zaprojektować najlepsze w tej klasie miejsce pracy dla rozrastającego się zespołu hybrydowego, nawiązali współpracę z Zoom, aby wykreować nowe możliwości. W Sage wykorzystano pełen pakiet rozwiązań Zoom, aby stworzyć dynamiczne, elastyczne i zaawansowane technologicznie środowisko, w którym pracownicy są bardziej zaangażowani, nastawieni na współpracę i produktywni.
Branża:
Przemysł turystyczny
Rozmiar firmy:
6500 pracowników
Wyzwania:
Tworzenie dynamicznego, hybrydowego środowiska pracy dla rozrastającego się zespołu
W naszym biurze nieustannie korzystamy z platformy Zoom. Na jej wdrożeniu zyska każda organizacja, której zależy na uproszczeniu ekosystemu.
Eric Skogen
Starszy dyrektor ds. operacji informatycznych, Sage Hospitality Group
Zapewnianie lepszych wrażeń klientom zaczyna się od pozytywnych wrażeń pracowników. Misją firmy Sage Hospitality Group jest „wzbogacanie życia – doświadczenie po doświadczeniu”, a jej zespół wie, że to zobowiązanie obejmuje również pracowników.
Sage uważa, że skupienie się na pojedynczych chwilach może wiele zmienić. Firma ma niezwykle duży zasięg: prowadzi ponad 65 hoteli i 30 restauracji na terenie USA. W swoim wewnętrznym funkcjonowaniu Sage stawia na promowanie hybrydowej kultury pracy, w której lokalni i zdalni członkowie zespołu mogą łatwo współpracować, pozostawać w kontakcie i czuć się częścią całego organizmu.
Centralnym elementem tego przedsięwzięcia jest Zoom. Eric Skogen, starszy dyrektor ds. operacji informatycznych w Sage, wyjaśnia, od czego wszystko się zaczęło: „Zanim wdrożyliśmy Zoom, brakowało nam scentralizowanego narzędzia do spotkań i współpracy. Nie mieliśmy też płynnie działającego środowiska sali konferencyjnej. Platforma Zoom wyróżniała się jako najlepsze rozwiązanie. Jest niezwykle przyjazna w obsłudze i umożliwia członkom naszego zespołu pracę z dowolnego miejsca.
Gdy wskutek dynamicznego rozwoju w Sage pojawiła się potrzeba nowej przestrzeni biurowej, firma ponownie zwróciła się do Zoom. Tym razem jej celem było nieszablonowe spojrzenie na pracę hybrydową i stworzenie dynamicznej, zaawansowanej technologicznie przestrzeni, dzięki której firma prezentowałaby się jako najlepszy pracodawca w swojej klasie.
Eric Skogen, starszy dyrektor ds. operacji informatycznych, Sage Hospitality Group
Biura Zoom źródłem inspiracji
Eric i członkowie jego zespołu objaśnili swoje cele przedstawicielom firmy Zoom i odwiedzili jej biura w Denver, aby zobaczyć, jak najnowsze innowacje mogłyby przeobrazić nowe środowisko pracy Sage.
„Zobaczyliśmy, jak bardzo od naszego pierwotnego wdrożenia technologia poszła naprzód” – mówi Eric. „Zrozumieliśmy, że do naszej zupełnie nowej przestrzeni możemy wybrać różne konfiguracje i przesunąć dotychczasowe granice funkcjonowania pracy hybrydowej”.
Kierownictwo Sage chciało zaprojektować przestrzeń, w której pracownicy mogliby łatwo współpracować, ale bez przytłaczającej obecności technologii. Chodziło o narzędzia, które zwiększą produktywność, a jednocześnie wpiszą się w projekt nowego biura.
Było to poważne przedsięwzięcie i firma postanowiła wykorzystać pełne możliwości produktów Zoom Workplace i Zoom Spaces, aby stworzyć dynamiczną, elastyczną przestrzeń, która nie tylko służyłaby jako miejsce pracy, ale też była miejscem, w którym pracownicy po prostu chcą przebywać.
Komfortowe przestrzenie ze zintegrowaną technologią
Firma Sage nawiązała współpracę z lokalnym dostawcą Cloud Connextions w zakresie wykonania projektu i budowy nowej przestrzeni biurowej, a wiedza członków zespołu Cloud Connextions okazała się bezcenna. Ich dbałość o szczegóły, bogate doświadczenie z produktami Zoom oraz kompleksowa oferta usług instalacji i wsparcia sprawiły, że firma była idealnym partnerem do poprowadzenia projektu. W rezultacie powstało spójne, nowoczesne środowisko, które odpowiada potrzebom firmy Sage oraz odzwierciedla jej przywiązanie do jakości i innowacji.
