Virtuelle und hybride Events sind nicht mehr wegzudenken – Mit unserem ultimativen Leitfaden gelingt die Planung

Der plötzliche Übergang von Präsenzevents hin zu virtuellen Veranstaltungen hat Eventplanern 2020 einiges abverlangt. Doch wie sieht es 2021 in der Eventbranche aus und was können wir für die Zukunft erwarten? Da Reisen und größere Zusammenkünfte aufgrund der vorherrschenden Beschränkungen nicht ohne Weiteres möglich sind, halten viele Organisatoren für den Moment an virtuellen oder hybriden Formaten fest oder haben vor, virtuelle Komponenten in Zukunft zu integrieren.

Die gute Neuigkeit dabei ist, dass Eventplanern zurzeit mehr Ressourcen zur Verfügung stehen als je zuvor. So können sie fantastische digitale Erlebnisse erstellen, die persönlichen Vor-Ort-Events in nichts nachstehen. Mit der richtigen Planung, Vorbereitung und einer Prise Kreativität können Sie Erlebnisse konzipieren, die weit über das hinausgehen, was wir uns noch vor ein, zwei Jahren unter virtuellen Events vorgestellt haben.

Wir haben einen ultimativen Leitfaden für die Planung und Durchführung virtueller Events auf Zoom zusammengestellt, in dem Sie alles erfahren, was Sie für die Durchführung erfolgreicher und aussagekräftiger Online-Events wissen müssen. Hier listen wir Ihnen einige Highlights auf. Greifen Sie auf den kompletten Leitfaden zu, um praktische Checklisten, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und mehr zu erhalten!

Sollten Sie Ihr Event mit Zoom Meetings oder mit Zoom Webinars veranstalten? Die Antwort hängt von vielen Faktoren ab – von der Größe Ihres Publikums, vom gewünschten Interaktionsniveau und auch davon, wie gut Sie Ihre Teilnehmer kennen. Unser Leitfaden schlüsselt für jede Lösung die besten Anwendungsfälle auf und gibt Ihnen hilfreiche Tipps zur besten Wahl für Ihr Event. Außerdem teilen wir unsere Lieblings-Appintegrationen mit Ihnen, mit denen Ihre Events noch reibungsloser verlaufen.

Erstellen Sie ein Event mit Interaktionsmöglichkeiten und reduzieren Sie die Absprungrate der Teilnehmer. Nachstehend finden Sie einige Tipps aus unserem Leitfaden:

• Stellen Sie einen kurzen Ablauf zusammen, der Ihr Publikum von Anfang bis Ende fesselt. 
• Achten Sie darauf, dass Ihre Sitzungen nicht nur zum Zusehen sind: Machen Sie Umfragen unter den Teilnehmern, antworten Sie auf live gestellte Fragen und nutzen Sie Breakout-Räume oder Chat. 
• Schicken Sie Ihren Zuhörern Werbegeschenke, eine Geschenkkarte für einen Lebensmittel-Lieferservice oder andere unterhaltsame Dinge, die ihnen Freude bereiten könnten.

Zu reibungslosen virtuellen Events gehört allerhand Planung, angefangen mit der Koordinierung der Inhalte hin zur Aktivierung der richtigen Einstellungen für Ihr Webinar. Wir haben Checklisten für Ihre Produktions-, Technik- und Präsentationsteams, um sicherzustellen, dass vor dem großen Tag jeder weiß, was er zu tun hat.

Erstellen Sie eine Website oder Landingpage für Ihr Event, die alles beinhaltet, was Ihr Publikum wissen sollte – Datum, Uhrzeit, Informationen über die Referenten sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Dann machen Sie Werbung für Ihr Event, per E-Mail, mit Blogartikeln, über Social Media und Pressemitteilungen. Denken Sie auch daran, Ihre Partner, Sponsoren und Referenten darum zu bitten, das Event mit Ihren Netzwerken zu teilen. 

Legen Sie einen Termin fest, an dem Ihre Referenten und Ihr Produktionsteam unsere Probelauf-Checkliste durchgehen und etwaige technische oder inhaltliche Probleme vorab beheben können.

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, dann halten Sie unseren Event-Leitfaden griffbereit, um sich mit den Dingen vertraut zu machen, die kurz vor dem Start noch getan werden müssen. Testen Sie Mikrofone und Kameras, öffnen Sie die Sitzung frühzeitig, damit die Teilnehmer beitreten können, und überprüfen Sie die Aufzeichnungs- und Live-Stream-Einstellungen, damit diese auch ganz sicher korrekt funktionieren.

Die Nachbereitung des Events ist fast genauso wichtig wie das Event selbst. Halten Sie mithilfe einer Event-Umfrage Feedback fest, analysieren Sie Berichte, stellen Sie aufgezeichnete Inhalte zur Verfügung und organisieren Sie ein Follow-up Ihrer Marketing-Leads. Sie sollten sich auch mit Ihrem Team zu einer Nachbesprechung zusammensetzen, die Ziele Ihres Events bewerten und Verbesserungen für zukünftige Events ins Auge fassen.

Ausführliche Informationen zu allen zuvor genannten Punkten finden Sie in unserem Leitfaden. Dort wird auch erklärt, wie Sie einige unserer beliebtesten Event-Funktionen, wie Umfragen, Breakout-Räume und Live-Streaming, nutzen können.