8 canaux de communication pour une collaboration efficace au travail

La communication est essentielle en entreprise, mais elle est devenue plus complexe que jamais. L’époque où l’on ne comptait que sur les communications en personne ou par téléphone est révolue. Aujourd’hui, nous avons recours aux e-mails, aux appels vidéo, aux SMS, au partage de fichiers, aux réseaux sociaux, etc.

Face à la multitude de canaux de communication disponibles, choisir les bons peut s’avérer complexe, et leur mauvaise utilisation peut engendrer des retards, des malentendus et de la frustration. De fait, selon une étude Morning Consult commandée par Zoom, les employés utilisant plus de 10 applications signalent un taux de problèmes de communication plus élevé (54 %) que ceux qui en utilisent moins de cinq (34 %).

Ce guide vous aidera à vous orienter dans le paysage en constante évolution de la communication au travail et vous permettra de choisir le canal le plus efficace pour chaque situation.

Si les interactions en face à face sont indéniablement importantes, il existe de nombreux autres canaux de communication professionnelle à intégrer pour mettre en place une stratégie de communication efficace. Mieux vous comprendrez les options qui s’offrent à vous, mieux vous serez à même de sélectionner les outils adaptés à votre organisation.

Examinons quelques-uns des canaux de communication les plus populaires et découvrons de quelle manière ils peuvent améliorer la collaboration au sein de votre équipe et simplifier la communication.

1. Vidéoconférence : réunions virtuelles en temps réel qui utilisent l’audio et la vidéo pour mettre en lien des personnes situées à différents endroits
2. Appel téléphonique : une conversation vocale entre différentes personnes via un réseau téléphonique ou VoIP
3. Message texte : messages écrits courts envoyés entre appareils (généralement des téléphones portables) transmis via SMS ou des applications de messagerie
4. E-mail : messages numériques envoyés par e-mail sur internet
5. Messagerie instantanée : messagerie textuelle en temps réel, souvent au sein d’une application ou d’un programme dédié
6. Webinaire : présentations ou séminaires en ligne incluant audio et vidéo et permettant l’interaction en direct du public
7. Intranet d’entreprise : un réseau privé et interne à une entreprise, utilisé pour partager des informations, des ressources et des annonces.

1. Vidéoconférence

La visioconférence est une solution polyvalente qui peut répondre à divers besoins des équipes en éliminant la distance physique pour les équipes hybrides ou à distance, favorisant ainsi un sentiment de proximité et de collaboration. De plus, la visioconférence facilite les sessions de formation interactives et l’intégration à distance des nouveaux employés, en permettant aux formateurs de partager des présentations, de répondre aux questions et de fournir des démonstrations visuelles.

En externe, la visioconférence ajoute une touche personnelle aux interactions avec les clients : vous pouvez rendre vos propositions, démonstrations de produits ou discussions sur les jalons d’un projet plus attrayantes et efficaces. Des fonctionnalités telles que le partage d’écran et les salles de réunion sont conçues pour créer une expérience virtuelle dynamique et engageante pour les utilisateurs internes ou externes, et des logiciels tels que Zoom ont évolué pour inclure des outils d’IA tels que Zoom AI Companion qui peuvent synthétiser les réunions, suggérer les prochaines étapes et même vous aider à rédiger des messages.

Dans quels cas utiliser la vidéoconférence ? 

• Séances de brainstorming
• Réunions avec les clients
• Sessions de formation 
• Collaboration en temps réel

Dans quels cas ne pas utiliser la vidéoconférence ? 

• Mises à jour de statut rapides 
• Si les participants ne disposent pas de l’équipement nécessaire ou d’une connexion Internet stable

2. Appel téléphonique

Les appels téléphoniques permettent une interaction personnelle qui peut aider à établir une relation et une confiance avec le client grâce à une conversation bidirectionnelle et à des indices vocaux. Les appels sont particulièrement adaptés pour résoudre des problèmes complexes qui nécessitent un échange et des éclaircissements en temps réel. Ils permettent également de contacter quelqu’un immédiatement, ce qui peut être crucial pour les questions urgentes, par exemple lorsqu’un client a besoin d’aide immédiatement ou que vous devez prendre une décision rapide.

