Wie Sie ungebetene Gäste von Ihren Zoom Meetings fernhalten

Wir fühlen uns geehrt, dass Millionen Menschen überall auf der Welt Zoom Meetings nutzen, um kollaborativ zu arbeiten und in Verbindung zu bleiben. Ohne entsprechende Vorkehrungen kann es allerdings passieren, dass sich bei Meetings, die Menschen näher zusammenbringen sollen, ungebetene Gäste einschleichen. 

Störungen passieren in der Regel, wenn Meetinginformationen der Öffentlichkeit preisgegeben werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Benutzer einen privaten Meetinglink in sozialen Netzwerken teilt, jemandem seine Zugangsdaten für sein virtuelles Klassenzimmer zukommen lässt oder Ähnliches. Wenn diese Links in die sozialen Netzwerke oder andere öffentliche Foren gelangen, wird Ihr Meeting komplett öffentlich, und jeder, der über den Link verfügt, kann daran teilnehmen.

Wir stellen einige Möglichkeiten vor, wie Sie Störungen vermeiden können:

• Die richtige Zoom-Lösung für Ihre Bedürfnisse: Wenn Sie konkret vorhaben, ein virtuelles Event zu veranstalten, bei dem Sie die Teilnehmer nicht kennen, sollten Sie anstelle von Zoom Meetings Zoom Webinars oder Zoom Events ins Auge fassen. Diese Produkte sind speziell für digitale Events konzipiert. 

• Vermeiden Sie es, Ihre persönliche Meeting-ID (PMI) zu nutzen: Ihre PMI ist sozusagen ein durchgehendes, unaufhörliches Meeting. Es gilt also zu verhindern, dass Außenstehende in Ihre virtuelle Umgebung eindringen, nachdem Ihr Meeting vorbei ist. 

• Verwalten Sie die Bildschirmfreigabe: Wenn es etwas gibt, das Sie während einer öffentlichen Sitzung vermeiden sollten, dann, dass beliebige Personen unerwünschte Inhalte mit der Gruppe teilen. Sie können dies einschränken, sodass Sie die einzige Person sind, die ihren Bildschirm freigeben darf. Dies ist vor und während des Meetings mithilfe der Host-Bedienelemente möglich. Falls Sie die Bildschirmfreigabe deaktivieren, wird automatisch auch die Whiteboard-Einstellung deaktiviert. 

Um zu verhindern, dass Teilnehmer während eines Anrufs den Bildschirm freigeben, klicken Sie in den Host-Bedienelementen unten auf den Pfeil neben „Bildschirm freigeben“ und gehen Sie dann auf „Erweiterte Freigabeoptionen“. Unter „Wer kann freigeben?“ wählen Sie „Nur der Host“. Schließen Sie das Fenster wieder.  

Unter dem Sicherheitssymbol in Ihrem Fenster können Sie zudem die Freigabeberechtigungen per Umschalter einstellen. Die Standard-Freigabeoptionen können Sie in Ihren Zoom-Einstellungen ändern.

