Das Toolkit für hybrides Arbeiten: Wie europäische Unternehmen die Mitarbeitererfahrung verbessern

Im Zuge der Pandemiebekämpfung setzen immer mehr Unternehmen in Europa auf hybride Arbeitsmodelle. Bei diesem Ansatz können Mitarbeiter im Homeoffice, im Büro oder einer Mischung aus beidem arbeiten, was Vorteile wie einen flexibleren Betrieb, die Möglichkeit internationaler Mitarbeiter sowie Kontinuität im Fall von Reisebeschränkungen und Lockdowns mit sich bringt. Die Pandemie hat Unternehmen zu einer digitalen Transformation gezwungen, die nicht mehr aufzuhalten ist: Laut einer Anfang des Jahres durchgeführten Studie bestätigten 74 % der britischen sowie 70 % der französischen und deutschen Befragten, dass sie davon ausgehen, dass ein hybrides Arbeitsmodell künftig die neue Normalität für Unternehmen sein wird. 

Wenn sich Mitarbeiter teilweise im Büro, teilweise im Homeoffice und in manchen Fällen sogar im Ausland befinden, kann es jedoch eine Herausforderung sein, eine konsistente Mitarbeitererfahrung zu schaffen, die eine effektive Teamarbeit ermöglicht. Um Produktivität und Zufriedenheit von Teams zu erhalten, müssen Unternehmen eine geschlossene, optimierte Arbeitsumgebung schaffen, die Mitarbeitern die Arbeit an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt ermöglicht.

In einem aktuellen Bericht von Forrester Research mit dem Titel „A European Perspective On The Future Of Work For 2021“ (Europäische Perspektive auf die Zukunft der Arbeit 2021) werden wichtige Erkenntnisse darüber vorgestellt, wie europäische Unternehmen eine bessere Arbeitsumgebung für hybride Belegschaften schaffen können. Hier einige der wichtigsten Erkenntnisse: 

Mit zunehmender Anpassung von Unternehmensstrategien an die Herausforderungen der Pandemie erfreuen sich Homeoffice und hybride Arbeitsformen zunehmender Beliebtheit. Infolgedessen bereiten sich Länder in ganz Europa darauf vor, Schutzmaßnahmen und Gesetze für remote und hybrid arbeitende Arbeitnehmer zu schaffen. 

Dem Forrester-Bericht zufolge arbeiten verschiedene Länder, unter ihnen Spanien, Luxemburg, Deutschland, Frankreich, Irland und Griechenland, an Gesetzen, die den Umgang mit und die Rechte von Arbeitnehmern regeln, die von zu Hause aus oder in hybriden Arbeitsumgebungen arbeiten. Unternehmensvorstände, Arbeitnehmervertreter und politische Entscheidungsträger müssen sich auf ein Regelwerk einigen, das hybride Arbeitsmodelle begünstigt. 

Trotz anfänglicher Bedenken hinsichtlich der Effizienz dieses Modells, haben Remote-Mitarbeiter bewiesen, dass sie zu Hause genauso produktiv sein können wie im Büro. Laut von Prodoscore erhobenen Daten arbeiteten Mitarbeiter im Homeoffice rund 23 % weniger, waren aber 5 % produktiver als im gleichen Zeitraum des Vorjahres. Dies zeigt uns, dass eine effektive Arbeitsumgebung mehr mit Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu tun hat als mit der Zahl der Arbeitsstunden.

Um die Produktivität von Mitarbeitern vor Ort, im Homeoffice und in hybriden Modellen zu ermöglichen, werden Unternehmen im Forrester-Bericht dazu angehalten, Flexibilität und Vertrauen in den Mittelpunkt der Mitarbeitererfahrung zu stellen. Wenn man Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Work-Life-Balance selbst zu steuern, und ihnen zutraut, dass sie ihre Arbeit erledigen, egal ob sie sich im Büro oder zu Hause befinden, entsteht eine positive Atmosphäre, in der Mitarbeiter ein Gefühl der Selbstbestimmtheit haben. 

