救助兒童會如何運用 Zoom 徹底改變其會議室體驗

非營利組織救助兒童會(Save the Children)運用 Zoom 簡化通訊,同時提供順暢無縫的使用者體驗。

救助兒童會
救助兒童會標誌
公司規模:

1 至 49 名員工

成立時間:

1919

總部:

英國倫敦

產業:

非營利組織

挑戰:

有效使用會議室,向遠端工作人員傳遞內部訊息

優勢:

整合技術堆疊,減輕 IT 團隊負擔,讓遠端工作人員更加緊密連結,提升投資報酬率

使用的產品

兒童是社會中最脆弱的群體,救助兒童會致力於確保全球各地社區的兒童健康、安全和受教權益。救助兒童會成立於 1919 年,是第一個致力於滿足兒童需求並保護兒童權利的組織。在其百年來的營運期間,持續改善 120 個國家/地區中超過 10 億名兒童的生活。

 

救助兒童會在其計畫發揮重大影響力,為兒童創造光明未來,包括致力於為兒童提供安全、保護、健康照護、食物及額外的教育機會。救助兒童會在美國設有 3 個總部,分別位於康乃狄克州費爾菲爾德、華盛頓特區及肯塔基州萊星頓,同時支援遍布美國和全球其他地區的強大遠距工作團隊。

協調遍布全球各地的工作人員

由於工作人員以及各種重要計畫遍布全球,救助兒童會的團隊需要確保持續溝通。然而,其既有視訊通訊系統不僅影響使用體驗,也浪費寶貴的時間。

 

救助兒童會 IT 和安全營運資深主管 Charlie Germano 表示:「我們的三個總部有大約 70 個會議室,每場會議的前 10 分鐘都花在嘗試設定解決方案上。我的團隊負責服務台,每小時 (幾乎整個小時) 都會有人驚慌失措地來找我們,因為他們搞不清楚這個工具就開始進行會議。這根本不是長久之計。」

 

救助兒童會的既有視訊會議解決方案,也使組織難以讓遠端工作人員瞭解組織內的重要改變。該慈善機構每月透過視訊會議舉行一次全體員工會議,執行長和高階主管在會中討論策略目標、組織整體狀態,以及其他重要問題。然而,救助兒童會在這些會議中頻頻遇到可靠度和連線能力等問題。

 

「我們會在全體員工通訊會議上介紹新進員工、討論策略和新計畫等一些非常重要的消息,」Germano 表示:「我們有近半數的員工不在總部大樓工作,這意味著我們有一半的員工無法收到這些資訊,因為我們缺乏好的方法以遠距且大規模地播放視訊。」

員工選擇使用 Zoom

救助兒童會的 IT 團隊正在評估不同的視訊會議選擇,當時他們注意到部分員工在使用 Zoom。Germano 及其團隊決定評估該解決方案,並在看過產品示範之後,決定在整個組織範圍內實施 Zoom。救助兒童會的員工一試便愛上 Zoom,並立即開始使用服務,讓整個採用過程變得非常輕鬆。

 

Germano 表示:「當你引進新工具時,通常必須強迫其他人一起使用。但這次卻是由公司內部員工推動新工具採用,這可說是 IT 主管的夢想。我們從第一天就著迷了。」

 

Germano 立即注意到,IT 團隊收到的會議室相關支援票證減少了,他認為這都要歸功於 Zoom Rooms 簡單易用。

 

Germano 表示:「我們的會議室體驗簡直流暢得難以形容,只要走進會議室,在 iPad 上點擊一下就能開始會議,真是太棒了。我的 IT 團隊現在輕鬆多了。」

 

救助兒童會的團隊還發現,他們能使用 Zoom 改善整個組織的溝通。救助兒童會利用 Zoom Webinars 召開全體員工通話,讓遠端員工能確實參與,提高組織傳遞內部訊息的能力。

Zoom 視訊解決方案的靈活性也幫助救助兒童會實現了順暢無縫的實施過程,並大幅減少會議室支出。「我喜歡 Zoom 與硬體無關的優點,因為從此便不再受限於特定的硬體供應商,」Germano 表示:「我們可以使用更平價的設備,如果不喜歡現有的設備,直接更換為他款即可。」

經濟實惠、可靠的視訊通訊

救助兒童會透過實施 Zoom 打造出一支更緊密且團結的員工組織。

 

Zoom 還幫助救助兒童會以經濟實惠的價格配置會議室,同時創造優質的會議室使用者體驗。此外,Germano 還能借助 Zoom 儀表板監控 Zoom 的效能,並向高階主管展示平台的價值。

 

「我們能夠向高階主管展示如何使用此產品,並證明 Zoom 能夠執行所有任務,我們認為這能提升整個平台的可信度。」Germano 表示:「能夠展示產品擁有的價值,讓我的工作變得更輕鬆,因為這關乎工具能否能為公司帶來投資報酬率。而我相信我們確實獲得回報。」

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