Eenvoudig te maken stroomdiagrammen helpen bij het visualiseren van complexe processen

Stroomdiagrammen (of flowcharts) zijn krachtige visuele hulpmiddelen die complexe informatie vertalen naar overzichtelijke diagrammen, waardoor communicatie en samenwerking makkelijker worden. In de snel veranderende werkomgevingen van tegenwoordig maakt kennis van stroomdiagrammen je productiever en versterkt het je communicatievaardigheden.

Door je te verdiepen in de basisprincipes van stroomdiagrammen ontdek je hoe ze je helpen ideeën te ordenen en inefficiënties te herkennen, zodat je organisatie effectiever wordt. Of je nu beginner bent of een ervaren professional, met inzicht in stroomdiagrammen kun je ze effectief inzetten in je dagelijkse werk, waardoor samenwerking en informatie-uitwisseling worden versterkt. Laten we beginnen.

Stroomdiagrammen zijn visuele diagrammen waarmee professionals complexe processen eenvoudig kunnen visualiseren en structureren. Ze maken het makkelijker om informatie te communiceren die met andere diagramtypen, zoals tabellen en grafieken, lastig te beschrijven of te visualiseren is.

Wanneer je stroomdiagrammen professioneel gebruikt, verbeteren ze aanzienlijk je projectmanagement doordat ze tijdlijnen zichtbaar maken, verantwoordelijkheden duidelijk aangeven en workflows overzichtelijk maken. Dit verbetert niet alleen de samenwerking binnen teams, maar helpt ook bij het tijdig herkennen en oplossen van knelpunten voordat ze de voortgang belemmeren. 

In omgevingen met complexe besluitvormingsprocessen, zoals techniek, productie of bedrijfsmanagement, helpen stroomdiagrammen om heldere trajecten en uitkomsten te definiëren, waardoor snellere en weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen. Als professional kun je met goede stroomdiagramvaardigheden activiteiten stroomlijnen, communicatie verbeteren en uiteindelijk betere resultaten behalen.

Voordat je stroomdiagrammen gaat maken, is het handig om je te verdiepen in veelvoorkomende stroomdiagramtypen en te begrijpen in welke sectoren ze worden toegepast. Met die informatie kun je bepalen welk type stroomdiagram past bij jouw situatie en welk proces of informatie je wilt visualiseren.

Processtroomdiagrammen of proceskaarten: Geven een gedetailleerde visuele weergave van een proces of workflow met pijlen die de volgorde van taken aangeven. Processtroomdiagrammen worden gebruikt in branches als productie en logistiek om activiteiten te stroomlijnen, inefficiënties te ontdekken en kwaliteitscontrole mogelijk te maken via nauwkeurige visualisatie van elke stap in het productieproces.

Gegevensstroomdiagrammen (DFD) of gegevensstroomdiagrammen: Geven visueel weer hoe gegevens door een systeem stromen en zijn belangrijk voor ontwikkelaars en systeemanalisten bij het ontwerpen van efficiënte programma's en databases binnen sectoren als softwareontwikkeling en informatietechnologie.

Workflowdiagrammen of stroomdiagrammen: Worden gebruikt in sectoren als gezondheidszorg en bedrijfsmanagement om taken, verantwoordelijkheden en processen gedetailleerd weer te geven, zodat specifieke workflows duidelijk worden en teams beter samenwerken.

Systeemstroomdiagrammen: Deze diagrammen worden veel gebruikt door IT-professionals of bij programmeren. Ze brengen de gedetailleerde logica van systemen in kaart wanneer een uitgebreide weergave van systeemfuncties, codepaden en gegevensstromen nodig is.

Swimlane-diagrammen of swimlane-stroomdiagrammen: Ook wel cross-functionele stroomdiagrammen genoemd, vooral handig voor complexe projecten waarbij duidelijkheid over afdelingsverantwoordelijkheden vereist is. Veelgebruikt in sectoren zoals financiën en gezondheidszorg, waar coördinatie tussen afdelingen essentieel is.