De plus, les appels téléphoniques peuvent représenter un outil puissant pour la prospection commerciale. Ils permettent aux commerciaux de discuter avec des clients potentiels, de comprendre leurs besoins et d’adapter leur argumentaire en conséquence, ce qui conduit souvent à des taux de conversion plus élevés que les communications impersonnelles par SMS ou par e-mail.

Zoom Phone s’intègre parfaitement à votre opérateur actuel ou vous permet d’utiliser votre propre opérateur (BYOC) pour une solution véritablement personnalisée. Grâce au vaste réseau mondial de Zoom Phone, vous pouvez communiquer avec n’importe qui, n’importe où, et profiter d’une exceptionnelle qualité d’appel.

Dans quels cas utiliser les appels téléphoniques ?

• Explications immédiates ou interactions en temps réel 
• Génération de prospects
• Transmission d’informations complexes
• Entretien de la relation clientèle et création de liens 

Dans quels cas ne pas utiliser les appels téléphoniques ? 

• Questions rapides ou simples auxquelles il est facile de répondre par écrit, par e-mail ou par messagerie instantanée
• Partage de longs rapports, de présentations ou d’instructions détaillées
• Transmission d’informations à un grand groupe

3. SMS

Les SMS peuvent être un outil professionnel précieux lorsque vous avez besoin d’une communication rapide et simplifiée. Au-delà des conversations informelles, les SMS offrent immédiateté, accessibilité et concision.

Les SMS parviennent à leurs destinataires presque instantanément, ce qui les rend idéaux pour les annonces urgentes, les rappels de rendez-vous ou les confirmations rapides. Comme la plupart des gens ont leur téléphone sur eux, les SMS sont un moyen pratique de joindre les clients et les employés lors de leurs déplacements. Ils peuvent répondre facilement sans se sentir obligés de rester collés à leur écran d’ordinateur.

Gardez à l’esprit que certaines personnes considèrent les SMS comme un moyen de communication plus personnel, et que tout le monde n’est pas à l’aise avec cette méthode. Lorsqu’il s’agit d’envoyer des SMS, il est essentiel de respecter la vie privée et les préférences de vos collègues, employés et clients.

Dans quels cas utiliser les SMS ? 

• Actualités ou notifications urgentes 
• Communication concise et directe
• Rappels de rendez-vous, mises à jour de commande ou offres promotionnelles 
• Communication personnalisée 

Dans quels cas ne pas utiliser les SMS ? 

• Transmission d’informations complexes ou détaillées

4. E-mail

L’e-mail occupe une place prépondérante dans le monde de la communication. Nous jonglons tous avec des boîtes de réception pleines à craquer de messages, qu’il s’agisse de projets à venir ou d’informations importantes émanant des parties prenantes. Malgré ce flux constant de messages, les e-mails restent un canal de communication essentiel et polyvalent pour les entreprises de toutes tailles.

Les e-mails existent depuis des décennies, ils sont par conséquent familiers et dignes de confiance. Presque tout le monde est à l’aise avec leur utilisation. De plus, les e-mails permettent de conserver une trace claire des communications. Si vous avez besoin de vous référer à une discussion passée ou de confirmer des détails importants avec un client, une recherche rapide dans votre boîte de réception vous permettra de retrouver tout ce dont vous avez besoin. 

Enfin, les e-mails fonctionnent à votre rythme. Vous pouvez envoyer un message et le destinataire peut le consulter quand cela lui convient. Leur nature asynchrone les rend parfaits pour intégrer la communication dans des emplois du temps chargés.