Effiziente Arbeit kann fast überall stattfinden, solange Unternehmen Lösungen anbieten, die eine angenehme Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen. Harvard Business Review schätzt, dass Unternehmen, bei denen ein effektives Teammanagement bereits gegeben war, bei Homeoffice-Betrieb in den letzten 12 Monaten 5 bis 8 % produktiver waren. Allerdings schätzt sie auch, dass die meisten Unternehmen einen Produktivitätsrückgang von 3 bis 6 % zu verzeichnen haben, der auf nachlassende Mitarbeitereinbindung und ineffiziente Zusammenarbeit zurückzuführen ist. 

Da von den europäischen Arbeitgebern jedoch nur 56 % die erforderliche Hardware und nur 36 % die Software und das Internet für Mitarbeiter im Homeoffice bereitstellen wollen, wird deutlich, dass viele Unternehmen nicht auf den Umstieg auf hybride Arbeitsmodelle vorbereitet sind. Unternehmen, die einen Produktivitätsrückgang und ineffiziente Zusammenarbeit vermeiden wollen, sollten dem Forrester-Bericht zufolge eine flexible, konsistente Technologieinfrastruktur schaffen und ihre Systeme aktualisieren, um eine geschlossenere Mitarbeitererfahrung für hybride Belegschaften zu ermöglichen. 

Das Homeoffice wird immer beliebter, aber das bedeutet nicht, dass Mitarbeiter sich nicht auf die Rückkehr ins Büro freuen. In einer kürzlich von SurveyMonkey durchgeführten Umfrage gaben 65 % der Befragten an, dass für sie ein hybrides Arbeitsmodell ideal wäre. Mehr als die Hälfte dieser Gruppe (33 %) sagten jedoch, sie würden gerne überwiegend im Büro arbeiten. 

Um eine sichere Umgebung für Mitarbeiter zu schaffen, die ins Büro zurückkehren, müssen Unternehmen Prozesse und Infrastrukturen einführen, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen und Arbeitsabläufe straffen. Der Forrester-Bericht schlägt vor, dass Unternehmen neuartige Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen einführen, z. B. UV-Licht zur Desinfektion von Büros.

Der Bericht empfiehlt außerdem, Möglichkeiten für die Neugestaltung von Büros zu prüfen und nach Möglichkeiten für den strategischen Einsatz intelligenter Technologien zu suchen, wie z. B. virtuelle Empfangsmitarbeiter, digitale Beschilderung, Whiteboards und Raumsensoren, die zu einer verbesserten Zusammenarbeit beitragen. 

Zu den häufigen Merkmalen einer gut gemanagten hybriden Belegschaft gehören die Gleichbehandlung von Mitarbeitern vor Ort und Mitarbeitern an anderen Standorten sowie eine kohärente technologische Infrastruktur. Allerdings haben Mitarbeiter auch individuelle Bedürfnisse, und ihre Perspektive zu verstehen ist entscheidend, um eine bessere Mitarbeitererfahrung zu schaffen.

Der Bericht von Forrester rät Unternehmensleitern, aktiv Maßnahmen zu ergreifen, um die Bedürfnisse und Perspektive ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen und so Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern. Die Studie zeigt, dass viele europäische Führungskräfte solche Maßnahmen bereits ergreifen: Jeder fünfte europäische Kaufbeeinflusser hat angefangen, die Mitarbeitererfahrung zu analysieren. 

Unser Ziel bei Zoom ist es, Mitarbeitern eine produktivere Zusammenarbeit zu ermöglichen, egal, an welchem Ort sie arbeiten. Zoom bietet ein ganzes Arsenal einheitlicher Lösungen, die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit in modernen Arbeitsumgebungen optimieren, darunter Lösungen für Videokonferenzen, Telefon, Chat, Webinare, virtuelle Veranstaltungen, die Entwicklung von Anwendungen mit Zoom-Funktionen und vieles mehr. 

Mit der einheitlichen Kommunikationsplattform von Zoom können Sie zahlreiche innovative Funktionen nutzen, die eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation für hybride Belegschaften ermöglichen. Dazu gehören Bildschirmfreigabe, die Möglichkeit, einen Anwesenheitsstatus festzulegen, und die Smart Gallery, die für alle Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort eine individuelle Videoansicht im Meeting erstellt, was dieses für Mitarbeiter im Homeoffice ansprechender macht.