El departamento de Operaciones Digitales de New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) dista mucho de lo que uno se imagina que es un departamento del gobierno.
«Cuando anunciamos un puesto de trabajo, por lo general, nos vemos desbordados por las respuestas», afirma Aaron Evans, director de Operaciones Digitales de New Zealand Trade and Enterprise. «Tenemos el mejor trabajo del país. Trabajamos por una causa: Nueva Zelanda».
NZTE se encarga de hacer crecer la economía y la reputación del país conectando a los inversores y exportadores internacionales con las oportunidades locales de alto crecimiento, en las que la tecnología desempeña un papel fundamental.
Digitalmente averiada
«No siempre fue así», recuerda Aaron, que describe la organización como «digitalmente averiada» cuando se incorporó hace cinco años. Si bien se han hecho esfuerzos para digitalizar los procesos en 53 oficinas de 30 ubicaciones en todo el mundo, nada funciona realmente como debería. «Digital era una mala palabra», recordó.
Los empleados se dieron cuenta de que necesitaban 15 minutos para iniciar su solución de videoconferencia tradicional y ponerla en funcionamiento al comienzo de cada reunión, lo que generaba problemas en la experiencia del usuario e impedía su misión de ayudar a Nueva Zelanda a tener éxito.
«Tenemos la obligación de devolver a la economía neozelandesa varios miles de millones», señaló Evans. «No hay lugar para la ineficiencia con objetivos de este tamaño».
Dado que la organización está dispersa geográficamente en 53 oficinas, en 30 ubicaciones globales, las videocomunicaciones suelen sustituir a las reuniones presenciales como medio de comunicación fundamental.
«No se obtienen los mismos matices de una llamada telefónica que de verse en la pantalla», explicó Evans. «Parece poco, pero el vídeo hace posible que un BDM (gerente de Desarrollo de Negocios) en China tenga una conversación eficaz con alguien aquí en Nueva Zelanda».
Me Mahi Tahi Tātou
«Me Mahi Tahi Tātou» significa trabajar juntos en maorí, y es exactamente lo que el director general Peter Chrisp decidió que debía ocurrir cuando incorporó a Aaron para unir digitalmente la organización con el CIO al mando.
«Nuestro CEO me dio la bienvenida al equipo y, a continuación, me susurró: ‘Por favor, resuelve la experiencia del usuario para las videoconferencias‘. Tuve claro cuál era mi función desde el principio».
NZTE salió al mercado con una solicitud de propuesta con dos criterios clave en mente: tenía que funcionar bien y tenía que ser muy fácil de usar. «Cuando nos encontramos con Zoom pensamos que no podía ser tan fácil», dijo Evans.
El enfoque implacable de Zoom en la facilidad de uso hizo que Zoom Rooms fuera un claro ganador para Evans, quien de inmediato se decidió a implementarlo en tres salas de conferencias principales en Wellington, Auckland y Singapur.
Zoom demostró ser mucho más fiable que la plataforma de videoconferencia tradicional de la organización, y Evans recibió el visto bueno para implementaciones adicionales de Zoom Rooms en cada oficina. Aunque Evans inicialmente presupuestó 43 Zoom Rooms, el entusiasmo de sus compañeros de trabajo por Zoom dio lugar a una implementación mucho mayor. «¡Ya tenemos 129 Zoom Rooms!», asegura Evans.
Una repentina notoriedad
La decisión de NZTE de implementar Zoom fue el comienzo de un modelo de videocomunicaciones que ha transformado prácticamente todos los aspectos de la organización, e impulsó al departamento de Operaciones Digitales, que cobró una repentina notoriedad en menos de un año. NZTE también integró Zoom con las aplicaciones Microsoft Outlook y Microsoft Teams, lo que permite a los empleados iniciar reuniones sin tener que abandonar las herramientas empresariales principales.
La NZTE fue autorizada a renovar sus premios Pounamu, que es una conferencia interna anual que celebra el año anterior y marca el rumbo del año siguiente. En años anteriores, se vieron afectados por audio deficiente y vídeo pixelado, pero el evento del año pasado fue completamente diferente.
El equipo de Evans planeó y ejecutó una producción de estudio de pantalla verde completa con fondos temáticos de Nueva Zelanda, PowerPoints animados y resúmenes de fragmentos de vídeo de sesiones anteriores reproducidas durante todo el evento, todo controlado de forma centralizada desde Zoom.
«Fue totalmente inmersivo», dijo Evans. «El evento cultural más grande del año en Zoom de principio a fin».
