Guide till att bygga och utöka ditt företag med Zoom

Som företagsledare vet du allt om vikten av kommunikation. Att hålla kontakten med kunder, medarbetare, partner, investerare och leverantörer kan hjälpa dig att öka förtroendet, bygga upp ditt varumärke och skapa meningsfulla relationer med de personer som är viktigast för företaget.

I den här guiden beskrivs ett antal sätt som hjälper dig att förbättra kundtjänsten, öka samarbetet och stödja ditt växande fjärr- eller hybridteam med en AI-prioriterad allt i ett-arbetsplattform. När du har koll på kommunikationen och samarbetena funkar bra kan du lägga mindre tid på att oroa dig över tekniken och mer på det du brinner för.

Om du har ett litet IT-team eller om du bär "IT-chefs"-hatten (kanske tillsammans med flera andra hattar) kan en enhetlig lösning hjälpa till att effektivisera IT-hanteringen och ge dig mer tid att fokusera på det du brinner för - som att utveckla ditt företag.

Läs vidare för att se hur Zoom Workplace med AI Companion kan hjälpa dig att komma i kontakt med kunder, möjliggöra samarbeten mellan medarbetare och utveckla en stark företagskultur för att skapa framgångsrika team.

Oavsett vilken bransch du är i vill du uppfylla dina kunders behov under varje steg av deras resa. Dagens kunder vill att företag ska vara tillgängliga för direktkommunikation via ett brett utbud av kanaler – inte bara på telefon och e-post, utan även via sms, sociala medier, livechatt och video.

Här är några tips på hur du håller kontakten med kunderna på Zoom Workplace:

Kommunicera var som helst, oavsett enhet

Även om du hela tiden är på språng vill du vara där när kunden behöver dig. Zoom fungerar på en globalt tillgänglig svit med certifierade hårdvarulösningar för kontor, hem, arbetsplatser och mobila enheter och ger dig möjlighet att smidigt gå från plats till plats. När du laddar ner Zoom Workplace-appen kan du ta emot Zoom Phone-samtal, skicka sms och chattmeddelanden eller delta i ett Zoom-möte från din bärbara dator, surfplatta eller smartphone. Du behöver inte stanna vid skrivbordet eller riskera att gå miste om möjligheter när du lämnar det. 

Med Zoom Phone kan du välja vilket nummer du vill ringa eller sms:a dina kunder från, oavsett om det är den huvudsakliga företagslinjen eller ditt eget direktnummer på företaget. Vad du än väljer behöver du varken använda ditt personliga nummer för att nå kunder eller lagra deras kontaktinformation på din personliga enhet.

Svara snabbare med samtalsköer

Även om du tidigare kanske har varit den enda personen som tog emot samtal till ditt företag kan ditt växande team se till att kunderna inte behöver vänta för länge. Om du skapar en samtalskö omdirigeras inkommande samtal direkt till en särskild grupp användare, till exempel hela ditt försäljningsteam, vilket innebär kortare väntetider för kunderna.

Du kan till och med ha ett helt team som hjälper till med att svara på sms. När du ställer in sms-samtalsköer skickas kundtextmeddelanden till en grupp med medarbetare så att den första tillgängliga representanten kan svara, vilket minskar kundens väntetid.

Behöver du en mer robust plattform för kundupplevelsen? Kolla in Zoom Contact Center.

Engagera dina kunder med video

Utnyttja fördelarna med video för att nå ut till nya kunder och erbjuda virtuella tjänster. Funktioner som skärmdelning och anteckningar bidrar till att skapa en dialog med din kund under en konsultation och ger dig möjlighet att erbjuda en engagerande produktdemo. Du kan även skapa virtuella kontaktpunkter, som veckovisa kontorsbesök, eller generera nya intäktsflöden via virtuella lektioner och evenemang. Zoom AI Companion ger dig mötessammanfattningar från dina kundsamtal så att du senare kan gå igenom anteckningarna och identifiera åtgärder och nästa steg. 

I vår digitalt anslutna värld kan du skapa en global kundbas och ett internationellt team snabbare än någonsin förr. Se hur Zoom ger dig möjlighet att utöka till nya marknader och hålla kontakten med kunder och medarbetare.

Globala telefontjänster

Ditt team kanske bedriver försäljning eller erbjuder kundtjänst på nya platser. Zoom Phone har utökat sin globala täckning till över 47 länder och regioner och erbjuder flexibla BYOC-alternativ som breddar din geografiska räckvidd ytterligare. 

Virtuell felsökning och support

Du behöver inte begränsa din affärsverksamhet efter vem som är tillgänglig på en specifik plats – med Zoom kan dina teammedlemmar vara verksamma över hela världen. En kundtjänstrepresentant i Europa kan gå med i ett videosamtal för ett ge support till en kund i Asien. En utrustningstekniker baserad i Sydamerika kan hjälpa till att felsöka problem på en produktionsanläggning i USA, allt med hjälp av Zoom Workplace.

