Sage Hospitality Group tái tạo hình thức làm việc kết hợp bằng cách sử dụng Zoom Workplace và Zoom Spaces

Việc cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng bắt đầu từ trải nghiệm tích cực của nhân viên. Sứ mệnh của Sage Hospitality Group là “làm phong phú thêm cho cuộc sống, từng trải nghiệm một”, và đội ngũ biết rằng cam kết này áp dụng cho cả nhân viên của mình.

Sage tin rằng việc tập trung vào những khoảnh khắc của từng cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Doanh nghiệp có phạm vi hoạt động vô cùng rộng lớn, điều hành hơn 65 khách sạn và 30 nhà hàng trên toàn quốc. Phía sau hậu trường, Sage tin tưởng vào việc thúc đẩy nền văn hóa làm việc theo hình thức kết hợp, nơi các thành viên nhóm làm việc tại cơ sở và từ xa có thể dễ dàng cộng tác, duy trì kết nối và cảm thấy được hòa nhập.

Zoom đã đóng vai trò trung tâm trong nỗ lực này. Eric Skogen, Giám đốc Cấp cao của Bộ phận Vận hành CNTT tại Sage, giải thích về nguồn gốc của mọi thứ: “Trước khi sử dụng Zoom, chúng tôi thiếu một công cụ họp và cộng tác mang tính tập trung. Chúng tôi cũng thiếu một trải nghiệm phòng hội nghị liền mạch. Zoom nổi lên như giải pháp tốt nhất. Giải pháp này cực kỳ thân thiện với người dùng và tạo điều kiện cho đội ngũ của chúng tôi làm việc từ bất cứ nơi đâu”.

Khi sự phát triển nhanh chóng của Sage yêu cầu một không gian văn phòng mới, họ lại tìm đến Zoom. Lần này, mục tiêu là tái hiện hình thức làm việc kết hợp và tạo ra một không gian năng động, có công nghệ tiên tiến, thể hiện họ là chủ sử dụng lao động hàng đầu trong ngành.

Lấy cảm hứng từ các văn phòng của Zoom

Eric và đội ngũ của ông đã trình bày mục tiêu của họ cho Zoom và đến thăm văn phòng của Zoom tại Denver để xem những cải tiến mới nhất có thể biến đổi môi trường làm việc mới của Sage như thế nào.

Eric cho biết: “Chúng tôi đã thấy công nghệ được cải thiện như thế nào kể từ khi chúng tôi triển khai lần đầu tiên. Chúng tôi nhận ra rằng mình có thể lựa chọn các cấu hình khác nhau cho không gian hoàn toàn mới và vượt qua các giới hạn của hình thức làm việc kết hợp”.

Sage muốn thiết kế một không gian nơi nhân viên có thể dễ dàng cộng tác mà không bị công nghệ làm cho môi trường trở nên quá tải. Họ muốn các công cụ có thể tăng năng suất đồng thời bổ trợ cho thiết kế của văn phòng.

Đó là một dự án lớn nên họ quyết định tận dụng toàn bộ khả năng của Zoom Workplace và Zoom Spaces để xây dựng một không gian năng động, linh hoạt, được thiết kế không chỉ là nơi làm việc mà còn là nơi nhân viên muốn đến.

Không gian thoải mái có tích hợp công nghệ

Sage đã hợp tác với nguồn lực địa phương là Cloud Connextions để xây dựng và thiết kế không gian mới của họ, và chuyên môn của đội ngũ Cloud Connextions đã chứng minh là vô giá. Họ chú trọng đến từng chi tiết, có kinh nghiệm dày dặn với Zoom, các gói cài đặt và hỗ trợ toàn diện đã khiến họ trở thành lựa chọn hoàn hảo để dẫn dắt dự án. Kết quả là một môi trường liền mạch, hiện đại, hỗ trợ nhu cầu của Sage và phản ánh cam kết của họ đối với chất lượng và sự đổi mới.

Sage đã chọn sử dụng Zoom Spaces, một bộ giải pháp làm việc linh hoạt đầy đủ, để giúp các nhóm làm việc theo hình thức kết hợp dễ dàng cộng tác. Nền tảng tích hợp mượt mà công nghệ tiên tiến vào các phòng hội nghị và khu vực chung, thúc đẩy sự cộng tác và hòa nhập. Một tính năng nổi bật ở không gian mới của họ là một “phòng khách”, nơi nhân viên có thể thư giãn và tổ chức các cuộc họp nhỏ đột xuất. Eric cho biết: “Giải pháp có lò sưởi, bàn ghế, ghế sofa và mang lại cảm giác ấm cúng như ở nhà”.

