Gids voor het bouwen en uitbreiden van je bedrijf met Zoom

Als bedrijfsleider weet je alles over het belang van communicatie. Door in contact te blijven met klanten, werknemers, partners, investeerders, leveranciers en verkopers, kun je vertrouwen creëren, je merk laten groeien en zinvolle relaties opbouwen met de mensen die het belangrijkst zijn voor je bedrijf.

Deze handleiding biedt een paar manieren om je te helpen de klantenservice te versterken, de samenwerking te verbeteren en je groeiende externe of hybride team te ondersteunen met een AI-first, alles-in-één werkplatform. Wanneer je je communicatie en samenwerking goed op orde hebt, hoef je je minder zorgen te maken over technologie en kun je meer tijd besteden aan wat je leuk vindt.

Als u een klein IT-team hebt, of u draagt de "IT-directeur"-pet (mogelijk naast verschillende andere petten), dan kan een gebundelde oplossing helpen het IT-beheer te stroomlijnen en u meer tijd geven om u te richten op datgene waar u meer passie voor hebt - zoals het laten groeien van uw bedrijf.

Lees verder om te ontdekken hoe Zoom Workplace met AI Companion je kan helpen klantrelaties op te bouwen, samenwerking tussen werknemers mogelijk te maken en een sterke bedrijfscultuur te ontwikkelen om je bloeiende team te ondersteunen.

Het maakt niet uit in welke branche je actief bent, je wilt op elk punt in hun reis aan de behoeften van je klanten voldoen. De consumenten van vandaag willen dat merken beschikbaar zijn voor directe communicatie op een breed scala aan kanalen, niet alleen telefoon en e-mail, maar ook sms, sociale media, livechat en zelfs video.

Hier zijn enkele tips om in contact te komen met klanten op Zoom Workplace:

Overal en op elk apparaat communiceren

Zelfs als je constant onderweg bent, wil je er zijn wanneer je klanten je nodig hebben. Zoom werkt op een wereldwijd beschikbaar pakket gecertificeerde hardwareoplossingen voor op kantoor, thuis, op het werk en mobiele apparaten, en laat je naadloos van plaats naar plaats gaan. Wanneer je de Zoom Workplace-app downloadt, kun je Zoom Phone-telefoongesprekken ontvangen, een sms of chatbericht verzenden of deelnemen aan een Zoom-vergadering vanaf je laptop, tablet of smartphone. Je hoeft niet aan je bureau gekluisterd te blijven of het risico te lopen kansen te missen als je niet aanwezig bent. 

Met Zoom Phone kun je kiezen vanaf welk nummer je klanten belt of sms't, of het nu een zakelijke hoofdlijn is of je eigen rechtstreekse zakelijke nummer. Je hoeft hoe dan ook je privénummer niet te gebruiken om klanten te bereiken, noch hun contactgegevens te bewaren op je persoonlijke apparaat.

Sneller reageren met oproepwachtrijen

Hoewel je misschien ooit de enige persoon was die telefoontjes voor je bedrijf beantwoordde, kan je groeiende team ervoor zorgen dat je klanten niet te lang hoeven te wachten. Het instellen van een oproepwachtrij leidt inkomende oproepen naar een aangewezen groep gebruikers, zoals je hele verkoopteam, wat leidt tot kortere wachttijden voor klanten.

Je kunt zelfs een heel team laten helpen bij het ondersteunen van sms-reacties. Wanneer je sms-wachtrijen configureert, worden sms-berichten van klanten naar een groep werknemers verzonden zodat de eerst beschikbare vertegenwoordiger kan reageren, waardoor de wachttijden voor de klant korter worden.

Heb je nood aan een robuuster klantervaringsplatform? Verken Zoom Contact Center.

