7 Arbeitsumgebungen und wie Sie ein gutes Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter schaffen

Bei der Arbeit geht es nicht nur darum, was man tut, sondern auch,wo man es tut. Das Arbeitsumfeld eines Mitarbeiters hat einen maßgeblichen Einfluss auf seine Zufriedenheit, seine Interaktion und seine Gesamtproduktivität – was sich wiederum auf den Business-Output und das Kundenerlebnis auswirkt. 

Deshalb ist es wichtig, ein starkes Arbeitsumfeld für Ihr Team zu schaffen. Tatsächlich gaben 71 % der Führungskräfte an, dass sich das Angebot hybrider und dezentraler Umgebungen positiv auf die Zufriedenheit und das Glücksgefühl der Mitarbeiter auswirkt.

Beispiele für Arbeitsumgebungen sind traditionell, remote, hybrid und mehr, die jeweils unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter und Businessmodellen entsprechen. In diesem Leitfaden erläutern wir diese Faktoren und zeigen Ihnen, wie Sie ein positives Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen schaffen können.

Was genau ist ein Arbeitsumfeld? Es ist die Kombination aller Elemente des Arbeitsplatzes, einschließlich Unternehmenskultur, Arbeitsmittel, physischer Räume und Struktur. Unabhängig von der Art besteht ein Arbeitsumfeld aus mehreren Komponenten: 

• Physische Umgebung: Dies bezieht sich auf den tatsächlichen Bereich, in dem Mitarbeiter arbeiten, einschließlich des Raums und der Raumaufteilung, Beleuchtung, Ergonomie und Geräuschpegel. Eine angenehme physische Umgebung kann sich positiv auf die Produktivität und Moral der Mitarbeiter auswirken.
• Professionalität und Wachstum: Klare Erwartungen, Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Unterstützung bei der Karriere können die Motivation und Bindung der Mitarbeiter steigern.
• Sozialkultur am Arbeitsplatz: Teamarbeit, Respekt und Inklusivität können beeinflussen, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten und Innovationen schaffen, was wiederum das Kundenerlebnis beeinflusst.
• Verwendete Tools: In verschiedenen Arbeitsumgebungen werden unterschiedliche Arten von Tools und Software verwendet. Während in Remote-Umgebungen vielleicht Tools wie Zoom Meetings zum Einsatz kommen, werden in einer persönlichen Umgebung wahrscheinlich physische Räume und audiovisuelle Tools wie große Bildschirme verwendet.

Obwohl die meisten Arbeitsplätze diese Elemente in gewisser Weise integrieren, gibt es verschiedene Arbeitsumgebungen, die jeweils ihre eigenen Eigenschaften, Vorteile und Nachteile haben.

Ideal für: Unternehmen, die Struktur oder persönliche Betreuung benötigen; Mitarbeiter, die einen traditionellen Arbeitsplatz bevorzugen

Die meisten Menschen stellen sich unter Arbeit ein traditionelles Arbeitsumfeld vor: ein Büro mit festen Arbeitsplätzen oder kleinen Büros, geregelten Arbeitszeiten und einer hierarchischen Führungsstruktur, in der die Kommunikation oft von oben nach unten erfolgt. 

Diese Umgebungen bieten Vorhersehbarkeit, Routine und klare Grenzen. Mit anderen Worten, die Leute wissen im Allgemeinen, was sie erwarten können. Aber traditionellen Umgebungen kann es auch an Flexibilität mangeln, was für manche Mitarbeiter zu starr oder einengend wirken kann. 

Beispiel: Eine Wirtschaftskanzlei mit festen Arbeitszeiten und einem formellen Business-Dresscode

Ideal für: Rollen, die nicht an einen Standort gebunden sind: technische, kreative Berufe oder Wissensarbeiter

Eine Remote-Arbeitsumgebung ist ein vollständig virtuelles, ortsunabhängiges Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter über digitale Tools wie Videokonferenzen oder Instant Messaging kommunizieren. Remote-Mitarbeiter erledigen ihre Arbeit typischerweise von einem Homeoffice oder einem Coworking-Space aus, und die Arbeitszeiten können je nach Art der Tätigkeit flexibel sein oder feste Zeiten erfordern.

