Sage Hospitality Group reinventa el trabajo híbrido gracias a Zoom Workplace y Zoom Spaces

Para mejorar la experiencia de los clientes hay que empezar por ofrecer una experiencia positiva a los empleados. La misión de Sage Hospitality Group es «enriquecer la vida de la gente en cada experiencia» y el equipo sabe que este compromiso se extiende a sus empleados.

Sage considera que centrarse en momentos concretos puede marcar una gran diferencia. La empresa tiene un alcance extraordinario, ya que administra más de 65 hoteles y 30 restaurantes en todo el país. De puertas para adentro, Sage cree en fomentar una cultura laboral híbrida en la que los miembros de los equipos presenciales y remotos puedan colaborar con facilidad, permanecer conectados y sentirse incluidos.

Zoom ha sido fundamental para conseguirlo. Eric Skogen, director sénior de Operaciones de TI de Sage, explica cómo comenzó todo: «Antes de Zoom, carecíamos de una herramienta centralizada para colaborar y celebrar reuniones. Tampoco contábamos con una experiencia óptima en cuanto a salas de conferencias. Zoom nos pareció la mejor solución. Es extremadamente fácil de usar y le permite a nuestro equipo trabajar desde cualquier lugar».

Cuando el rápido crecimiento de Sage requirió un nuevo espacio de oficina, recurrió de nuevo a Zoom. Esta vez, su objetivo era reimaginar el trabajo híbrido y crear un espacio dinámico con tecnología avanzada que dejase claro que son el mejor empleador de su sector.

Las oficinas de Zoom como inspiración

Eric y su equipo le explicaron a Zoom sus objetivos y visitaron las oficinas de la plataforma en Denver para ver cómo podrían las innovaciones más recientes transformar el nuevo lugar de trabajo de Sage.

«Descubrimos cuánto había mejorado la tecnología desde nuestro lanzamiento inicial», comenta Eric. «Nos dimos cuenta de que podíamos elegir diferentes configuraciones para nuestro nuevo espacio y superar los límites de lo que supone el trabajo híbrido».

Sage quería diseñar un espacio en el que el personal pudiera colaborar con facilidad sin que la tecnología sobrecargase el ambiente. Buscaba herramientas que aumentaran la productividad y complementaran el diseño de la oficina.

Era un proyecto a lo grande y decidió aprovechar todas las capacidades de Zoom Workplace y Zoom Spaces para construir un espacio dinámico y flexible diseñado como algo más que un lugar de trabajo: un lugar en el que personal quisiera estar.

Espacios cómodos con tecnología integrada

Sage se asoció con la empresa local Cloud Connextions para construir y diseñar su nuevo espacio, y la experiencia del equipo de Cloud Connextions resultó ser de un valor inestimable. Su atención al detalle, su amplia experiencia con Zoom y sus completas ofertas de instalación y soporte hicieron de ellos la elección perfecta para liderar el proyecto. El resultado fue un entorno moderno y optimizado que responde a las necesidades de Sage y refleja su compromiso con la calidad y la innovación.

Sage optó por utilizar Zoom Spaces, un completo paquete de soluciones de trabajo flexibles, para facilitar la colaboración de los equipos híbridos. La plataforma integra a la perfección la tecnología avanzada en salas de conferencias y áreas compartidas, fomentando así la colaboración y la inclusión. Una característica destacada de su nuevo espacio es una «sala de estar» donde los empleados pueden relajarse y mantener reuniones improvisadas. «Tiene chimenea, mesas y sillas, sofás y transmite una sensación hogareña genuina», afirma Eric.

Junto a esa estancia se halla la sala de juntas, que ofrece máxima flexibilidad. Una pared móvil de vidrio transforma los dos espacios en uno con solo tocar un botón, lo que resulta perfecto para las reuniones periódicas de todo el personal. «Combinamos ambas salas para crear una configuración multipantalla, con altavoces, micrófonos y cámaras integradas en el techo. Incluso los empleados que trabajan a distancia sienten que están en la sala con nosotros y pueden participar plenamente», explica Eric.

La tecnología de Zoom Rooms hace posible estos espacios y otras salas de conferencias, mientras que las herramientas de conferencias, la pizarra y la cartelería digital contribuyen a crear una experiencia integrada para la colaboración tanto en persona como remota.

Las pizarras permiten a los equipos conectarse desde cualquier lugar para planificar visualmente los proyectos y flujos de trabajo y aclarar conceptos complejos. 

«Poder guardar una pizarra de Zoom, compartirla con otros participantes de la reunión y luego volver a abrirla y ajustarla es un avance enorme. Nos permite estar sintonizados y cumplir lo planificado», explica Eric.

La Cartelería digital es otra función que nos aporta valor, ya que nos permite mostrar anuncios, hitos y eventos de la empresa. «Tenemos monitores de 98'' en los que exponemos el fenomenal trabajo que desempeñan los equipos de nuestras propiedades», comenta Eric. «Causan furor entre el personal».