Je klanten binden met video

Omarm de voordelen van video om nieuwe klanten te bereiken en virtuele diensten aan te bieden. Met functies als scherm delen en aantekeningen kun je een dialoog opbouwen met je klant tijdens een adviesgesprek of een boeiende productdemonstratie geven. Je kunt ook virtuele contactpunten maken, zoals een wekelijks spreekuur, of nieuwe inkomstenstromen genereren uit virtuele klassen en evenementen. Dankzij Zoom AI Companion kun je samenvattingen van vergaderingen van je klantgesprekken krijgen. Zo kun je je notities opnieuw raadplegen en actiepunten en volgende stappen identificeren. 

In een digitaal verbonden wereld kun je sneller dan ooit tevoren een wereldwijd klantenbestand en een internationaal team opbouwen. Ontdek hoe je met Zoom naar nieuwe markten uit kunt breiden en in contact kunt blijven met klanten en werknemers.

Wereldwijde telefoondiensten

Je team verkoopt of biedt mogelijk klantenservice op nieuwe plaatsen. Zoom Phone heeft de wereldwijde dekking uitgebreid naar meer dan 47 landen en gebieden en biedt flexibele BYOC-opties die je geografische bereik nog verder uitbreiden. 

Virtuele probleemoplossing en ondersteuning

Je hoeft je bedrijfsactiviteiten niet te beperken op basis van wie beschikbaar is op een specifieke locatie: met Zoom kunnen je teamleden over de hele wereld zaken doen. Een medewerker van de klantenservice in Europa kan een videogesprek voeren om ondersteuning te bieden aan een klant in Azië. Een apparatuurtechnicus in Zuid-Amerika kan helpen bij het oplossen van problemen in een fabriek in de VS, allemaal via Zoom Workplace.

AI Companion ondersteunt meer dan 30 talen voor functies zoals samenvattingen van vergaderingen, wat cruciaal is voor internationale teams. Je kunt Team Chat-berichten in real time vertalen van de ene ondersteunde taal naar de andere of AI Companion een vraag stellen tijdens een vergadering en antwoord krijgen in je ondersteunde taal, zelfs als de meeste vergaderdeelnemers een andere taal spreken. 

Internationale evenementen organiseren

Wanneer je je volgende productlancering of klantenconferentie plant, kun je je evenement openstellen voor een wereldwijd publiek met onze Zoom Events-oplossing. Met ondersteuning voor live tolkdiensten voor Zoom Meetings en Zoom Webinars kun je je tolken voor verschillende talen aanwijzen. Met onze live vertaalfunctie kunnen vergaderdeelnemers tevens ondertiteling inschakelen die in real time wordt vertaald in tientallen ondersteunde talen.

Als je werknemers over meerdere kantoren verspreid zijn of op afstand werken, wordt een communicatieplatform nog belangrijker om effectieve samenwerking op afstand mogelijk te maken.

Snel zien wie er beschikbaar is

Met Zoom Team Chat kun je snelle, realtime gesprekken met werknemers voeren zonder een volledige vergadering te hoeven plannen. Dit is net alsof je een vraag aan een collega stelt terwijl je bij zijn of haar bureau staat. Je kunt zien of een werknemer beschikbaar is, in een vergadering zit, niet aan zijn bureau zit of op vakantie is, waardoor je een beter idee krijgt van wanneer je een reactie kunt verwachten.

Chatkanalen maken voor verschillende projecten

Met Zoom Team Chat kun je eenvoudig met elkaar of met een groep mensen communiceren. Je kunt verschillende kanalen maken voor verschillende groepen mensen: een voor het verkoopteam, een voor marketing en een voor het management. Je kunt ook mensen van verschillende teams samenbrengen in een kanaal voor een specifiek(e) productlancering of project om discussies te voeren, afbeeldingen of bestanden te delen en feedback te geven. 

Je kunt ook een gedeelde ruimte maken in Team Chat voor alle essentiële chatkanalen van je team. Bij onboarding van een nieuwe werknemer hoef je deze alleen maar toe te voegen aan de gedeelde ruimte, waardoor deze toegang krijgt tot alle openbare (voor leden) chatkanalen die nodig zijn om op de hoogte te blijven.