Remote-Arbeit reduziert die Pendelzeit und kann die Work-Life-Balance, Autonomie und das Vertrauen der Mitarbeiter verbessern. Für Arbeitgeber erweitert Remote-Arbeit den Zugang zu einem breiteren (manchmal sogar globalen) Fachkräftepool, was es einfacher macht, Spitzenkräfte einzustellen. 

Andererseits kann Remote-Arbeit dazu führen, dass sich Mitarbeiter isoliert fühlen, es weniger Möglichkeiten für Teambildung gibt und eine mögliche Überarbeitung eintritt, da es keine echte Trennung zwischen „Zuhause“ und „Büro“ gibt. Außerdem besteht ein starker Bedarf an hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und -tools. 

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen, das remote arbeitet und über Zoom Team Chat und Zoom Meetings kommuniziert

Ideal für: Teams, die Flexibilität wünschen und dennoch persönlich zusammenarbeiten möchten 

Eine hybride Umgebung verbindet Aspekte traditioneller und remoter Umgebungen. Ein hybrider Arbeitsplan kombiniert häufig Präsenz- und Fernarbeit, indem die Woche aufgeteilt wird – zum Beispiel zwei Tage Fernarbeit und drei Tage im Büro. Manche Unternehmen etablieren andere Strukturen, beispielsweise eine Präsenzwoche pro Monat. 

Der Vorteil der Hybridarbeit ist, dass sie eine Mischung aus Struktur und Flexibilität bietet, was die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung erhöhen kann. Außerdem können die Teams persönlich zusammenarbeiten und die Unternehmen haben mehr persönliche Aufsicht. 

Hybride Arbeitsformen erfordern jedoch ebenso gute Kommunikationstools wie die Remote-Arbeit. Und da die Mitarbeiter möglicherweise unterschiedliche Arbeitszeiten oder Präsenztage haben, besteht die Gefahr eines ungleichen Zugangs oder einer ungleichen Sichtbarkeit für die Führungskräfte.

Beispiel: Eine Marketingagentur mit drei Remote-Tagen und zwei Tagen im Büro

Ideal für: Kleine Unternehmen oder Start-ups, die Flexibilität ohne hohe Immobilienkosten benötigen; Freiberufler oder Remote-Mitarbeiter, die persönliche Verbindung wünschen

Coworking beinhaltet einen gemeinsamen Büroraum, in dem Mitarbeiter aus mehreren Unternehmen zusammenkommen, um zu arbeiten. Unternehmen können fortlaufend Räume mieten, oder einzelne Mitarbeiter melden sich hier und da für ein paar Tage an. 

Die Arbeit in einem Coworking Space bietet Möglichkeiten zur Vernetzung undZusammenarbeit und kann kostengünstiger sein als die Anmietung eines kompletten Büros. Allerdings kann es diesen Räumen an Datenschutz mangeln und sie können laut sein und ablenken. Und da sie für verschiedene Unternehmen genutzt werden, ist der Raum nicht auf Ihre Unternehmenskultur zugeschnitten.

Beispiel: Ein Technologie-Startup mietet Räumlichkeiten in einem WeWork-Standort

Ideal für: Teams, die innovativ sein, brainstormen und Ideen entwickeln sollen

Kollaborative Arbeitsumgebungen finden typischerweise in Präsenz statt, entsprechen aber nicht unbedingt anderen Merkmalen einer traditionellen Arbeitsumgebung. Anstelle von isolierten Büros und Hierarchien können kollaborative Umgebungen offene Büroräume, Teamarbeit und Räume für Brainstorming-Sitzungen umfassen. 

Solche Umgebungen fördern kreatives Problemlösen und den Austausch von Ideen, was zu einem stärkeren Teamzusammenhalt führt. Es gibt jedoch Herausforderungen, einschließlich des Potenzials für Lärm, Ablenkung und mangelnden Datenschutz.

Beispiel: Ein kreatives Studio mit offenen Räumen und täglichen Stand-up-Meetings

Ideal für: Qualifizierte, selbstmotivierte Mitarbeiter

Autonome Arbeitsumgebungen übertragen die Verantwortung für erfolgreiche Arbeit direkt auf die Mitarbeiter und ermöglichen es ihnen, selbst zu bestimmen, wann, wo und wie sie ihre beste Arbeit leisten. Die Mitarbeiter sind in der Regel für ihre Projekte verantwortlich, haben flexible Arbeitszeiten und werden kaum überwacht. 