Programmastroomdiagrammen: Tonen logische stappen en worden vaak gebruikt in softwareontwikkeling om algoritmen en codeprocessen visueel te verduidelijken.

Beslissingsstroomdiagrammen: Visualiseren duidelijk beslissingspunten en mogelijke uitkomsten, en helpen bedrijfsstrategen bij het inschatten van potentiële gevolgen voordat ze belangrijke besluiten nemen.

Bij het maken van stroomdiagrammen gebruik je specifieke symbolen voor taken, acties, beslissingen of resultaten in een proces. Elk symbool heeft een eigen rol waarmee je duidelijk maakt hoe stappen verbonden zijn, waar beslissingen plaatsvinden en hoe gegevens of taken stromen. Door gestandaardiseerde symbolen te gebruiken, kan iedereen je stroomdiagram snel begrijpen, ongeacht hoe eenvoudig of complex het proces ook is.

Hieronder vind je de meest voorkomende symbolen voor procesvisualisatie:

• Ovaal (terminal- of terminatorsymbool): geeft het begin of einde van een proces aan.
• Rechthoek (processymbool): stelt een proces, actie of handeling voor in het stroomdiagram.
• Ruit (beslissingssymbool): geeft een beslissingspunt aan, meestal met een 'ja'- of 'nee'-antwoord.
• Parallellogram (invoer/uitvoer-symbool): wordt gebruikt om invoer- of uitvoerbewerkingen weer te geven, zoals het invoeren van gegevens of het tonen van resultaten.
• Pijl of pijlpunt (stroomlijnsymbool): geeft de richting of stroom van het proces aan.
• Cirkel (verbindingssymbool): verbindt verschillende delen van een stroomdiagram, bijvoorbeeld wanneer een diagram meerdere pagina’s heeft.
• Documentensymbool: vertegenwoordigt documenten of rapporten die tijdens het proces worden gegenereerd.
• Voorgedefinieerd processymbool: geeft een elders beschreven proces of subroutine aan, vaak bij modulaire processen.

1. Bepaal je doel en proces: Kies welk proces of welke workflow je wilt visualiseren en welk type stroomdiagram je daarvoor wilt gebruiken (zie deze lijst met veelgebruikte typen stroomdiagrammen). Splits het proces op in de belangrijkste stappen, acties of beslissingen die in het stroomdiagram weergegeven moeten worden.
2. Kies stroomdiagramsymbolen: Selecteer de juiste stroomdiagramsymbolen voor elke stap. Gebruik gestandaardiseerde symbolen zoals hierboven beschreven: ovalen voor begin/einde, rechthoeken voor acties, ruiten voor beslissingen en pijlen om de stroomrichting aan te geven.
3. Breng het proces in kaart: Begin je stroomdiagram met het symbool 'Start' en rangschik vervolgens de andere symbolen, verbonden met pijlen om de processtroom aan te geven. Zorg voor voldoende ruimte tussen symbolen, zodat het diagram niet te druk wordt, en controleer of elke stap logisch aansluit op de vorige.
4. Voeg beslissingspunten toe: Gebruik ruiten om eventuele beslissingen in het proces aan te geven. Zorg ervoor dat elke beslissing ten minste twee mogelijke uitkomsten heeft (bijvoorbeeld "Ja" of "Nee") en verbind ze op de juiste manier. Geef eventueel ook aan wie verantwoordelijk is voor de beslissing.
5. Controleer en verbeter: Als je stroomdiagram klaar is, controleer je het op duidelijkheid en nauwkeurigheid. Controleer of alle stappen zijn opgenomen en of de stroom eenvoudig te volgen is. 

Het kan helpen om het diagram aan een teamlid te laten zien voor feedback, zodat je de lay-out en leesbaarheid kunt verbeteren.

Wanneer je stroomdiagram klaar is om te delen, klik je eenvoudigweg op de knop 'Delen' rechtsboven op het whiteboard. Daar kun je toegang geven aan iedereen binnen je organisatie of extern delen via een deelbare link (indien ingeschakeld). Zodra je de rechten hebt ingesteld, klik je op 'Link kopiëren' en plak je de URL in het chatbericht, Zoom Team Chat-kanaal of e-mail.