• Nur angemeldeten Benutzern die Teilnahme erlauben: Wenn jemand versucht, Ihrem Meeting mit einer anderen E-Mail-Adresse als der beizutreten, an die die Einladung verschickt wurde, erhält diese Person folgende Nachricht: „Dieses Meeting ist nur für autorisierte Teilnehmer vorgesehen.“ Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie die Kontrolle über Ihre Gästeliste behalten wollen und nur diejenigen einladen, die Sie bei Ihrem Meeting auch dabeihaben wollen, z. B. Mitschüler oder Kollegen.
• Meeting sperren: Die Haustür abzuschließen, ist nie ein Fehler – selbst wenn Sie sich im Haus befinden. Wenn Sie ein Zoom-Meeting, das bereits begonnen hat, sperren, können keine neuen Teilnehmer beitreten, selbst wenn diese über die Meeting-ID und den Kenncode verfügen. Klicken Sie auf das Sicherheitssymbol, das sich unten in Ihrem Zoom-Fenster befindet. Klicken Sie im Pop-up auf die Schaltfläche Meeting sperren.
• Meeting-Kenncode verlangen: Erzeugen Sie eine zufällige Meeting-ID, wenn Sie Ihr Event planen, und verlangen Sie zum Beitreten einen Kenncode. Diese Informationen können Sie privat mit den einzelnen Teilnehmern teilen. 
• Unerwünschte oder störende Teilnehmer entfernen: Mithilfe des Sicherheitssymbols oder über das Teilnehmermenü können Sie Personen aus Ihrem Meeting entfernen. Fahren Sie im Teilnehmermenü mit der Maus über den Namen eines Teilnehmers, um mehrere Optionen angezeigt zu bekommen, darunter „Entfernen“. Klicken Sie auf diese Option, um einen Teilnehmer aus einem Meeting auszuschließen. Wenn Sie einen Teilnehmer entfernen, kann dieser dem Meeting nicht erneut beitreten. Sie können Ihre Einstellungen jedoch so konfigurieren, dass entfernten Teilnehmern ein erneuter Beitritt erlaubt ist, falls Sie den falschen Teilnehmer ausgeschlossen haben.
• Video ausschalten: Hosts können das Video von Teilnehmern ausschalten. Dadurch können Hosts unerwünschte, ablenkende oder anstößige Videogesten blockieren.
• Teilnehmer stummschalten: Hosts können die Stummschaltung einzelner oder aller Teilnehmer gleichzeitig aktivieren oder deaktivieren. Hosts können unerwünschte, ablenkende oder anstößige Geräusche von Teilnehmern blockieren. In Ihren Einstellungen können Sie außerdem „Bei Beitritt stummschalten“ aktivieren, um den Lärmpegel in großen Meetings in Grenzen zu halten.
• Teilnehmeraktivitäten aussetzen: Hosts und Co-Hosts können das Meeting unterbrechen, um störende Teilnehmer zu entfernen und zu melden, sowie um weiteren Störungen vorzubeugen. Klicken Sie auf das Sicherheitssymbol und wählen Sie „Teilnehmeraktivitäten aussetzen“ aus, um Video, Audio, Meeting-Chat, Anmerkungen, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnungen vorübergehend zu unterbrechen und Breakout-Räume zu schließen. Sie können das Meeting fortsetzen, indem Sie die einzelnen Funktionen wieder aktivieren.
• Dateiübertragung deaktivieren: Durch die Dateiübertragung im Meeting können Teilnehmer Dateien über den Meeting-Chat freigeben. Schalten Sie diese Funktion aus, damit der Chat nicht mit ungebetenen Bildern, GIFs, Memes und anderen Inhalten bombardiert wird.
• Anmerkungen deaktivieren: Sie und Ihre Teilnehmer können Notizen machen und Inhalte gemeinsam markieren, indem Sie während der Bildschirmfreigabe die Anmerkungsfunktion verwenden. Sie können die Anmerkungsfunktion in Ihren Zoom-Einstellungen deaktivieren, um zu vermeiden, dass kreuz und quer über den ganzen Bildschirm geschrieben wird.
• Private Chats deaktivieren: Zoom Meetings verfügen über eine Chatfunktion, mit der Teilnehmer Nachrichten an die gesamte Gruppe oder an einzelne Personen schicken können. Sie können die Chat-Nutzung der Teilnehmer während Ihres Meetings einschränken, um Ablenkungen zu vermeiden. Klicken Sie in den Meeting-Bedienelementen auf „Chat“. Klicken Sie dann im unteren Bereich des Zoom-Meeting-Gruppenchatfensters auf die drei Punkte. Dort können Sie einstellen, wer während Ihres Meetings mit wem chatten darf. 
• Einen Benutzer melden: Hosts und Co-Hosts können Benutzer an das Vertrauens- und Sicherheits-Team von Zoom melden, das überprüft, ob die Plattform missbraucht wird, und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen ergreift. Diese Option finden Sie in unserem Sicherheitssymbol oder in der oberen linken Ecke Ihres Meetings, wo sich ein grünes Schildsymbol befindet. Dort können Sie, falls gewünscht, Screenshots und andere Dokumente hochladen.

Der Warteraum ist eine wichtige Funktion, um Zoom Meetings abzusichern. Genau wie es der Name verspricht, ist der Warteraum ein virtueller Aufenthaltsbereich. Ihre Gäste können von hier aus erst dann dem Event beitreten, wenn Sie für sie bereit sind. Er ist mit dem samtenen Absperrseil vor einem Nachtclub vergleichbar, an dem der Türsteher sorgfältig überprüft, wen er hereinlässt.

Meeting-Hosts können die Einstellungen für den Warteraum zur zusätzlichen Kontrolle individuell anpassen. Sie können sogar die Nachricht personalisieren, die Teilnehmer sehen, wenn sie den Warteraum erreichen, damit sie wissen, dass sie sich am richtigen Ort befinden. Diese Nachricht eignet sich perfekt dafür, einige Regeln/Orientierungshilfen für Ihr Event bekanntzugeben, z. B. für wen es gedacht ist.

Der Warteraum ist eine effiziente Möglichkeit, um herauszufinden, wer versucht, Ihrer Zoom-Sitzung beizutreten, und um unerwünschten Gästen den Eintritt zu verwehren. Wenn Sie in Ihren Einstellungen „Beitritt vor Host“ deaktivieren, werden Ihre Gäste automatisch in einem Warteraum begrüßt, bis Sie das Meeting starten.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Sicherheitsfunktionen dabei behilflich sein werden, sichere und erfolgreiche Zoom-Meetings zu veranstalten. Sicherheit spielt hier bei Zoom eine große Rolle und wird auch weiterhin im Mittelpunkt neuer Produktupdates stehen. Unser Ziel ist es, eine Plattform anzubieten, auf die Benutzer vertrauen können – für ihre Online-Interaktionen, ihre Informationen und ihre Unternehmen. 

Besuchen Sie unser Trust Center, um mehr über Datenschutz und Sicherheit bei Zoom zu erfahren.

Anmerkung der Redaktion: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Aktualisierung der Version vom 20. März 2020, die um die neuesten Informationen zur Verhinderung von Störungen in Meetings ergänzt wurde.