Sage también implementó sistemas de videoconferencia todo en uno DTEN para optimizar aún más sus Zoom Spaces y aumentar la calidad del audio y las imágenes. Estas innovaciones han mejorado las reuniones de tal forma que los teletrabajadores sienten que pueden participar igual que los empleados en la oficina. 

«En una encuesta reciente, nuestros empleados destacaron nuestros Zoom Spaces por lo bien que funciona la tecnología, lo fácil de manejar que es y cuánto han mejorado las reuniones con respecto al equipamiento anterior», afirma Eric. «Ahora nuestras Zoom Rooms están siempre llenas».

Colaboración mejorada con Zoom

Con la adopción de Zoom Workplace, Sage ha unificado sus herramientas de comunicación y colaboración, lo que optimizó al instante las tareas diarias y facilita el trabajo en equipo.

Una mejora determinante fue la instalación de Zoom Phone, sistema basado en la nube que funciona tanto en la oficina como fuera de ella, en cualquier dispositivo compatible. Sage añadió cabinas telefónicas insonorizadas, que el equipo había visto en las oficinas de Zoom. Las cabinas telefónicas ofrecen a los empleados un espacio privado y flexible para colaborar, aparte de la sala de conferencias tradicional.

Otra mejora vino de la mano de Zoom Team Chat, que el personal de Sage adoptó sin demora. El hub de colaboración centrado en la IA minimiza el cúmulo de correos electrónicos y acelera la comunicación. «Antes usábamos otro producto, pero vimos que Zoom Team Chat ofrecía una experiencia similar con un coste por usuario mucho menor», cuenta Eric. «Es fácil conectar con cualquiera persona de la empresa y ahora hacemos muchos más a través de Team Chat, en lugar de enviarnos correos electrónicos unos a otros. Es un gran avance para nosotros».

La eficacia de Team Chat queda patente sobre todo en proyectos largos y complejos, tal y como explica Eric. «Estamos trabajando en un gran proyecto a nivel nacional y Team Chat hace que sea mucho más fácil conseguir que todo el mundo esté en sintonía y se centre en llevar a cabo las tareas que le ocupan, a diferencia de lo que sucede con el correo electrónico o incluso las reuniones».

Centralizar las herramientas en la plataforma de Zoom Workplace ha facilitado la vida de todos. Zoom se ha convertido en parte fundamental de las operaciones diarias de Sage. «El personal ya no pierde tiempo cambiando de una aplicación a otra para desarrollar su trabajo», afirma Eric. «Además, desde la perspectiva del soporte técnico, tenerlo todo en un único lugar permite resolver los problemas con mucha más facilidad».

Zoom AI Companion ayuda a mantener el rumbo correcto

Desde la implementación inicial de Sage, Zoom ha añadido más funciones de IA para mejorar la organización y la concentración de los equipos. Ahora Eric usa el resumen de reuniones de Zoom AI Companion para no tener que tomar notas detalladas manualmente y poder capturar de forma automática los temas clave de debate, las decisiones y las medidas propuestas. El asistente de IA genera resúmenes claros y procesables que brindan a todo el mundo una única versión de la verdad para reforzar la rendición de cuentas.

«Lo uso en todas las reuniones. Creo que es muy preciso y ayuda a que todos sigamos avanzando en la misma dirección», explica Eric. «En mi opinión, lo más importante que el resumen de reuniones de AI Companion hace por mí y mi equipo es proporcionarnos una recapitulación procesable de la reunión, con un resumen detallado y una lista de los siguientes pasos que nos ayudan tanto a mí como a mi equipo a rendir cuentas».

Añade: «Cuando se produce algún desafío o problema relacionado con una decisión, siempre podemos volver a consultar el resumen para demostrar que estábamos de acuerdo en ese momento. Cuando todo el equipo puede consultar el resumen y tiene un mismo recuerdo de lo que se debatió, mantener los proyectos en marcha es mucho más fácil».

Fomento de la participación y ahorro de tiempo

La nueva y dinámica oficina de Sage, equipada con una completa gama de soluciones de Zoom, ha transformado el modo en el que cooperan los equipos. Los empleados de distintos departamentos se sienten igual de conectados, productivos e incluidos, ya sea en la oficina, en un evento in situ o trabajando desde una cafetería. 

La productividad se ha disparado de manera global. Si bien la comunicación cara a cara con los socios comerciales sigue siendo importante, Zoom reduce la necesidad de hacer viajes que consumen tiempo y dinero. A menudo, las reuniones de Zoom sustituyen vuelos por reuniones individuales con directores generales, reduciendo así las complicaciones y los costes.

Las herramientas de comunicación integradas también reducen la carga administrativa, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. Team Chat, en concreto, disminuye la sobrecarga de correos electrónicos y acelera la toma de decisiones en proyectos multifuncionales, para que todo se logre más rápido.

Desde que se usa Zoom en la nueva oficina de Sage, Eric se muestra más entusiasta que nunca sobre la plataforma. «En nuestra oficina usamos Zoom todo el tiempo. Cualquier organización que quiera simplificar su ecosistema se beneficiará de la implementación de Zoom».