Bên cạnh đó là phòng họp ban giám đốc, mang lại sự linh hoạt tối đa. Một bức tường kính di động biến hai không gian thành một chỉ với một nút bấm, hoàn hảo cho các cuộc họp toàn thể thường xuyên của họ. Eric giải thích: “Chúng tôi kết hợp cả hai phòng để tạo ra một hệ thống đa màn hình, với loa, micrô và camera được gắn trên trần nhà. Ngay cả những nhân viên làm việc từ xa cũng cảm thấy như họ đang ở trong phòng với chúng tôi và có thể tham gia đầy đủ”.

Zoom Rooms là công nghệ hỗ trợ cho các không gian này và các phòng hội nghị khác, trong khi các công cụ hội nghị, bảng trắng và bảng điện tử giúp tạo ra một trải nghiệm tích hợp cho cả hoạt động cộng tác trực tiếp và từ xa.

Bảng trắng giúp các nhóm kết nối từ bất kỳ đâu để lập kế hoạch dự án và quy trình làm việc một cách trực quan, đồng thời làm rõ các khái niệm phức tạp. 

Eric cho biết: “Khả năng lưu bảng trắng Zoom, chia sẻ bảng với những người tham gia khác trong cuộc họp, sau đó mở lại và điều chỉnh bảng rất quan trọng. Điều này giúp mọi người thống nhất và đi đúng hướng”.

Bảng điện tử tăng cường thêm giá trị, hiển thị các thông báo, cột mốc và sự kiện của công ty. Eric nói: “Chúng tôi có màn hình 98 inch trình chiếu công việc phi thường của đội ngũ làm việc tại cơ sở. Chúng đã gây ấn tượng mạnh với nhân viên”.

Sage cũng đã triển khai các hệ thống hội nghị video tích hợp mọi tính năng của DTEN để tối ưu hóa hơn nữa Zoom Spaces và cải thiện chất lượng âm thanh cũng như hình ảnh. Những đổi mới này đã nâng cao trải nghiệm họp, cho phép nhân viên làm việc từ xa cảm thấy gắn kết như các đồng nghiệp tại văn phòng. 

Eric cho biết: “Trong một cuộc khảo sát gần đây, nhân viên của chúng tôi đã khen ngợi Zoom Spaces vì công nghệ hoạt động tốt, dễ vận hành và trải nghiệm cuộc họp hiện nay tốt hơn nhiều so với hệ thống cũ của chúng tôi. Zoom Room của chúng tôi hiện luôn kín chỗ”.

Nâng cao cộng tác với Zoom Workplace

Khi triển khai Zoom Workplace, Sage đã hợp nhất các công cụ giao tiếp và cộng tác, ngay lập tức hợp lý hóa các công việc hàng ngày và giúp các nhóm làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.

Một nâng cấp quan trọng là triển khai Zoom Phone, một hệ thống dựa trên đám mây hoạt động trong văn phòng hoặc khi đang di chuyển, trên bất kỳ thiết bị nào tương thích. Sage đã thêm các buồng điện thoại cách âm, mà đội ngũ đã thấy trong các văn phòng của Zoom. Các buồng điện thoại này cung cấp cho nhân viên không gian riêng tư, linh hoạt để cộng tác, tách biệt với phòng hội nghị truyền thống.

Một nâng cấp khác đến từ Zoom Team Chat mà nhân viên Sage đã nhanh chóng áp dụng. Trung tâm cộng tác ưu tiên sử dụng AI giảm thiểu email lộn xộn và tăng tốc độ giao tiếp. Eric cho biết: “Chúng tôi đã sử dụng một sản phẩm khác trước đây, nhưng nhận thấy rằng Zoom Team Chat mang lại trải nghiệm tương tự với chi phí trên mỗi người dùng thấp hơn nhiều. Thật dễ dàng để kết nối với bất kỳ ai trong công ty, và thay vì gửi email qua lại, chúng tôi hiện hoàn thành nhiều việc hơn thông qua Team Chat. Đó là một thắng lợi lớn đối với chúng tôi”.