Van de ene communicatiemethode naar de andere gaan

Wanneer je samenwerkt met een collega via de chat, realiseer je je misschien dat een telefoongesprek of videoconferentie gemakkelijker zou zijn om de boodschap over te brengen. Met Zoom Workplace kun je met één klik op de knop eenvoudig van een chat naar een telefoongesprek of videovergadering gaan. Je kunt ook andere bijdragers naar behoefte betrekken bij een telefoongesprek of Zoom-vergadering.

Toegankelijkheid voor werknemers ondersteunen

Geef werknemers de oplossingen die ze nodig hebben om effectief te communiceren en samen te werken. Schakel automatisch gegenereerde ondertiteling (ook wel live transcriptie genoemd) in voor alle gebruikers in je account en zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van aanvullende toegankelijkheidsfuncties ter ondersteuning die ze kunnen aanpassen in hun Zoom-instellingen. Als bepaalde werknemers andere talen spreken, kan AI Companion de taalbarrières helpen overwinnen met realtime vertalingen in Team Chat en Zoom Meetings. 

Veel bedrijven ervaren groeipijnen als ze uitbreiden, nieuwe werknemers verwelkomen en schaalbare processen bouwen om hun klanten te bedienen. Hier lees je hoe je moderne communicatietechnologie kunt inzetten om je hybride team te ondersteunen en uit te rusten met wat ze nodig hebben om slimmer te werken, niet harder.

Bestaande technologie integreren

Als je teamleden minder productief zijn doordat ze tussen verschillende zakelijke toepassingen schakelen of informatie kopiëren van de ene app naar de andere, kun je deze workflows stroomlijnen door middel van integraties. Met Zoom kun je integreren met honderden toepassingen zoals Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams en Google Workspace. Zo verlies je minder tijd aan het schakelen tussen verschillende tools.

Workflows automatiseren om tijd te besparen

Routinetaken in uw werkdag nemen hier en daar een paar korte minuten in beslag, maar dat kan al snel oplopen tot een aanzienlijke hoeveelheid tijd. Door deze taken te automatiseren, creëert u eenvoudigere workflows en haalt u items van uw takenlijst. Met Zoom Workflow Automation kunt u eenvoudig krachtige workflows bouwen die uw werk in Zoom Workplace en apps van derden stroomlijnen. U kunt ook AI Companion gebruiken in uw geautomatiseerde workflows, waarbij informatie en context uit het platform worden gehaald om inzichten te verschaffen - zodat u zich kunt concentreren op het werk dat er toe doet.

Gebruik Workflow Automation om:

• Blijf op de hoogte van chatberichten met een dagelijkse Team Chat briefing. U kunt een workflow aanmaken om AI Companion automatisch recente chats te laten samenvatten en de samenvatting toe te voegen aan een speciaal chatkanaal of document.
• Houd het werk in beweging met een speciaal vergaderdocument. Maak een workflow om automatisch de door AI Companion gegenereerde samenvatting van uw vergadering samen met belangrijke actiepunten in een document in Zoom Docs, Microsoft Word of Google Docs te zetten.
• Stuur automatische wekelijkse check-ins naar uw team.
• Verwelkom nieuwe teamleden in een chatkanaal.
• Snel verlof en zakenreisaanvragen goedkeuren.
• Bouw uw eigen aangepaste workflows om aan de specifieke behoeften van uw team te voldoen.

Bezoek onze ondersteuningspagina om aan de slag te gaan met Workflow Automation.

Een intuïtieve hybride werkruimte maken

Je weet soms moeilijk waar te beginnen als het gaat om AI. Veel organisaties weten niet goed hoe ze het in de werkdagen van werknemers kunnen integreren zodat het tastbare voordelen biedt. Uit een AI-enquête uit 2023, uitgevoerd door Morning Consult in opdracht van Zoom, is gebleken dat 69% van de leidinggevenden het een belemmering voor de acceptatie van AI acht dat hun team er geen weg mee weet. 