Ein autonomes Umfeld kann Innovation und hohe Interaktion fördern sowie Spitzenkräfte anziehen, die Experten auf ihrem Gebiet sind und entsprechend arbeiten möchten. Gleichzeitig erfordern solche Arbeitsumgebungen ein hohes Maß an Disziplin, und es gibt möglicherweise nicht so viel Teamzusammenhalt wie an anderen Arbeitsplätzen.

Beispiel: Ein Forschungslabor, in dem Wissenschaftler ihre eigenen Experimente entwerfen und verwalten können

Ideal für: Vertriebsteams, Redaktionen, Start-ups 

Eine schnelllebige Umgebung ist nicht auf eine bestimmte Art von Unternehmen beschränkt, sondern findet sich oft in Unternehmen, die sich schnell bewegen und schnelle Entscheidungen mit hoher Dringlichkeit treffen müssen. In diesen Umgebungen kann es viele Veränderungen oder Unklarheiten geben.

Dies kann für diejenigen interessant sein, die sich in einem aufregenden, dynamischen Umfeld wohlfühlen, das Anpassungsfähigkeit und Selbstmotivation fördert. Aber wenn eine schnelllebige Umgebung schlecht gemanagt wird, kann sie zu Burnout, Verwirrung und Fehlern führen.

Beispiel: Ein Vertriebsteam, das täglich mehrere Kunden-Meetings durchführt

Unabhängig von der Art der Umgebung ist es entscheidend, eine positive Arbeitskultur anzustreben. Diese Verantwortung liegt sowohl bei Managern als auch bei einzelnen Mitwirkenden, die jeweils ihre eigene Rolle zu erfüllen haben.

Manager sollten Richtlinien entwerfen und umsetzen, die ein gesundes Arbeitsumfeld gewährleisten. Sie sollten ihren Teams zudem die notwendige Unterstützung und Anleitung bieten und eine inklusive, kollaborative Kultur fördern. Mitarbeiter sollten teamorientiert bleiben und eine positive und motivierte Einstellung zeigen. 

Nachfolgend finden Sie sechs Tipps, wie Sie effektiv ein positives Arbeitsumfeld schaffen können.

Ein angenehmes physisches Umfeld schaffen

Stellen Sie zunächst sicher, dass der physische Raum für alle Mitarbeiter einladend, zugänglich und komfortabel ist. 

Zu den üblicherweise zu berücksichtigenden Aspekten gehören die Beleuchtung (achten Sie darauf, dass sie nicht zu dunkel, aber auch nicht störend hell ist), der Geräuschpegel (oder das Vorhandensein von ruhigen Räumen) und der Zugang zu ergonomischen Geräten. Das ist zwar nicht unbedingt kritisch, kann aber eine gute Idee sein, um die Personalisierung der einzelnen Arbeitsplätze zu ermöglichen. 

Achten Sie auch auf die Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise den Zugang für Rollstuhlfahrer zu Aufzügen oder Rampen ermöglichen. 

Es gibt auch Möglichkeiten, eine angenehme Umgebung für Remote-Mitarbeiter zu schaffen, die den physischen Raum Ihres Unternehmens möglicherweise nicht sehr oft nutzen. Dies kann das Angebot einer Zuwendung oder die Erstattung für Homeoffice-Ausrüstung oder -Möbel sowie die Bereitstellung von Schulungen oder Bildung im Bereich Ergonomie umfassen.

Tipp: Beginnen Sie mit einer ergonomischen Bewertung, die physische Risiken in Ihrer Umgebung bewertet. Sie können dies tun, indem Sie Mitarbeiter beobachten und Tools, Routinen und Arbeitsplätze analysieren, um sie auf sich wiederholende Bewegungen oder unbequeme Haltungen zu prüfen.

Fördern einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung

Steigern Sie die Arbeitsmoral und die Interaktion, indem Sie die Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeiter fördern. Sie können dies erreichen, indem Sie Belohnungsprogramme entwickeln, Lob für gut erledigte Arbeit fördern und in Meetings diejenigen hervorheben, die Meilensteine erreicht oder große Ziele verwirklicht haben.

Beteiligen Sie Mitarbeiter, indem Sie sie bitten, Feedback und Anerkennung für die Leistungen ihrer Kollegen einzureichen.