AI Companion stöder över 30 språk för funktioner som mötessammanfattningar, vilket är avgörande för internationella team. Du kan översätta Team Chat-meddelanden i realtid från ett språk som stöds till ett annat eller ställa en fråga till AI Companion under ett möte och få svar på ditt eget språk, även om de flesta i mötet talar ett annat språk. 

Var värd för internationella evenemang

När du planerar nästa produktlansering eller kundkonferens kan du öppna upp evenemanget för en global målgrupp med vår lösning Zoom Events. Stöd för språktolkning live för Zoom Meetings och Zoom Webinars ger dig möjlighet att utse tolkar för olika språk. Vår funktion för liveöversättning gör det också möjligt för deltagare att aktivera undertexter som översätts i realtid till dussintals språk som stöds.

Om dina medarbetare är utspridda över flera kontor eller arbetar på distans blir en kommunikationsplattform ännu viktigare för att möjliggöra effektivt samarbete på avstånd.

Se snabbt vem som är tillgänglig

Zoom Team Chat ger dig möjlighet till snabba samtal i realtid med medarbetare utan att behöva schemalägga ett helt möte. Det är den virtuella motsvarigheten till att stanna till vid en kollegas skrivbord för att ställa en fråga. Du kan se om en medarbetare är tillgänglig, i ett möte, borta från sitt skrivbord eller på semester, vilket ger dig en bättre uppfattning om när du kan förvänta dig ett svar.

Skapa chattkanaler för olika projekt

Med Zoom Team Chat kan du enkelt kommunicera med personer i en privat chatt eller i grupp. Du kan skapa olika kanaler för olika grupper av personer – en för försäljningsteamet, en annan för marknadsföring och en tredje för ledningsgruppen. Du kan också samla personer från olika team i en kanal inför en specifik produktlansering eller ett särskilt projekt för att ha diskussioner, dela bilder eller filer och ge feedback. 

Du kan också skapa ett delat utrymme i Team Chat för teamets viktigaste chattkanaler. När du anställer nya medarbetare behöver du bara lägga till dem i det delade utrymmet och så får de tillgång till alla nödvändiga offentliga (för medlemmar) chattkanaler för att hålla sig uppdaterade.

Växla från en kommunikationsmetod till en annan

När du samarbetar med en kollega via chatt kanske du inser att det vore lättare att förmedla budskapet med ett telefonsamtal eller en videokonferens. Zoom Workplace gör att du enkelt kan växla från en chatt till ett telefonsamtal eller ett videomöte genom att bara klicka på en knapp. Du kan även bjuda in andra kollegor till ett samtal eller Zoom-möte efter behov.

Stöd tillgänglighet för alla medarbetare

Ge medarbetarna de lösningar de behöver för att kommunicera och samarbeta på ett effektivt sätt. Aktivera automatiskt genererade undertexter (även kallat livetranskription) för alla användare på ditt konto och se till att medarbetarna känner till ytterligare stödfunktioner för tillgänglighet som de kan anpassa i sina Zoom-inställningar. Om du har medarbetare som talar olika språk kan AI Companion hjälpa till att överbrygga språkbarriärer med realtidsöversättningar i Team Chat och Zoom Meetings. 

Många företag upplever växtvärk när de expanderar, välkomnar nya medarbetare och bygger skalbara processer för att betjäna sina kunder. Så här kan du utnyttja modern kommunikationsteknik för att stötta och utrusta ditt hybridteam med det de behöver för att jobba smartare, inte hårdare.

Integrera med befintlig teknik

Om teammedlemmarnas produktivitet sjunker när de växlar mellan olika företagsapplikationer, eller då de kopierar information från en app till en annan, kan integreringar hjälpa till att effektivisera dessa arbetsflöden. Med Zoom kan du integrera hundratals applikationer som Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams och Google Workspace, vilket minskar tidsåtgången för att växla mellan olika verktyg.

Automatisera arbetsflöden för att spara tid

Rutinuppgifter i arbetsdagen tar några minuter här och där, men det kan snabbt bli en betydande tidsåtgång. Att automatisera dessa uppgifter skapar enklare arbetsflöden samtidigt som du tar bort saker från din att göra-lista. Zoom Workflow Automation gör det enkelt att bygga kraftfulla arbetsflöden som effektiviserar ditt arbete i Zoom Workplace och appar från tredje part. Du kan också använda AI Companion i dina automatiserade arbetsflöden, som hämtar information och sammanhang från plattformen för att ge insikter - så att du kan fokusera på det arbete som är viktigt.