Stroomdiagram-sjablonen zijn ideaal om snel te starten met het maken van stroomdiagrammen, vooral als procesvisualisatie nieuw voor je is of als je onder tijdsdruk werkt. Voor iedereen die stroomdiagrammen maakt, bespaart het gebruik van een sjabloon veel tijd omdat je het diagram niet van begin af aan hoeft te ontwerpen, maar eenvoudig aanpast aan je specifieke behoeften.

Met een kant-en-klaar sjabloon kun je het stroomdiagram snel aanpassen door symbolen te verplaatsen om de stroom te veranderen of extra symbolen toe te voegen. Stroomdiagram-sjablonen zijn vooral nuttig voor terugkerende workflows, teamprojecten of standaardprocessen, zodat documenten consistent blijven en je tijd bespaart.

In de Zoom Workplace-app zijn sjablonen direct beschikbaar op het tabblad Whiteboard, waardoor je makkelijk aan de slag kunt. Open eenvoudig een whiteboard en kies uit verschillende professioneel ontworpen sjablonen. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van Zoom kun je sjablonen snel aanpassen aan je behoeften, stappen toevoegen of verwijderen en realtime samenwerken. Of je nu alleen werkt of samen met je team, deze functie helpt je sneller en efficiënter stroomdiagrammen maken.

Nu je weet hoe en waarom stroomdiagrammen worden gebruikt, welke typen er zijn, en hoe je symbolen en sjablonen inzet, kun je zelf aan de slag. 

Goed nieuws: Heb je een Zoom Workplace-abonnement (zelfs het gratis Basis-abonnement), dan heb je toegang tot Zoom Whiteboard en kun je een stroomdiagram helemaal zelf of met een sjabloon maken.* Heb je nog geen Zoom Workplace-account, dan kun je je snel aanmelden en meteen beginnen.

Een stroomdiagram kun je op een whiteboard maken vanuit een Zoom-vergadering of webinar, of via het Zoom-webportal, de desktop- of mobiele app.

Volg deze drie stappen om in de Zoom Workplace-desktopapp een stroomdiagram te maken:

1. Klik in het app-menu op de Whiteboard-knop. Klik rechtsboven op 'Nieuw whiteboard' om een nieuw whiteboard aan te maken.
2. Er opent een nieuw whiteboard en je kunt een stroomdiagramsjabloon selecteren via het sjablonendashboard. Als je een stroomdiagram via een sjabloon wilt maken, kies je in het linkermenu een categorie en zoek je het gewenste type stroomdiagram. Klik op 'Voorbeeld' om het sjabloon te bekijken. Heb je het juiste sjabloon gevonden, klik dan rechtsboven op 'Sjabloon gebruiken'. Wil je het liever helemaal zelf een stroomdiagram maken, sluit dan het sjablonendashboard.
3. Het whiteboard opent nu met je geselecteerde sjabloon of als leeg whiteboard. Gebruik vervolgens de whiteboard-tools in het menu aan de linkerkant. Gebruik drag-and-drop om symbolen en tekst op het sjabloon aan te passen en de tekst en gegevens te bewerken. Of kies, als je vanaf een leeg canvas begint, uit onder andere meer dan 1000 symbolen, vormen, lijnen en teksten om het perfecte stroomdiagram te ontwerpen.

*Zoom Workplace Basis (gratis) biedt maximaal drie gelijktijdig bewerkbare whiteboards; AI Companion-functies zijn hierbij niet inbegrepen.

Of je nu stroomdiagrammen maakt voor studie of werk, het verbeteren van je vaardigheden helpt je om voor elke toepassing de juiste diagrammen te maken. Door stroomdiagrammen in projecten en workflows op te nemen, verbeter je communicatie, samenwerking en creëer je een cultuur van continue verbetering, wat leidt tot betere resultaten.

Klaar om stroomdiagrammen te maken? Alle Zoom Workplace-abonnementen bevatten Zoom Whiteboard. Ga vandaag nog aan de slag: meld je aan voor een Zoom Workplace-abonnement of log in op je bestaande account.