Ontdek hoe Sydney Film Festival een kostenbesparing van 81% behaalde, de bedrijfsvoering stroomlijnde en de ervaringen van klanten verbeterde met Zoom Phone, Zoom Contact Center en Zoom Meetings.
81%
kostenbesparingen
Locatie van hoofdkantoor:
Sydney, Australië
Sector:
Kunst en vermaak, non-profit
Uitdagingen:
Kostenefficiënter worden, beter omgaan met hoge seizoensgebonden pieken in het aantal telefoontjes en zorgen voor een uitmuntende klantenservice
Voordelen:
Kostenbesparingen, schaalbaarheid, beheer van één platform, rapportage en analyse
Website:
Gebruikte producten
Deel dit bericht
30
Tijd tot terugbellen verminderd tot 30 minuten tijdens de drukste periode
15 naar 50
Opgeschaald van 15 naar 50 medewerkers in het piekseizoen
Het Sydney Film Festival (SFF) draait om het belichten van verschillende stemmen en het delen van geweldige verhalen. Ondanks de wereldwijde uitdagingen die de filmindustrie in het algemeen treffen, was het 71e jaarlijkse festival een van de meest ambitieuze en succesvolle tot nu toe.
"Mensen vinden het nog steeds erg leuk om samen te komen en te genieten van de ervaring in de bioscoop", aldus Brock Taffe, SFF Head of Operations & Events. "Het is geweldig dat we dat kunnen doen met meer dan 400 sessies en 250 films per jaar. Mensen kunnen de wereld rondreizen zonder hun stoel te verlaten."
Als organisator zonder winstoogmerk heeft SFF in de huidige omstandigheden veel werk aan de winkel. Vanwege een opwaartse trend in de kaartverkoop is het team echter gericht op het vasthouden van de positieve ontwikkelingen en zet het zich tegelijkertijd in om de organisatie financieel duurzamer en operationeel efficiënter te maken. Investeren in nieuwe en schaalbare technologie is daarom essentieel voor de langetermijnstrategie van de organisatie.
Geld besparen door te moderniseren
Brock koos aanvankelijk voor Zoom omdat het 20 jaar oude telefoonsysteem van SFF verouderd en niet geschikt was voor het toegenomen aantal telefoontjes van tegenwoordig. Bovendien waren de telefoonlijnen niet geconfigureerd, was er geen manier om bellers te identificeren, was het ingewikkeld om updates door te voeren en werd alle informatie handmatig geregistreerd. De hoge telefoonkosten waren ook een grote zorg, temeer daar deze kunstorganisatie grotendeels afhankelijk is van donaties en fondsenwerving. Zoom bood een schaalbare beloplossing met Zoom Phone, die gemakkelijk kon worden aangepast aan veranderende eisen dankzij toegewezen telefoonnummers, naadloze updates en transparante informatie over de beller.
"De overstap naar Zoom was een echte doorbraak," vertelt Brock. "Het belangrijkste doel was om de belkosten te verlagen en met Zoom Phone realiseerden we een kostenbesparing van 81% tijdens de drukste periode van het festival."
Betere ervaringen voor de klant
Met twaalf ticketmedewerkers die op seizoensbasis werken, verwerkt het telefoonsysteem van het festival tussen april en juni een enorm aantal telefoontjes. Maar het moet ook de rest van het jaar naadloos en kosteneffectief functioneren, aangezien het personeel reist om sponsors, belanghebbenden en filmmakers over de hele wereld te ontmoeten. Om aan deze moeilijk verenigbare eisen te voldoen, gebruikte het Zoom-team Zoom Contact Center om twee contactcenteromgevingen te creëren, met integraties om een soepele overgang van de ene naar de andere mogelijk te maken. De omgeving voor buiten het festivalseizoen is gestroomlijnd om telefoontjes te verwerken voor 15 medewerkers en om te voldoen aan de unieke eisen van het Travelling Film Festival op 21 locaties in Australië. Dan, wanneer de organisatie opschaalt voor het SFF, wordt overgeschakeld naar de festivalomgeving. Deze is geschikt om 50 personeelsleden en een groter aantal telefoontjes te ondersteunen.
Zoom Contact Center zorgt niet alleen voor kostenbesparing en een gestroomlijnde bedrijfsvoering, maar voorziet het ticketteam ook van kostbare gegevens. Voorheen was het niet mogelijk om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van medewerkers, vragen te analyseren of telefoontjes te sorteren op prioriteit. Nu geniet het team van volledige transparantie en kan het geavanceerde analyses draaien om de ervaring van klanten te verbeteren.
Tegelijkertijd biedt Zoom hulpmiddelen zoals voicemailtranscriptie, IVR en Automatic Call Distribution voor het in wachtrijen plaatsen en escaleren van telefoontjes, die SFF enorm veel tijd en middelen besparen. Deze functies spelen een sleutelrol in de bedrijfscontinuïteit van de organisatie.
"De terugbelfunctie heeft ons gered tijdens het festival van dit jaar. Tijdens een van de drukste periodes hadden we een internetstoring in de hele straat. Maar terwijl het probleem werd opgelost, maakte Zoom Contact Center terugbelverzoeken aan. Het ging allemaal zo vlot. We hoefden geen voicemails door te spitten en hebben geen vragen gemist; we konden iedereen binnen 30 minuten terugbellen."
Naadloze samenwerking in de hele organisatie
SFF gebruikt Zoom Meetings ook voor bestuurs-, leveranciers-, partnerschaps- en productievergaderingen, zodat belangrijke besluitvormers bereikbaar zijn ondanks hun drukke planning. Met de samenwerkingstools van Zoom die in de hele organisatie zijn geïntegreerd, heeft SFF haar communicatie gemoderniseerd en gestroomlijnd en haar kostenefficiëntie verhoogd, en dat met minimale inspanning.
"Er bestaan tal van verschillende toepassingen, maar het feit dat onze communicatietools alles-in-één kunnen zijn, is heel waardevol."
In de toekomst wil Brock graag meer functies van Zoom gaan benutten. Van AI-tools om gesprekken met klanten en hun sentiment te analyseren tot rangschikking van telefoontjes en chatbots: er valt nog genoeg te ontdekken. Al deze functies zijn beschikbaar voor Zoom-klanten, dus Brock heeft volop mogelijkheden om filmliefhebbers een nóg betere ervaring te bieden en ervoor te zorgen dat de SFF het publiek ook de komende 71 jaar blijft vermaken.