Hôtellerie
< 10 employé·es
Bennington, Vermont, États-Unis
La prestation d’un service de haute qualité entraînait beaucoup de travail administratif après l’événement.
d’efforts en moins pour clôturer un événement
gagnées chaque mois en tâches administratives
plus de réservations hebdomadaires en réduisant les formalités
Lorsque Nancy Koziol a imaginé son projet autour de la dégustation de vins, elle n’envisageait pas d’ouvrir un local fixe. Elle préférait se déplacer directement chez les particuliers ou dans les locaux des entreprises pour transmettre sa passion et son savoir-faire. Après quelques essais, l’opportunité d’animer des séances en ligne s’est présentée : aujourd’hui, couch + cork organise 2 à 4 dégustations virtuelles par semaine. Ses prestations s’adressent à une clientèle variée à travers le monde, allant des particuliers aux grands groupes de la tech, de l’e-commerce, des réseaux sociaux et du secteur médical.
Elle et son équipe créent une ambiance conviviale et chaleureuse où la découverte du vin se fait en toute facilité et sans prétention. Organisant jusqu’à 90 % de leurs dégustations virtuellement sur Zoom, les sommelières offrent un service personnalisé et haut de gamme, adapté à chaque groupe. Cependant, désireuses de se développer, elles ont dû faire preuve de créativité pour améliorer leurs processus et leurs flux de travail.
Le travail nécessaire à l’organisation d’une dégustation virtuelle commence bien avant que les participants ne se rejoignent et se poursuit longtemps après que le dernier verre a été dégusté. Nancy et son équipe passaient jusqu’à deux heures par client à relire leurs notes, la transcription des discussions et toutes les questions ou points abordés lors de la session.
Habituée aux nouvelles technologies, Nancy a essayé plusieurs produits lorsque l’IA a commencé à se démocratiser afin de déterminer comment elle pourrait l’intégrer à son entreprise. Elle a testé différentes solutions telles que ChatGPT et Meta AI pour des tâches ponctuelles. Ce n’est que lorsqu’elle a participé à une dégustation avec des collaborateurs de Zoom qu’elle a entendu parler d’AI Companion. Elle a aimé l’idée d’un outil d’IA intégré directement à sa plateforme préférée, alors elle l’a mis à l’œuvre, en commençant par utiliser les synthèses de réunion pour réduire le travail post-dégustation.
Il y a eu une session particulièrement remarquable où elle a confondu deux fruits différents (elle n’arrêtait pas de dire « ananas » au lieu de « grenade ») jusqu’à ce qu’elle remarque son erreur et explique qu’il s’agissait bien de « grenade ». Dans la synthèse et les notes d’AI Companion, il n’était nullement question d’« ananas ». Seul le mot « grenade » apparaissait, comme si elle ne s’était jamais trompée.
« C’est à ce moment-là que nous avons réalisé qu’il comprenait vraiment ce qu’il devait. Depuis, nous avons entièrement adopté AI Companion », explique Nancy. AI Companion lui a permis, ainsi qu’à son équipe, d’économiser beaucoup de temps et d’efforts :
Le temps consacré au travail après la réunion est passé de près de deux heures à seulement 45 minutes.
Elle n’a plus besoin de prendre ses propres notes pendant les dégustations. AI Companion s’en charge et lui permet de communiquer librement avec ses clients.
Les synthèses de réunion comprennent les mesures à prendre, notamment les promesses de suivi, et aident l’équipe à se souvenir de répondre aux questions restées en suspens.
Grâce au temps gagné sur les notes de dégustation et les tâches annexes, l’équipe peut désormais réaliser davantage d’ateliers chaque semaine et se concentrer sur l’amélioration et le développement de son activité, tout en consacrant plus de temps à ses études œnologiques. Nancy suit actuellement une formation diplômante auprès du Wine & Spirit Education Trust. Le temps gagné grâce à AI Companion permet d’offrir un service plus complet et de meilleure qualité aux clients. AI Companion fait le travail à sa place et lui donne ainsi la liberté nécessaire pour explorer de nouvelles voies et élargir ses horizons. « En tant que femme à la tête d’une petite entreprise, il est très important pour moi de respecter les limites de mon budget et de gagner en efficacité », confie-t-elle.