Tipp: Führen Sie eine monatliche Würdigung der Bemühungen und Beiträge der Mitarbeiter ein.

Führen Sie Ihr Team mit gutem Beispiel an

Als Führungskraft sind Sie einzigartig positioniert, um das Verhalten vorzuleben, das Sie von Ihrem Team sehen möchten. Damit setzen Sie ein Beispiel für starke Arbeitsmoral, proaktive Kommunikation und die Verwirklichung der Unternehmenswerte. 

Es ist auch wichtig, ein Beispiel für Inklusion, Fairness und Respekt zu setzen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Grundsätze im Hinterkopf behalten, wenn Sie mit Ihrem Team interagieren und es führen.

Tipp: Teilen Sie transparente Updates mit dem Team und heben Sie Ihre eigenen Erfolge und Herausforderungen hervor.

Priorisieren von offener und respektvoller Kommunikation

Um die Kommunikation transparent und freundlich zu halten, fördern Sie konsistente Feedback-Schleifen, um jeden zu ermutigen, sich sowohl bei positivem als auch konstruktivem Feedback sicher zu fühlen. 

Wenn Sie Feedback erhalten oder an Meetings teilnehmen, sollten Sie aktiv zuhören und einen positiven Dialog führen. Denken Sie daran, inklusiv zu sein, indem Sie beispielsweise direkt Feedback von denen einholen, die in Meetings eher leise sind.

Tipp: Planen Sie zusätzlich zu Teamsitzungen regelmäßige Einzelmeetings mit Ihren direkten Untergebenen. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Ungestörtheit und kann ihnen helfen, sich beim Feedback wohler zu fühlen.

Fördern der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern Zeit zum Durchatmen zu geben, vor allem bei Remote- oder Hybrid-Teams, bei denen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben fließend sind. Diese Work-Life-Balance gibt den Mitarbeitern Zeit, sich zu entspannen, sich auf die Familie oder die Selbstfürsorge zu konzentrieren und neu zu starten. 

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Work-Life-Balance verbessern können:

• Flexible Dienstpläne erlauben: Den Mitarbeitern Autonomie über ihre Zeitpläne zu geben, zeigt Vertrauen und befähigt sie, ihr Privatleben zu managen.
• Bieten Sie großzügigen Urlaub an: Gewähren Sie nicht nur bezahlten Urlaub, sondern seien Sie ein Vorbild darin, die Grenze zu respektieren, wenn jemand nicht im Büro ist. Sie könnten auch andere Gesundheitsleistungen wie Unterstützung im Bereich der psychischen Gesundheit anbieten.
• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Führungskräfte sollten gesunde Gewohnheiten vorleben und klare Grenzen durchsetzen, sei es in Bezug auf Freizeit, lange Arbeitszeiten oder die Sorge um sich selbst. 

Tipp: Ermutigen Sie Mitarbeiter, sich einen Tag ohne Meetings in ihren Kalender einzutragen. Noch besser wäre es, wenn Sie jede Woche oder jeden Monat einen team- oder unternehmensweiten „meetingfreien“ Tag vorschlagen würden. So haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf notwendige Arbeiten zu konzentrieren und müssen diese nicht nach Feierabend nachholen. 

Wachstums und Entwicklung der Mitarbeiter unterstützen

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten auszubauen, indem Sie ihnen ausreichend Lernmöglichkeiten bieten. Dies kann in Form von unternehmensinternen Schulungen, Zugang zu Webinaren oder virtuellen Schulungen oder einem Bildungsstipendium geschehen. 

Weitere Wachstumsmöglichkeiten umfassen ein Mentoring-Programm, das Mitarbeiter mit Mentoren innerhalb des Unternehmens zusammenbringt, Zugang zu detaillierten Karriere- und Beförderungswegen sowie Job-Shadowing.

Tipp: Bieten Sie ein Stipendium für Aus- oder Weiterbildung an, z. B. für Kurse oder Zertifizierungen, Konferenzen oder Events oder für zusätzliches Lehrmaterial.

Auch wenn es nicht immer möglich ist, die Besonderheiten eines bestimmten Arbeitsumfelds vollständig zu verstehen, bevor man es nicht selbst erlebt hat, gibt es doch ein paar Hinweise, die Sie bei der Beurteilung eines Unternehmens beachten sollten. 

