Couch + cork e Zoom AI Companion per brindare alla semplicità

Quando Nancy Koziol ha immaginato per la prima volta un'attività basata sulla degustazione di vini, non pensava di creare una sede principale dove ricevere le persone. Pensava invece di condividere le sue conoscenze e la sua passione per il vino con vari gruppi di clienti recandosi personalmente nelle loro case o nei loro luoghi di lavoro. Dopo alcune prove, ha avuto l'opportunità di iniziare a presentare degustazioni di vino in modalità virtuale, e oggi couch + cork organizza 2-4 degustazioni virtuali ogni settimana, con clienti occasionali e aziendali in tutto il mondo, tra cui grandi aziende tech e di e-commerce, piattaforme di social media e brand nel settore medico.

Lei e il suo team creano un'atmosfera divertente e confortevole in cui imparare nuove cose sul vino è davvero semplice e alla portata di tutti. Dato che il 90% delle degustazioni viene organizzato in forma virtuale su Zoom, il team offre un servizio personalizzato ed eccezionale su misura per ogni gruppo. Tuttavia, volendo crescere, l'azienda cercava soluzioni creative per migliorare i propri processi e flussi di lavoro.

Il lavoro per organizzare una degustazione virtuale di vini inizia ben prima che i partecipanti si colleghino e termina ben dopo l'ultimo sorso. Nancy e il suo team dedicavano fino a due ore per ogni cliente, rivedendo gli appunti, le trascrizioni delle chat ed eventuali domande e punti di discussione emersi dalle sessioni.

Nancy non era certo estranea alle nuove tecnologie e quando l'intelligenza artificiale ha iniziato a diffondersi, ha deciso di provare alcuni prodotti per capire se potessero funzionare per la sua impresa. Ha provato vari prodotti di intelligenza artificiale come ChatGPT e Meta AI per gestire attività minori. Poi un giorno, proprio durante una degustazione, qualcuno le ha parlato di AI Companion. L'idea di uno strumento di IA integrato direttamente nella sua piattaforma preferita le è piaciuto, quindi lo ha subito messo in funzione, iniziando a usare i riepiloghi delle riunioni per risparmiare tempo dopo le degustazioni.

Una sessione in particolare l'ha colpita: aveva confuso i nomi di due frutti, continuando a dire "ananas" invece di "melagrana", e solo alla fine ha fatto presente di essersi sbagliata, e che il frutto giusto era la "melagrana". Nel riepilogo e negli appunti di AI Companion la parola "ananas" era stata del tutto rimossa. Era presente solo "melagrana", come se non avesse mai fatto alcun errore.

"È stato proprio in quel momento che abbiamo capito che capisce ciò che deve capire. Da allora non abbiamo più rinunciato ad AI Companion", racconta Nancy. AI Companion ha fatto risparmiare molto lavoro e molto tempo a Nancy e al suo staff:

Con il tempo risparmiato sugli appunti e le attività post-degustazione, è stato possibile aumentare il numero di degustazioni a settimana e puntare al miglioramento e allo sviluppo dell'azienda, con l'ulteriore vantaggio di dedicare il tempo risparmiato agli studi sul vino. Nancy attualmente studia per ottenere il Diploma in enologia del Wine & Spirit Education Trust. Il tempo risparmiato grazie ad AI Companion ha permesso di offrire ai clienti un servizio migliore e più completo. AI Companion contribuisce a quelle attività che permettono a Nancy di poter dedicare il proprio tempo all'esplorazione e alla crescita, diversamente da quanto avveniva prima. "In qualità di fondatrice di una piccola impresa, per me è importantissimo tenere sotto controllo il bilancio e operare in modo efficiente", spiega.

Inoltre, il team si è rafforzato grazie alle nuove opportunità di collaborazione. "I riepiloghi delle riunioni con AI Companion ci danno un'idea di come lavorano gli altri, lo stile personale di ognuno o ciò che fanno diversamente dagli altri", dice. "È interessante vedere, negli appunti delle degustazioni, come uno di noi sia riuscito a presentare un prodotto in modo molto convincente o come abbia usato un aneddoto efficace a cui nessun altro aveva pensato".

Dopo aver integrato AI Companion, Nancy ha scoperto nuovi modi per sostituire altri strumenti inefficaci con i prodotti già presenti in Zoom Workplace. La presenza di più strumenti in un'unica piattaforma affidabile è un ottimo modo per ridurre ulteriormente i costi e il lavoro amministrativo.

"Stiamo cercando di spostare ulteriori attività su Zoom Workplace, dando la priorità a ciò che ci permette di risparmiare più tempo ed energia", afferma. Al momento, sta valutando la possibilità di passare da Motion a Zoom Scheduler per la scelta delle fasce orarie da parte dei clienti, a Zoom Team Chat per organizzare le chat con i dipendenti e a Zoom Phone per sostituire l'attuale sistema telefonico. "Zoom Phone sarebbe davvero utilissimo perché gran parte del nostro lavoro avviene tramite messaggi… quello che usiamo ora con Google Voice è molto macchinoso".

L'uso di AI Companion ha avuto un effetto positivo diretto sugli obiettivi aziendali. "Quest'anno abbiamo fissato l'ambizioso obiettivo di aumentare le entrate del 33%, direttamente legato all'intelligenza artificiale e all'efficienza, e siamo sulla buona strada per raggiungere questi obiettivi con l'aiuto di AI Companion", dichiara. Inoltre, Nancy punta ad assumere un nuovo dipendente a tempo pieno entro la fine dell'anno. Più degustazioni portano più affari, quindi più lavoro e più persone che può permettersi di assumere. AI Companion la sta aiutando ad ampliare il team della sua piccola impresa, non a sostituirlo.

Sin dall'inizio, Nancy ha preferito Zoom Meetings come piattaforma. "Ogni cosa è al suo posto. È molto intuitivo e le funzioni audio e video superano quelle di altre piattaforme". Anche se un cliente chiedeva di utilizzare Google Meet o FaceTime, lei era ferma nel preferire Zoom Meetings. Per lei Zoom è una piattaforma più affidabile, di maggior qualità e più professionale.

Quando organizza degustazioni che contano fino a 100 partecipanti, Nancy apprezza la facilità di gestione di gruppi così numerosi. "È sempre facilissima da usare e ci garantisce che non entrino persone non autorizzate". Nel far crescere la sua attività, Zoom Meetings si è rivelato il miglior strumento per collegarsi con i clienti, organizzare ogni dettaglio e consentire loro di partecipare con entusiasmo alle degustazioni. Da quando ha iniziato a usare AI Companion, è capitato che alcune persone facessero domande direttamente all'assistente durante la riunione, per chiarire qualcosa che poteva essergli sfuggito.

Il risparmio di tempo e i guadagni in termini di efficienza con AI Companion hanno permesso a couch + cork di concentrarsi su ciò che conta davvero: creare piacevoli esperienze di educazione al vino che riuniscono le persone in modalità virtuale. "È stato davvero divertente per noi avere uno strumento che ci dà un'occasione in più per rendere le persone entusiaste", afferma Nancy. "Il nostro obiettivo è sempre far sorridere. Vogliamo insegnare qualcosa di nuovo e lo facciamo attraverso il vino".