Kinderen zijn de meest kwetsbare leden van onze samenleving en Save the Children zet zich in om ervoor te zorgen dat kinderen in gemeenschappen over de hele wereld gezond en veilig blijven en toegang hebben tot onderwijs. Save the Children is in 1919 opgericht als de eerste organisatie die zich uitsluitend toelegt op de behoeften van kinderen en het beschermen van hun rechten heeft tijdens zijn 100-jarig bestaan het leven van meer dan 1 miljard kinderen in 120 landen veranderd.
Save the Children heeft een belangrijke rol gespeeld bij het creëren van een mooie toekomst voor de kinderen in het programma, met initiatieven die erop gericht zijn kinderen veiligheid, bescherming, gezondheidszorg, voeding en extra onderwijsmogelijkheden te bieden. Save the Children heeft drie hoofdkantoren in de Verenigde Staten, met kantoren in Fairfield in de staat Connecticut, in Lexington in de staat Kentucky en in Washington, D.C., maar ondersteunt verspreid over de VS en de rest van de wereld ook externe medewerkers.
Coördinatie van een wereldwijd verspreid personeel
Met een wereldwijd verspreid personeelsbestand en een reeks belangrijke programma's moeten de teams van Save the Children voortdurend in communicatie blijven. Het verouderde videocommunicatiesysteem zorgde echter voor wrijving in de gebruikerservaring en verspilde kostbare tijd.
"We hebben ongeveer 70 conferentiezalen verspreid over onze drie hoofdkantoren", aldus Charlie Germano, Senior Director of IT and Security Operations van Save the Children. "En de eerste 10 minuten van elke vergadering werden besteed aan het configureren van de oplossing. Mijn team is verantwoordelijk voor de helpdesk en elk uur - bijna op het uur - kwam er in paniek iemand naar ons toe omdat ze de tool niet begrepen en niet aan hun vergadering konden beginnen. Het was gewoon niet houdbaar."
De verouderde oplossing voor videovergaderingen van Save the Children maakte het ook moeilijk om de telewerkers op de hoogte te houden van belangrijke veranderingen binnen de organisatie. De liefdadigheidsinstelling houdt een maandelijkse vergadering met alle medewerkers via videovergadering waarin de CEO en het senior leiderschap strategische doelen, de algehele status van de organisatie en andere belangrijke kwesties bespreken. Save the Children ondervond tijdens deze vergaderingen echter problemen met de betrouwbaarheid en connectiviteit.
"We introduceren nieuwe medewerkers, we bespreken strategie en nieuwe programma's, we behandelen een aantal heel belangrijke feiten tijdens deze gesprekken met alle werknemers", zegt Germano. "De helft van onze medewerkers werkt niet vanuit ons hoofdkantoor en dat betekende dat de helft van onze werknemers die berichten niet kreeg omdat we geen goede manier hadden om video op afstand uit te zenden op schaal."
Werknemers kiezen voor Zoom
De IT-teams van Save the Children waren bezig met het beoordelen van verschillende opties voor videovergaderingen toen ze merkten dat sommige van hun werknemers Zoom gebruikten. Germano en zijn team besloten de oplossing te evalueren en na een demo van het product besloten ze Zoom in de hele organisatie te implementeren. Werknemers van Save the Children werden verliefd op Zoom en begonnen het meteen te gebruiken, waardoor de aanname een fluitje van een cent werd.
"Wanneer je een nieuwe tool introduceert, moet je vaak iedereen meesleuren", aldus Germano. "Maar in dit geval was het de droom van een IT-leider. De medewerkers zelf stimuleerden de acceptatie van de nieuwe tool. We waren vanaf de eerste dag overtuigd".
Germano merkte meteen dat zijn IT-teams minder ondersteuningstickets ontvingen met betrekking tot de vergaderzalen, wat hij toeschrijft aan de eenvoud van Zoom Rooms.
"Onze ervaring met de vergaderruimtes is zoveel beter", aldus Germano. "De mogelijkheid om een kamer binnen te stappen en een vergadering te starten met één klik op een iPad is geweldig. Het leven van mijn IT-team is nu veel gemakkelijker."
De teams van Save the Children ontdekten ook dat ze met Zoom de communicatie in de hele organisatie konden verbeteren. Door gebruik te maken van Zoom Webinars kon Save the Children gesprekken met alle medewerkers hosten die telewerkers betrouwbaar konden bijwonen. Dat verbeterde het vermogen van de organisatie om interne berichten af te leveren.