Während des gesamten Bewerbungsgesprächs und aller anderen Interaktionen mit dem Unternehmen sollten Sie auf schlechte Kommunikation, hohe Fluktuation, lange Arbeitszeiten und ein negatives Betriebsklima achten. Hier sind ein paar Tipps:

• Achten Sie auf Anzeichen einer schlechten Work-Life-Balance: Lange Arbeitszeiten, unrealistische Erwartungen und fehlende Grenzen schaffen ein unangenehmes Arbeitsumfeld. Wenn Ihnen beispielsweise Ihr Ansprechpartner im Unternehmen spät abends oder am Wochenende E-Mails schickt, ist das ein Hinweis auf eine schlechte Work-Life-Balance.
• Achten Sie auf Klatsch und Tratsch: Klatsch oder generell negative Gefühle gegenüber anderen Mitarbeitern können ein Beweis für toxische Kommunikation, schlechte Kameradschaft oder weitverbreitete Unzufriedenheit sein.
• Achten Sie auf eine Kultur der Schuldzuweisung: Wenn Mitarbeiter Schuldzuweisungen fürchten, machen sie sich eher Sorgen, Fehler zu machen, was ihre Bereitschaft, Neues auszuprobieren und Ideen auszutauschen, beeinträchtigt. Beobachten Sie, wie Mitarbeiter Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen und wie wohl sie sich fühlen, Feedback zu geben und anzunehmen.
• Achten Sie auf Führungskompetenzen: Beobachten Sie die Führungskräfte und Manager in Ihrem Team; wenn diese abwesend sind, ineffektiv wirken oder Mikromanagement betreiben, kann das ein schlechtes Zeichen sein.
• Achten Sie auf eine hohe Mitarbeiterfluktuation: Sehen Sie viele Stellenausschreibungen für ein bestimmtes Unternehmen? Das kann zwar ein positives Zeichen für Wachstum sein, aber es kann auch eine hohe Fluktuation bedeuten, was darauf hindeutet, dass die Mitarbeiter nicht glücklich oder engagiert sind.

Arbeitsumgebungen gibt es in allen möglichen Formen, und was für eine Organisation oder einen Mitarbeiter richtig ist, muss nicht unbedingt für andere gelten. Das beste Arbeitsumfeld steigert die Interaktion der Mitarbeiter, die Teamproduktivität und letztlich die Kundenzufriedenheit.

Verbessern Sie Ihr Arbeitsumfeld mit Zoom Workplace. Mit Zoom können Sie die Fern- oder Hybridkommunikation optimieren, auch für Mitarbeiter vor Ort. Außerdem können Sie virtuelle Meetings einfach planen und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zentralisieren.

Welche spezifischen Elemente beeinflussen die Produktivität der Mitarbeiter in einer Arbeitsumgebung am meisten?

Physischer Raum, Arbeitskultur, Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie Anerkennung sind häufige Elemente des Arbeitsumfelds, die die Produktivität direkt beeinflussen.

Wie beeinflussen physische und verhaltensbedingte Faktoren die Leistung?

Die physischen Faktoren eines Arbeitsplatzes, wie z. B. ausreichende Beleuchtung, geringer Lärmpegel und ergonomische Ausstattung, führen zu mehr Komfort und weniger Ermüdung und Stress. Dies wiederum führt zu höherer Mitarbeiter-Interaktion und besserer Arbeitsmoral, was letztendlich eine höhere Produktivität und größere Zufriedenheit zur Folge hat.

Wie kann ich mein aktuelles Arbeitsumfeld beurteilen und verbessern?

Um Ihr aktuelles Arbeitsumfeld zu beurteilen und zu verbessern, beginnen Sie mit der Durchführung von Umfragen und Feedback-Sitzungen sowie der Analyse von Fluktuations- und Mitarbeiterbindungsquoten. Sie können auch eine ergonomische Bewertung durchführen, um Rollen oder Ausrüstung zu identifizieren, die Probleme mit dem Bewegungsapparat für Arbeiter verursachen, und dann Wege finden, diese zu beheben. Legen Sie Benchmark-Kennzahlen fest, die Sie messen möchten, setzen Sie sich Ziele und implementieren Sie strategische Änderungen schrittweise im Laufe der Zeit.