Använd automatisering av arbetsflöden för att:

• Håll dig uppdaterad om chattmeddelanden med en daglig Team Chat-briefing. Du kan skapa ett arbetsflöde så att AI Companion automatiskt sammanfattar de senaste chattarna och lägger till sammanfattningen i en särskild chattkanal eller ett särskilt dokument.
• Håll arbetet igång med ett särskilt mötesdokument. Skapa ett arbetsflöde för att automatiskt dra den AI Companion-genererade sammanfattningen från ditt möte tillsammans med alla viktiga åtgärder till ett dokument i Zoom Docs, Microsoft Word eller Google Docs.
• Skicka automatiska veckovisa check-ins till ditt team.
• Välkomna nya teammedlemmar till en chattkanal.
• Snabbt godkänna förfrågningar om ledighet och affärsresor.
• Skapa dina egna anpassade arbetsflöden för att uppfylla ditt teams specifika behov.

Besök vår supportsida för att komma igång med Workflow Automation.

Skapa en intuitiv hybrid arbetsplats

Det kan vara svårt att veta var man ska börja när det kommer till AI – många organisationer kämpar med hur de ska införliva AI i medarbetarnas arbetsliv på sätt som ger påtagliga fördelar. Enligt en AI-undersökning från 2023 som genomfördes av Morning Consult på uppdrag av Zoom anser 69 % av chefer att ett hinder för AI-implementering är att teamen inte vet hur de ska använda funktionen. 

I det här avsnittet beskrivs praktiska sätt som Zoom AI Companion, din inbyggda AI-assistent, kan hjälpa medarbetare att prioritera arbetet rätt, slutföra uppgifter och kommunicera mer effektivt. Eftersom tjänsten är tillgänglig utan extra kostnad för betalda Zoom Workplace-konton* är det ett utmärkt val för små och medelstora företag som kanske inte har en tillräckligt stor budget för att implementera dyra AI-verktyg.

Prioritera det som är viktigast

Om dina medarbetare har många roller och konkurrerande prioriteringar kan det vara svårt att veta var man ska börja. AI Companion, som är tillgänglig via en praktisk sidopanel, kan hjälpa medarbetarna med att prioritera rätt under arbetsdagen. De kan be AI Companion att rangordna arbetet, se till att alla konversationer är fokuserade och effektfulla och leverera utkast till innehåll så att de själva kan fokusera på det som verkligen är viktigt. AI Companion för Zoom Phone kan hjälpa till att prioritera de viktigaste röstmeddelandena och extrahera uppgifter från dem så att medarbetare snabbt kan ta sig an nya förfrågningar eller supportmeddelanden. 

Få hjälp under möten

Möten tar upp mycket av vår tid under arbetsdagen — studier från Zoom och Morning Consult visar att 60 % av chefer har tre eller fler möten per dag. Under mötena kan du fråga AI Companion vad diskussionen handlade om, viktiga punkter som respektive person lyfte fram och utfallet av diskussionen. Du kan också ställa ytterligare frågor, utöver det som diskuterades på mötet, som AI Companion kan svara på via en webbsökning. 

Tillämpa åtgärder från konversationer

Med AI Companion behöver du inte oroa dig över att viktig information faller mellan stolarna. Du kan få sammanfattningar av dina Zoom Meetings och Zoom Phone-samtal med viktiga punkter och föreslagna nästa steg. Dessa sammanfattningar kan delas direkt med deltagare i Team Chat eller via e-post så att alla kan hålla sig uppdaterade och tillämpa åtgärder baserade på diskussionsinnehållet. 

Du kan också hämta mötessammanfattningar eller avskrifter av AI Companion från tidigare möten direkt till Zoom Docs med hjälp av en förbyggd mall för enskilda samtal, brainstorming, projektuppdateringar och mer. 

Du kan anpassa Zoom för att uppfylla företagets behov, oavsett hur de ser ut – nu eller i framtiden.

• Om företaget hanterar ett stort antal telefonsamtal kan du lägga till Zoom Phone Power Pack för att göra det enkelt att överföra samtal, hantera samtalsköer och se samtalsanalyser i realtid. 
• Om du behöver spela in och lagra era Zoom-videosamtal i utbildnings- eller efterlevnadssyfte kan du lägga till mer molnlagring.
• Vill du vara värd för upp till 1 000 interaktiva deltagare i ett Zoom-videomöte? Lägg till en licens för stora möten när du behöver det och gå tillbaka till er vanliga plan nästa månad.
• Om du har teammedlemmar över hela världen kan du få lokal telefontjänst i över 45 olika länder via vår Globalt val-plan. 
• Behöver du bädda in video i era tjänster eller lösningar? Med Zoom Developer Platform kan du skapa anpassade integreringar. 
• Om det inte finns plats för hårdvaruinvesteringar i budgeten kan du utnyttja Zooms hårdvara som en tjänst för att få de lösningar du behöver till ett överkomligt månadspris. Det är enkelt att lägga till och uppgradera i takt med att företaget växer.

Med flexibla planer och tillägg hittar du alltid en lösning som passar er situation – även om behoven hela tiden förändras.