Zoom Mail s’intègre parfaitement à Zoom Meetings, Team Chat, Whiteboard et Phone. Accédez à tout ce dont vous avez besoin pour une communication et une collaboration efficaces au sein d’une plateforme unique et conviviale.

Dans quels cas utiliser les e-mails ? 

• Communication formelle
• Transmission d’informations détaillées qui ne nécessitent pas de réponse immédiate
• Correspondance professionnelle avec les clients

Dans quels cas ne pas utiliser les e-mails ?

• Questions urgentes
• Résolution de problèmes complexes

5. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée (MI) est une plateforme de chat en temps réel qui permet aux utilisateurs d’échanger de courts messages textuels via un réseau informatique. Les messages instantanés sont parfaits pour les mises au point rapides, les discussions en temps réel et pour maintenir le lien avec les membres de l’équipe en déplacement.

La messagerie instantanée réduit l’encombrement des boîtes mail et facilite les échanges en temps réel lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide ou que vous souhaitez fournir des informations succinctes. Elle permet d’adopter un ton plus conversationnel, ce qui peut contribuer à lever les barrières de communication et à encourager la collaboration. Comme nous sommes nombreux à être constamment connectés sur nos appareils, la messagerie instantanée est un canal de communication très accessible qui favorise un sentiment de lien même lorsque l’on travaille à distance.

Avec Zoom Team Chat, vous pouvez envoyer des messages instantanés à une personne en particulier ou à un groupe, partager des fichiers et même créer des canaux de discussion en continu avec des équipes ou sur des projets spécifiques. Voilà qui est pratique pour échanger rapidement, organiser le travail d’équipe ou rester en contact sans démarrer une véritable réunion vidéo.

AI Companion de Zoom Team Chat vous permet de résumer les longs fils de discussion pour en prendre rapidement connaissance et de rattraper ainsi efficacement les conversations. AI Companion peut également vous aider à rédiger un message ou à programmer rapidement une réunion, ce qui vous fait gagner encore plus de temps.

Dans quels cas utiliser la messagerie instantanée ? 

• Questions ou mises au point rapides
• Collaboration en temps réel pour une communication et des commentaires immédiats
• Communication informelle 

Dans quels cas ne pas utiliser la messagerie instantanée ?

• Résolution de problèmes complexes 
• Attribution de tâches de haute importance

6. Webinaire

Les webinaires vous permettent d’organiser des présentations interactives qui touchent un public mondial, le tout à partir de l’appareil auquel vous êtes habitué.

Contrairement aux événements classiques, les webinaires réduisent les contraintes géographiques et les frais d’organisation. Vous pouvez diffuser votre message à une audience internationale, renforcer la notoriété de votre marque et générer des prospects sans vous ruiner.

Des webinaires captivants vous permettent de trouver un écho plus profond auprès de votre audience. Grâce à des présentations et des interactions pertinentes, vous pouvez vous imposer comme un leader d’opinion et gagner la confiance et la crédibilité de clients potentiels. De plus, vous pouvez renforcer la participation grâce à des sessions de questions-réponses et à des réactions en temps réel, ce qui vous permet de recueillir des commentaires précieux et d’évaluer le sentiment de l’audience.

Connectez Zoom Webinars à votre CRM, vos plateformes éducatives ou vos outils de ludification existants pour une expérience véritablement immersive Zoom Webinars favorise une prise en main rapide grâce à une interface conviviale, et à la possibilité de diffuser le webinaire sur différentes plateformes ou de l’intégrer directement au site web. 

Dans quels cas utiliser les webinaires ?

• Visées éducatives, fourniture d’informations précieuses
• Animation de sessions de formation interactives
• Présentation de produits ou de services par le biais de démonstrations
• Outil de génération de prospects et d’interaction avec ces derniers

Dans quels cas ne pas utiliser les webinaires ?

