Il Sydney Film Festival riduce drasticamente i costi con Zoom

Il Sydney Film Festival (SFF) si propone di celebrare voci diverse e di condividere storie incredibili. Nonostante le sfide globali che interessano l'industria cinematografica in generale, la 71a edizione del festival annuale è stata una delle più ambiziose e di successo fino a oggi. 

"Alle persone piace ancora molto ritrovarsi e godersi l'esperienza al cinema", afferma Brock Taffe, responsabile delle operazioni e degli eventi di SFF. " È incredibile poterlo fare ogni anno con oltre 400 sessioni e 250 film. Puoi viaggiare per il mondo senza alzarti dalla sedia".

Come organizzazione artistica senza scopo di lucro, l'SFF ha il suo bel da fare nel momento attuale. Tuttavia, vista la tendenza dell'aumento delle vendite dei biglietti, il team è concentrato sul proseguimento di questo trend positivo, rendendo al contempo l'organizzazione più sostenibile dal punto di vista finanziario e più efficiente dal punto di vista operativo. Per la strategia dell'organizzazione è quindi fondamentale l'investimento in una tecnologia nuova e scalabile. 

Risparmio grazie alla modernizzazione 

Inizialmente Brock si è rivolto a Zoom perché il sistema telefonico dell'SFF, vecchio di 20 anni, era obsoleto e non adatto all'aumento del volume delle chiamate di oggi. Inoltre, le linee telefoniche non erano configurate, non c'era modo di identificare i chiamanti, effettuare gli aggiornamenti era complesso e tutte le informazioni venivano inserite manualmente. Anche le elevate bollette telefoniche rappresentavano una grande preoccupazione, in particolare per un'organizzazione artistica che dipendeva in gran parte da donazioni e finanziamenti. Zoom ha proposto una soluzione telefonica scalabile con Zoom Phone in grado di adattarsi facilmente alle mutevoli esigenze, fornendo numeri telefonici assegnati, aggiornamenti agevoli e una maggiore trasparenza sul chiamante.

"Il passaggio a Zoom ha rappresentato una svolta assoluta" racconta Brock "L'obiettivo principale era quello di ridurre i costi telefonici e, grazie a Zoom Phone, abbiamo risparmiato l'81% sui costi durante il periodo centrale del festival."

Esperienza del cliente migliorata

Il sistema telefonico del festival gestisce un enorme afflusso di chiamate tra aprile e giugno con dodici addetti al botteghino che lavorano stagionalmente. Il sistema però deve funzionare in modo fluido ed economico anche durante il resto dell'anno, in particolare quando il personale viaggia per incontrare sponsor, stakeholder e registi in tutto il mondo. Per soddisfare queste esigenze contrastanti, il team di Zoom ha utilizzato Zoom Contact Center per creare due ambienti di centro di contatto con integrazioni per agevolare passaggi fluidi da uno all'altro. Durante la stagione più tranquilla l'ambiente è semplificato e gestisce le chiamate per i 15 membri dello staff a tempo pieno insieme alle esigenze uniche del Travelling Film Festival in 21 località australiane. Poi, man mano che l'organizzazione si amplia in vista dell'SFF, l'ambiente durante i momenti di picco si attrezza per supportare 50 membri dello staff e un volume maggiore di chiamate.

Oltre a ridurre i costi e a semplificare le operazioni, Zoom Contact Center fornisce al team del botteghino dati preziosi. In precedenza, il team non poteva vedere la disponibilità degli agenti, analizzare le query o valutare le chiamate. Ora ha piena visibilità e può eseguire analisi avanzate per migliorare l'esperienza del cliente.

Nel frattempo, gli applicativi di Zoom come la trascrizione della segreteria telefonica, l'IVR e la distribuzione automatica delle chiamate per la coda e l'escalation delle chiamate consentono un enorme risparmio di tempo e di risorse per l'SFF. Queste funzionalità svolgono un ruolo chiave nel successo della continuità commerciale dell'organizzazione.

"La funzione di richiamata ci ha salvato durante il festival di quest'anno.Abbiamo avuto un'interruzione della connessione internet in tutta la strada durante uno dei nostri periodi di maggiore affluenza.Ma, nel tempo necessario per risolvere il problema, Zoom Contact Center stava programmando le richiamate.È andato tutto liscio, davvero.Non abbiamo avuto bisogno di consultare la segreteria telefonica e non abbiamo perso nessuna domanda: potevamo richiamare tutti entro 30 minuti".

Collaborazione agevole in tutta l'organizzazione 

L'SFF utilizza Zoom Meetings anche per le riunioni dei consigli di amministrazione, dei fornitori, dei partner e della produzione, garantendo l'accessibilità ai principali responsabili del processo decisionale nonostante gli impegni. Grazie all'integrazione degli applicativi per la collaborazione di Zoom in tutta l'organizzazione, l'SFF ha modernizzato e snellito la comunicazione e aumentato l'efficienza economica con uno sforzo minimo. 

"Sul mercato sono presenti molte app diverse, ma il fatto che i nostri applicativi di comunicazione possano essere all-in-one è molto importante".

Proseguendo, Brock desidera sfruttare le altre funzionalità di Zoom. Dagli applicativi basati sull'IA che aiutano ad analizzare le conversazioni e il sentiment dei clienti, alle disposizioni delle chiamate e ai chatbot, è ancora molto quello che c'è da esplorare. Con tutte queste funzionalità a disposizione per i clienti Zoom, Brock può proseguire il percorso verso l'offerta della migliore esperienza per gli spettatori e garantire che l'SFF continui a intrattenere il pubblico per altri 71 anni.