W Sage postawiono na Zoom Spaces, czyli pełny pakiet elastycznych rozwiązań do pracy, aby ułatwić współpracę zespołom hybrydowym. Platforma płynnie integruje zaawansowaną technologię z salami konferencyjnymi i przestrzeniami wspólnymi, sprzyjając współpracy i inkluzywności. Cechą szczególną nowej przestrzeni jest „salon”, w którym pracownicy mogą się relaksować i odbywać małe, spontaniczne spotkania. „Są w nim kominek, stoły, krzesła i kanapy, które tworzą autentycznie domowy klimat” – mówi Eric.
Obok znajduje się sala zarządu, która cechuje się maksymalną elastycznością. Ruchoma szklana ściana pozwala jednym naciśnięciem przycisku połączyć dwie przestrzenie w jedną, idealnie nadającą się do regularnych spotkań z wszystkimi pracownikami. „Łączymy oba pomieszczenia, aby stworzyć konfigurację wieloekranową, obejmującą też głośniki, mikrofony i kamery wbudowane w sufit. Nawet pracownicy zdalni czują się, jakby byli z nami w pomieszczeniu i mogli w pełni uczestniczyć w spotkaniu” – wyjaśnia Eric.
Te przestrzenie i inne sale konferencyjne wykorzystują technologię Zoom Rooms, natomiast narzędzia konferencyjne, tablice i system cyfrowej dystrybucji treści pomagają stworzyć zintegrowane środowisko przeznaczone do współpracy zarówno osobistej, jak i zdalnej.
Tablica umożliwia członkom zespołów łączenie się z dowolnego miejsca w celu wizualnego planowania projektów i przepływów pracy oraz wyjaśniania złożonych koncepcji.
„Możliwość zapisania tablicy Zoom, udostępnienia jej innym uczestnikom spotkania, a następnie jej ponownego otwarcia i zmodyfikowania jest ogromną zaletą. Ułatwia ona koordynowanie i uzgadnianie działań” – mówi Eric
Kolejnym wymiarem korzyści jest system cyfrowej dystrybucji treści, który obejmuje wyświetlanie firmowych ogłoszeń, kamieni milowych i wydarzeń. „Mamy 98-calowe monitory, na których prezentujemy fenomenalną pracę naszych zespołów ds. nieruchomości” – mówi Eric. „Cieszą się one ogromną popularnością wśród pracowników”.
W Sage wdrożono także systemy wideokonferencyjne DTEN typu „wszystko w jednym”, aby jeszcze bardziej zoptymalizować Zoom Spaces oraz poprawić jakość dźwięku i obrazu. Te innowacje przełożyły się na poprawę środowiska spotkań, dzięki czemu pracownicy zdalni mogli poczuć takie samo zaangażowanie jak ich koledzy i koleżanki przebywający w biurze.
„W niedawnej ankiecie nasi pracownicy wyróżnili technologię Zoom Spaces ze względu na jej dobre działanie, łatwą obsługę i znaczną poprawę jakości spotkań w porównaniu do poprzedniej konfiguracji” – mówi Eric. „Teraz nasze pomieszczenia Zoom Room zawsze są pełne”.
Sprawniejsza współpraca dzięki Zoom Workplace
Wdrożenie w Sage platformy Zoom Workplace pozwoliło ujednolicić firmowe narzędzia do komunikacji i współpracy, co natychmiast usprawniło wykonywanie codziennych zadań i ułatwiło współpracę zespołową.
Jednym z kluczowych ulepszeń było wdrożenie Zoom Phone, opartego na chmurze systemu, który działa w biurze i poza nim na na każdym zgodnym urządzeniu. W Sage dodano dźwiękoszczelne budki telefoniczne, które członkowie zespołu zauważyli w biurach Zoom. Budki te zapewniają pracownikom prywatną i elastyczną przestrzeń współpracy, stanowiącą uzupełnienie tradycyjnej sali konferencyjnej.