• Engagement du public faible en raison de sujets non pertinents
• Contenu complexe ou chronophage
• Situations collaboratives qui impliquent de converser avec plusieurs personnes

7. Intranet d’entreprise

Un intranet est un réseau interne sécurisé utilisé comme espace de travail numérique par vos employés. Il est bien plus qu’un simple serveur de fichiers ; c’est une plateforme dynamique qui rationalise la communication de groupe et fournit un emplacement centralisé pour les annonces, les mises à jour et les informations spécifiques à chaque service.

Un intranet moderne facilite le partage des connaissances grâce à des fonctionnalités telles que les wikis, les forums et les groupes de discussion qui permettent aux employés d’apprendre les uns des autres, de partager les bonnes pratiques et de collaborer. Grâce à la fonctionnalité de recherche et aux bibliothèques de documents, trouver des informations est un jeu d’enfant. De plus, les intranets permettent de gagner du temps et de réduire les efforts inutiles en centralisant les informations, les ressources et les outils de communication.

Workvivo par Zoom est doté d’une interface moderne, intuitive et agréable à utiliser, inspirée des réseaux sociaux. Il s’intègre parfaitement à vos outils existants (plus de 100 intégrations proposées) et offre un framework d’API qui permet une personnalisation plus poussée. Par ailleurs, les employés sont plus enclins à s’informer et à rester connectés si la plateforme elle-même est attrayante.

Dans quels cas utiliser l’intranet d’entreprise ?

• Communication et collaboration en interne
• Partage des politiques, procédures et annonces de l’entreprise
• Centralisation de ressources et de documents
• Encouragement de l’engagement des employés

Dans quels cas ne pas utiliser l’intranet d’entreprise ?

• Communication avec le client 
• Contenu sans rapport avec le travail, comme le partage de photos de voyage ou la publication de vœux d’anniversaire
• Discussions informelles ou séances de brainstorming

Maintenant que vous connaissez la grande variété de canaux de communication disponibles, voici quelques considérations qui vous aideront à déterminer ceux dont vous avez besoin :

• Groupe cible : qui essayez-vous d’atteindre ? Votre équipe interne a-t-elle surtout besoin d’une plateforme collaborative comme un outil de gestion de projets ou un chat de groupe ? Ou visez-vous des publics externes tels que des clients, auquel cas le marketing par e-mail ou l’organisation de webinaires pourrait mieux convenir ?
• Objectif/contexte : quelle est la nature de votre message ? S’agit-il de faire un point quotidien, d’organiser une séance de brainstorming ou de transmettre des informations sensibles ? L’objectif et le contexte de votre communication guideront votre choix de canal. Par exemple, poser une question rapide à un collègue peut se faire par chat, tandis qu’une session de formation complexe peut nécessiter une vidéoconférence.
• Urgence : dans quel laps de temps votre message doit-il être reçu et traité ? Les informations urgentes peuvent nécessiter un canal de communication en temps réel comme un appel téléphonique ou un message instantané. En revanche, les questions moins urgentes peuvent être relayées par e-mail ou publiées sur l’intranet.
• Portée : combien de personnes votre message doit-il atteindre ? L’e-mail offre un bon compromis entre portée et efficacité. Les réseaux sociaux quant à eux peuvent vous aider à diffuser des informations auprès d’un public plus large.
• Mesurabilité : avez-vous besoin de savoir si votre message a bien été reçu et traité ? Certains canaux, comme les plateformes de marketing par e-mail ou les outils d’analyse de réseaux sociaux, effectuent des mesures détaillées pour évaluer l’efficacité de votre communication.

Choisir la bonne combinaison de canaux de communication peut sembler compliqué, mais ce n’est pas forcément le cas ! Zoom Workplace peut vous aider à rapprocher en toute simplicité vos équipes internes et vos audiences externes, en unifiant les communications sur une seule plateforme. Découvrez notre suite complète d’outils de collaboration et découvrez comment unifier votre stratégie de communication interne.