Team Chat đặc biệt hiệu quả trong các dự án lớn và phức tạp, như Eric đã giải thích. “Chúng tôi đang thực hiện một dự án lớn trên toàn quốc, và Team Chat giúp mọi người thống nhất ý kiến và tập trung hoàn thành các nhiệm vụ hiện có dễ dàng hơn nhiều so với email hoặc thậm chí là các cuộc họp.”

Việc tập trung các công cụ trong nền tảng Zoom Workplace đã khiến cuộc sống của mọi người trở nên đơn giản hơn. Zoom đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động vận hành hàng ngày của Sage. Eric cho biết: “Mọi người không còn lãng phí thời gian chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc. Ngoài ra, từ góc độ hỗ trợ, việc có mọi thứ ở một nơi giúp việc giải quyết vấn đề trở nên đơn giản hơn nhiều”.

Zoom AI Companion giúp mọi người luôn đi đúng hướng

Kể từ khi Sage triển khai lần đầu, Zoom đã bổ sung thêm nhiều tính năng AI để giúp các nhóm luôn có tổ chức và tập trung. Eric hiện sử dụng Zoom AI Companion Meeting Summary để loại bỏ nhu cầu ghi chú thủ công chi tiết và tự động nắm bắt các điểm thảo luận, các quyết định và các mục hành động chính. Trợ lý AI tạo ra các bản tóm tắt rõ ràng và hữu dụng, cung cấp cho mọi người một phiên bản thông tin thực duy nhất để giúp tăng cường trách nhiệm giải trình.

Eric nói: “Tôi sử dụng tính năng này trong mọi cuộc họp. Tôi thấy bản tóm tắt rất chính xác và giúp chúng tôi cùng nhau hướng về một mục tiêu chung. Tôi cho rằng điều quan trọng nhất mà AI Companion Meeting Summary mang lại cho tôi và đội ngũ của mình là tính năng này cung cấp cho chúng tôi một bản tóm tắt cuộc họp hữu dụng, kèm theo một bản tóm tắt chi tiết và danh sách các bước tiếp theo, giúp tôi và đội ngũ của mình luôn có trách nhiệm”.

Ông tiếp tục: “Khi có thách thức hoặc vấn đề về một quyết định, chúng tôi luôn có thể tham khảo lại để chứng minh rằng tất cả chúng tôi đều có cùng quan điểm tại một thời điểm nào đó. Việc tiếp tục các dự án trở nên dễ dàng hơn nhiều khi mọi người có thể tham khảo lại và có cùng ký ức về những gì đã được thảo luận”.

Thúc đẩy sự gắn kết và tiết kiệm thời gian

Văn phòng mới sôi động của Sage, được trang bị bộ giải pháp Zoom đầy đủ, đã thay đổi cách các nhóm làm việc cùng nhau. Nhân viên ở các phòng ban cảm thấy được kết nối, làm việc hiệu quả và được hòa nhập như nhau, dù là trong văn phòng, tại một sự kiện ở cơ sở hay làm việc tại một quán cà phê. 

Năng suất đã tăng vọt trên mọi phương diện. Mặc dù việc gặp gỡ trực tiếp với đối tác kinh doanh vẫn quan trọng, nhưng Zoom giúp giảm nhu cầu phải đi công tác tốn kém và mất thời gian. Các cuộc họp Zoom thường thay thế các chuyến bay dành cho các cuộc họp đơn lẻ với các tổng giám đốc, giảm bớt phiền phức và chi phí.

Các công cụ giao tiếp tích hợp cũng giảm bớt gánh nặng hành chính, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Đặc biệt, Team Chat giảm tình trạng quá tải email và tăng tốc quá trình ra quyết định cho các dự án gồm nhiều phòng ban, giúp mọi việc được hoàn thành nhanh hơn.

Khi sử dụng Zoom trong văn phòng mới của Sage, Eric cảm thấy hứng thú với nền tảng này hơn bao giờ hết. “Zoom hiện diện mọi lúc, mọi nơi trong văn phòng của chúng tôi. Bất kỳ tổ chức nào muốn đơn giản hóa hệ sinh thái của mình đều sẽ được hưởng lợi từ việc triển khai Zoom.”