Cela renforce également son équipe, en lui offrant de nouvelles façons de collaborer. « Les synthèses de réunion générées par AI Companion nous permettent de mieux comprendre le travail de chacune, notamment notre style individuel ou nos différences, explique-t-elle. Il est intéressant de voir dans les notes de dégustation comment l’une d’entre nous a particulièrement bien présenté un produit ou utilisé une anecdote géniale à laquelle personne d’autre n’avait pensé. »
Depuis l’intégration d’AI Companion, l’équipe a découvert d’autres moyens de remplacer les outils qui ne lui convenaient pas parmi les produits déjà disponibles dans Zoom Workplace. La rationalisation de multiples applications en une seule plateforme fiable est un excellent moyen de réduire encore davantage les coûts et les tâches administratives.
« Nous envisageons de transférer une plus grande partie de notre travail vers Zoom Workplace, en priorisant ce qui nous fait gagner le plus de temps et d’énergie », ajoute-t-elle. Pour l’instant, elle réfléchit à migrer de Motion vers Zoom Scheduler pour permettre aux clients de choisir leurs horaires, vers Zoom Chat pour organiser les discussions avec ses employés, et vers Zoom Phone pour remplacer son système de téléphonie actuel. « Zoom Phone nous serait très utile, car nous travaillons beaucoup par SMS... et notre solution existante avec Google Voice est très peu pratique. »
Son utilisation d’AI Companion a eu un effet positif direct sur ses objectifs métier. « Nous nous sommes fixé un seuil ambitieux : augmenter notre chiffre d’affaires de 33 % cette année grâce à l’IA et aux gains d’efficacité, et nous sommes en bonne voie pour y parvenir avec l’aide d’AI Companion », se réjouit-elle. De plus, l’équipe prévoit d’embaucher une nouvelle recrue à temps plein d’ici la fin de l’année. Plus de dégustations signifient plus d’activité, donc plus de travail et davantage de personnel rémunéré. AI Companion l’aide à créer de nouveaux emplois dans sa petite entreprise, et non à en supprimer.
Depuis le début, Nancy préfère utiliser Zoom Meetings comme plateforme. « Tout est bien organisé. C’est très intuitif et la qualité audio et vidéo est meilleure que sur les solutions concurrentes. » Même si un client souhaite utiliser une autre plateforme telle que Google Meet ou FaceTime, elle insiste pour passer par Zoom Meetings. Pour elle, Zoom est plus fiable, plus performant et plus professionnel.
Lorsqu’elle organise une dégustation pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes, elle apprécie la facilité avec laquelle elle parvient à gérer un groupe aussi important en toute sécurité. « Il est toujours très facile de vérifier que nous ne laissons pas des personnes que nous ne connaissons pas se connecter. » Au fur et à mesure que son entreprise s’est développée, Zoom Meetings est resté le meilleur moyen de réunir ses clients, de les organiser et de les inciter à participer activement aux ateliers. Depuis qu’elle utilise AI Companion, certaines personnes posent même des questions directement à l’IA pendant la réunion pour clarifier des points qu’elles n’ont pas compris.
Les gains de temps et d’efficacité apportés par AI Companion ont permis à couch + cork de se concentrer sur l’essentiel : créer des expériences d’initiation au vin conviviales qui réunissent le public à distance. « Disposer d’un tel outil pour offrir un nouveau moment d’enthousiasme est un vrai bonheur pour nous, confie Nancy. Notre ambition est de donner le sourire. Nous voulons faire découvrir de nouvelles connaissances, et c’est ce que nous concrétisons à travers le vin. »