In dit gedeelte worden praktische manieren beschreven waarop Zoom AI Companion, je ingebouwde AI-assistent, werknemers kan helpen hun werk te prioriteren, taken uit te voeren en effectiever te communiceren. Aangezien het zonder extra kosten beschikbaar is voor betaalde Zoom Workplace-accounts,* is het een uitstekende keuze voor kleine en middelgrote bedrijven die misschien niet het budget hebben om dure AI-tools te integreren.

De belangrijkste zaken prioriteren

Als je werknemers meerdere functies vervullen en als hun prioriteiten met elkaar in strijd zijn, weet je soms moeilijk waar te beginnen. AI Companion is toegankelijk via een handig zijpaneel en kan werknemers helpen prioriteiten te stellen voor hun werkdag. Ze kunnen AI Companion vragen om hun werk te prioriteren, gesprekken gefocust en impactvol te houden en concepten een vliegende start te geven. Zo kunnen zij zich concentreren op wat belangrijk is. AI Companion voor Zoom Phone kan hen helpen prioriteren naar welke voicemails ze als eerste moeten luisteren en taken uit die voicemails te extraheren. Zo kunnen ze snel een nieuwe vraag of een nieuw ondersteuningsbericht behandelen. 

Hulp krijgen tijdens vergaderingen

Vergaderingen nemen veel tijd in beslag tijdens onze werkdag. Uit onderzoek van Zoom en Morning Consult blijkt dat 60% van de leidinggevenden drie of meer vergaderingen op een dag heeft. Je kunt AI Companion tijdens vergaderingen vragen waar het gesprek over ging, welke hoofdpunten elke deelnemer naar voren heeft gebracht en wat de uitkomst van het gesprek was. Ook kun je extra vragen stellen die verder gaan dan wat er in de vergadering is besproken en die AI Companion kan beantwoorden via online zoekopdrachten. 

Actie ondernemen naar aanleiding van gesprekken

Met AI Companion hoef je je geen zorgen te maken dat belangrijke informatie verloren gaat. Je kunt samenvattingen krijgen van je Zoom-vergaderingen en Zoom Phone-gesprekken, waarin hoofdpunten worden opgesomd en volgende stappen worden gesuggereerd. Die samenvattingen kunnen rechtstreeks met de deelnemers worden gedeeld in Team Chat of via e-mail. Zo kan iedereen op de hoogte blijven en actie ondernemen op basis van wat er is besproken. 

Bovendien kun je via AI Companion samenvattingen of transcripten van eerdere vergaderingen rechtstreeks in Zoom Docs ophalen met behulp van een vooraf gebouwde sjabloon voor een-op-eengesprekken, brainstormsessies, projectupdates en meer. 

Je kunt Zoom aanpassen aan je zakelijke behoeften, wat deze ook mogen zijn, nu en in de toekomst:

• Als je bedrijf een groot aantal telefoongesprekken afhandelt, kun je het Zoom Phone Power Pack toevoegen om gemakkelijk oproepen door te schakelen, oproepwachtrijen te beheren en realtime gespreksanalyses te bekijken. 
• Als je je Zoom-videogesprekken moet opnemen en opslaan voor trainings- of nalevingsdoeleinden, voeg je meer cloudopslag toe.
• Wil je maximaal 1000 interactieve deelnemers ontvangen tijdens een Zoom-videovergadering? Voeg een grote vergaderlicentie toe wanneer je deze nodig hebt en ga de volgende maand terug naar je normale abonnement.
• Als je teamleden over de hele wereld hebt, kun je lokale telefoonservice krijgen in meer dan 45 verschillende landen via ons Global Select-abonnement. 
• Wil je video insluiten in je diensten of oplossingen? Met het Zoom-ontwikkelaarsplatform kun je aangepaste integraties bouwen. 
• Als hardware-investeringen niet binnen je budget vallen, kun je met Zooms Hardware als een service de oplossingen krijgen die je nodig hebt tegen een betaalbare maandelijkse prijs. Je kunt eenvoudig componenten toevoegen en upgraden naarmate je bedrijf groeit.

Met flexibele abonnementen en add-ons vind je altijd een oplossing die bij je situatie past, zelfs als je behoeften voortdurend evolueren.