Hef het glas op eenvoud met couch + cork en Zoom AI Companion

Toen Nancy Koziol voor het eerst een bedrijf rondom wijnproeverijen voor ogen kreeg, was het niet haar bedoeling om een vaste locatie te hebben waar mensen naartoe zouden komen. In plaats daarvan stelde ze zich voor om persoonlijk haar kennis en liefde voor wijn te delen met verschillende groepen, bij hen thuis of op hun werkplek. Na een paar proefrondes kreeg ze de kans om wijnproeverijen virtueel te presenteren. Inmiddels verzorgt couch + cork 2 tot 4 virtuele proeverijen per week, zowel voor informele als zakelijke klanten wereldwijd, waaronder grote technologie- en e-commercebedrijven, socialmediaplatforms en medische merken.

Zij en haar team creëren een leuke, ongedwongen sfeer waarin leren over wijn gemakkelijk en allesbehalve pretentieus is. Tot wel 90% van hun proeverijen wordt virtueel via Zoom gehouden, waarbij ze persoonlijke en uitstekende service leveren die specifiek is afgestemd op elke groep. Maar naarmate ze wilden groeien, hadden ze manieren nodig om creatief te zijn in het verbeteren van hun processen en workflows.

Het werk voor een virtuele wijnproeverij begint lang voordat iedereen inlogt en eindigt pas lang nadat het laatste glas is leeggedronken. Nancy en haar team besteedden tot wel twee uur per klant aan het doornemen van hun aantekeningen, het transcript van de chat en alle vragen of discussiepunten uit de sessie.

Nieuwe technologie is haar niet vreemd; toen AI steeds meer gemeengoed werd, probeerde Nancy verschillende producten uit om te kijken hoe ze die kon inzetten voor haar bedrijf. Ze probeerde hier en daar verschillende AI-producten zoals ChatGPT en Meta AI voor kleinere taken. Pas toen ze een proeverij had met een paar mensen van Zoom, die haar vertelden over AI Companion, kwam ze ermee in aanraking. Ze vond het idee van een AI-tool die direct in haar favoriete platform is ingebouwd interessant, dus ze ging ermee aan de slag en begon met het gebruik van samenvattingen van vergaderingen om haar werk na de proeverijen te verkorten.

Er was een specifieke sessie waarin ze twee verschillende fruitsoorten door elkaar haalde — ze zei steeds “ananas” in plaats van “granaatappel” — totdat ze opmerkte dat ze zich vergist had en dat het al die tijd om “granaatappel” ging. In het overzicht en de notities van AI Companion stond nergens “ananas” genoemd. Alleen “granaatappel,” alsof ze nooit een fout had gemaakt.

“Toen wisten we echt dat het systeem begrijpt wat het moet begrijpen. Sindsdien zijn we helemaal over op AI Companion”, aldus Nancy. AI Companion heeft Nancy en haar team behoorlijk wat werk en tijd bespaard:

Dankzij de tijd die ze besparen op de notities en taken na de proeverijen, kunnen ze meer proeverijen per week organiseren en zich richten op het verbeteren en uitbouwen van het bedrijf, terwijl Nancy weer meer tijd heeft voor haar wijnstudie. Nancy volgt momenteel de Wine & Spirit Education Trust Diploma in Wines. De tijd die ze dankzij AI Companion besparen, zorgt er direct voor dat ze meer en betere service aan hun klanten kunnen bieden. AI Companion ondersteunt bij het soort werk dat haar de ruimte geeft om te ontdekken en te groeien op manieren die eerder niet mogelijk waren. “Als vrouwelijke oprichter van een klein bedrijf is het voor mij heel belangrijk om binnen mijn krappe budget efficiënt te blijven werken".

En het maakt haar team sterker, doordat ze op nieuwe manieren kunnen samenwerken. “Samenvattingen van vergaderingen met AI Companion geven ons inzicht in elkaars werk, zoals onze individuele stijl of wat we anders aanpakken. Het is interessant om in de proeverijnotities te zien hoe één van ons iets heel goed verkocht heeft, of een mooie anekdote gebruikte waar niemand anders aan dacht".

Sinds de integratie van AI Companion in hun werk, hebben ze ontdekt dat ze ook andere tools waar Nancy niet tevreden over was, kunnen vervangen door bestaande producten in Zoom Workplace. Het samenbrengen van verschillende tools in één vertrouwd platform is een uitstekende manier om kosten en administratieve taken verder te beperken.

“We bekijken nu of we nog meer van ons werk naar Zoom Workplace kunnen verplaatsen, met prioriteit voor wat ons de meeste tijd en energie bespaart". Tot nu toe overweegt ze over te stappen van Motion naar Zoom Scheduler zodat klanten zelf een tijd kunnen kiezen, Zoom Team Chat te gebruiken om het contact met haar medewerkers overzichtelijk te houden, en Zoom Phone ter vervanging van haar huidige telefoonsysteem. “Zoom Phone zou superhandig zijn, want we regelen veel via sms... wat we nu met Google Voice hebben werkt heel omslachtig".

Het gebruik van AI Companion heeft direct een positief effect op haar bedrijfsdoelen gehad. “We hebben onszelf het ambitieuze doel gesteld om de omzet dit jaar met 33% te verhogen, direct gekoppeld aan AI en efficiëntie, en we liggen op koers om dat te halen dankzij AI Companion". Daarnaast is het haar doel om tegen het einde van het jaar een extra fulltime medewerker aan te nemen. Meer proeverijen betekent meer omzet, wat weer zorgt voor meer werk en de mogelijkheid om extra mensen in dienst te nemen. AI Companion helpt haar om binnen haar kleine bedrijf nieuwe banen toe te voegen, in plaats van ze te vervangen.

Vanaf het begin heeft Nancy altijd de voorkeur gegeven aan Zoom Meetings als platform. “Alles staat waar het hoort te staan. Het is gewoon heel intuïtief en het geluid en beeld zijn beter dan op andere platforms". Zelfs als een klant vroeg om een ander platform te gebruiken, zoals Google Meet of FaceTime, stond ze erop om Zoom Meetings te gebruiken. Voor haar is Zoom een betrouwbaarder, kwalitatief beter en professioneler platform.

Bij het hosten van een proeverij tot 100 personen waardeert ze vooral hoe eenvoudig het is om zo’n grote groep veilig te beheren. “Het is nog steeds heel makkelijk om alles te doorlopen en zeker te weten dat we geen onbekenden toelaten". Tijdens de groei van haar bedrijf was en blijft Zoom Meetings de beste manier om haar klanten te verbinden, te organiseren en actief te laten deelnemen aan de proeverijen. Sinds ze AI Companion gebruikt, stellen deelnemers zelfs tijdens de sessie vragen aan AI Companion om iets te verduidelijken dat ze misschien gemist hebben.

De tijdsbesparing en efficiëntiewinst door AI Companion hebben couch + cork in staat gesteld zich te focussen op wat er het meeste toe doet — het creëren van inspirerende wijneducatie-ervaringen die mensen virtueel samenbrengen. “Het is gewoon ontzettend leuk om met deze tool een extra moment te hebben om mensen enthousiast te maken", aldus Nancy. “We willen altijd mensen laten lachen. We willen mensen iets nieuws leren, en dat doen we met wijn".