Kolejnym ulepszeniem był Zoom Team Chat, do którego pracownicy Sage szybko się przekonali. To oparte na sztucznej inteligencji centrum współpracy minimalizuje bałagan w skrzynce e-mailowej i przyspiesza komunikację. „Wcześniej używaliśmy innego produktu, ale stwierdziliśmy, że Zoom Team Chat oferuje podobne funkcje przy znacznie niższych kosztach na użytkownika” – mówi Eric. „Łatwo jest nawiązać kontakt z dowolną osobą w firmie, a obecnie znacznie więcej robimy za pośrednictwem aplikacji Team Chat, zamiast wysyłać e-maile tam i z powrotem. To dla nas ogromny sukces”.
Team Chat szczególnie dobrze sprawdza się przy dużych, złożonych projektach – wyjaśnia Eric. „Pracujemy nad dużym, ogólnokrajowym projektem, a w porównaniu do e-maili, a nawet spotkań Team Chat znacznie ułatwia przekazywanie wszystkim zainteresowanym aktualnych informacji i dbanie o ich koncentrację na realizacji zadań”.
Centralizacja narzędzi w ramach platformy Zoom Workplace uprościła wszystkim codzienne funkcjonowanie. Zoom stał się integralną częścią codziennej działalności firmy Sage. „Pracownicy już nie marnują czasu na przełączanie się między różnymi aplikacjami w celu wykonania swojej pracy” – mówi Eric. „Ponadto z perspektywy wsparcia zebranie wszystkiego w jednym miejscu znacznie ułatwia rozwiązywanie problemów”.
Zoom AI Companion pomaga utrzymywać właściwy kurs
Od czasu pierwotnego wdrożenia w Sage na platformie Zoom przybyło funkcji AI, które ułatwiają dbanie o porządek i koncentrację w zespołach. Obecnie Eric korzysta z funkcji podsumowania spotkania dostępnej w asystencie Zoom AI Companion, która eliminuje potrzebę ręcznego sporządzania szczegółowych notatek oraz automatycznie rejestruje najważniejsze punkty dyskusji, decyzje i zadania do wykonania. Asystent AI tworzy przejrzyste, praktyczne podsumowania, które stanowią dla wszystkich zainteresowanym jedno źródło wiedzy, sprzyjające większej odpowiedzialności.
„Używam go do każdego spotkania. Uważam, że jest bardzo dokładny i pomaga nam wszystkim trzymać ten sam kierunek” – mówi Eric. „Myślę, że z perspektywy mojej i mojego zespołu główną zaletą funkcji podsumowania spotkania dostępnej w asystencie AI Companion jest to, że zapewnia nam ona praktyczne streszczenie spotkania, obejmujące szczegółowe podsumowanie i listę dalszych kroków, które ułatwiają rozliczanie poszczególnych osób z realizacji zadań”.
Eric kontynuuje: „Kiedy pojawia się wyzwanie lub problem dotyczący decyzji, zawsze możemy się odwołać do podsumowania i zobaczyć, że w pewnym momencie wszyscy byliśmy zgodni. Znacznie łatwiej o stałe postępy w projektach, gdy każdy może się odwołać do wcześniejszych ustaleń i wszyscy mogą sobie przypomnieć, co zostało omówione”.
Zwiększanie zaangażowania i oszczędzanie czasu
Nowe, tętniące życiem biuro Sage, wyposażone w pełny zestaw rozwiązań Zoom, odmieniło sposób współpracy w zespołach. Pracownicy z różnych działów mają to samo poczucie więzi, produktywności i włączenia w zespół niezależnie od tego, czy są w biurze, na lokalnym wydarzeniu czy pracują z kawiarni.
Produktywność wzrosła we wszystkich obszarach. Chociaż bezpośrednie kontakty z partnerami biznesowymi nadal są istotne, Zoom ogranicza konieczność odbywania kosztownych i czasochłonnych podróży. Spotkania Zoom często zastępują specjalne loty na spotkania z dyrektorami generalnymi, obniżając poziom złożoności i kosztów.
Zintegrowane narzędzia komunikacyjne zmniejszają także ciężar administracyjny, ponieważ pozwalają pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Zwłaszcza Team Chat zmniejsza liczbę wymienianych e-maili i przyspiesza podejmowanie decyzji podczas projektów międzydziałowych, co przekłada się na szybsze załatwianie spraw.
Eric, który korzysta z platformy Zoom w nowym biurze Sage, wypowiada się o niej wyjątkowo entuzjastycznie. „W naszym biurze nieustannie korzystamy z platformy Zoom. Na jej wdrożeniu zyska każda organizacja, której zależy na uproszczeniu ekosystemu”.